Årsmøte Stokke Idrettslag 29. februar 2012 Kl. 19:00 (enkel bevertning)

Transkript

1 Dagsorden: Årsmøte Stokke Idrettslag 29. februar 2012 Kl. 19:00 (enkel bevertning) Sak 1 Åpning/konstituering Sak 2 Godkjenne a) Representantenes fullmakter b) Dagsorden c) Valg av dirigent d) Valg av referent e) Valg 2 representanter for underskrift av protokoll Sak 3 Årsberetninger (Vedlegg 1-6) Sak 4 Regnskap for 2011 (Vedlegg 7-15) Sak 5 Innkomne saker og forslag: Sak 5a Utredning alternativ til Klubbhuset Sak 5b valg av revisor Sak 6 Fastsette medlemskontingent Sak 7 Budsjett for 2012 (Vedlegg 16-21) Sak 8 Idrettslagets organisasjonsplan Sak 9 Valg Sak 10 Valg av valgkomité for 2012 Sak 11 Informasjonssak - Årsmøtedatoer for 2012 Sak 12 Priser og utmerkelser Sak 13 Avslutning Vedlegg: Årsberetninger Regnskap og budsjett Saksfremstillinger Side 1 av 11

2 Sak 4 Regnskap Noter til regnskapet hovedstyret: Konto 3400: kommunale tilskudd ,00 Kulturmidler fra kommunen: ,00 Tilskudd lysløype Storås ,00 Konto 3401: Lam midler ,00 Konto 3449: Momskompensasjon ,00 FORDELINGSNØKKEL TIL GUPPENE: GRUPPENE LAM- MIDLER MOMSKOMPENSASJON Konto:7461 Fotballgruppa: , ,00 Konto:7462 Håndballgruppa: , ,00 Konto:7463 orienteringsgruppa: , ,00 Konto:7464 skigruppa: , ,00 Konto:7465 Turngruppa: , ,00 Forslag til innstilling: Regnskapet godkjennes. Overskuddet på kr ,00,- overføres konto 2050 Annen egenkapital. Side 2 av 11

3 Sak 5 Innkomne saker Sak 5a Stokke IL klubbhus - salg Innledning / bakgrunn Viser til informasjonssak vedr. klubbhus, på årsmøtet i 2010: Dagens klubbhus trenger en betydelig opprustning. Selv om man fortrinnsvis bør søke å gjøre det meste av utbedringene på dugnad, så vil det allikevel innebære store kostnader. Vi ønsker derfor å se på muligheten i forhold til å benytte Stokkehallen for de formålene som klubbhuset i dag blir benyttet til. I tillegg til et betydelig behov for opprustning så har også dagens klubbhus en beliggenhet som ikke er hensiktsmessig med tanke på aktivitetene på Stokke idrettsplass. Hensyn å ta i utredningen: - Opprettholde dagens tilbud - Redusere kostnader - Vurdere fremtidig behov Kostnader Driftskostnadene for klubbhuset ligger i dag på ca ,- kroner pr år. Fotballen dekker nesten halvparten av dette gjennom betaling av strøm for garderober og kiosk. DVS at hovedlagets utgifter beløper seg til ca ,- så lenge man ikke foretar noe vedlikehold. Investeringskostnadene for oppgradering vil ligge på ca ,- kroner avhengig av oppussingsgrad. Veien videre: Det er ønske om å starte prosessen med forberedelse til salg av klubbhus våren Parallelt vil vi gå videre med forhandlingene med Stokke kommune om utvidet bruk/leie av Stokke idrettshall. Når vi har denne avtalen på plass ligger alt til rette for ett snarlig salg av klubbhus uten å måtte avvente ett årsmøtevedtak. Årsmøtet har da gitt hovedstyret nødvendig mandat til å foreta salg. Anleggsleder ser for seg at SIL, og spesielt fotballgruppa, prøver denne løsningen en sesong eller to, og at vi da tar opp til vurdering om vi må bygge eget bygg el.l. Minner også om den startede prosessen med ny ungdomsskole, noe som muligens kan gi oss nye og bedre løsninger. Det er derfor viktig at vi får til et godt samarbeidsklima med kommunen (adm. og politikere), slik at vi kan være medvirkende i kommende prosesser og ivareta våre interesser i bruken av både idrettshallen og en fremtidig ny ungdomsskole. Side 3 av 11

