MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted"

Lennart Ervik
7 år siden
Visninger:

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte AU Dato Tid Sted Samvirke Til stede Elisabeth W. Heidtmann Ståle Vangskåsen Dag Øyen Inge Morten Smedås, daglig leder Forfall Johanne Bakås Legg til flere linjer ved å stå i dette feltet og trykke Tab-tasten 1

2 12/08/01 Undertegne protokoll 12/08/02 Regnskap hovedlag og TOS Arena /08/03 Hummelfjell Snøproduksjon AS: Momsregistrering 12/08/04 Kunstgressbane Protokollen fra AU-møtet godkjennes og undertegnes. Mangler vedtak i sak om kunstgress. Sak 12/07/06 Møteprotokollen sjekkes og legges fram for godkjenning i styremøtet 20. februar. Regnskapet for hovedlaget og TOS Arena er ferdige. Gjennomgang av dette samt økonomisk oversikt. Hovedlaget: Regnskapshonorar ligger kroner over budsjett. Fastprisavtale på kroner gjelder ikke før Behov for ny gjennomgang med Vekstra. Renteinntekter på bankinnskudd bør prinsippielt fordeles på gruppene. TOS Arena: Regnskapsmessig er det et overskudd på kr ,61 når avskrivningene er trukket fra. Økonomisk oversikt: Regnskapene og den økonomiske oversikten er gjennomgått og forelegges styret. Det informeres om status rundt momsregistrering av selskapet. Har fått avslag på 2. registreringssøknad. Om mva.reg ikke er mulig, må Os IL bidra med kroner i utvidet egenkapital for å holde liv i selskapet. Viktig å ikke holde tilbake informasjon som kan påvirke framtidige beslutninger. AU er informert om konsekvenser for Os IL om mva. registrering av Hummelfjell Snøproduksjon AS ikke er mulig. Det er avholdt årsmøte i fotballgruppa. Der ble det besluttet å fremme sak for årsmøte i OS Il om bygging av kunstgressbane i I vedtatte forslag skal Os Il bidra med følgende: - Kr i direkte finansiering (mai 2013) - Kr tas opp som lån fra O/N fotballgruppe - Kr lån for mellomfinansiering av Johanne 2

3 for fotball og ballbinge ved Os Skole spillemidler. Dette gir en total forpliktelse på kr AU diskuterer saken og utarbeider et forslag som forelegges styret i kommende uke. Bygging av ballbinge i år er helt avhengig av et positivt vedtak i årsmøtet i Os IL om å bygge kunstgrasbane. Dette er ikke alle klar over. Johanne kom med følgende kommentar før møtet: Jeg har full forståelse for at Os/Nansen fotballgruppe ønsker en byggestart av kunstgressbane så snart som råd er. Samtidig må de se hvilke økonomisk situasjon idrettslaget settes i dersom de driver frem dette, uten å ville gå inn med egne midler. For meg så er det et viktig punkt når det gjelder gruppenes økonomi at dersom de skal «bunkre» midler så må det være en plan med det. Ligger det et investeringsprosjekt frem i tid f.eks? Det må også sies noe om hvordan en evt.ekstra lånekostnad på kr 60 pr år skal dekkes inn. Skal medlemskontingent økes? Skal bruk av hallen reduseres for å redusere utgiftene? Skal det ikke produseres snø i et anlegg som er promotert med tidlig snø? Det må legges en plan for dette. Den må synliggjøres for fotballgruppa, på samme måte som de må synliggjøre hvordan de skal bruke sin store gruppekapital dersom de ikke skal gå inn med midler til bygging av kunstgressbane. Dag: Naturlig at fotballgruppa går inn med mer kapital om de absolutt vil starte bygging i Ståle: Ikke begeistret for en løsning der vi må betale renter på mellomfinansiering. Greiere å utbetale 1,3 millioner og være ferdig med saken. Kjell Ivar. Har ikke endret standpunkt. For tidlig å gå på bygging nå. AU har diskutert saken, men ikke gjort endelig vedtak. Saken legges åpent fram for styret. Legg til flere linjer ved å stå i dette feltet og trykke Tab-tasten. Kopier inn innholdet fra linjen over. Utdyping av skisse til mal jfr foreløpig rapport av også. 3

4 Saksnr/sakstittel: Saker nummereres fortløpende praksis i gruppene er også her sprikende Det er viktig at saker utredes og beskrives på en kortfatta måte. Dette er viktig med hensyn til at møtedeltakerne kan være oppdatert og at effektiviteten i organisasjonen kan bedres. Samtidig er det i dag slik at det er vanskelig å gå tilbake å finne ut av hva sakene dreier seg om ettersom saksutredninger ofte er fraværende og sakstitler kan være mangelfulle/intetsigende. Hensikten med denne rubrikken er å få fram ulike syn/vurderinger. Rubrikken vil i mange saker ikke være interessant, men der ulike meninger står mot hverandre er det viktig at dette framgår av referatet.. Når vi i arkivgruppa har gått tilbake og undersøkt kontroversielle saker som er blitt behandla, viser det seg ofte at det er vanskelig å avdekke diskusjon/uenighet. Forslag til vedtak legges ut samtidig med møteinnkalling der dette er hensiktsmessig. Endringsforslag underveis i prosessen føyes til slik at hele saksbehandlinga klargjøres. Alternative forslag føyes naturlig nok til. : Vi mener at denne rubrikken er viktig for å øke effektiviteten og gjøre kontroll og mulig.(jfr forslag om kontrollutvalg) Alle referater må limes inn i protokoll. Det er ikke godt nok med PC-lagring ettersom lagringsmedier endres raskt. Det er heller ikke tilrådelig med permarkivering siden det er lett å se at permpraksisen fra de siste åra ikke har bidratt til gode arkiveringsrutiner, snarere tvert om. Mail med viktig informasjon må også limes inn i protokoll. Gruppestyrer/utvalg oversender elektroniske møtereferater til daglig leder i idrettslaget som så sørger for at dette lagres elektronisk på sikker database. Dette kommer som et supplement til protokoll-arkivering som skal være standarden. Det er aktuelt å vurdere behovet for et kontroll-utvalg i idrettslaget. Vedtak med betydelige konsekvenser gjøres samtidig med at det ofte skjer skifte av folk i viktige posisjoner. Det kan derfor være behov for et slikt utvalg som har som oppgave å gå gjennom vedtaksprotokoller og påse at vedtak blir fulgt opp på rett måte og etter intensjonene. Arkivering: 4

5 Ved gjennomgang av materiale som er tatt vare på synes det rimelig klart at det arkiveres for mye. Det bør være praksis for leder i grupper/arbeidsutvalg å foreta en gjennomgang ved slutten av året og kvitte seg med masseprodusert tilsendt materiale og anna som ikke er av interesse. Det bør legges arbeid i fyldige årsberetninger. I tillegg er det viktig å være klar over at alt regnskapsmateriale inklusive bilag - skal oppbevares i 10 år!! 5

Like dokumenter

MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted

MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted 20.02.2013 19.00 Samvirkebygget Til stede Dag Øyen AU Elisabeth Heidtmann AU Johanne Sundmoen