INNKALLING HOVEDSTYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING HOVEDSTYREMØTE Møte: Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 05/2014 Tirsdag 10. Desember 2014 kl. 18 Møterommet Bjølsenhallen Både hovedstyrets medlemmer og avdelingslederne innkalles til hele møtet. Finn- Ulrik Berntsen SAKSLISTE Sak 38/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr Innkallingen godkjennes uten endringer. Sak 39/2014 Godkjenning av referat møte 4/2014 Leder informerer Referat møte 04/2014 Referatet godkjennes uten anmerkninger Sak 40/2014 Regnskapsrapport tom tredje kvartal 2014 Tidligere vedtak: Møte nr. 4/2014 sak nr. 34: Styret tar gjennomgangen til orientering. Styrene i innebandy og landhockey bes revidere sitt budsjett i tråd med nye/ endrede forutsetninger. Einar skal kalle inn landhockeyavdelingen for et møte ang budsjettsituasjonen Regnskapsrapport 3. kvartal 2014: Vedlagt ligger: Regnskapsførers hovedrapport inkludert balanse tom DLs skyggeregnskap inkludert budsjett og avdelingsregnskap tom Hovedtall Sagene IF samlet: Budsjett 2014 Regnskap hittil i år Avvik budsjett Driftsinntekter , ,21 Sum driftskostnader , ,52 Overskudd/underskudd , ,31 Resultat pr 30. september viser et overskudd/ underskudd på om lag kr. Det er en del åpne poster som vil påvirke resultatet noe når de kostnads/ inntektsføres (se rapporten fra regnskapsfører). Det skal også overføres et større beløp ( kr) til Sveiva innebandy, som er deres andel av overskuddet fra NM- arrangementet. Dette har tatt tid fordi en har ventet på styrevedtak fra begge klubbenes innebandystyrer. Bryting har kjøpt brytematter til om lag kr i november/ desember. De har fått midler fra Gjensidigestiftelsen til dette og det er søkt utstyrsmidler fra NIF (inntil 1/3 av kjøpesummen), men styret bes likevel vurdere om dette skal avskrives over flere

2 regnskapsår. Vi har i hele 2014 slitt med å få ut OCR- rapporter for medlems- og treningsavgift fra klubbadmin som stemmer overens med det som har gått inn i banken. I regnskapsrapporten er derfor den samlede summen vi har fått inn i bank i 2014 ført utelukkende på det samlede resultatet (post 3700). Vi har ikke fått fordelt dette nøyaktig på den enkelte avdeling enda, og det er således ikke ført i avdelingsrapportene. Det er lagt inn kommentarer om dette i rapportene (DLs skyggeregnskap) som inneholder det tallet vi pt har fått ut av klubbadmin. NIF it support jobber med å finne ut av feilen. Hovedtall avdelingene: Avdeling Budsjett Regnskap Avvik DLs 2014 hittil i år budsjett Kommentarer Hoved , ,79 Pluss medlemsavg kr. Anlegg Store inntekter ikke kommet inn enda , ,03 Vinterdrift Bjølsen kunstgress ført her. Innebandy Pluss tr.avg kr kr skal , ,57 overføres Sveiva for NM. Fotball Pluss tr.avg kr. De fleste inntekter/ , ,29 utgifter Norway- cup er tatt med. Parkeringspenger fra NC ( kr) skal overføres landhockey. Fotball senior herrer 0 Pluss tr.avg kr. Pluss overganger , , kr Dugnadsavgift er så vidt fakturert. Bandy Treningsavgift fakturert i midten av november. Landhockey Pluss tr.avg kr. Stor underskudd , ,05 pga E- cup. Dugnad Norway cup kommer Q4. Stort problem å få inn tr.avg. Sykkel Pluss tr.avg 8200 kr. Pluss salg utstyr , , kr. Bryting Pluss tr.avg kr , ,72 Sliter med å få inn tr.avg. Har kjøpt brytematter for kr, som ikke er kostnadsført enda. Allidrett , ,77 Pluss tr.avg kr. Venner i Pluss tr.avg kr , ,65 aktivitet Ang. DLs styringsmyndighet: DL sliter med å få inn protokollene fra avdelingenes styremøter og dette vanskeliggjør effektiv kommunikasjon og oppfølging. Sak 41/2014 Ang. å øke inntektene: Følgende tiltak er igangsatt siden forrige styremøte: Salget av Enjoy Bonusguiden er igangsatt. Det er engasjert en tilskuddskoordinator fom Regnskapsrapport regnskapsfører tom Skyggeregnskap DL tom Status medlems- og treningsavgift tredje kvartal 2014 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 4/2014 sak nr. 35: Styret tar gjennomgangen til orientering. DL og Einar skal igangsette tiltak overfor de medlemmene som ikke har klart overgangen til min idrett. Det utnevnes styrekontakter for de avdelingene som trenger ekstra oppfølging:

