INNKALLING HOVEDSTYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING HOVEDSTYREMØTE Møte: Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 02/2015 Onsdag 18. mars 2015 kl. 18 Møterommet i Bjølsenhallen Både hovedstyrets medlemmer og avdelingslederne innkalles til hele møtet. Finn- Ulrik Berntsen SAKSLISTE Sak 9/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr Innkallingen godkjennes uten endringer. Sak 10/2015 Godkjenning av referat møte 1/2015 Leder informerer Referat møte 05/2014 Referatet godkjennes uten anmerkninger Sak 11/2015 Regnskapsrapport tom fjerde kvartal 2014 Møte nr. 5/2014 sak nr.?: Styret tar gjennomgangen til orientering Regnskapsrapport 4. kvartal 2014: Vedlagt ligger: Regnskapsrapport pr Samlet for Sagene IF Regnskapsrapport pr pr avdeling Regnskapsrapport pr resultat med beregnet avskrivning Hovedtall Sagene IF samlet: Budsjett 2014 Regnskap hittil i år Avvik budsjett Driftsinntekter , ,89 Sum driftskostnader , ,35 Overskudd/underskudd , ,54 DLs kommentarer: Resultat pr 31. desember viser et overskudd/ underskudd på kr Resultatet er ikke medberegnet en del åpne poster, inntekter/ utgifter kommet i jan/ mars 2014 som skal føres på 2015, avskrivninger og varelager. Vedlagt ligger en rapport fra regnskapsfører som viser resultat etter at åpne poster og avskrivninger er tatt med. Det viser et overskudd på i overkant av k Det er gjort en fordeling av midler på avdelingene, se vedlagte oversikt. Fordelingen er gjort på bakgrunn av medlemstall, dugnadsinnsats og innvilgede søknadsbeløp. For 2014 dekker leieinntektene for Voldsløkka garderober opp underskuddet for vinterdriften på Bjølsen kunstgress. Siden det er fotballavdelingen som har all dugnad ifm Voldsløkka, så er det derfor ikke gjort noe interne overføringer mellom avdelingene fotball og anlegg for å dekke opp vinterdriftstapet. Vi har i hele 2014 slitt med å få ut OCR- rapporter for medlems- og treningsavgift fra

2 klubbadmin som stemmer overens med det som har gått inn i banken. Dette er nå avklart og inntektene for medlems- og treningsavgifter skal være riktig i vedlagte regnskapsrapport. Hovedtall avdelingene: Avdeling Budsjett Regnskap Avvik DLs 2014 hittil i år budsjett Kommentarer Hoved , ,72 Anlegg , ,33 Store inntekter kom inn i jan- feb 2015 og er ikke ført enda. Innebandy , ,51 Inkludert NM En del inntekter og utgifter kommet i jan- feb 2015 ikke ført enda. Fotball , ,09 Inkludert Norway cup. Parkeringspenger fra NC ( kr) skal overføres landhockey. Fotball senior Noe dugnadsavgift kommet inn i jan- feb , ,46 herrer 2015 er ikke ført enda. Bandy , ,16 Stort overskudd pga mye tilskudd og lite aktivitet. Dugnad NC ( kr) ikke ført enda. Landhockey , ,65 Stort problem å få inn tr.avg. Brukt mye penger på tull. Sykkel , ,36 Bryting , ,06 Sliter med å få inn tr.avg. Har kjøpt brytematter for kr, som ikke er kostnadsført enda, da avskrivning over flere år skal avklares med brytestyret. Allidrett , ,93 Går i stor pluss pga fikk fattigdomsmidler til sommerskole ( kr) og sterkt økning i antall barn. Venner i Går i stor pluss pga få barn og stort , ,62 aktivitet tilskudd fra Extrastiftelsen. sforslag Sak 12/2015 Regnskapsrapport pr samlet for Sagene IF. Regnskapsrapport pr pr avdeling Regnskapsrapport pr resultat med beregnet avskrivninger Fordeling på avdelingene 2014 Status medlems- og treningsavgift pr. 17. mars 2015 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 1/2015 sak nr. 3: Styret tar gjennomgangen til orientering. Det skal ikke brukes mer tid på å få inn utestående beløp fra 2013 og tidligere, men opplysningene skal arkiveres slik at en kan avvise eventuelle overganger for spillere med utestående Vedlagt ligger oversikt over status på medlems- og treningsavgift for pr. 17. mars 2015, under er det viktigste oppsummert. Status medlems- og treningsavgift 17. mars 2015 (klubbadmin): Fakturert Betalt Ubetalt Q Q Q Q /

