IL Aasguten. Møtereferat hovedstyremøte: 7. april Sak 2) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist

Transkript

1 Møtereferat : 7. april 2015 Tilstede: Elin Ringen Lovise Hovdal Katrine Selven Stine Berg Anne Grete Reitan Vegard Hovdal Lise Larsen Gaute Evenhus Sak 1) Godkjenne forrige møtereferat Info: Siden forrige møte ble tatt veldig på sparket ble ikke møtereferatet som skulle godkjennes da gått gjennom. Dette må derfor godkjennes nå. Kommentarer: Ingen Forslag: Møtereferatene fra ne 4. februar 2015 og 3. mars 2015 godkjennes. Sak 2) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Politiattester: Følge opp og sørge Gaute Evenhus Fortløpende for at alle som må ha politiattest har det Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie. Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Undersøke om det finnes startnummer som kan erstatte manglende nummer. Avklare lysløype- saken med bygdeallmenningen. Medlemsregistrering: Sørge for å få orden på KlubbAdmin og lage informasjon om løsningen som medlemmene skal få via hjemmesida Frisør i klubbhuset: Sørge for å følge opp saken og bli enige om Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Kjersti Husby Husstyret ved Innen neste Før våren kommer Fortløpende

2 avtale Gruppe for klesinnkjøp: Høre med initiativtakerne om de er villige til å danne denne gruppa Undersøke hva som er grunnen til havari av tråkkemaskina. Sørge for at det blir bedre strøing utenfor klubbhuset Årshjul: Kasserer i hovedlaget og alle avdelingene skal lage årshjul. Skiavdelinga v/anne Grete Reitan (ev. Jostein Øien som var på møtet) Kasserer i hovedlaget og ledere i alle avdelingene. I løpet av : Dette skal følges opp videre. Gaute sender ut riktig skjema med enkel beskrivelse av hva som skal gjøres. Videreføres : Se egen sak. Videreføres 14-21: Saken har vært oppe i arbeidsutvalget og et forslag har vært lagt fram der. Et punkt som fortsatt er uavklart er mulighet for å drikke alkohol i klubbhuset. Kommentarer: Det er problematisk at noen kan få lov, mens andre ikke får det. Hvis det er kontraktsfestet at de som arrangerer er ansvarlige burde det være mulig å få erstattet skader. Svar: Erfaringsmessig er det vanskelig å få erstattet skader. Forslag: Hovedstyret godkjenner at alkohol tillates i henhold til forslaget som er lagt fram. Det er enighet om at klubbhuset ikke skal være et festlokale, det har vi samfunnshuset til. Husstyret skal godkjenne eventuell alkoholbruk : Bankterminal kan ikke leies av banken. En miniløsning fra Nets anbefales som koster 1500 kroner i engangssum, pluss månedspris på 200 kroner. Døgnservice er inkludert. En kontaktperson må stå ansvarlig. Ulempe at bankterminalen bare kan knyttes mot én konto. Vi kan vurdere om vi skal opprette en egen konto for bankterminalen som alle benytter og overfører penger fra etter hver bruk. Kommentar: Tar de betalt per overføring? Svar: Usikkert. Dette må vi undersøke. Banken kan muligens svare på dette. Kan vi ikke fortsette å låne fra andre som har terminal? Svar: Dette er mulig, men vi har større og større behov for å ha en egen terminal som kan benyttes under arrangement og ved slag. Forslag: Friidrett undersøker litt nærmere, blant annet om man må betale per transaksjon. Vi tar opp saken igjen. Videreføres : Saken er løst. Avsluttes 15-01: Ingenting gjort. Videreføres : Saken jobbes med, men er ikke i mål. og Katrine Selven tar saken videre. Videreføres : Rommet er ferdig, men ingen frisør ønsker å benytte rommet. Det jobbes med alternativer, men ingenting konkret har kommet enda. Avsluttes.

