PROTOKOLL MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG

Transkript

1 PROTOKOLL MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG Tid: 25. oktober kl Sted: Møterommet Bjølsenhallen Inviterte: Styrets arbeidsutvalg Tilstede: Einar, Axel, Inger, Adan, Hege, daglig leder. Agenda 1. Godkjenning av protokoll AU godkjenner protokollen fra sitt forrige møte. Protokollen ligger vedlagt. Referatet fra møte i ledergruppa 29. september er publisert her: Protokoll AU- møte 27. September. Protokoll fra AU- møte 27. september 2016 godkjennes uten anmerkninger. Referat fra LG- møte 29. september 2016 tas til orientering. 2. Oppfølging økonomi AU behandler regnskapsrapport tom september, denne må ses i sammenheng med rapporten for utestående avgifter for samme periode. Begge deler ligger vedlagt. AU bes gjennomgå rapportene. Vedtak AU- møte 16. august: Daglig leder skal sende en søknad til bydelen om å få dekket utestående medlems- og treningsavgifter innen fristen 1. oktober. Søknaden skal ta utgangspunkt i: 1) Overordnet oversikt over utestående + våre innkrevingsrutiner, 2) Alle skal betale medlemsavgiften, vi søker kun støtte til treningsavgifter, 3) Alle ungdom år har fått tilbud om å jobbe inn sin treningsavgift på dugnad. Søknaden er sendt, den ligger vedlagt. Vedtak AU- møte 21. juni: Listen med inkassosaker skal sendes til avdelingene som gis anledning til å komme med tilbakemelding på hva som skal gjøres med det utestående Avdelingene hadde frist til 15. september med å levere sine tilbakemeldinger. Det er pt kun landhockey og rugby som har svart, og de har svart ufullstendig og må gjennomgå på nytt. DL ønsker tilbakemelding fra AU på hvordan dette skal håndteres videre.

2 Regnskapsrapport tom september 2016 overordnet. Status medlems- og treningsavgifter september 2016 Søknad bydel Sagene dekking av utstående avgifter Regnskapsrapporten og rapporten over utestående pr september 2016 tas til orientering. DL skal utarbeide et forslag til hva som skal gjøres med inkasso- sakene til neste AU- møte. 3. Oppfølging strategi 2016 Vedtak sak 5 AU- møte 21. april: Forslag til oppfølgingsskjema vedtas. Det skal settes av tid på hvert styremøte (AU- og fellesmøter) til gjennomgang av status på arbeidet med strategien. AU gjennomgår skjema og oppdatere status. Oppfølgingsskjema for strategi Gjennomgangen av status på strategiarbeidet tas til orientering. 4. Budsjett 2017 Vedtak AU- møte 16. august: Budsjettprosess: 1. AU- møte 27) vedta ny budsjettmal 2. Sende ut malen til avdelingene med frist for innlevering 1. november. 3. AU- møte 25/10 vedta utkast til hovedlagets avdelinger. 4. Styremøte 15/11 diskutere første utkast av budsjettet i styret. 5. Styremøte 13/12 endelig budsjett vedtas. Status: Punktene markert i rødt er gjennomført. Punktet markert i blått skal gjennomføres på dagens AU- møte. Forslag til hovedlagets budsjett 2017 ligger vedlagt. Det er laget på bakgrunn av: o Sagene Ifs strategi o Ny budsjettmal o Budsjettet for 2016 o Regnskapsrapport pr. september o Styrevedtak: Det opprettes et sportslig utvalg i Sagene IF. Forslaget til mandat for utvalget vedtas. Stig F.- Landlie ansettes i 20 % stilling i

3 hovedlaget i perioden 1/ / for å lede utvalget. Det skal settes av kr ,- til oppfølging av utstående avgifter i budsjettet for 2017 Det skal settes av ressurser til å bistå landhockey og bandy med rekruttering og klubbutvikling fram til åpningen av ny bane. Med ressurser menes midler i budsjettet for 2017 og allokering av administrasjonens tid Merknader: Ved å holde pila/ musa over de røde trekantene i excel- arket ser du en forklaring på hva som er lagt inn i de ulike prosjektene. Det er funnet plass både til sportslig leder fram tom mars og til innkriving av medlems- og treningsavgifter, begge deler iht styrevedtak. Det er lagt inn en lønnsøkning til DL på 4,4 % (medarbeider/lønnssamtale er satt opp 26. oktober). DL har ikke fått noe lønnsøkning siden Det er lagt inn en økning i pensjonstrekket fra 2 % til 5 % for alle ansatte med 20% fast stilling eller mer. Inntektene fra medlemsavgift, Bjølsenhallen, momsrefusjon og Grasrotandelen øker noe i tråd med erfaringer fra Utgiftene til drift av kontoret øker noe fordi vi har flere ansatte, og fordi det er lagt inn kjøp av ny printer til møterommet. Utgiftene til fellestjenester (IT, regnskap ) øker noe pga økt bruk (regnskap) og flere tjenester (google aps, nyhetsbrev, Truegroups). Møteutgiftene er økt i tråd med ønske om en representasjonsplan for styret og med erfaringer fra 2016 (flere møter på samfunnshuset). Det er ikke lagt inn noe midler til bandy/ landhockey for å bistå ifm oppstart av ny bane. Dette fordi det vil være mest hensiktsmessig at kostnadene for dette føres på den avdelingen der de hører hjemme. Dvs at AU bør vurdere å vedta å gi Bandy og landhockey anledning til å budsjettere med noe minus i sitt budsjett for Budsjett hovedlaget 2017 Forslag til budsjett for hovedlaget 2017 vedtas med følgende endringer: Det skal investere kr ,- mer i kompetanse, spesifikt i kursplanen. Det skal også prioriteres å søke midler til kompetanseheving. Landhockey og Bandy får mulighet til å budsjettere med kr ,- i minus i 2017, midlene skal gå til å gjennomføre en rekrutteringsplan. 6. Landhockey- og kunstisbanen på Voldsløkka Byggingen av banen har nå startet. Håndverkskompaniet er valg til å gjøre all nødvendig rivearbeid, Bane- og entrepenørservice skal bygge banen. Vi vil bli invitert med i en referansegruppe som skal følge prosjektet. Finansieringen av klubbhuset falt på plass i Oslo- budsjettet for Vedtak AU- møte 27. september:

4 Videre politiske tiltak vedrørende klubbhus avventes til vi vet om det ligger inne i byrådet budsjettforslag for Landhockey/ kunstisbanen: Axel og DL følger opp Sagene Ifs deltakelse i referansegruppa for landhockey/ klubbhus. Arbeidet med å avklare driften av anlegget skal igangsettes Axel har være i kontakt med KID for få en avklaring på oppstart av referansegruppe, samt hvordan en ser for seg å inkludere klubbhuset i byggeprosessen. Epost- korrespondanse ligger vedlagt. DL skal i møte med BYM ang sonderinger av driften av anlegget 1. november. AU bes kommer med eventuelle innspill til møtet. I tråd med AUs ønske om glad- saker i media vedr. Voldsløkka, kom det et innlegg på trykk i Osloby 21. oktober. Du kan lese det her: verre- enn- noen- gang- Snart- blir- det- bedre b.html Epostkorrespondanse Sagene IF KID ang Voldsløkka Vi skal be om et møte med KID for å avklare de praktiske spørsmål vi har omkring framdrift/ bygging av landhockey/kunstis/klubbhus. Vi skal sammen med ISU- Sagene gå i deputasjon i Samferdsels- og miljøkomiteen ifm Oslo- budsjettet I møte med BYM ang drift av landhockey/ kunstis/ klubbhus skal fokus være på å høre hva BYM tenker, samt å gi et klart signal på at Sagene IF ønsker å drifte mest mulig på Voldsløkka selv mot driftsbidrag fra kommunen. 7. Anti- doping policy for Sagene IF Anti- doping Norge (ADN) var på besøk på styremøtet 30. august for å hjelpe oss i gang med arbeide mot å bli Rent idrettslag. Det er lagt ut en artikkel om besøket på sageneif.no her: Første skritt på veien for å bli et Rent idrettslag er å utarbeide en Anti- doping policy for klubben. Følgende prosess ble vedtatt på AU- møtet 27. september: Innspillsrunde i AU 27/9 og 29/9 Diskusjon av forslag i AU 25/10 og i LG 31/10 Vedtas av styret 15/11. Oversendes SU for oppfølging Punktet markert i rødt er gjennomført. På bakgrunn av dette er det nå utarbeidet et utkast, det ligger vedlagt. AU bes gjennomgå forslaget og vedta et utkast som skal legges fram for styremøtet 15. november.

5 Sagene IF anti- doping policy AU legger fram forslaget til anti- doping policy for Sagene IF i styremøtet 15. november, med følgende endringer: Det skal legges inn et eget pkt. under kompetanse om eliteutøvere. Punktet som handler om kontrakter skal omformuleres slik at det gjelder alle kontrakter. 8. Retningslinjer i Sagene IF Norges Idrettsforbund har en rekke retningslinjer som de anbefaler sine medlemmer å følge. Det er laget en oversikt over disse her: Styret i Sagene IF vedtok disse treningslinjene for 8 år siden og det er behov for en revidering. AU bes gjennomgå retningslinjene og vedta de som er aktuelle med nødvendige tilpasninger til Sagene IF. Alle retningslinjene finner du her: Forslag til retningslinjer for Sagene IF vedtas. Retningslinjene skal gjennomgås av styrets arbeidsutvalg en gang pr år, dette legges inn i årshjulet. 9. Diverse orienteringssaker: a. Velkommen til Sagene IF kurs evaluering av de to første kursene b. Daglig leder samling i Oslo idrettskrets L og DL orienterer c. Drift av anlegg Sikkerhet, Bjølsenhallen, Voldsløkka, Bjølsenparken d. Statusrapport Sagene IF allidrett utfordringer og framdrift e. Sammenslåing Sagene IF rugby - Oslo rugbyklubb? info om ORK- initiativ