Referat fra møte i Arbeidsutvalget HIL. Klubbhuset kl

Transkript

1 Referat fra møte i Arbeidsutvalget HIL Klubbhuset kl Tilstede: Svein Åge Nesbø, Rolf Einar Pedersen, Ronny Bjørken-Berge og Johansen Sak 1: Organisering av Arbeidsutvalget kasserer Vi har ikke lyktes med å rekruttere ny kasserer til Hovedstyret. Hvordan løser vi dette? Renate Bjørken-Berge tar på seg å betale Hovedstyrets regninger inntil videre. Rolf Einar sender en mail med nødvendig informasjon til Renate. Medlemskontingent Her må idrettslaget gjøre en jobb, da det er mange medlemmer som ikke har betalt medlemsavgiften, fordi informasjon om innbetaling ikke er nådd ut. Svein Åge ser nærmere på KlubbAdmin for å finne ut om det systemet kan være noe for oss mtp medlemsregistrering. Informasjon om medlemskap og giro må deles på idrettslaget nettsteder ( og Facebook). Giro for innbetaling, samt nødvendig informasjon om medlemskap og betaling, legges ved DM en som sendes ut i juni. Rolf Einar ordner med giro med info om priser. skriver informasjonsskrivet. Rolf Einar ser nærmere på «Klubben Online» for å vurdere om dette kan være en fremtidig løsning for oss.

2 Sak 2: Arbeidsplan for Arbeidsutvalget årshjul Januar: Idrettsregistreringen (31.01) Mars/April: Mars: April: Juni: Søknadsfrist for tildeling av timer ved kom.anlegg/haller Sende inn endringsmelding til Brønnøysundregistret. Søknadsfrist for kommunalt driftstilskudd Fornye sponsoravtaler. Inngå nye sponsoravtaler. August: MVA-kompensasjon ordinær drift (15.08) August/september: Oktober: Lotteritilsynet, bingospill Søke idrettsrådet om aktivitetsmidler Sak 3: DM informasjonsskriv. Arbeidsfordeling. Innhold: Lederspalte Kunstgressprosjektet: Bilder: Info fra Årsmøte: Info om Ljosheim: Info om medlemskap + giro: Redigering/Layout: Rolf Einar Inger Smågård An-Magritt Lerfald? Rolf Einar tar kontakt. Rolf Einar Når innholdet er klart, videresender dette til redigering. DM en skal distribueres til hele Hegrasregionen. Målet er å få den ut i løpet av juni måned (fortrinnsvis før åpningen av nye stadion).

3 Sak 4: Aktuelle saker Istandsetting av hytter ved banen på ungdomsskolen er påbegynt. Hyttene skal være klare til bruk i løpet av et par ukers tid. Ryddeopplegg ved stadion og kunstgressbanen. Vi prøver oss på en ordning hvor lagene rydder hver sin uke. De har da ansvaret for å rydde rundt hele området, samt tømme søppelsekker. Disse kan kastes i containeren ved ungdomsskolen. Viktig at trenerne tar et ekstra ansvar og til stadighet oppfordrer ungene til å rydde. Fotball må ta dette internt med sin trenergruppe. Rolf Einar undersøker muligheten for å få kjøpt inn mer brukervennlige søppelstativ. Driftsopplegg for banen ved stadion. Per Lian har sagt ja til å fortsette som banemester. Leiepriser for baneanlegget til eksterne leietakere. Vi må utarbeide en prisliste for leie av hele/deler av anlegget. Vi bør ligge på samme prisnivå som andre klubber i kommunen. Ronny undersøker priser hos andre klubber, samt kommunens anlegg, og melder tilbake til Arbeidsutvalget på neste møte. Renhold av klubbhus. Vi fornyer dagens avtale med Arna Berge, da vi er godt fornøyd med det arbeidet som utføres. Festningen Rundt. Geir Tore Solli trekker seg som leder av Festningen Rundt. Han skal ikke være forespurt av valgkomiteen om å fortsette. Hegra IL har fått tildelt en oppslagstavle ved kaffekroken på Spar. Her kan vi formidle informasjon om kommende arrangement, medlemsinfo o.l.

4 Arbeidsutvalget møtes til nytt møte onsdag 20. mai kl Tema blir ferdigstillelse av DM og planlegging av åpningsarrangement. Møtet slutt Johansen Sekretær

5