IL Aasguten. Møtereferat hovedstyremøte: 19. august 2014

Transkript

1 Møtereferat : 19. august 2014 Tilstede: Anne Grete Reitan Torbjørn Nyborg Lovise Hovdal Eva Karin Evenhus Andreas Aune Thore Tvete Ann Cathrin Fossum Gaute Evenhus Tron Vedul Tronstad Sak 1) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Undersøke pris og løsninger på banner med - logo Lise Larsen Neste Kontakte Nord- Trøndelag Idrettskrets for å få info om Ungdomsløftet Undersøke alternativer for Arbeidsutvalget Innen 2015 registrering av medlemmer Undersøke alternativer for renhold av toalett på skihytta Skiavdelinga Neste Politiattest: Alle avdelinger skal Lederne i alle sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette Rent Idrettslag: Sørge for at IL Aasguten har kjøreregler for doping og rusmidler, og forslag til Arbeidsutvalget Innen høsten holdningsskapende arbeid. Medlemslister fra : Alle må oversende medlemslister over aktive medlemmer i sine avdelinger. Kontrollere konto for spillemidler til toalettanlegget Kontakte Jarle Selven om å bli med i valgkomiteen. Renhold av toalettanlegg på skihytta; Undersøke om det finnes noen som er interessert i å ta på seg renholdet : Lise Larsen var ikke her. Videreføres : Utgår inntil videre. Avsluttes. Lederne i alle Før pengene kommer Så snart som mulig Så snart som mulig

2 14-09: Vi holder på med å undersøke rundt KlubbAdmin. Katrine Selven var på kurs tidligere i vår. Tron Vedul Tronstad har sagt ja til å være med. Vi må oppdatere listene våre med fødselsdato og epost- adresser. Saken videreføres : Se sak Avsluttes 14-11: Ingen ledere har gjort noe enda. Dette MÅ vi få orden på. Det er visstnok mulig å gjøre dette digitalt. Leder fyller ut skjema fra som skal vedlegges. Videreføres : Vi har noen kjøreregler som er hentet fra Rent Idrettslag. Vi skal se om det må endres noe. Videreføres : Mangelfull rapportering. Kun Fotball har gjort dette. Videreføres : Se sak 8. Avsluttes 14-15: Han er med. Avsluttes : Trine Skogly har tatt på seg renhold fram til 1. september i første omgang. Avsluttes. Sak 2) Kontoer ved innkjøp Info: Vi har Byggmaker- konto som skal brukes. Det er viktig at det merkes hvem som har handlet slik at vi har kontroll på hvem som har gjort innkjøpet. Dette må vi bli bedre på! Kommentar: Vi har god rabatt på Byggmaker, så det er viktig at vi bruker denne kontoen. Sak 3) Gymsal Info: Stort trykk på gymsalen. Vi må legge kabal for høsten. Kommentarer: Forslag: Lovise Hovdal tar kontroll og hører med. Sak 4) Ny revisor Info: Anne Evenhus har trukket seg og må erstattes. Vi må finne en ny person. Kommentarer: Flere personer ble nevnt som mulige kandidater. Forslag: Vi holder utkikk og spør aktuelle kandidater. Sak 5) Anlegg Info: Kunstgressbanen og løpebanen: har vært i møte med kommunen, men det tar tid. Kommunen er litt forsiktig med lovnader. Bidrag fra kommunen kan i verste fall bli trukket fra spillemidlene vi kan få til anlegget. Det er derfor viktig at ting skjer i rett rekkefølge. Byggesøknad er levert og det er klart for bygging om to uker. Før bygging kan sette i gang må vi blant annet ha ekstraordinært årsmøte for å få godkjennelse til å starte. Finansiering er et av de store usikkerhetsmomentene som må avklares. Det er sagt at det trengs åtte uker til for å få banen ferdig. Sak 6) Trim/Treningssenteret Info: Treningssenteret går så det griner og de gjør en god jobb. På grunn av dette er det et ønske om å gjøre om Treningssenteret til en egen avdeling. Dette kan enkelt løses

