PROTOKOLL HOVEDSTYREMØTE

Transkript

1 PROTOKOLL HOVEDSTYREMØTE Møte: Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 10/2013 Torsdag 12. desember kl. 19 Møterommet Bjølsenhallen Alle avdelingsledere til infomøte kl. 19, Hovedstyrets medlemmer til hovedstyremøte kl. 20 Fra hovedstyret: Finn- Ulrik Berntsen, Jørgen Foss, Hege Sørlie, Raheel Raja. Avdelingsledere: Bård Idås (Sykkel), Raheel Raja (landhockey). SAKSLISTE Sak 74/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr Innkallingen godkjennes, med en tillagt pkt 6 under sak 85. uten endringer. Sak 75/2013 Godkjenning av referat møte 9/2013 Leder informerer Referat møte 9/2013 Referatet godkjennes uten anmerkninger Sak 76/2013 Møte med avdelingslederne Tid: 12. Desember kl Sted: Møterommet i Bjølsenhallen Inviterte: Alle avdelingsledere Agenda: 1. Regnskapsrapport tom oktober Status medlems- og treningsavgift 2013, og plan for fakturering i Budsjettarbeid Presentasjon av årshjul, og maler for styremøter og årsmøter. 5. Informasjon om nytt medlemssystem (klubbadmin). 6. Kort info/ diskusjon om: utstyrsavtale (avtale med Torshov går ut 31.12) og skole- prosjekter (rekruttering). Alle avdelinger skal levere budsjett og årshjul for 2014 til DL innen 1. Februar Dette framlegges styret for godkjenning på møte nr Malene for styremøter og årsmøter skal publiseres på sageneif.no, og alle avdelinger skal fra benytte disse. Sak 77/2013 Regnskapsrapport tom Regnskapsrapport for perioden tom oktober 2013 er vedlagt. Hovedtall: Resultat pr Budsjett Avvik Inntekter , ,29 Utgifter , ,34 Resultat , ,95

2 DLs kommentarer: Det er vanlig med et negativt resultat på denne tiden av året. Det skyldes at svært mye av Sagene Ifs inntekter kommer sent på året (offentlige tilskudd, treningsavgifter, driftstilskudd, leieinntekter). Vi har iht styrevedtak investert om lag kr av vår egenkapital i noe oppussingsarbeid på Voldsløkka, dette er utgifter som synes på denne regnskapsrapporten. En del av forklaringen på innebandyens store underskudd er at to stk lange reiser for senior herrer elite falt på samme år, samt at en ikke har fått tildelt noen arrangementer før i 2014 (Minirunde og NM). Det er likevel svært sannsynlig at vi går med et betydelig underskudd i Årsaken til dette er betydelig mindre inntekter enn budsjettert, spesielt ift arrangementer og medlems/treningsavgifter. Kostnadskontrollen ift budsjett er forholdsvis god. Hovedtall avdelingene: Inntekter Utgifter Resultat Budsjett Avvik Hoved Anlegg Fotball Innebandy Bandy Landhockey Fotball senior herrer Sykkel Venner i aktivitet DL prognose (Grønt = pos/ gult = neg) Sak 78/2013 Regnskapsrapport Hovedstyret leder og nestleder, samt DL, skal ha et arbeidsmøte i midten av januar om klubbens økonomi generelt og inntekssiden av regnskapet/ budsjettet spesielt. Strukturering av styrearbeidet Tidligere vedtak: Sak 69 møte 9/2013: Forslag til årshjul vedtas. DL skal utarbeide forslag til maler for styremøter og årsmøter til neste styremøte. Årshjul og maler presenteres for avdelingene på utvidet hovedstyremøte 12. Desember. DL har nå utarbeidet forslag til maler for styremøte og årsmøte. De ligger vedlagt. Årshjul Maler for styremøte (1 stk) Maler for årsmøte (3 stk) Alle avdelinger skal levere budsjett og årshjul for 2014 til DL innen 1. Februar Dette framlegges styret for godkjenning på møte nr Malene for styremøter og årsmøter skal publiseres på sageneif.no, og alle avdelinger skal fra benytte disse. Sak 79/2013 Voldsløkka garderober Tidligere vedtak: På møte nr. 9/2013 ble styret informert om følgende: Vi får ikke noe svar fra OBIK på avtaleforslaget vårt og driften av anlegget har derfor stoppet opp. På neste styremøte må styret ta en avgjørelse på hva vi gjør med garderobedriften i 2014

3 DL og nestleder har hatt møte med OBIK om saken. Referat/ oppsummering ligger vedlagt. DL har også etter møtet sendt et justert forslag på bakgrunn av diskusjonen i møtet, men heller ikke fått svar på dette. Denne eposten ligger også vedlagt. Sak 80/2013 DL ber styret vurdere hva vi nå skal gjøre med driften av garderobene. Avklaringsepost fra OBIK ang Voldsløkka garderober. Oppsummering av møte med OBIK ang Voldsløkka garderober. Forslag til OBIK ang Voldsløkka garderober. Sagene IF skal forsøke å drifte garderoben på frivillig basis fom DL skal orientere Bymiljøetaten og OBIK om saken. Fotballavdelingen skal ta saken opp i styremøte og gi en tilbakemelding på om de vil ta hovedansvaret for driften. DL skal undersøke priser på renhold. Ny utstyrsavtale Styret ble informert om følgende i sak 73 på møte : Utstyrsavtalen med Torshovsport går ut DL har sondert markedet for muligheter, og funnet ut av Torshov sport har få reelle konkurrenter på klubbmarkedet. Styret må på neste møte ta en beslutning på hvilke leverandør vi skal velge DL har siden september jobbet med å hente inn tilbud fra ulike leverandører. Det er gjennomført møte med Torshov sport, G- Max Storo, Oslo Sportslager, XXL og Salming. Etter en total vurdering av pris, rabatter/ sponsing, service, kompetanse og kvalitet på varer, står en nå igjen med det DL anser å være de to beste kandidatene. Dette er Torshov sport og G- max Storo. Det er gjennomført et andre møte med disse to tett opp til styremøtet. DL har ikke mottatt endelig kontraktsforslag fra de to leverandørene, men er lovet dette før styremøtet. DL vil da ettersende disse, sammen med hennes vurdering og innstilling. Avtaleutkast Torshov sport Avtaleutkast G- Max Storo Ny utstyrsleverandør - vurderinger Sagene IF inngår utstyrsavtale med Torshov sport/ Assist co fom Styret skal orienteres om status på samarbeidet 4 ganger pr år. Sak 81/2013 Ny medlemsorganisering i norsk idrett - Innfasing av Klubbadmin og Min idrett Styret ble informert om følgende i sak 60 på møte : DL orienterer om at NIF vil begynne innfasingen av det nye medlemssystemet fom høsten Les mer om systemet her. Hvis systemet fungerer vil dette bli en nye og vakrere hverdag for alle i norsk idrett. Omleggingen vil imidlertid bli en betydelig utfordring for klubben pga en noe komplisert prosess knyttet til førstegangs registrering hvert enkelt medlem må gjøre. Hvis vi ikke planlegger omleggingen skikkelig, vil vi miste mange medlemmer og dergjennom mange penger. DL ønsker at hovedstyret skal ha samme innstilling til dette som svenskene hadde da de gikk over til høyrekjøring Og om følgende i sak 73 på møte : Klubbadmin og Min idrett presenteres for avdelingene på det utvidede styremøte 12. desember. På det samme møte må hovedstyret også bli enige om en innfasings/ fremdriftsplan. Siden sist har følgende skjedd: Leder og DL har vært på kurs i klubbadmin i regi av Oslo idrettskrets. Våre medlemslister er overført til klubbadmin. Klubbadmin er offisielt publisert fra NIF- IT sin side. Klubbadmin har, i tillegg til betalingsløsningen med bypass, fått en faktura/ kidnr/ ocr-