3 15-06: Leder jobber med en egen gruppe som skal håndtere sponsorer og avtaler. Astrid Ringen, Kjell Stokkan og muligens én person til har sagt at de kan være villige til å være med. Disse må også koordinere med klesgruppa. Videreføres : Havari av tråkkemaskina kom som følge av normal slitasje, ikke feilbruk. Avsluttes : Saken har løst seg selv, pga. lite snø og is om dagen. Avsluttes : Se egen sak. Videreføres Sak 3) Klubbhus: Utleie, belysning og garderober Info: Vi har fått tilbud fra Ahlsell på nye lysarmaturer (LED) i store deler av klubbhuset til kroner. Installasjon blir på dugnad. Tilbud på varmepumpe for andreetasje til kroner fra Per Arne Opheim. Garderobene i klubbhuset må fikses. Fotballavdelingen jobber med saken, men har ikke funnet en primus motor for arbeidet. Forhåpentligvis blir det satt i gang relativt snart slik at fasilitetene blir tilfredsstillende til sesongstart. Kommentarer: Lysarmatur: Dagens lysarmatur må ned uansett pga. brannfare så vi må ha nytt el- anlegg. Varmepumpe: Det blir ikke billigere hvis vi venter, og varmeovnene må også ned pga. brannfare. Forslag: Vi går for lysarmatur i klubbhuset for kroner fra Ahlsell. Vi kjøper varmepumpe for andre etasje til kroner fra Per Arne Opheim. Sak 4) Kunstgress, grusbane og hall Info: Vi står omtrent på samme plass som før med tanke på kunstgressbane. Det har kommet noen endringer på spillemiddelsøknader fra 2015 der rabatter ikke kan inkluderes i regnestykket som før. Det betyr at vi mister penger fordi totalsummen på søknaden blir lavere. Dette kan vi ikke gjøre noe med. Kommunen har kommet med et tilbud for grusbanen på 1,5 millioner kroner. Ingen avtale er inngått. Skolen har tenkt å dekke alt det elektriske og dekke belysning i daglig drift. De er ikke villige til å være med på å finansiere vintervedlikehold. Åsen barnehage kommer til å ha midlertidig plassering på grusbanen nærmest skolen. Kommunen har videre planer om å bygge ny barnehage på den delen av grusbanen som er lengst bort fra skolen. Vi må ha ekstraordinært årsmøte når vi kommer så langt som til bygging av kunstgressbane. Hall: Det har vært et møte med kommunen angående plassering av hall. På forrige ble det stilt spørsmål rundt størrelse av hall og hvor låst løsningen blir hvis vi godkjenner en plassering. Svar fra kommunen er at størrelsen som er brukt er en mal arkitektene bruker, og det hele er justerbart. Bruse har ikke kommet med innspill til den nye plasseringen. Kommentarer: Kunstgressbane: Skolen må være med på vintervedlikehold. Ungene kommer til å benytte banen hele året, og det virker rart at de ikke skal betale for å holde banen åpen. En mulighet kan være å brøyte halve banen slik at resten kan være tumleplass i snøen.

4 Sak 5) Hjemmesiden Info: Vi må få opp bruken av hjemmesida. Det er ikke tilstrekkelig å legge ut informasjon på Facebook, vi må ha en oppegående hjemmeside der informasjon til medlemmene legges ut. Det er dessuten en enkel sak å få sakene som legges ut på hjemmesiden til facebook. Kommentarer: Fotballavdelingen mener vi må ha egne web- ansvarlige i hver gruppe. Det er flere som opplever at det er tungvint å oppdatere hjemmesiden. Forslag: Oppfriskningskurs arrangeres så fort som mulig slik at flere kan bli fortrolige med kontrollpanelet som brukes for å legge saker på hjemmesiden. Alle avdelingene jobber med å bli bedre på å legge ut informasjon. Sak 6) Årshjulet Info: Vi legger ut årshjulet som har laget på hjemmesida slik at alle kan gå inn på og se hva som skjer i løpet av året. Kommentarer: Ingen Forslag: undersøker hvordan vi enklest kan legge ut årshjulet på hjemmesiden. Sak 7) Innkjøp til Info: Vi må ha bedre oversikt over hvem som har tillatelse til å gjøre innkjøp på vegne av. Et forslag er at alle som gjør innkjøp for de ulike avdelingene tar et bilde og sender dette til kassereren sin. Da er det enkelt for kassereren å holde oversikt. Kommentarer: Alle har ikke behov for å kunne kjøpe inn på vegne av. Færre personer gjør det enklere å holde oversikten. Har Coop Extra (og de andre butikkene) egne prosedyrer på hvordan dette kan/skal løses? Navnet på personen som har gjort innkjøpet må i alle fall stå på kvitteringene. Forslag: Avdelingene innfører at alle som gjør innkjøp tar bilde av kvittering og sender til kassereren sin. Sak 8) Eventuelt a. Duskene på fanen må festes nederst på fanen slik at de kan brukes til å holde kontroll på fanen når det blåser (som ikke er et ukjent fenomen i Åsen). Forslag: sørger for at duskene blir festet nederst på fanen og prøver å få fikset dette før 17. mai.. b. Det er behov for å strø subbus/singel utenfor klubbhuset. Mye skitt dras inn i klubbhuset. Forslag: undersøker om veien/området utenfor klubbhuset må senkes før ny subbus/singel legges på. Oppgaveliste:

5 Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Politiattester: Følge opp og sørge Gaute Evenhus Fortløpende for at alle som må ha politiattest har det Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Avklare lysløype- saken med bygdeallmenningen. Medlemsregistrering: Sørge for å få orden på KlubbAdmin og lage informasjon om løsningen som medlemmene skal få via hjemmesida Gruppe for klesinnkjøp: Høre med initiativtakerne om de er villige til å danne denne gruppa Årshjul: Kasserer i hovedlaget og alle avdelingene skal lage årshjul. Sørge for at lysarmatur og varmepumpe blir kjøpt inn i henhold til vedtak i sak 3. Legge ut årshjulet for hovedlaget ut på hjemmesiden Sørge for at duskene blir festet nederst på fanen. Vurdere om det skal strøs subbus/singel utenfor klubbhuset Kasserer i hovedlaget og ledere i alle avdelingene. Før våren kommer I løpet av mai 2015