Daglig leder er ansvarlig for drift av stiftelsen, koordinering av de ulike prosjekter og stiftelsens kontaktperson. Daglig leder utpekes av styret.

Transkript

1 Forslag til Grunnlagsdokument: 1: VISION MISSION & VALUES. Visjon Vi vil at alle skal gis mulighet til å realisere eget potensial! Arbeidsfilosofi Utdanning er nøkkelen til livet. Vi formidler utdanningsstøtte til barn og unge ute i verden som med enkle midler kan hjelpes til å realisere sitt potensial. Lokalt initiativ og tett oppfølging er avgjørende. Utdanningshjelpen tar utgangspunkt i lokale muligheter, jobber med lave kostnader, i liten skala og mot direkte resultater. 2: STRUKTUR Årsmøtet er foreningens øverste organ. Årsmøtets primære funksjon er å utpeke styret, men skal også få fullt innsyn i årsmelding, godkjenne revidert regnskap, fastsette kontingent, vedta budsjett og behandle andre saker på agendaen. For stemmegivning etc, se vedtekter. Styret er foreningens øverste organ mellom årsmøtene, med et hovedansvar for økonomi og legal drift i henhold til formålet. Styret kvalitetssikrer foreningens virksomhet. Styrets rolle er tilbaketrukket og fungerer konsulterende, strategisk og kontrollerende. Daglig leder er ansvarlig for drift av stiftelsen, koordinering av de ulike prosjekter og stiftelsens kontaktperson. Daglig leder utpekes av styret. Hvert prosjekt ledes av en prosjektleder og avhengig av prosjektets omfang, en oppnevnt prosjektstyringsgruppe. Prosjektstyringsgruppa, som i mange tilfeller vil kunne være styret, vil sammen med prosjektleder stå rimelig frie i utførelsen av prosjektet, så lenge dette utføres i henhold til øvrige retningslinjer. Medlemsgruppa, er et forum for folk som vil bidra til våre prosjekter som frivillige, være konsulterende eller bare følge med på hva som skjer. 3 ANSVARSOMRÅDER 3.1 Årsmøtet 3.2 Styret 3.3 Daglig Leder 3.4 Prosjektledere - 1 -

2 3.5 Medlemmer 3.1 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet er foreningens øverste organ. Årsmøtets primære funksjon er å utpeke styret, men skal også få fullt innsyn i årsmelding, revidert regnskap, vedtektsendring, vedta budsjett og behandle andre saker på agendaen. Det vises for øvrig til vedtekter Styrets instruks Generelle plikter og ansvarsområder Styret er foreningens øverste organ mellom årsmøtene og består av formann og styremedlemmer. Styret har ansvaret for at foreningen og det som vedkommer den blir forvaltet tilfredsstillende. Kvalitetssikre årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for foreningen og de enkelte prosjekter, før dette fremlegges årsmøtet. Påse at informasjonsplikten overfor det offentlige blir opprettholdt. Påse at styrevedtak blir fulgt opp. Styret skal føre tilsyn med daglig ledelse og foreningens virksomhet forøvrig. Formannen skal påse at foreningen har en kompetent daglig leder og at foreningen blir forvaltet tilfredsstillende. Styret skal ikke ha honorar, men evt. utgifter i forbindelse med styrearbeidet skal dekkes av foreningen. Styremedlemmer kan også tildeles plasser i prosjektstyringsgrupper og ressursgrupper. Slike tileggsverv vil være frivillig for det enkelte styremedlem og kan etter avtale honoreres. Styremedlemmer skal normalt kunne besvare e-post og forespørsler innen tre arbeidsdager. Godkjenne økonomiske omdisponeringer. Godkjenne planer og retningslinjer. Ved vedtak skal styremedlemmene opptre med 100% enighet utad. Inkalling og forarbeid til styremøte Styremedlemmene skal motta innkalling innen rimelig tid, agenda og sakspapirer minst tre arbeidsdager før møtet avholdes. Det legges opp til fullført saksbehandling i beslutningssaker. Agendaen kan bestå av følgende sakskategorier 1) Formalia, 2) Oppfølgingssaker, 3) Beslutningssaker, 4) Orientering og diskusjon og 5) Eventuelt. Styremedlemmene skal bestrebe å få meldt inn alle saker til møteinkaller i god tid, slik at vi unngår unødig tid på eventuelt. Agendaen skal følge samme saksnummer-system som referatet / møteboka. Om ikke annet er avtalt, vil DL være møteinkaller. Alle styremedlemmer kan legge frem saker, men saker bør innmeldes til møteinkaller og være saksbehandlet med beslutningsforslag innen fristen