3 Jørgen Landhockey Finn bryting Hege fotball Sverre innebandy Vedlagt ligger oversikt over status på medlems- og treningsavgift for 3. kvartal 2014, under er det viktigste oppsummert. Status medlems- og treningsavgift 3. kvartal 2014 (klubbadmin): Fakturert Betalt Ubetalt Q Q Q Alle avdelinger har nå fått tilsendt faktura for treningsavgift for Innebandy, fotball, bryting og landhockey sliter med å få inn penger og må ta tak i situasjonen. DL vil anbefale hovedstyret å igangsette tiltak for å hjelpe de medlemmene som trenger det med å komme i gang med min idrett Status medlems- og treningsavgift fra 2013 og tidligere (medlemsnett): Utestående beløp Antall medlemmer Q Q Q Sak 42/2014 Det er en liten framgang fra 2. kvartal. Framgangen skyldes i stor grad nedleggelse av elitelaget for herrer i innebandy, og at vi har fått god kontroll på våre overgangsrutiner i alle idretter. Status medlems- og treningsavgift Q Status strategiarbeid tredje kvartal 2014 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 3/2014 sak 27: Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2014 vedtas. Status på planen gjennomgås på hvert styremøte Oppfølgingsskjema med status ligger vedlagt. Det som er markert i gult er nye ting som har skjedd som DL har lagt inn. Styret bes gå gjennom skjemaet for å diskutere veien videre på de ulike strategiene. Styrets skjema for strategioppfølging 2014 Sak 43/2014 Omorganisering av Sagene IF På styreseminaret i august 2014 ble det lagt fram og diskutert et forslag til omorganisering av Sagene IF. Forslaget gikk i hovedtrekk ut på: 1) Å kun ha et styre i klubben med representanter fra alle avdelingene, 2) At avdelingene blir arbeidsutvalg med delegert myndighet til å organisere sin aktivitet fra hovedstyret. Følgende ble besluttet: Forslaget skal kvalitetssikres av OIK, det skal sendes på høring i alle avdelinger, og endelig avgjørelse skal tar på hovedlagets årsmøte i Status: Forslaget har nå vært gjennom to runder hos Oslo idrettskrets, og det er justert iht deres tilbakemeldinger (ligger vedlagt). Forslaget er sendt på høring i avdelingene med frist for tilbakemelding 10. Januar

4 2015. Hovedstyret bes gjennomgå forslaget og komme med sine innspill. Sak 44/2014 Sagene IF Forslag omorganisering Budsjett Sagene IF 2014 Det er laget et første utkast til budsjett for Sagene IF for 2015, ligger vedlagt. Utkastet er laget på bakgrunn av: Regnskap og budsjett Avdelingenes innleverte budsjetter. Hovedstyrets strategi og filosofi. Avdelingene hadde first 8. desember med å levere inn sine budsjettønsker. Alle avdelinger har levert, bortsett fra landhockey. Dette er et første utkast til budsjett, endelig budsjett vil foreligge på årsmøtet Utkast budsjett Sagene IF 2015 Forslag til budsjett for Sagene IF 2015 vedtas. Sak 45/2014 Allidretten i Sagene IF veien videre? Allidrettsleder Marthe G. Bråthen kommer på møtt for å informere status og diskutere veien videre. Hun vil ta opp følgende punkter: 1. Statusrapport Hvor vil Sagene IF med allidretten? 3. Allidrettsgrupper på søndager i forbindelse med kvinnetrening? 4. Avdelingene i Sagene IF mer aktivt inn i allidretten - synkroniserte årshjul? Sak 46/2014 L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Anlegg Voldsløkka landhockey/ kunstis/ klubbhus (politisk arbeid ifm Oslo- budsjettet 2015) Bjølsen kunstgress (rehabilitering, vinterdrift) Voldsløkka garderober (driftstilskudd fom 2015, hærverk) Voldsløkka kunstis/ grus (status islegging) Bjølsenhallen (Ombygging, brytematter på plass, ny driftsavtale, pante- ordning) Bjølsenparken (oppussing, finne midler til kunstgress) 2. Ny aktivitet: Sagene IF, Frisklivsentralen og Bydel Sagene har dametrim i kampsportrommet i Bjølsenhallen søndager kl Ung- Metro og Sagene IF har åpen hall for ungdommer i Bjølsenhallen hver fredag ettermiddag kl Samarbeid med Nordpolen skole: Aktivitetsdag klasse, innebandyskole AKS, aktivitetsdag for 5. klasse. Oppstart av rugbyavdeling (Status) 3. Engasjert tilskuddskoordinator Engasjert Terje Unnerud som tilskuddskoordinator (avtale ligger vedlagt, signeres ila uka). Samarbeid Sagene IF og Fighter kickboxing bidrar med kr hver. Mål: Dra inn penger til felles prosjekter og egne prosjekter. 4. Storbyarbeid

5 Rapport for høsten 2014 skal sendes inn 12. Desember Mangler info fra avdelingene. Søknad for 2015 skal sendes inn 12. Desember Hvilke prosjekter skal vi søke på? 5. Venner i aktivitet Prosjektet er tildelt kr fra Extrastiftelsen for 2015 (siste prosjektår). Sagene IF og bydel Sagene har signert ny samarbeidsavtale for prosjektet for Det er skrevet nye kontrakter med alle instruktørene for Antall deltakerne nærmer seg nå 20 stk. 6. Store arrangementer Er gjennomført: Meny- cup innebandy, Sagene- dagen fotball, Minirunde innebandy Kommer: 7. Tildeling av midler: Extrastiftelsen: kr til Venner i aktivitet LAM: kr for Oppdragsavtale tilskuddskoordinator. Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret våren 2015 (se Sagene Ifs årshjul her) Hovedstyremøte nr. 1: Hovedstyremøte nr. 2: Hovedstyremøte nr. 3: Årsmøte: