Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF Det innkalles med dette til årsmøte i Haugsbygd IF. Årsmøtet holdes på Vang skole den 27. mars kl 1830 Dagsorden: 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling og saksliste 3. Velge ordstyrer, sekretær, 2 representanter til å underskrive protokollen 4. Behandle årsmelding Behandle revidert regnskap 6. Fastsette medlemskontigent 2014 (foreslås uendret) 7. Vedta budsjett 8. Behandle innkomne saker 9. Behandle organisasjonsplan for idrettslaget 10. Valg Leder, nestleder, styremedl Repr Ringerike Idrettsråd Revisorer Bekrefte valg gruppestyrer Valgkomite Øystein Olsen Leder HIF Vedlagt innkallingen følger: - Årsmelding Regnskap 2013 Innkallingen har ikke vedlagt: - Budsjett (legges fram i møtet) - Organisasjonsplan (ferdigstilles til møtet)

2 Årsmelding Haugsbygd IF Generelt om aktiviteten Aktiviteten i Haugsbygd IF drives i de 3 gruppene fotball, håndball og ski. På alderstrinnene opp til 12 år legges det ikke opp til spesialisering og en tilstreber at utøverne driver forskjellig idrett sommer og vinter. Idrettslaget er opptatt av at dette gjøres i dialog med foreldregruppene på de enkelte aldersnivåene. HIF har svært god breddeaktivitet i de yngre årsklassene og det er der grunnlaget legges for gode opplevelser med fysisk aktivitet og idrettsglede. Nettopp gode opplevelser og mestring i et godt sosialt miljø er bærebjelken i Haugsbygd IF. Når vi lykkes med dette, ser vi også at lag og enkeltutøvere fortsetter med idrett inn i ungdomsperioden. Det er fortsatt breddeidrett som er målsettingen, men det legges også til rette for utvikling av talenter gjerne i samarbeid med det øvrige idrettsmiljøet i distriktet. Det er imponerende innsats fra foreldre og foresatte som gjør det mulig å ha et tilbud til så mange aktive barn og ungdom i Haugsbygd. Vi mener at ovenstående er hovedgrunnen til at fotballgruppen er en av klubbene i Buskerud med størst jenteandel, at det kommer skiløpere som hevder seg på krets og nasjonalt nivå og at det spirer godt i håndball. Sistnevnte gjennom bevisst samarbeid med andre klubber i og sågar på tvers av kommunegrensene. Styrets arbeid Styret har bestått av: Leder: Øystein Olsen ( ) Nestleder: Flemming Weber Jensen ( ) Kasserer: Tove Finsand ( ) Sekretær/vara politiattester: Åse Meier ( ) Styremedl/politiattester: Bjørn Harald Breili ( ) Styrerepresentant Håndball: Kjell-Eric Andersen ( ) Styrerepresentant Fotball: Henning Skøien ( ) Styrerepresentant Ski: Stig Rongved ( ) Det er avholdt 5 styremøter og i tillegg følges driften i gruppene opp gjennom arbeidsmøter og løpende dialog med gruppestyrene. Styret startet perioden med styresamling for hovedstyret og gruppestyrene der det ble klarlagt de mest sentrale utfordringene for perioden Det ble konkludert med at en perioden skulle fokusere på driften for å sikre at man i neste omgang kan satse på utvikling - spesielt på anleggssiden. Styret har derfor i perioden prioritert: - å få oversikt/innsikt i driftsutfordringer og legge til rette for gode og dokumenterbare rutiner

3 - etablere ny medlemsdatabase med knytning til økonomisystem og mulighet for fakturering fra systemet - etablere regnskapssystem som er likt i foreningen av hensyn til oversikt og robust kompetanse - opprettholde og videreutvikle fellesskapet i en forening med 3 særidretter -følge opp avtaler som juridisk er HIF sitt ansvar - inkludert avtaler som forvaltes av gruppene. Medlemsstatistikk Fra idrettsregistreringen som sendes inn elektronisk til Norges Idrettsforbund: medlemmer i HIF Kjønn Kvinner Menn Totaler Alder T K T M Total Medl STATISTIKK AKTIVE* I GRUPPENE: * trenere, lagledere, styre er inkludert Fotball Kvinner Menn Total År/alderstr Håndball Kvinner Menn Total År/alderstr Ski Kvinner Menn Total År/alderstr

4 Økonomi Regnskapet er gjort opp og viser et underskudd på kr ,01. Revisorene hadde ingen kommentarer til regnskapet. Underskuddet skyldes i hovedsak overføring av penger til Ringerike kommune vedr kunstgressbanen. HIF har mottatt lokale aktivitetsmidler (LAM) med kr ,- og mva-kompensasjon med kr ,-. Dette er fordelt til gruppene i desember. Medlemskontingent er fakturert for både 2012 og 2013 i løpet av året. HIF har ikke mottatt sponsormidler fra Sparebank 1 Ringerike Hadeland i Dette beror på en misforståelse og vil bli tatt tak i. Samlet sett har alle grupper til sammen bankinnskudd på kr ,27 pr Med andre ord en sunn økonomi pr i dag. Det vises for øvrig til eget punkt på dagsorden om gjennomgang av årsregnskap. Politiattester Det er i 2013 foretatt en gjennomgang av status og at HIF har tilfredsstillende organisering og system for ivaretakelse av dette i henhold til lovverket. Frivillighetsregisteret HIF er innmeldt og mottar grasrotmidler fra Norsk Tipping. Krav til oppdateringer og korrekt informasjon i Brønnøysund er fulgt opp. Støttespillere HIF har god kommunikasjon med Ringerike Idrettsråd og Buskerud idrettskrets. Det er i perioden opprettholdt kontakt og dialog med Ringerike Kommune spesielt vedrørende garantibefaring på kunstgressanlegget og videreutvikling av driftsavtalen. Vang skole og Haugsbygd ungdomsskole er solide støttespillere i forbindelse med tilrettelegging av aktiviteten.

5 Noen utfordringer - HIF har både store og små utfordringer som bør følges opp slik at inspirasjonen og entusiasmen vi opplever blant foreldrene opprettholdes. - Det arbeides fortsatt med dokumentasjon rundt drift og sportslig grunnlag. Gjennom dette forbedres oppmerksomheten rundt mottak nye medlemmer og det sosiale rundt idretten som bidrar til å forebygge frafall ved overgang fra barn til ungdom (12-13 års alder). - Det er sterkt ønskelig å gjenoppta allaktivitetstilbudet Barneidretten. - Kostnader og rutiner knyttet til nåværende drift av de anlegg som idrettslaget forvalter er også essensielt for den videre utviklingen av fasiliteter til aktiviteten. - Foreningen må i løpet av våren/sommeren 2014 bestemme hvilke anlegg man skal kraftsamle om å utvikle. Haugsbygd 20. mars Øystein Olsen, leder HIF

6

7

8

9