HOVEDLAGET REFERAT - HOVEDSTYREMØTE

Transkript

1 HOVEDLAGET Stiftet 19.oktober 1970 REFERAT - HOVEDSTYREMØTE Møte gjelder: Styremøte Møtested: Dag/dato: Fra kl.: Til kl.: Sjetne Bydelshus 13.feb Kl Deltakere: Jan Ove Tvervåg, Inge Kappel, Marthe Lyng, Reidar Karlsen, Wenche Helgemo, Børge Lein, Anne Grethe Leirmo, Ragnar Melhus, John-Arne Skolbekken, Hege E. S. Skorild, Sven Inge Kildal Fravær: Tonje Bye, Kristine Ræder, Tina Hagen, Trond Willy Brandmo Innkaller: Møteleder: Referent: Jan Ove Jan Ove Marthe 1. Idrettsbingo v/ Jan Ove Vi har inntekter fra idrettsbingo. Overskudd går til lag/organisasjoner når premier/drift er trekt fra. Utgjør ca ,- til Sjetne IL. De ønsker kakebidrag fra oss to dager, tre kaker leveres før kl Vi bør framsnakke bingoen, gir god inntekt til idrettslaget. 1.1 Superonsdag 19.mars kake fra fotball, innebandy, handball 1.2 Superlørdag 4.oktober kake fra friidrett, ski og ABI 2. Allbruksrommet/ dugnad v/ Jan Ove Rommet er ryddet og skal møbleres nytt. Kunne vært hensiktsmessig med flere møtebord tilgjengelig (6 meter med bord, helst sammenleggbart og 20 stoler) for å kunne ha plass til flere ved spillermøter o.l., samt sofagruppe + nye gardiner. Rommet må vaskes og ryddes mer, antageligvis ikke behov for maling. Kommer en ordning for å få booket rommet. Huset investerer i noe utstyr (tv/skjerm, projector). 2.1 Alle følger med på Finn.no og evt. andre steder om det gis bort aktuelle møbler 2.2 Det legges ut forespørsel på facebook-gruppe(r) Marthe

2 3. Økonomi (herunder også ekstern regnskapsfører) v/ Reidar og Børge 2012-regnskapet: revisjons- og økonomirapport er oversendt. Bilagskontroll er gjennomført, stort sett i orden. Notat sendt over. Rimelig bra kontroll overordnet, men utfordring i enkelte enheter ift. merforbruk og kontroll. Regnskapet er godkjent, styret tar revisors beretning til etterretning regnskapet hovedlaget: Har et betydelig overforbruk i Idrettsparken. Ikke god nok balansering av kostnader og inntekter. Noe midler skal være i hovedlaget, for å kunne fordele ved tiltak på tvers av avdelinger, evt. ved spesielle behov i enkelte avdelinger (f.eks. tribuner o.l.) Det må avsjekkes tall fra KX med informasjon fra avdelingene. Se for øvrig filer som er sendt ut fra Reidar. Budsjett 2014: Må være forankret i handlingsplanen som vi jobber etter. Skisse gått gjennom til orientering, gås gjennom nøyere til neste styremøte. Ny organisering av regnskap og økonomi i Sjetne IL: En del avklaringer som må gjøres, men nærmer seg et forslag til ny organisering. Hovedtrekk: ekstern regnskapsfører som tar hele regnskapet fakturerer selv medlemskontingent og aktivitetsavgift felles system, må enten bruke Klubbadmin (gratis fra Idrettsforbundet) eller et system som kommuniserer med klubbadmin. All fakturering ved KID og mulighet for online-betaling Ny bankavtale vil være gunstig ift ryddighet, alle lagskasser i samme bank. Alle avdelinger får bankbrikke hver. Mulighet for at bankforbindelse også kan være sponsor? Funksjoner i idrettslaget. Skal all fakturering skje via en funksjon? Opprette en økonomifunksjon? Alle avdelinger må ta ansvar for oppdaterte medlemsregister. 3.1 Avdelingene må levere sine regnskap så fort som mulig: Håndball, Innebandy og ABI gjenstår. 3.2 Det gjennomføres et nytt møte i gruppa som har jobbet med utkast for ny organisering av regnskap og økonomi, for å gjøre nødvendige avklaringer og beslutning. Styret orienteres om beslutning på struktur og innhold. 4. Sjetnedagen v/ Jan Ove Ønskelig å sette ned en komitè som skal jobbe med videre utvikling av Sjetnedagen. To deltakere fra Idrettslaget til ett møte for å legge plan for videre arbeid. - Børge - Jan-Ove