3 DLs kommentarer: Oversikten er bare for medlems- og treningsavgifter for Innebandy, fotball, bryting og landhockey sliter med å få inn penger og må ta tak i situasjonen. Status medlems- og treningsavgift fra 2013 og tidligere (medlemsnett): Utestående beløp Antall medlemmer Q Q Q Q / DLs kommentarer: Det er ingen endringer fra 4. Kvartal DL er prosessen med å avvikle medlemsnett og lagre opplysningene i excel. Dette tar noe tid fordi vi må få på plass et nytt fakturasystem først, da medlemsnett pt er vårt fakturasystem for alt annet enn det vi fakturerer medlemmene. Status fakturering av medlems- og treningsavgifter 2015: Faktura for medlemsavgift ble sendt ut til alle medlemmene 16. mars. Dette med unntak av fotballavdelingen, der svært mange nye medlemmer og lag har forsinket prosessen med å få korrekte medlemslister i klubbadmin. I år får alle avdelingsledere/ lagledere alle fakturaene til spillerne på sitt lag tilsendt på epost i en samlet pdf- fil. Dette gjør at de både kan levere ut regningene i hånda på spillerne på trening og sende ut til den enkelte på epost, hvis behov for dette. Faktura for treningsavgifter sendes fortløpende iht årsmøtevedtak i avdelingene og da rett i forkant av sesongstart i den enkelte idrett. Vi følger samme rutiner her. Landhockey har i sitt budsjett at de ikke skal ha noe treningsavgift i DL ber hovedstyret vurdere dette opp mot deres regnskapsresultat for Fotball senior herrer vil i 2015 avvikle sin ordning med dugnadsavgift, da dette iht idrettens lover ikke er tillatt. Dugnadsavgiften gjøres isteden om til en del av treningsavgiften der en gid mulighet til å jobbe dugnad for halvparten. Sak 13/2015 Status medlems- og treningsavgift pr. 17. mars 2015 Styret tar gjennomgangen til orientering. Status strategiarbeid Tidligere styrevedtak: Møte nr. 3/2014 sak 27: Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2014 vedtas. Status på planen gjennomgås på hvert styremøte Utkast rapport strategi 2014: Endelig resultat på strategiarbeidet skal legges fram for årsmøtet ifm årsberetningen. Utkast til endelig strategiskjema/rapport ligger vedlagt. Styret bes gå gjennom å vedta ferdig rapport til årsberetningen for Utkast strategi 2015: På årsmøtet skal styret legge fram et forslag til strategi for Leder har laget et forslag, det ligger vedlagt. Styret bes gå gjennom å vedta endelig forslag til strategi til årsmøtet. Rapport strategi 2014 Utkast strategi 2015 Strategirapport 2014 vedtas og inkluderes i årsberetningen for Strategi for 2015 vedtas og legges fram som forslag på årsmøtet. Sak 14/2015 Budsjett Sagene IF 2014

4 Møte nr sak 44: Forslag til budsjett for Sagene IF 2015 vedtas. Daglig leder følger opp budsjettarbeidet med landhockey Styret vedtok et første utkast til budsjett for 2015 på siste styremøtet i Det var laget på bakgrunn av regnskap og budsjett for 2014, avdelingenes innleverte budsjetter og hovedstyrets strategi og filosofi. Dette har vært DLs og avdelingenes arbeidsverktøyså langt i Det skal vedtas et endelig budsjett for 2015 på årsmøtet, utkast ligger vedlagt. Dette utkastet er revidert på bakgrunn av: Årsregnskapet for 2014 er nær ferdig og DL har justert i tråd med resultatene her. Landhockey har hatt en intern budsjettprosess og har nå levert sitt budsjett for Fotball har justert sitt budsjett ift en kraftig og uventet vekst i antall medlemmer og lag, de har også lagt inn lagskasser. Innebandy har justert sitt budsjett noe ift at de har lagt ned sitt elitelag for herrer. : Sak 15/2014 Styret bes gjennomgå forslaget og vedta endelig budsjett for fremleggelse på årsmøtet. Utkast budsjett Sagene IF 2015 Forslag til budsjett for 2015 vedtas og legges fram for årsmøtet. Utbyggingen av Voldsløkka Møte nr sak nr. 6: DL og ISU- leder fortsetter å lede arbeidet med utbyggingen av Voldsløkka for styret. Arbeidet skal fokuseres på følgende: Å få tak i nødvendig informasjon om veien videre fra bymiljøetaten. Å opprettholde de vedtatte bevilgningene også i revidert budsjett som vedtas ila våren. Å jobbe for at skatehall, landhockey/ kunstis og