Ansvar og rollefordeling i Grenlandspusen

Transkript

1 Ansvar og rollefordeling i Grenlandspusen Rolle Kort beskrivelse Arbeidsoppgaver Kommentar Leder Leder er Grenlandspusens Leder er ansvarlig for møteplan for ansikt utad. styre- og medlemsmøter. Leder har ansvar for å sette opp møtevirksomhet for klubben, i samråd med styret. Leder kaller inn til styre- og medlemsmøter kan være med support fra styresekretær. Leder kaller inn til Årsmøte for medlemmene i begynnelsen/slutten av Oktober, samt sende ut saksdokumenter. Nestleder Kasserer Nestleder tar ansvar der leder ikke er tilgjengelig. Kasserer er ansvarlig for klubbens økonomioversikt/styring. Ved utstilling er også leder utstillingsleder om ikke annet er vedtatt av styret. Nestleder overtar leders ansvar der leder ikke er tilgjengelig. Kasserer skal sørge for bokføring av klubbens økonomiske aktiviteter. Kasserer skal redegjøre for klubbens økonomi på styremøtene. Kasserer støttes av leder. Kasserer sender ut faktura for kontingent for nytt år. Faktura skal sendes ut tidlig i Januar med betalingsfrist 15. februar. Ultimate siste frist er siste dagen i februar, om ikke medlem har avtalt annet. Kasserer skal følge opp tidsfristene. Kasserer skal holde medlemslisten oppdatert til enhver tid, samt legge inn nye medlemmer i MinKatt. Før medlem blir ønsket velkommen skal evt. tidligere medlemmer av NRR sjekkes mot tidligere klubb for evt. økonomisk utestående saker. Kasserer sørger for å betale regninger og utleggsrefusjoner i tide. Kasserer må sørge for at riktige bilag leveres inn og lagres/sorteres slik at regnskapet enkelt kan registreres. Kasserer må levere regnskap og bilag til revisjon innen 15. oktober hvert år. Kasserer lager en økonomisk rapport

2 Styresekretær Styresekretær har følgende hovedoppgaver: - er ansvarlig for å føre referat fra styre-, års- og medlemsmøter. som fremlegges ved årsmøtet. Budsjettforslag settes opp i samarbeid med styret. Styresekretær innehar ekstra eksemplarer av Aristokatt om noen ikke skulle ha fått dette. Styresekretær skriver referat fra styremøter (og andre møter hvor dette er nødvendig) og sende ut disse til styremedlemmene etter møtet innen 1 uke. Styresekretær går gjennom forrige styremøtes referat på neste styremøte. Sekretær støttes av leder. Styresekretær skriver Grenlandspusens årsrapport innen 15. oktober hvert år. Medlemssekret ær Medlemssekretær har følgende hovedoppgaver: - Stambokføring - Utstillingssekretær - NRR kontakt Styresekretær er ansvarlig for påmelding til GF og innsending av Årsmøtereferat og sakspapirer. Medlemssekretæren jobber med stambok føring og oppdatering av status på Katter. - Fører stambok-log for klubbens medlemmer og katter mot NRR. - Kontaktpunkt mot NRR for alle saker som ikke går via MinKatt: - Importsaker, transfers, kull som registreres etter 6 måneder, huskattregistrering, etc. NRR sekretær støttes av navngitt styremedlem. Medlemssekretær er også ansvarlig for påmeldinger til utstilling som holdes av andre klubber denne rollen kalles utstillingssekretær. - Kontaktledd mellom utstillende klubber og medlemmer som ønsker å stille ut. - Sender ut informasjon om utstillinger i regi av NRR til medlemmene Styremedlem Vara Møteplikt på Grenlandspusens styremøter. Kan møte på Grenlandspusens styremøter, og bør delta om vanlig styremedlem har meldt forfall. Medlemssekretæren skriver stambokføringsrapport og utstillingsrapport innen 15. oktober hvert år. Styremedlem kan få konkrete oppgaver av styret. Vara kan aktivt delta som hovedmedlem i f.eks utstillingskomite.

3 Revisor Ansvarlig revisor for klubben. Revisor reviderer og godkjenner årsregnskap før Årsmøte I slutten av Oktober. Webmaster Ansvarlig for web-sidene: utseende og oppdatere med innhold fra medlemmene. Webmaster holder web-sidene til Grenlandspusen oppdatert med relevant informasjon. Valgkomité Jobber uavhengig av styret for å finne mulige kandidater for styreverv i Grenlandspusen. Webmaster skal oppfordre medlemmene til å bidra med historier og bilder på jevnlig basis. Ansvarlig for å finne mulige kandidater for Grenlandspusens styre. Innhenter informasjon, historikk og tips fra styret før arbeidet begynner med å sette sammen forslag til nytt styre. * Alle vervene i Styret har ansvar for å sørge for at bevertning, husly, rydding (ut og inn) gjøres ved medlemmer og oppfordre medlemmene til å ta i ett tak. * Styret bestemmer ved konstituering hvert år hvem som er: Styresekretær og Medlemssekretær Kontakt for medlemmer og ikke-medlemmer når det gjelder henvendelser til styret Ansvarlig for å dele NRR referat og evt. promotere andre klubbers utstillinger og utvidede frister Materialforvalter for klubbens eiendeler

4 Oversikt over tidsfrister Hva Når Hvem Kommentar Innmelding til GF ca 10. januar hvert år Nestleder / sekretær Antall deltagere skal sendes til NRR Oversikt over alle medlemmer Oversikt over styret per årsmøtet State of union til NRR 1 uke etter årsmøte Leder / sekretær Sender inn medlemsliste per årsmøte og ny styresammensetning Ny kontingent Sendes ut ca 15. januar hvert år Frist 15 februar. Purring siste dagen i februar. Kasserer med hjelp fra andre styremedlemmer Sendes til alle medlemmer Oppdatert medlemsliste for Aristokatt Aller siste frist siste dagen i februar, med mindre annet er avtalt med medlem. Sendes inn 4. ganger i året før datoene: Deadlines for Aristokatt Sekretær/leder Julehilsen i Aristokatt Påmelding til utstilling Årsmøte 1. februar for kommer i mars 1. mai for nummeret som kommer i juni 1. august for kommer i september 29. oktober for kommer i desember Sendes til redaktør i Aristokatt senest 30 november Før 1 juni 2 år før utstillingsåret Innkalles begynnelsen av Oktober Avholdes innen utgangen av November NRR Sekretær/leder Leder/utstillingsleder Leder kaller inn til Årsmøte Styret (leder) forbereder årsrapport fra styret Medlemssekretær forbereder årsrapport for stambok og utstilling

5 Informasjon fra NRR Sendes så fort som mulig til medlemmene via Facebook og epost Det første styremedlemmet som ser informasjonen Dette kan være innkalling til Styremøte, referat eller annen info. Ansvarlig: Sekretær / Leder