ÅRSMØTE 2011 Sted/dato: Til stede: Møteleder: Referent: SAKSLISTE Sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 2 Valg av funkjsonærer:

Transkript

1 ÅRSMØTE 2011 Sted/dato: Eidene Røde Kors senter, 29. januar 2011 Til stede: 27 personer tilstede, hvorav 19 stemmeberettigede (kun en stemme per familiemedlemsskap). Møteleder: Liv Torill H. Rensvold Referent: Camilla Røgeberg Hundsnes SAKSLISTE Sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 2 Valg av funkjsonærer: Møteleder Referent To til tellekorps To til å underskrive protokollen Sak 3 Årsmelding 2010 Sak 4 Regnskap 2010 Sak 5 Rettelse i 1 i vedtektene til -- Sak 6 Forslag om endring av styresammensetning Sak 7 Innkomne saker Sak 8 Valg av styre: Styreleder Styremedlemmer, Varamedlemmer, Godkjenning av revisor Sak 9 Valg av valgkomité UTDYPING/KOMMENTARER Siden det i år var flere nye medlemmer tilstede, valgte vi å begynne møtet med en kort presentasjon av alle som var tilstede. Greit at alle har en liten formening om hvem alle er. Sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten godkjennes.

2 Sak 2 Valg av funksjonærer: Møteleder Liv Torill H. Rensvold Referent Camilla Røgeberg Hundsnes llekorps Egil Gjerde Tomm Gran Underskrive protokollen Heidi Schøne Asbjørn Gilje Sak 3 Årsmelding 2010 Årsmeldingen leses opp av sekretær Camilla Røgeberg Hundsnes. Bortsett fra at sekretær selv oppdager et par skrivefeil (som rettes før den protokollføres), godkjennes årsmeldingen således. Sak 4 Regnskap 2010 Regnskapet gjennomgås av kasserer Frode W. Jacobsen. Vi har i år et negativt årsresultat (opptjent egenkapital) på kr ,23,05, hvilket gir oss en egenkapital på kr ,00. Dette er en nedgang i egenkapital fra i fjord. - Kommentar fra Liv Tørring: Hvorfor har vi en nedgang i inntekter fra medlemskontingent når vi har økning i medlemmer? - Svar: På grunn av rot med medlemsregisteret i hovedforeningen. Medlemskontingent fordeles fra dem. Frode går igjennom punktene fra årets aktiviteter. - Kommentar fra Tomm Gran: han synes det er et litt uoversiktlig oppsett, og lurer på om dette kan endres. - Frode tar dette med seg, og diskuterer med påtroppende kasserer. Revisjons rapport gjennomgås av Frode. Revisor har følgende kommentarer: - I 2010 har vi betalt to medlems kontingenter til FFO (for 2009 og 2010). Dette er på grunn av rot i FFO, og at ble krevd kontingent for 2009 for sent. For å holde medlemskapet oppe, ble begge kontingentene betalt i En av pizzakveldene har kun kvitteringen fra bankterminal, men ikke den spesifiserte kassakvitteringen. Dette er på grunn av en forglemmelse, og det er bekreftelse på innkjøp og tilstedeværelse uansett. - Regningen fra adventstreffet i Skien (fra Skien Kommune) er ikke kommet med i regnskapet for 2010, da kommunens rutiner innebærer at regningen først kom i Revisor anbefaler regnskapet godkjent, og årsmøtet følger denne anbefalingen. Frode gjennomgår aktivitetsplan og budsjett for Kommentar fra Stein Kval-Engestad: Kunne ønske at planlagte