3 5. Klubbhefte v/marthe Alle navnelister er nå kommet inn. Trenere bør også med på lagbildene. Navn og nummer på disse må også sendes inn. Innhold på tekstsider (max 12). o Alle avdelingene får minimum èn side hver. Noen hovedbolker skal gå igjen på sidene fra avdelingene, slik som historikk, antall lag og årsklasser, satsing/utvikling framover. o Avdelinger som har spesielle arrangement eller tema som de ønsker å trekke fram kan vurderes for flere sider. o 1-2 sider om Sjetne IL, kontaktinfo. o.l. o Halv side til Idrettsbingo + selge sider til reklame/sponsorer Bildene tas fordelt på fire dager, kl Datoer for fotografering er: uke 14, tirsdag 1.4., onsdag 2.4., torsdag 3.4. I tillegg tirsdag 8.4. i uke 15. Fire kvelder til sammen. Noen må ta imot fotografene kl. 16 og bistå med praktisk hjelp. Èn person fra hver av de største avdelingene tar hver sin dag. I tillegg bistår trenere for sine lag under fotograferingen. Vi trenger ett stort lokale til gruppebilder og et litt mindre rom til portrettene. Forslag om å høre med SFO om å få låne lokalene der. Alle skal ha spillertrøyer på bildene. Hvert lag tar ansvar for at de har trøyer på fotograferingsdagen. Morten Rolseth bistår med bilder/layout Målsetting om å ha heftet ferdig i mai. 5.1 Alle avdelinger må sende inn opplysninger om trenere ihht. oppsett i utsendte navnelister 5.2 Sjekke om det er mulig å få ta bildene i lokalene til småtrinnet/sfo - Marthe 5.3 Fotball, Håndball, Innebandy og ABI melder inn en person som kan være tilstede på hver sin fotograferingsdag og bistå fotografene og trenerne (Hege tar for Innebandy). Hvilken avdeling som tar hvilken dato settes opp når lagene er fordelt på datoene. 5.4 Eget møte etter styremøtet 6.mars for alle avdelingsledere, Jan-Ove og Marthe, for sammenkjøring av tekstsidene. 6. Utstyrsavtale v/jan Ove Fordelingsnøkkel ift. utstyrsavtale (og fordelingsnøkkel andre inntekter til klubben) må gjennomgås og fastsettes. 6.1 Ragnar kaller inn arbeidsgruppe, leder for hver avdeling + Jan Ove. (se referat fra november) 6.2 Fordelingsnøkkel tas opp igjen på neste styremøte 7. Ny tribuneanlegg idrettsparken v/ Inge Nedsatt arbeidsgruppe som er i gang med planlegging. Mål at tribunen skal være ferdig til Sigdalcupen.

4 8. Årsmøte Dato for årsmøtet er onsdag 9.april. kl Kort informasjon legges ut om dato. Grunnlagsdokumentasjon legges ut når det er utarbeidet. Det må velges møteleder og referent. Valgkomitèen informerte om status i arbeidet med nye kandidater til styreverv. Styremedlemmer som går ut av styret: Marthe, Reidar, Nina og Anne Grethe. Ansees som viktig å få inne noen som kan dekke økonomifunksjon og håndtere medlemsregister. Det er funnet kandidater som er aktuelle for disse rollene. Også ønskelig med noen som er god til å skrive og/eller som har god IKT-kunnskap og kan ta ansvar for nettsider. En ressurs som brenner for utvikling av anlegg og som kjenner kommunale strukturer/systemer ville vært svært nyttig ift. utviklingsarbeidet som ligger foran oss. Det hadde også vært gunstig å rekruttere inn flere i verv fra yngre årsklasser. 8.1 Hver avdeling sender inn beretning til Marthe i løpet av februar avdelingslederne 8.2 Det legges ut en kort informasjonssak på nettsidene om dato Marthe 8.3 Det lages oppslag til butikkene (frist 15.mars) Marthe 8.4 Friidrett er ansvarlig for bevertningen på Årsmøtet Sven Inge 8.5 Alle melder inn aktuelle kandidater til styreverv til valgkomitèen - Alle 9. Politiattester felles rutiner v/john-arne Det er mange som ikke leverte attester. Det er purret på dette og det har bedret situasjonen, men fortsatt mangler en del. Vi må ha felles praksis og at det får konsekvenser dersom det ikke leveres. Det vil si at den som ikke har levert attest ikke kan ha treninger før attesten er levert. Det skal også leveres politiattest når det er voksne som skal være med på cuper/turer med overnatting, voksne som ikke foreviser politiattest i forkant av tur kan ikke overnatte sammen med barna. 9.1 Mer informasjon om dette legges ut på nettsidene og sendes ut til lagledere/oppmenn/foreldrekontakter Tina 10. Oppbevaring av utstyr v/john-arne Mye ABI-utstyr ligger i kjelleren på grendehuset i Kroppanmarka (personavhengig). Behov for flere å ha lagringsplass for utstyr. F.eks. er det foreslått å bygge brakker i tilknytning til tribuner, kan dette brukes som oppbevaring av utstyr hadde det vært en god løsning. 11. Endringer i styret ABI, behov for kandidater Tonje slutter i ledervervet. John-Arne tar over på noen betingelser (klubbstyring, allsidighet etterleves i samarbeid med øvrige avdelinger). Utvikling av sportsplan for ABI, og ABI som arena for å rekruttere til idrettslaget for øvrig (roller/verv). Dette støttes av hovedstyret. Silje tar på seg rolle som nestleder. ABI sliter med å få kandidater til styreverv. Mangler ski- og friidrettskontakt (gjerne felles funksjon med ski- og friidrettsavdling). Mangler økonomifunksjon Ski og friidrett melder inn kandidat for styreverv i ABI 12. Evt.

5 Fordelingsnøkkel tatt opp på nytt, se sak 6.