4 Referat fra et tidligere møte med Stokke kommune: Møtereferat Anlegg Formål: Dialogmøte bruk av Stokkehallen som klubbhus Sted: Stokkehallen Dato: Fra / til: Referent: Møteleder: :00-14:00 Hans Petter Korsane Tilstede: Fra Stokke kommune møtte Lisbeth Benserud, Inger Line Birkeland og Anders Mathiassen. Fra SIL, anleggsleder Hans Petter Korsane Ikke tilstede: <navn> Kopi: <navn> Bakgrunn: Vi ønsker å se på muligheten til å øke bruken av idrettshallen med garderober, møterom etc opp i mot å oppgradere dagens klubbhus eller å se på andre løsninger. Dagens klubbhus har en beliggenhet som ikke er hensiktsmessig med tanke på aktivitetene på Stokke idrettsplass. Behov/ønsker: Med bakgrunn i pågående forhandlinger mellom partene ble det stilt spørsmål om dette måtte sees i sammenheng med pågående prosess. Dette er jo godt spurt siden man (Roar) nå har dratt inn garderobebruken i hallen opp i mot kunstgress Fri bruk av garderober i idrettshallen i forbindelse med hjemmekamper for fotballgruppa fra G13 (13år) og oppover til seniornivå (Old Boys). Det betyr samme aktivitetsnivå ved bruk av garderober som for Jeg poengterte at det her var tenkt en mer langsiktig og utstrakt bruk med tanke på treninger, møter etc. Jeg sa også at det ikke hadde noe for seg å diskutere økonomi på dette stadiet, men at vi var forberedt på at dette ikke ble gratis. Fotball: 1 x Materialrom, ca kvm for bruk med fotballstøvler dør med utvendig adkomst. Det er ikke noe ledig rom i idrettshallen for denne bruken. Eksisterende rom var de avhengig av med tanke på oppbevaring av utstyr og materialer til vedlikehold. 4 x Garderober som er tilgjengelige for bruk med fotballstøvler. Side 4 av 11

5 Forespørsel sendt til Stokke Kommune: Stokke IL ønsker å se på muligheten for en mer utstrakt bruk av idrettshallen til sine aktiviteter. Bakgrunn: Vi ønsker å se på muligheten til å øke bruken av idrettshallen med garderober, møterom etc opp i mot å oppgradere dagens klubbhus eller å se på andre løsninger. Dagens klubbhus har en beliggenhet som ikke er hensiktsmessig med tanke på aktivitetene på Stokke idrettsplass. Behov/ønsker: Gruppene i idrettslaget: Møterom, stort og lite avhengig av type møte møter settes opp i god tid. Fotball: Garderober som er tilgjengelige for «utebruk» hele året (trening og kamp). Garderobe til dommere på kampdager. Tilgang til toaletter. Fleksibel tilgang til styrkerom. Dette gjelder stort sett ukedager fra ca kl Lørdager fra ca kl 09 20(?) Adgang til idrettshall: Vi bør gå igjennom hvordan dette kan enklest kan gjøres. Vi ønsker i denne anledning ett møte hvor vi sammen drøfter ønsker og muligheter i første omgang og at vi ser på den økonomiske biten etter hvert. Kan dere komme med ett par forslag på møtetidspunkt? Innstilling fra styret: Styret foreslår salg av eksisterende klubbhus. Side 5 av 11

6 Sak 5b Valg av revisor Stokke IL må få en autorisert revisor da vi har en omsetning over 5 mill. Vi har fått pristilbud fra 2 revisprer: - Revisorcirkelen i Stokke - FGH Revisjon i Sandefjord. Tilbudene er: Revisorcirkelen: ,- eks mva FGH Revisjon: ,- eks mva Innstilling fra styret: Styret får i oppgave å inngå avtale med Revisorcirkelen om revisjon av regnskapene for Stokke IL for Side 6 av 11

