Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF Det innkalles til årsmøte i Haugsbygd IF. Årsmøtet holdes på Vang skole den 9. april kl 1830 Dagsorden: 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling og saksliste 3. Velge ordstyrer, sekretær, 2 representanter til å underskrive protokollen 4. Behandle årsmelding Behandle revidert regnskap for Fastsette medlemskontigent 2014 (foreslås uendret) 7. Vedta budsjett 8. Behandle innkomne saker 9. Behandle organisasjonsplan for idrettslaget 10. Valg Leder, nestleder, styremedl Repr Ringerike Idrettsråd Revisorer Bekrefte valg gruppestyrer Valgkomite Øystein Olsen Leder HIF Vedlagt innkallingen følger: - Årsmelding Regnskap 2014 Innkallingen har ikke vedlagt: - Budsjett (legges fram i møtet) - Organisasjonsplan (ferdigstilles til møtet)

2 Årsmelding Haugsbygd IF Generelt om aktiviteten Aktiviteten i Haugsbygd IF drives i de 3 gruppene fotball, håndball og ski. Detaljer om denne aktiviteten framgår av gruppenes åremeldinger. På alderstrinnene opp til 12 år legges det ikke opp til spesialisering og en oppfordrer til at utøverne driver forskjellig idrett sommer og vinter. Idrettslaget er opptatt av at dette gjøres i dialog med foreldregruppene på de enkelte aldersnivåene. HIF har svært god breddeaktivitet i de yngre årsklassene og det er der grunnlaget legges for gode opplevelser med fysisk aktivitet og idrettsglede. Nettopp gode opplevelser og mestring i et godt sosialt miljø er bærebjelken i Haugsbygd IF. Når vi lykkes med dette, ser vi også at lag og enkeltutøvere fortsetter med idrett inn i ungdomsperioden. For ungdom er det fortsatt breddeidrett som er målsettingen, men det legges også til rette for utvikling av talenter gjerne i samarbeid med det øvrige idrettsmiljøet i distriktet. Det er imponerende innsats fra foreldre og foresatte som gjør det mulig å ha et tilbud til så mange aktive barn og ungdom i Haugsbygd. Vi mener at ovenstående er hovedgrunnen til at fotballgruppen er en av klubbene i Buskerud med størst jenteandel, at det kommer skiløpere som senere hevder seg på krets og nasjonalt nivå og at det spirer godt i håndball. Sistnevnte gjennom bevisst samarbeid med andre klubber i og sågar på tvers av kommunegrensene. Styrets arbeid Styret har bestått av: Leder: Øystein Olsen ( ) Nestleder: Flemming Weber Jensen ( ) Kasserer: Tove Finsand ( ) Sekretær/vara politiattester: Åse Meier ( ) Styremedl/politiattester: Bjørn Harald Breili ( ) Styrerepresentant Håndball: Kjell-Eric Andersen ( ) Styrerepresentant Fotball: Henning Skøien ( ) Styrerepresentant Ski: Dagfinn Augdal ( ) Det er avholdt 4 styremøter og i tillegg følges driften i gruppene opp gjennom arbeidsmøter og løpende dialog med gruppestyrene. 3 arbeidsmøter med leder, nestleder og gruppelederne rundt forarbeid til anleggsutvikling for foreningen og i Haugsbygd som sådan. Det er i perioden lagt grunnlag for å jobbe mer med utvikling i tiden som kommer. Dette følger av at driften er oversiktlig og forutsigbar.

