MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Ståle Vangskåsen (AU) Inge Morten Smedås (daglig leder) Gerard Kort (Friidrett)

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted Samvirkebygget. Til stede Elisabeth Heidtmann (AU) Johanne Sundmoen Bakås (AU) Kjell Ivar Lundkvist (AU) Ståle Vangskåsen (AU) Inge Morten Smedås (daglig leder) Gerard Kort (Friidrett) Bjørn Narjord (ski) Ragnhild Dåsnes (O-gruppa) Wenche Ytterhaug (trim) Bjørn Morten Galaaen (fotball) Runa Finborud (håndball) Astrid Nyvoll (barneidrett) Inge Morten Smedås Forfall Dag Øyen (AU) 1

2 Saksnr: Sakstittel: Ansvarlig /tidsfrist/oppfølging 12/06/01 Godkjenning og signering av protokoll Johanne Protokoll underskrives uten tillegg og endringer 12/06/02 Status økonomi pr 31. oktober 2012 Elisabeth Vi har mottatt regnskapet pr samt økonomisk oversikt som viser den enkelte gruppes andel i banksaldoen. Vi tar spørsmål og kommentarer. Saksdokument: Regnskapsrapporter og økonomisk oversikt pr Gjennomgang av en økonomiske oversikten pr avdeling. Gi beskjed fra gruppene om utgifter/inntekter det ønskes tatt inn i regnskapet i 2012 men bilag ikke kommer før i /06/03 Status og konsekvenser ifm snøproduksjon 2012 Vi ser på de økonomiske konsekvensene av årets snøproduksjon som bakteppe for behandlingen av budsjettene for hovedlag og TOS Arena Dette har blitt mye dyrere enn budsjettert av ulike årsaker Kostnad pr dd ca kr 200. Svikt i inntektene. 12/06/04 Budsjett 2013 Hovedlaget (Elisabeth) AU har godkjent budsjettforslag for 2013 for hovedlaget som forelegges styret. Budsjettforslaget som styret vedtar fremlegges for årsmøtet for godkjenning den Vi tar spørsmål og kommentarer i tillegg til at vi går igjennom forslag til fordeling av sponsor-, kulturog LAM-midler. Saksdokument: Budsjettforslag hovedlaget 2013 Sponsorinntekter skal gå til aktiv idrett. Daglig leder skal beholdes Medlemskontingent må utfaktureres tidlig i 2013 slik at medlemmene får benyttet rabattavtalene med Alvdal/-tynset sport. Det arbeides med å få til en eller annen form for medlemsbevis. Budsjettet godkjennes forutsatt at et halvt utgiftsbudsjett er reservert på bok. 2

3 12/06/05 Budsjett 2013 TOS Arena (Elisabeth) AU har godkjent budsjettforslag for 2013 for TOS Arena som forelegges styret. Budsjettforslaget som styret vedtar fremlegges for årsmøtet for godkjenning den Vi tar spørsmål og kommentarer. Saksdokument: Budsjettforslag TOS Arena Det produseres ikke snø i 2013 hvis ikke de som tjener på snøproduksjon er med på finansiering. Snø produseres på minus 8 til minus 10, og da en minimumsløsning. Vi kan miste en generalsponsor dersom dette blir vedtatt, Hummelfjell vil da trekke seg ut. Håp om NorgesCuprenn tidlig i sesongen som kan være med å finansiere snøproduksjon. Det må arbeides mer med sponsorer for snøproduksjon. Budsjettet, underskudd kr 76400, vedtaes. 12/06/06 Styrets godkjenning av gruppenes budsjetter for 2013 Gruppenes budsjetter bør godkjennes av styret før de oversendes årsmøtene i grupper og hovedlag. Avhengig av hvor mange budsjetter som er kommet inn til møtet, tar vi en gjennomgang av disse. Saksdokument: Gruppebudsjetter oversendes etterhvert som de kommer inn. Budsjettene som er kommet inn vedtaes med de endringer som kommer av hovedlagets budsjettering av sponsorinntekter og LAM og kulturmidler. 12/06/07 Forutsetninger for bygging av kunstgressbane For å gi utvalget som jobber med utredning av kunstgressbane noen rammer å jobbe innenfor, har AU diskutert og nedfelt 5 punkter de mener er forutsetninger for bygging av en kunstgressbane i regi av Os IL. Styret bes ta stilling til disse punktene og eventuelt komme med endringsforslag eller tilleggspunkter. Disse forutsetningene vil danne rammen for den videre jobben som gjøres i utvalget. 3