4 løsning. Dette betyr at Sagene IF som klubb nå er klare til å gå i gang å bruke klubbadmin. Utfordringer som gjenstår: Medlemmene må informeres om og ta i bruk min idrett Avdelingsstyrer og lagledere må også informeres om både klubbadmin og min idrett Sak 82/2013 Styret bes ta stilling til: Skal vi gå i gang med klubbadmin for hele klubben nå ( )? Hvordan skal vi nå ut til medlemmene, avdelingsstyrer og lagledere med informasjon om Min idrett? Sagene IF, med alle avdelinger, skal gå over til å bruke klubbadmin fom Betalingskrav for medlemsavgiften skal sendes ut 10. Januar DL skal utarbeide og publisere nødvendig info til medlemmene om saken. Styrene i fotball og innebandy bes utarbeide en plan for innfasing i samarbeid med DL. Leder/ nestleder skal være tilstede i hallen med PC og hjelpe medlemmer med i gang Min Idrett kl på følgende datoer: Tir 14/1: Ingebjørg Ons 15/1: Ingebjørg Tor 16/1: Einar Tir 21/1: Einar Ons 22/1: Ingebjørg Tor 23/1: Einar Tir 28/1: Einar Ons 29/1: Ingebjørg Tor 30/1: Einar DL skal legge fram status på arbeidet på styremøte nr Status allidretten Allidrettsleder Marthe Godtlund Bråthen ble ansatt i høst, og har nå fungert i stillingen (20 %) i 3 måneder. Under følger en statusrapport for 2013 og en liten plan for Status 2013: Det er ryddet kraftig opp i medlemslistene og disse skal nå være korrekte. Vi har kommet ajour med fakturering, og et stort flertall har også betalt. Allidrettsdelen av nettsidene er ferdigstilt og oppdatert. Det er nå kontroll på utstyr og utstyrskasser på alle treningsstedene. Jobbidrett og allidrettsleder har sammen utarbeidet en øvelsesbank som ligger på nett (klikk her, brukernavn er Sagene IF, passord er allidrett). Det er satt noen mål for Mål 2014: 1. Over 100 barn 2. Fast samarbeid med barnehagene i bydelen 3. En gruppe til på Nordpolen skole 4. Fast opplegg for overgangen allidrett åpne skoler 5. Implementere øvelsesbanken DLs kommentarer: Sagene IF allidrett har gått med underskudd i Dette skyldes mindre inntekter fordi DL ikke hadde tid til å drive tilbudet skikkelig våren 2013, samt økte økte kostnader knyttet til ansettelse av allidrettslederen og utarbeidelse av faglig opplegg. Dette, sammen med at ansettelsen av Marthe har gjort at vi nå har et mye bedre tilbud, gjøre at DL foreslår å øke

5 prisen på allidretten fra 350 kr pr semester til 500 kr pr semester fom Styret bes ta stilling til dette i møtet, eventuelt sende saken til årsmøtet i Sak 83/2013 DL vil også gjerne påpeke at Marthe gjør en meget solid jobb som allidrettsleder, og at ansettelsen av henne har hjulpet mye på DLs pressede arbeidssituasjon. Allidretten er inne i en positiv utvikling både ift antall medlemmer, faglig opplegg og organisasjon/ administrasjon. Styret gir skryt til allidrettsleder Marthe for den gode jobben hun har gjort siden hun ble ansatt i september. Mål nr. 1 endres til Over 150 barn. Treningsavgiften for allidretten økes til 500 kr pr semester pr. barn fom Møteplan for hovedstyret våren 2014 Av praktiske hensyn er det nødvendig at styret blir enige om datoene for alle styremøtene før årsmøtet På bakgrunn av årshjulet foreslår DL følgende møteplan: Hovedstyremøte Tirsdag 18. Februar Med avdelingsledere, budsjett, Innkalling til årsmøte, starte på årsberetninger, Q4 rapportering. Hovedstyremøte Torsdag 8. April Forberedelser til årsmøte Årsmøte Tirsdag 29. April Årshjul Møteplan for hovedstyret våren 2014 vedtas. Sak 84/2013 Oppfølging strategiarbeid 2013 Tidligere vedtak: Møte 5/2013 sak 40/2013: Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2013 vedtas. Planen gjennomgås på hvert styremøte Styret bes ta en statusgjennomgang av vedlagte oppfølgingsplan. Oppfølgingsplan strategi 2013 Utsettes til møte nr Sak 85/2013 L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Bjølsen kunstgress Bjølsen kunstgress kom likevel inn på Oslo- budsjettet, og blir derfor rehabilitert i Fotballavdelingen har igangsatt vinterdrift av banen fom. november. 2. Grønne midler Sagene IF er tildelt kr i grønne midler fra bydel Sagene. 3. Prosjekt- Sagene (Venner i aktivitet) Sagene IF har signert en forlengelse av samarbeidsavtalen om Prosjekt- Sagene/ Venner i aktivitet med bydel Sagene. 4. Søknad medlems- og treningsavgifter bydel Sagene DL har sendt søknad om refusjon av ubetalte medlems- og treningsavgifter i 2013 til bydel Sagene, og vi er tildelt kr for Skole- prosjekter Bjølsen skole Klasse var på besøk i hallen 4. Desember, og også i år var dette svært vellykket.

6 6. Regnskapstjenester Det skjer endringer i vårt regnskapsbyrå Debet & kredit; Prisene har økt kraftig og vår regnskapfsører slutter Sagene IF må da vurdere om vi skal fortsette eller si opp avtalen med Debet og Kredit. Midlene fra bydel Sagene til å dekke medlems- og treningsavgifter skal fordeles iht listene innlevert fra avdelingene. DL får fullmakt til å avgjøre hvilket regnskapsbyrå vi skal ha avtale med i 2014.