3 Sak 5 Sak 6 inntekter også synliggjøres i dette budsjettet. Rettelse i 1 i vedtektene til -- Vi bruker -- som forkortelse for fylkeslaget vårt. Men i våre egne vedtekter står navnet som Ryggmargsbrokk- og hydrocephalusforeningens Fylkeslag for skerud, stfold og lemark. Vi i styret ønsker å endre navnet i vedtektene, slik at det gjenspeiler --. Forslaget vedtas enstemmig, og navnet i vedtektene endres således til Ryggmargsbrokk- og hydrocephalusforeningens Fylkeslag for lemark, stfold og skerud. Forslag om endring av styresammensetning På årsmøtet i fjord, kom Andre Tørring fra valgkomiteen med et forslag om å minske antall medlemmer i styret. Med nåværende styresammensetning, kreves mer enn 10 % av foreningens medlemmer til ulike verv. Dette er veldig vanskelig å rekruttere. - Vi i styret har snakket mye om dette forslaget. Vi har kommet frem til at dette IKKE krever endringer av vedtektene. I punktet for antall medlemmer i styret er det oppgitt et MAKS antall, men ingen nedre grense. - Vi stiller oss således positive til å prøve denne ordningen påfølgende år. Hvis det ikke fungerer, er det alltids mulig å endre tilbake. - MEN Dette vil innebære at vi får færre personer å spille på til fordeling av arbeidsoppgaver. Dette betyr at vi vil bli helt avhengig av å kunne få drahjelp fra personer utenfor styret i forbindelse med enkelte arrangementer. For eksempel adventstreff, juletrefest osv. - Det foreslås en endring til forslaget til Andre. Han skisserer kun EN vara. Men vi blir enige om en ordning der hvert fylke får en personlig varamann. Altså at hvert fylke har en varamann med ansvar for å dekke forfall ved behov i hvert respektive fylke. - Forslaget til nytt styre blir derfor som følger: 1 leder fra valgfritt fylke 1 styremedlem fra hvert fylke 1 personlig varamann fra hvert fylke - Vi har i år 3 styremedlemmer som har igjen et år av sine verv. Disse er fra hvert av de 3 fylkene, og fyller således rollene til ny sammensetning. Det er også forespurt 2 av disse, om de kan forplikte seg for 2 nye år, slik at vi ikke sitter med et styre der ALLE er på valg neste år, og potensielt kan trekke seg. - Vi velger derfor å gå for dette forslaget som en prøveordning for 2011, og kommer tilbake til dette under valget. Innkomne saker Ingen innkomne saker, men Tove Byrmo Mathiassen skal gi oss litt

4 informasjon ETTER møtet. Valg av styre Valget blir således som følgende: rv Navn Fylke Styreleder Liv Torill H. Rensvold Styremedlemmer Ingen styremedlemmer på valg i år, se oversikt nedenfor Varamedlemmer Håvard Lyngås Vanja Skilnand Kjetil Olstad Revisor Andre Tørring Web-ansvarlig Morten Mellingen På Valg i 2012 På Valg i 2013 Camilla Røgeberg Hundsnes Heidi Schøne Liv Torill H. Rensvold Gunn-Ingeborg Kval-Engestad Sak 9 Valg av valgkomité Også i år blir valg komiteen ny: Håvard Heines Daniel Kollane Aase Tove Byrmo Mathiassen Avtroppende styremedlemmer Elisabeth Høili Johansen, Frode W. Jacobsen og Asbjørn Gilje får en liten gave, overrekkes av Liv Torill. Vi takker dem for innsatsen! Tove Byrmo Mathiassen er nyvalgt nestleder i hovedforeningens styre. Hun kommer med litt informasjon til oss. Et stort hjertesukk for oss i styret i --, har vært rotet i medlemsregisteret til hovedforeningen. Dette håper Tovet og resten av styret skal kunne rettes på med et nytt system, og en ny ansvarlig (vår egen Morten Mellingen). Det vil ta litt tid, da man må legge over medlemmene MANUELT (også dette på grunn av problemene med det gamle systemet). Vi venter i spenning, og håper på forbedringer. - Utvalgene skal omorganiseres. Mer info kommer etter hvert. - Tips i forhold til informasjon til medlemmene. Vi må huske på at all informasjon skal nå alle medlemmer gamle som nye. Vi har

5 nok en tendens til å tenke at dette trenger vi ikke å skrive, for alle vet det. Men husk at mange medlemmer er nye og uerfarne, og vi må få informasjonen ut til disse også. - Hovedforeningen ser at noen av lokallagene fungerer veldig godt, andre ikke i det hele tatt. De ønsker derfor å bruke de velfungerende lagene til å lage en form for retningslinjer for hvordan lokallagene KAN jobbe for å fungere bedre. -- er et av lokallagene de ønsker å bruke (sammen med blant annet RHØST) for å få til dette. - Tips om å jobbe tettere sammen med RHØST i forbindelse med å arrangere ulike turer og arrangementer. Leder og valgkomité takker hverandre for god innsats. Referent Underskriver protokoll Camilla Røgeberg Hundsnes Heidi Schøne Asbjørn Gilje sekretær