7 Sak 6 Fastsette kontingent for 2012 Det er årsmøtets oppgave å fastsette kontingent for medlemskap i idrettslaget. Styret har i budsjettet lagt til grunn at kontingenten holdes på samme nivå som for Forslag til innstilling: Kontingenten holdes på 150,- kroner pr år Side 7 av 11

8 Sak 8 Stokke Idrettslags organisasjonsplan Det er ikke kommet noen forslag på endring av organisasjonsplan for idrettslaget. Hovedstyret Leder Nestleder Kasserer Leder fotball Sekretær Leder håndball Anleggsleder Leder orientering Sportsligleder Leder turn Markedsleder Leder ski Styremedlem 1 Styremedlem 2 Side 8 av 11

9 Grupper og utvalg Hovedstyret Arbeidsutvalget Sportslig utvalg Markedsutvalg Anleggsutvalg Fotball Håndball Orientering Turn Ski Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Innstilling fra styret: Beholde gjeldende organisasjonsplan Side 9 av 11

10 Sak 9 Valg Fullstendig oversikt foreligger på årsmøtet, nedenfor valgkomiteen foreløpige forslag. Hovedstyret/AU Verv Varighet På valg? Forslag fra valgkomiteen Leder 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Nestleder 2 år Ja Kasserer 2 år Nei Betzy Helene Røisgård Sekretær 2 år Ja Elin Olsrød Hansen Styremedlem 2 år Nei Karianne Kleppan Styremedlem 2 år Ja Sportsligkoordinator 2 år Nei Morgan Hansen Markedskoordinator 2 år Ja Erik Marheim Anleggsleder 2 år Ja Hans Petter Korsane Valgt på gruppeårsmøte Leder Fotball 1 år Ja Roar Flaatnes Valgt på gruppeårsmøte Leder Håndball 1 år Ja Svein Fure Larsen Valgt på gruppeårsmøte Leder O-gruppa 1 år Ja Arne Kristensen Valgt på gruppeårsmøte Leder Ski 1 år Ja Edvard Gundersen Valgt på gruppeårsmøte Leder Turn 1 år Ja Astrid Langeby Kolbekk Varamedlem 1 år Ja Varamedlem 1 år Ja Webansvarlig Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Webansvarlig 2 år Nei Thomas Revetal Kolbekk Kontrollutvalg Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Ja Medlem 1 år Ja Revisor Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Revisor 1 1 år Ja Revisor 2 2 år Ja Delegater til Idrettsrådet Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Delegat 1 år Ja Elin O. Hansen Delegat 1 år Ja Delegater til Idrettskretsens ting Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2012 Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2012 Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2012 Hedersmerke komite Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Kari Alsterberg Medlem 1 år Hans Gundersen Valgkomite 2012 Verv Varighet På valg Forslag fra styret Leder 1 år Ja Medlem 1 år Ja Grete S. Alsterberg (fotball) Medlem 1 år Ja (ski) Medlem 1 år Ja (turn) Medlem 1 år Ja Rubi Thomas(håndball) Medlem 1 år Ja Runar Kittelsen(o-gruppa) Side 10 av 11

11 Sak 11 informasjonssak årsmøtedatoer for 2012 For å få tid til å gjøre det som trengs mellom årsmøtene i gruppene og årsmøtet i hovedlaget, er det nødvendig å styre tidspunktene. Derfor har styret vedtatt følgende møteplan for årsmøter: Årsmøte i Stokke IL: onsdag 26. februar 2013 Innkomne saker frist: onsdag 10. februar 2013 Ski torsdag 31. januar 2013 Turn tirsdag 5. februar 2013 Håndball onsdag 6. februar 2013 Fotball torsdag 7. februar 2013 Orientering fredag 8. februar 2013 Planen begynner å bli innarbeidet og fungerer tilfredsstillende. Side 11 av 11