3 Styret prioriterte arbeid: - å få oversikt/innsikt i driftsutfordringer og legge til rette for gode og dokumenterbare rutiner - utnytte ny medlemsdatabase med knytning til økonomisystem og fakturering fra systemet - følge opp at det etablerte regnskapssystemet fungerer tilfredsstillende - opprettholde og videreutvikle fellesskapet i en forening med 3 særidretter - følge opp avtaler som juridisk er HIF sitt ansvar - inkludert avtaler som gruppene forvalter. - det er lagt ned et betydelig arbeid i forberedelse for anleggsutvikling i Haugsbygd. Medlemsstatistikk Fra idrettsregistreringen som sendes inn elektronisk til Norges Idrettsforbund: medlemmer i HIF Kjønn Kvinner Menn Totaler Alder T K T M Total Medl STATISTIKK AKTIVE* I GRUPPENE: * trenere, lagledere, styre er inkludert Fotball Kvinner Menn Total År/alderstr Håndball Kvinner Menn Total År/alderstr Ski Kvinner Menn Total År/alderstr

4 Økonomi Regnskapet er gjort opp og viser et positivt driftsresultat på kr etter finansinntekter. Revisorene hadde ingen kommentarer til regnskapet. HIF har mottatt lokale aktivitetsmidler (LAM) og mva-kompensasjon til sammen kr Dette er i sin helhet fordelt til gruppene i desember. Medlemskontingent er fakturert og fulgt opp via medlemsbasen og med svært god effekt på innbetalingene. Alle har betalt kontingenten til foreningen. HIF har mottatt sponsormidler iht avtaler fra Sparebank 1 Ringerike Hadeland og Baker Narum i Samlet sett har alle grupper til sammen bankinnskudd på kr pr (kr ,27 pr ). Med andre ord har foreningen en sunn økonomi pr i dag. Det vises for øvrig til eget punkt på dagsorden om gjennomgang av årsregnskap. Politiattester Det er i 2014 foretatt oppdatering av status og for politiattester. HIF har tilfredsstillende organisering og system for ivaretakelse av dette i henhold til lovverket. Buskerud er blant fylkene som har gått over til elektronisk behandling av politiattester. Dette forenkler rutinen vesentlig. Frivillighetsregisteret HIF er innmeldt og mottar grasrotmidler fra Norsk Tipping. Krav til oppdateringer og korrekt informasjon i Brønnøysund er fulgt opp. Støttespillere HIF har god kommunikasjon med Ringerike Idrettsråd og Buskerud idrettskrets. Det er i perioden opprettholdt kontakt og dialog med Ringerike Kommune spesielt vedrørende garantibefaring på kunstgressanlegget og videreutvikling av driftsavtalen. Vang skole og Haugsbygd ungdomsskole er solide støttespillere i forbindelse med tilrettelegging av aktiviteten.

5 Noen utfordringer - HIF har både store og små utfordringer som bør følges opp slik at inspirasjonen og entusiasmen vi opplever blant foreldre/foresatte opprettholdes. - Det arbeides fortsatt med dokumentasjon rundt drift og sportslig grunnlag. Gjennom dette forbedres oppmerksomheten rundt mottak nye medlemmer og det sosiale rundt idretten som bidrar til å forebygge frafall ved overgang fra barn til ungdom (12-13 års alder). - Det er sterkt ønskelig å gjenoppta allaktivitetstilbudet Barneidretten. - Kostnader og rutiner knyttet til nåværende drift av de anlegg som idrettslaget forvalter er også essensielt for den videre utviklingen av fasiliteter til aktiviteten. Dette gjelder spesielt på kunstgressanlegget og Ringkollen skiarena. - Foreningen har lagt vekt på punktet om anleggsutvikling i organisasjonsplanen og lagt til rette for konkret arbeid med ferdigstilling av anlegg i tilknytning til kunstgresset. Videre at HIF kan følge opp Ringerike kommunes strategi for vekst i Haugsbygd. Et svært viktig element er oppfølging av foreningens innspill (aug 2013) til ny kommuneplan der vi har pekt på behovet for utvidelse av gymsalene på skoleanlegget. I praksis betyr det at det må bygges en flerbruks treningshall i Haugsbygd. Haugsbygd 9. april Øystein Olsen, leder HIF

6

7