MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted Samvirkebygget Til stede Ståle Vangskåsen (AU) Johanne Sundmoen Bakås (AU) Maj Kristin Nymoen (AU) Terje Riseth Larsen (barneidrett) Bjørn Narjord (skigruppa) Bjørn Morten Galåen (fotballgruppa) Mari Bakosgjelten (håndballgruppa) Ragnhild Dåsnes (orienteringsgruppa) Astrid Ness (trimutvalget) Inge Morten Smedås, daglig leder Forfall Tore Christoffersen (AU, styreleder) Bjørg Oddny Ryen (AU) 1

2 Saksnr: 13/06/30 Godkjenning og signering av protokoll Ansvar/ tidsfrist/ oppfølging Saksdokument: Protokoll fra styremøte den Protokoll godkjennes. Sak nr 13/06/31 Status økonomi pr 31.oktober 2013 IMS Vi tar spørsmål og kommentarer på regnskapet pr samt økonomisk oversikt som viser den enkelte gruppes andel i banksaldoen. Saksdokument: Oppdaterte regnskapsrapporter for hovedlaget og TOS Arena samt økonomisk oversikt pr Det ble gjort en kort gjennomgang av regnskapsrapportene, og nok en gang ble det påpekt at det er vanskelig å kunne lese faktisk informasjon ut av rapportene. Dette er noe også gruppene sliter med. Hovedboka bør inneholde så mye informasjon at den er opplysende ved gjennomgang. Avd.1, Hovedlaget; OK Avd.9, TOS Arena; OK Samlet øk.oversikt / likviditet pr ; OK Sak nr 13/06/32 Status og konsekvenser snøproduksjon 2013 IMS Vi ser på de økonomiske konsekvensene av årets snøproduksjon som bakteppe for behandlingen av budsjettene for hovedlag og TOS Arena Produksjonen har i høst foregått i tre perioder. Den første helga med tilstrekkelig kulde ( okt) fikk vi lagt 1,5 km. Neste periode fra november fikk vi lagt ytterligere 1,5 km. Dette gikk mye senere grunnet mildere vær. Siste periode strakk seg over et døgn, og da fikk vi produsert de resterende 500 meterne. Timeforbruket for ansatte i HF ligger på rundt 185 timer (á kr.300). Det har gått med 32 timer (á 1050,-) til utkjøring og preparering. Det er forbrukt strøm for nærmere kroner. Leiekostnad (drift) til Hummelfjell Snøproduksjon er kr. Til sammen er det utført nærmere 350 dugnadstimer av i alt 20 personer. Til tross for dette er de totale kostnadene på drøyt kroner. Snøstafetten har innbrakt kroner. Det må fokuseres på inntektssiden for å finansiere snøproduksjon. Det er ikke gitt at en kan ha snøstafett 2

3 hvert år. Taes til etterretning Sak nr 13/03/33 Budsjett 2014 Hovedlaget IMS AU har godkjent budsjettforslag for 2014 for hovedlaget som forelegges styret. Budsjettforslaget som styret vedtar fremlegges for årsmøtet for godkjenning den Vi tar spørsmål og kommentarer i tillegg til at vi går igjennom forslag til fordeling av sponsor-, kultur- og LAM-midler. Saksdokument: Budsjettforslag hovedlaget En av hovedsponsorene har satt frem krav om at de skal styre hvem som skal nyte godt av dere sponsing. Sponsorutvalget har sett på dette og utformet et forslag til avtale som tar inn over seg dette. Styrelederhonorar: Bør styreleder som den eneste i Os IL lønnes for et frivillig verv. Det ble sett litt på historien for hvorfor det ble etablert en ordning med betalt styreleder, og det ble t for å sløyfe dette honoraret med bakgrunn i at Os IL nå har heltidslønnet daglig leder som skal ta seg av administrative saker. : Budsjettforslaget vedtas med følgende merknader: Sponsorutvalgets forslag til avtale ble godkjent slik den står i sakspapirene. Honorar til styreleder sløyfes fra budsjettet for Sak nr 13/06/34 Budsjett 2014 TOS Arena IMS AU har godkjent budsjettforslag for 2014 for TOS Arena som forelegges styret. Budsjettforslaget som styret vedtar fremlegges for årsmøtet for godkjenning den Vi tar spørsmål og kommentarer. Saksdokument: Budsjettforslag TOS Arena 2014 Budsjettforslaget legges frem uten endringer Sak nr 13/06/35 Styrets godkjenning av gruppenes budsjetter for 2014 IMS Gruppenes budsjetter bør godkjennes av styret før de oversendes årsmøtene i grupper og hovedlag. Avhengig av hvor mange budsjetter som er kommet inn til møtet, tar vi en gjennomgang av disse. Saksdokument: Gruppebudsjetter oversendes etterhvert som de kommer inn. Sak nr 13/06/36 Budsjettene godkjennes. Planlegging årsmøter 3

4 Orientering: 2.februar Håndball: 3.februar Skigruppa: 5.februar Trimutvalget: 11.februar Hovedlaget: 26.februar Sak nr 13/06/37 Oppdragsavtale med Vekstra IMS Oppdragsavtalen med Vekstra om føring av regnskap utløper ved årsskiftet. Daglig leder har hatt møte med Vekstra med tanke på forlengelse av avtalen. Vi har i to år hatt fastpris på regnskapsføring. Vekstra peker på at de faktiske utgiftene er betydelig høyere enn fastprisbeløpet og ønsker å øke dette for de kommende to årene. Dette er nærmere beskrevet i vedlagte tilbud fra Vekstra. Styret må ta stilling til dette sett opp mot en eventuell sponsoravtale med Vekstra. Saksdokumeter: Regnskapstilbud fra Vekstra Etter noe diskusjon frem og tilbake, og gjennomgang av timeoversikter Vekstra har lagt frem for regnskapsarbeidet de utfører, og også forslag om mulighetene for å kjøpe tjenestene fra annet regnskapskontor kom styret til følgende Daglig leder forhandler med Vekstra og sponsorutvalget kommer på banen ang.avtale. Sak nr 13/06/38 Daglig leder har ordet IMS Diskusjoner / Sak nr 13/06/39 Saksdokument: Daglig leders rapport Taes til orientering Eventuelt Salg julekalender: Det er solgt bare ca 70 % av kalendrene. Forslag om at daglig leder tar over organiseringen neste år, og at kalenderne fordeles på en annen måte, ikke knyttet opp mot gruppe, men tilhørighet til rode. Status sponsorarbeid tas til orientering Vaktlister i Oshallen fungerer greit, bytte mellom gruppene slik at det passer best i forhold til aktivitet. Bruk av daglig leder ifm NMNC NMNC2014 kjøper tjenester av daglig leder for Os Il og Røros Il. Det bør lages retningslinjer for bruk av daglig leder til store idrettsarrangement. Aktivitetsselskap veien videre: Søknad om midler ble avslått. Det har kommet spørsmål fra 4

5 kommunens representant i selskapet om det er aktuelt å gå videre for å få etablert et aktivitetsselskap, og det er det, under forutsetning at idrettslaget ikke må gå inn med penger. Pr i dag har ikke idrettslaget økonomi til det. 5