klubbhus legges inn i en felles entreprise. Å planlegge og gjennomføre en offisiell åpning av Bjølsen kunstgress iht opprinnelig plan. Å foreslå en et punkt om klubbens mål for resten av Voldsløkka i forslaget til strategi som vedtas av årsmøtet 2015 Saken kjapt oppsummert: Bystyret vedtok sent i desember 2014 et budsjett der landhockey/ kunstis/ klubbhus på Voldsløkka er inne med 15 mil kr i 2015 og 65 mil kr i Dette kommer i tillegg til at skatehall også ligger inne ferdigfinansiert i I følge idrettskretsen så må anlegget detaljprosjekteres før en er klar til byggestart (for eksempel må det avklares hva det faktisk kommer til å koste). Det er viktig at Sagene IF holder trykket oppe fram mot prosessen omkring revidert budsjett, slik at det hele ikke renner ut i sanden. Hva har skjedd siden sist: Hatt møte med Bjørn Johansson i Bymiljøetaten fredag 6. mars, vedrørende forprosjekt/ behovsplan for anlegget som er under utarbeidelse og skal sendes til politisk behandling før påske. Sendt ut invitasjon til informasjonsmøte i garderobeanlegget til alle bydelspolitikerne, dette med tanke på de enkelte partienes egne og interne prosesser inn mot revidert Oslo- budsjett. Det er lagt inn forslag til videre vei for Sagene Ifs arbeid med utbyggingen i forslaget til strategi for Styret må diskutere følgende: I tråd med reguleringsplanen ser det ut til at aktivitetsflaten prioriteres og at klubbhuset utsettes. Hva gjør vi med dette? Det er noe uklart for DL og HS om bandyforbundets strategi og argumenter er i tråd og på linje med våre i saken. Hva gjør vi med dette?

5 Vi har planlagt en markering/ arrangement ifm åpning av Bjølsen kunstgress i vår. DL og HS klarer ikke å planlegge og gjennomføre hele dette alene. Kan flere fra hovedstyret hjelpe til? Sak 16/2015 L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Ansettelse av ny allidrettsleder Marthe G. Bråthen har sagt opp sin stilling som allidrettsleder fom 1. april Det er nå gjennomført en ansettelsesprosess (utlysning, 5 søkere, 5 intervjuer) Stig Færø- Landlie ble ansatt som ny allidrettsleder fom 1. Mars Marthe skal jobbe ut mars og bruker den siste måneden på opplæring av Stig. Marthe kommer på styremøtet for å si hade, og Stig kommer for å hilse på. 2. Innkalling til årsmøtet. DL har utarbeidet en innkalling til årsmøtet som ligger vedlagt. Den skal sendes ut/ publiseres en måned før årsmøtet, dvs at rett etter styremøtet. Vi er i forhandlinger om leie av lokaler på Ullevål stadion, og regner med å ha avtale i boks ila kommende uke. 3. Representasjon Årsmøte Oslo fotballkrets Ting Norges Fotballforbund Daglig ledersamling Oslo idrettskrets Sosio- kulturell aften i bydel Sagene 4. Anlegg Bjølsen kunstgress (regnskap vinterdrift, tildeling av treningstider, skilt) Voldsløkka garderober (regnskap, renhold, vaktliste, nøkler) Voldsløkka kunstis/ grus (status islegging, kartlegging fa NFF) Bjølsenhallen (regnskap, ombygging, brytematter, pant) Bjølsenparken (drift sesongen 2015?, oppussing) 5. Nye rutiner for politiattest Søknad om politiattester skal nå skje elektronisk. Info og oppskrift er lagt ut på sageneif.no. 6. Ny aktivitet: Besøk av Klasse fra Nordpolen skole 3. mars. Sommerpatruljen 2015 Samarbeid om treningskontaktordningen med bydel Sagene. Møte med Oslo Lacross klubb 7. Søknader om midler 2015: Oslo idrettskrets: Storbymidler 2015 Bydel Sagene: utestående medlems- og treningsavgifter 2014, frivillighetsmidler Oslo kommune: Tilskudd til administrasjon, funksjonshemmede og dametrim. Tilskuddskoordinator: Sparebankstiftelsen etter skoletid ordning i hallen IKEA- fondet ombygging av hallen Ecbos legat åpen hall prosjekter Tubfrim måneskinnscup Innkalling årsmøtet Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret våren 2015 (se Sagene Ifs årshjul her) Hovedstyremøte nr. 3: 8. April kl. 18 i Bjølsenhallen (alle må møte, diverse ting skal signeres). Årsmøte: 18. april (avdelingenes årsmøter og hovedlagets årsmøte avholdes samme dag på samme sted)