3 Styremøtet Styrets formann vil lede styremøtet om ikke annet er avtalt. DL vil føre protokoll dersom ikke annet er avtalt. Styret gjør vedtak i møte, det legges opp til konsensus. Ved uenighet blir det avstemming, ved stemmelikhet gjelder det som formannen har stemt for. Er formannen ikke til stede, gjelder det som møtelederen har stemt for. Styret skal føre møtebok med fortløpende sidetall. Møteboken skal inneholde de vedtak som styret gjør i saker som gjelder foreningen. Tid og sted for møtene skal gå frem av boken. Styret underskriver og godkjenner referat/møtebok under pkt. 1) Godkjenning av referat fra forrige styremøte ved neste møte. Referatet sendes imidlertid så snart det er klart via mail til styremedlemmene. Saksnummeret er på fire siffer føres som følger: For hver sak opprettes et saksnummer som følger saken videre i all behandling. Første siffer angir år, måned, de to neste saksnummer denne måneden. Protokolltilførsel: brukes når en synes vedtaket er fundamentalt galt eller når en ønsker å fraskrive seg ansvar. Styremedlemmet må selv formulere protokolltilførselen før votering. Styrets tidsperspektiv Fortiden, i form av kjennskap til og godkjenning av rapporter og utførte oppdrag. Nåtiden, i form av oppfølging av beslutningssaker og statusrapporter. Fremtiden, i form av langsiktig og strategisk tenkning, godkjenning av nye prosjektplaner og budsjetter. Styrets saksperspektiv Styret skal være givers / medlemmenes garantist for at foreningen og dens prosjekter drives på tilfredsstillende måte. Styret skal derfor legge retningslinjer for prosjekter og drift, og kontrollere at dette blir overholdt og er i samsvar med norsk lov og praksis. Daglig Leder Daglig leder har det samlede ansvar daglig virksomhet i foreningen: sikre grunnlag for drift, påse forsvarlig regnskapsføring, rapportering til styret og medlemmer, rekruttering, samt generell PR og Internet. DL s rolle kan beskrives som foreningens motor og initiativtager. Daglig leders hovedfokus skal imidlertid være å skape best mulige rammebetingelser for prosjektlederne, hjelpe til på en best mulig måte. DL står fritt til å trekke inn relevant ekspertise til å løse sine oppgaver. Daglig leder koordinerer prosjektenes drift gjennom AU. Daglig leder fungerer også som foreningens kontaktperson, og koordinerer virksomhetens korrespondanse med eksterne partnere

4 Daglig leder har ellers det ansvar han/hun er pålagt i følge loven og direkte av styret og er stiftelsens kontaktperson utad. Rapportering til styret På styremøtene og ved spesielle hendelser, underrette styret om stiftelsens virksomhet og økonomiske stilling. Fremlegge forslag til årsoppgjør og beretning. Utarbeide forslag til budsjett for foreningen. Innkalling og forberedelse til styremøter, samt referater og etterarbeid dersom annet ikke er avtalt. Fremlegge organisasjonssaker av vesentlig betydning, herunder saker fra eventuelle underlagte prosjekter. Underrette om ethvert uvanlig forhold i virksomheten. Daglig leder er også ansvarlig for å ta vare på all relevant korrespondanse (intern og ekstern). Vedtaksoppfølging: Daglig leder skal iverksette styrets vedtak, og påse at foreningens ansatte og andre involverte får tilstrekkelig informasjon om vedtakene og følger disse Arbeidsutvalg, AU Arbeidsutvalget (AU) består av prosjektleder for hvert prosjekt og ledes av Daglig leder. I AU deles erfaringer fra de ulike prosjekter, og felles innsats koordineres. AU er i stor grad fristilt for selvstendige beslutninger, men styret skal til enhver tid være orientert ved avvik fra plan eller retningslinjer Prosjektleders ansvarsområder Prosjektleder rapporterer til Daglig leder, men er i stor grad fristilt, både med hensyn til ansettelser, forslag til prosjektplaner og faktisk implementering lokalt. Daglig leder skal imidlertid være informert, som igjen rapporterer vesentlig info til styret. Arrangementer og innsamlinger i Norge kan også gjennomføres separat, såfremt dette er koordinert i AU. Planlegging og budsjettering av prosjektet i samarbeid med AU og i henhold til retningslinjer. Gjennomføre prosjektet i henhold til budsjett og prosjektplan. Anskaffelse av utstyr til de ulike aktiviteter i henhold til prosjektplan Ansettelser / avsettelser i henhold til prosjektplan Koordinere evt. samarbeid med lokale organisasjoner. Utvikle prosjektene i samarbeid med mottagergruppen Bindeledd til AU - 4 -

5 Ansvarlig for PR for eget prosjekt, herunder ansvarlig for oppdatering av prosjektinformasjon på nett. Utarbeide prosjektplan med klare mål, budsjett og rapporter Medlemmenes rolle Et forum for interesserte som vil bidra til våre prosjekter som frivillige, være konsulterende eller bare følge med på hva som skjer. Alle medlemmer får tilsendt nyhetsbrev og annen informasjon. Alle medlemmer kan komme med forslag til nye prosjekter ol. Utdanningshjelpen vil kontakte medlemmer for støtte til mindre oppdrag eller konsultasjoner. Medlemmer i ressursgruppa vil kunne bistå konsulterende og også opptas i styret eller prosjektstyringssgrupper dersom de er egnet for oppgaven. Vi vil bruke medlemmene aktivt! - 5 -