3 ved å slå sammen Trim og Treningssenteret. Siden mange av de samme personene benytter seg av tilbudet fra begge aktivitetene kan det hende dette kan få positive ringvirkninger og nå ut til flere personer. Midlertidig styre i det nye styret blir Lovise Hovdal som leder, Torbjørn Nyborg som kasserer, Hilde Hegge som sekreter og Tore Reinås som styremedlem. Ann Cathrin Fossum blir trolig også med som styremedlem. Dette blir en midlertidig løsning og saken må avklares på neste årsmøte. Kommentarer: En slik løsning vil gjøre Treningssenteret mer selvstendig og redusere antall personer som er i styrene våre, noe som har vært et ønske fra valgkomiteen tidligere. Interessene til Trim må fortsatt følges opp av styremedlemmene slik at ikke all fokus blir på Treningssenteret. Vi må passe oss for å døpe om avdelinga slik at ikke Trim faller helt bort. Det må legges en plan for økonomien i Treningssenteret opp mot Hovedlaget. Hvis Treningssenteret forblir et populært tilbud blir det en inntektskilde for klubben, men trenger også egen økonomisk buffer. Forslag: Det overnevnte styret begynner med umiddelbar virkning og saken tas opp på neste årsmøte. Sak 7) Fotpleie på klubbhuset Info: Det har kommet forslag om fotpleietilbud på klubbhuset. Rom, utstyr og person, Kine Moe, som kan gjøre dette er tilgjengelig. Tilbudet er tenkt å være hver fjortende dag. Vi vil få husleie for hver time som blir brukt. Kommentarer: Rom i andre etasje blir okkupert av dette og kan ikke brukes til noe annet. Det er krav til lokalene hvis man har åpent for allmuen, men hvis vi sier at det er et tilbud for medlemmer i, Åsen Sanitetslag kan kravene forenkles. Kine Moe må undersøke om lokalene er brukbare. Forslag: Torbjørn Nyborg undersøker med Kine Moe om rommet er mulig å bruke. Hvis hun godkjenner rommet kan saken videreføres. Husleie må også avtales. Sak 8) Stokkvola Tusenårssti Info: Stokkvola Tusenårssti opprettes som egen avdeling for å holde kontroll på det som skjer. Dette opprettes som en midlertidig avdeling som kan godkjennes på neste årsmøte. Leder blir Per Olav Skjesol, nestleder Trond Revhaug, kasserer Kjell Stokkan, styremedlem Gaute Evenhus, styremedlem Asbjørn Andersen. Det kommer spillemidler og muligens moms inn på kontoen til Stokkvola Tusenårssti neste år. Når pengene kommer skal kroner settes av til Hovedavdelinga på en sperret konto som skal gå til fremtidig vedlikehold kroner settes av til Skiavd. til renhold av toalettet på skihytta. Nytt tak på skihytta skal dekkes av Stokkvola Tusenårssti, men Hovedavdelinga må forskuttere dette. Kontoen til Stokkvola Tusenårssti er hos Sparebank1, siden det var de som ga kroner til dette. Denne kontoen videreføres inntil videre, selv om vi har i avtalen med Aasen Sparebank at vi ikke skal ha andre bankforbindelser. Kontoen avsluttes etterpå. Kommentarer: Forslag: Det overnevnte styret velges inn som midlertidig løsning fram mot neste årsmøte.

4 Sak 9) Eventuelt: a. Logo Info: Vi har hatt to forskjellige logoer en stund, av uviss grunn. Vi må rydde opp i logoene slik at vi kun bruker én. Kommentarer: Er logoen klar for en oppfriskning? Under møtet kom det også fram at det finnes en tredje versjon av logoen også. Vi må bestemme oss for én som vi bruker. Forslag: Vi bruker logoen som er på fanen vår. kontakter LevaFro for å få oppdatert versjon. b. Fjellveien Info: Veien er fryktelig hullete og burde vært gjort noe med før Stokkvola Duathlon. Kommentarer: Vi må ikke gjøre noe før Duathlonen. Det kommer til å bli skrekkelig tungt hvis veien for eksempel skrapes før helga. Forslag: Vi går ikke videre med saken. c. Høgseterrennet Info: Burde komiteen som jobber med Høgseterrennet bli valgt inn på årsmøtet? Det er fordeler og ulemper med dette. Tidligere ble det gjort slik, men det er enklere å få rett person hvis de ikke skal finnes av valgkomiteen. Komiteen burde i alle fall sette seg ned og begynne planleggingen snarest. Tida går fort, og det er mye som må gjøres. Det kan for øvrig bli enklere å arrangere rennet etter hvert siden det kun går én vei. Det trengs også en datakyndig person som skal ha kontroll over deltakerne. Rennet må også meldes inn i terminlista til skiforbundet. Kommentarer: Skiavdelinga må ha kontroll over personer som skal være involvert, ikke gi dette ansvaret til valgkomiteen. Forslag: Komiteen må sette seg ned og begynne planlegging og fordeling av oppgaver. d. Treningssenteret Hjemmesiden Info: Jensen har blitt forespurt om venteliste- løsning for påmelding til spinning og aerobic. Han jobber med saken. Dette skal bli en løsning med SMS- varsel til deltakerne hvis de setter seg på venteliste og får plass, noe som har vært etterspurt blant brukerne. Det blir en engangssum som må betales, men dette kan absolutt være verdt det hvis vi får en god løsning. Kommentarer: Vi burde få Jensen hit for å få informasjon om løsningen. Forslag: Styret i treningssenteret kan videreføres saken og sørge for at vi får en fungerende løsning på hjemmesiden.

5 e. Web- oppfriskning Info: Det trengs en oppfriskning blant mange brukere. Tron Vedul Tronstad må kjøre kurs i løpet av sensommeren/høsten. Kommentarer: Ingen Forslag: Tron Vedul Tronstad kaller inn til oppfriskningskurs for redaktørene på hjemmesida. Oppgaveliste: Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Undersøke pris og løsninger på banner med - logo Lise Larsen Neste Undersøke alternativer for Arbeidsutvalget Innen 2015 registrering av medlemmer Politiattest: Alle avdelinger skal Lederne i alle sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette Rent Idrettslag: Sørge for at IL Aasguten har kjøreregler for doping og rusmidler, og forslag til Arbeidsutvalget Innen høsten holdningsskapende arbeid. Medlemslister fra : Alle må oversende medlemslister over aktive medlemmer i sine avdelinger. Lederne i alle Fordeling av gymsal Lovise Hovdal Finne ny revisor Innen utgangen av Signaturer: Undersøke om fotpleier er interessert i rom på klubbhuset Logo: Få oppdatert versjon fra LevaFro Påmeldingsløsning på hjemmesiden Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører Torbjørn Nyborg Lovise Hovdal og Ann Cathrin Fossum Tron Vedul Tronstad Neste