4 Saksdokument: AUs forslag til "Forutsetninger for bygging av kunstgressbane". Bjørn Morten: Det arbeides videre med finansieringslan. Særlig mht 700 kroner. Kjell Ivar: ønsker å avvente, ikke komfortabel med å løsrive 600 kroner til kunstgressbanebygging. Bjørn Morten: Vanskelig å vente flere år for fotballgruppa. Blusse opp ny diskusjon om egen ball-klubb. Spillemiddelsøknaden er ikke utformet ut fra et mandat fra idrettslagene. Idrettslagene kan ikke gå god for søknaden. Gerard: Lave barnetall kan vi bygge for 6 Mkr for 150 unger. Bjørn: Er for bygging, men kunstgressbanegruppa må arbeide videre med finansiering. Følger opp forutsetningene vedtatt i AU. Pkt 1 endres til at Os IL har 260 i egenkapital som kan brukes til kunstgressbane. Styrevedtak. Elisabeth skriver vedtaket og sender det over til Dag Øien og Ingmar Lingsell. Står vi bak spillemiddelsøknaden? Finansieringsplanen må endres. Får vi ut søknaden fra kommunen for å endre den? Elisabeth kan skrive under spillemiddelsøknaden når finansieringsplanen er endret. Elisabeth tar kontakt med Arne H. for å få endret finaniseringsplanen. Elisabeth signerer søknaden. Bygging av ballbinge. Søknad om bygging av ballbinge vil dette forplikte Os IL økonomisk? Hvis ikke det gjør det er det greit at idrettslaget skriver under søknaden. 12/06/08 Planlegging årsmøter Årsmøtedatoer, godkjenning av gruppenes regnskaper. Saksdokument: Ingen Hovedlagets årsmøte: 27.februar. Siste styremøte 12.febr. Gruppenes årsmøter avholdes før denne tid. Alle grupper melder inn sine årsmøter til Inge Morten som ordner med fellesannonse. Siste frist: Gruppene godkjenner regnskapene under forutsetning av revisors godkjenning. 4

5 12/06/09 Orienteringssaker - Klubbhuset (Inge Morten) Bjørg og Kjell Sæther skal ha et visst ansvar for klubbhuset. Det er utarbeidet egen instruks for pedell. - Nytt profileringstøy Os IL (Bjørn Narjord) Bjørn gies fullmakt til å arbeide videre med dette. 12/06/10 Daglig leder har ordet Saksdokument: Daglig leders rapport sendes direkte fra Inge Morten Sponsoravtale med Alvdal/Tynset sport. Går inn med årlig til aktivitet, 30 % rabatt på felleskjøp, og 20 % rabatt på treningstøy. 12/06/11 Eventuelt - Salg julekalender 2012: Erfaringer og eventuelle endringsforslag for Fordeling av rodelister i oktober.(styremøte) Johanne lager en «Fremgangsmåte» for kalendersalg. - Tilsynsvakt Oshallen (brev fra Os Kommune sendes med agendaen). Gruppene melder inn når de kan ha tilsynsvakt til Inge Morten, og han koordinerer dette med IL Nansen og leverer det til kommunen. Inge Morten tar kontakt med kommunen om det er endringer i jobben. Gi beskjed til Inge Morten før helga. 5