REFERAT HOVEDSTYREMØTE

Transkript

1 REFERAT HOVEDSTYREMØTE Møte: Tid: Sted: Innkalles: Inviteres: Ikke møtt: 6/2013 Mandag 24. juni kl. 18 Møterommet Bjølsenhallen Einar Eriksen, Ingebjørg Skjelvik, Hege Sørlie, Jørgen Foss, Finn- Ulrik Berntsen, Raheel Raja, Helge Lundvold Styret i Lanhockeyavdelingen og opposisjonen i landhockeyavdelingen v/ Sundeep Singh Hege Sørlig, Finn- Ulrik Berntsen, Ingebjørg Skjelvik, Helge Lundvold SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr Innkallingen godkjennes uten anmerkninger Sak/2013 Godkjenning av referat møte 5/2013 Leder informerer Referat møte 5/ Referatet godkjennes uten anmerkninger Utfordringer i landhockeyavdelingen Hovedstyret ble på møte 5/2013 informert om en konflikt i Sagene IF landhockey. Det ble da besluttet at de to partene i konflikten inviteres til styremøte 6/2013 for å forsøke å finne en løsning på saken. Begge parter stiller på møtet, den første halvtimen av møtet settes av til saken. DL har forsøkt å oppsummere konflikten under for å gi styremedlemmene en viss innsikt før møtet, men antar at de to partene som kommer på møtet vil si sine meninger og versjoner om dette. Styret må beslutte hvilke grep som skal tas videre. Følgende løsning på situasjonen vedtas: Sagene IF lar de unge gå til Hauketo og starte en landhockeyavdeling der, slik at vi bidrar til å få flere landhockeyklubber. Spillerne må melde overgang på vanlig måte til Hauketo og spillere som ikke har gjort opp for seg i Sagene IF må betale før vi godkjenner overgangen. Hovedstyret stiller krav til landhockeyavdelingen om å gjennomføre godkjent årsmøte med hovedstyrets representant tilstede, og at DL skal være tilstede på gruppas styremøter fram til neste årsmøte. Hovedstyret stiller krav til landhockeyavdelingen om å få i gang en satsing på rekruttering, og ber dem legge fram en plan for dette på neste hovedstyremøte. Klubben skal legge til rette for landhockeyaktivitet på den nye/ brukte kunstgresset på Voldsløkka, samt gi avdelingen plass til å lagre tingene sine i klubbrommet.

2 Voldsløkka garderober Styremøte 3/2013 sak 28/2013: Sagene IF ønsker å ta over driften av Voldsløkka garderober på hverdager kveldstid, samt helge rog ferier fom oppstart av fotballsesongen 2013, gitt at BYM tar på seg ansvaret for store vedlikeholds- og reparasjonsoppgaver, samt at Sagene IF har muligheten til å søke om dugnadsbidrag for det arbeidet vi legger ned vedlikehold og reparasjon. DL igangsetter kontrakts- og overtakelsesprosessen med BYM så snart som mulig, samt forhandlinger med OBIK om en avtale for tilsyn av OBIK- hallen. Det skal ansettes tilsynsvakter fom medio august, disse skal ha ansvaret for garderobedriften på hverdagene. Fram til dette skal DL sørge for driften, sammen med de avdelingene som ønsker mer dugnadsarbeid Styret ble i møte nr. 3/2013 informert om at kommunen ikke kunne forhandle om en standardavtale, men at de likevel bekreftet skriftlig at de tar ansvar for store vedlikeholds oppgaver og at vi Sagene IF kan søke om dugnadsbidrag for det arbeidet vi legger ned ut over ren drift på løkka. DL var i møte med kommunen og OBIK 14. juni. 13 Her ble følgende avklart: Sagene IF tar offisielt over driften av garderobene 19. August. Vi blir da kommunens avtalepart for både dagtid, kveldstid, helger og ferier. OBIK tar ansvaret for driften på dagtid, samt for alt renhold, dette reguleres i en avtale mellom Sagene IF og OBIK. Sagene IF tar ansvaret for driften av garderobene på kveldstid, i helger og i ferier, inkludert vakthold for OBIK- hallen. Det skal monteres et nytt nøkkelsystem på garderobedøra og på OBIK- hall- døra, som skal sørge for at behovet for fysisk tilstedeværelse kan reduseres noe. OBIK og Sagene IF skal dele på disse kostnadene. I praksis betyr dette følgende: At OBIK vil måtte betale Sagene IF for vaktholdet i hallen. At OBIK ansetter Terje Bongard for å ta seg av dagtiddriften samt renholdet. At fotball, landhockey og bandy må dekke alle helgevaktene på frivillig basis. At Sagene IF må ansette 1-3 tilsynsvakter for å ta seg av driften på kveldstid på hverdager. Veien videre: Avtalen med kommunen er ferdigforhandlet og klar til signering. Den ligger vedlagt. DL har bedt kommunen om noen skriftlige avklaringer på epost. De ligger vedlagt. Stein Aker skal lage et utkast til avtale mellom OBIK og Sagene IF. Prosessen med å hente inn tilbud på nyttnøkkelsystem er igangsettes. DL må sette opp og sende ut vaktliste og vaktinnstruks til fotball, landhockey og bandy ila sommeren. DL må igangsette ansettelsesprosess for tilsynsvakter. Styret bes diskutere følgende: Kan DL forhandle med OBIK om en avtale med utgangspunkt i vedlagte regnestykke/ rammer? Hva tenkes omkring hvilke typer vi ønsker oss som tilsynsvakter, ansettelsesform, stillingsomfang, stillingsinstruks, lønn? Leiekontrakt for Voldsløkka garderober Mailsamtale DL BYM ang Voldsløkka garderober Regnestykke Voldsløkka garderober Sagene IF tar over driften av Voldsløkka garderober fom 19. August DL forhandler med OBIK om en samarbeidsavtale, og igangsetter ansettelsesprosess for tilsynsvakter iht foreslåtte rammer.

3 Søknad om grønne midler? Bydel Sagene har utlyst Grønne midler DL mene Sagene IF bør søke om midler for å gjøre miljøet på Voldsløkka mer trivelig for våre medlemmer samt folk og fe i bydelen. Retninglinjene for midlene ligger vedlagt. Søknadsfrist er 15. september. Bydelen har lagt ut info her: sagene.oslo.kommune.no/kultur_og_narmiljo/gronne_midler/ Styret bes diskutere følgende? Skal vi søke? Hvilke konkrete tiltak skal vi søke på? Retningslinjer for Grønne midler Sagene IF skal søke om grønne midler fra bydel Sagene til tiltak for å gjøre Voldsløkka til et bedre sted å være for våre medlemmer og for bydelens befolkning. DL skal utforme søknaden sammen med fotball,- bandy.- og landhockeystyret. Sak/2013 Hovedstyrets representasjon høsten 2013 Styremøte 5/2013 sak 39/2013: DL lager forslag til representasjonsplan til neste styremøte Dl har laget forslag til representasjonsplan for høsten Den ligger vedlagt. Planen er laget ut fra: At styret skal være tilstede på minst et arrangement I alle idrettene. At styret er representert på arrangementer både for barn, ungdom og voksne. At styret er representert på arrangementer bade for bredde og elite. At alle styremedlemmene skal delta I representasjonsarbeidet. Styrets representasjonsplan høsten 2013 Forslaget til styrets representasjonsplan høsten 2013 vedtas. Sak 41/2013 Status anleggsprosesser DL orienterer styret om status på alt som har med anlegg å gjøre: 1. Voldsløkka landhockey/ kunstis/ klubbhus Se side opprettet om kampen for Voldsløkka på våre nettsider her: - title_ Mye medieoppmerksomhet den siste tiden. Reguleringsplanen enda ikke sendt til politisk behandling. 2. Bjølsen kunstgress Status på dugnad: Rensing gjennomført, innbytterbenker ferdig. Vi har klaget til kretsen på at det går så mange kamper der at vi nesten ikke får treningstider på banen. 3. Voldsløkka kunstgress Tilrettelegging for landhockeyaktivitet igangsatt. Utstyrsboder ferdigstilt. 4. Bjølsenhallen Hallen er nå stengt for sommeren, og er kun åpen for våre egne lag og leietakere.

4 Vi har stilt spørsmål til kommunen om den dårlige handicap- tilpasningen, og bedt handikapforbundet om råd i saken. 5. Bjølsenparken Bydelen planlegger oppussing av parken, og har finansiering til alt bortsett fra kunstgressflaten. Vi har bedt bydelen sende dine planer, slik at vi kan vurdere om vi kan søke midler fra et eller annet sted til dette (sparebankstiftelser e.l). Status strategiarbeid 2013 Møte 5/2013 sak 40/2013: Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2013 vedtas. Planen gjennomgås på hvert styremøte Styret bes ta en statusgjennomgang av vedlagte oppfølgingsplan. Oppfølgingsplan strategi 2013 Diverse orienteringssaker fra DL DL orienterer om følgende saker: 1. Ferie DL DL avvikler ferie til følgende tider avtalt med EE i sommer: Fom 26. juni tom 10. juli. Fom 21. august tom 4. september. 2. Regnskap Pga sykdom har vi ikke lyktes i å få ferdig en regnskapsrapport til dette styremøte. DL vurderer det som lite problematisk, all den tid hennes skyggeregnskap viser at all aktivitet hittil foregår iht budsjettet og det ikke er noen problemer knyttet til likviditet. Hovedtyngden av klubbens økonomiske aktivitet foregår på høsten, i første rekke fordi innebandy har den største økonomien og de starter sin sesong da. Regnskapsrapport vil da foreligge på hovedstyrets første møte til høsten. 3. Oppsummering av styreseminaret 8. Juni Se for referat. 4. Ny nettside og Facebookside i drift Se og facebook.com/sageneif Avdelingene er bedt om å finne og vedta egne web- sjefer som kan fylle egne sider. Vi må gjøre Facebooksiden mer kjent og få flere likes. 5. Storbyarbeid 2013 Første halvår er gjennomført og rapport er sendt Oslo Idrettskrets. Åpne og gratis skoler kjøres i gang andre uka av september for alle nye førsteklassinger. Se her for mer info: 6. Venner i aktivitet Sagene IF og bydel Sagene startet våren 2012 opp en allidrettsgruppe for barn og ungdom med spesielle behov, kalt venner i aktivitet (VIA). Sagene IF fikk kr av Exstrastiftelsen for 2013 til gruppa. Magnus Breistein og Pia Tveterås ble ansatt for å

5 drive gruppa, som pt teller 12 barn som trener på Nordpolen skole mandager kl Det er også søkt Exstrastiftelsen om en forlengelse av prosjektet på 2 år. Gruppa deltok også på sin første konkurranse (Løvelekene) i vår. VIA har også fått ut info på nett, se her: 7. Fotballavdelingen skal være medarrangør av Norway cup Se her for informasjon: Vi får svært sen beskjed av NC og det er noe bekymring knyttet til vaktlisten. 8. Forhandling om ny utstyrsavtale for Sagene IF fom 2013 Vår utstyrsavtale med Torshov sport går ut Vi er ikke fornøyd med Torshov sport som leverandør, dette vil bli formidlet dem på møte 25. juni, her vil de dog av høflighetsgrunner bli bedt om å komme med et tilbud til en eventuell ny avtale. DL vil gå i gang med å forhandle med alternative leverandører ila høsten. 9. Ny Bingoavtale med ny Bingohall på Sandaker senter Vi har inngått ny bingoavtale med Max Bingo på Sandaker. I midten av juni åpnet de helt ny bingohall i Sandakersenteret. De virker som en langt proffere aktør enn vår forrige avtalepart som både gikk konkurs, unnlot å utbetale oss våre penger og sluttet å svare på telefonen. Se her for mer info/ inntrykk: bingo- åpner- avdeling- i- oslo Vedtaksforslag 10. Innfasing av nytt medlemsregistreringssystem i hele Norsk idrett DL orienterer om at NIF vil begynne innfasingen av det nye systemet fom høsten Les mer her: Hvis systemet fungerer vil dette bli en nye og vakrere hverdag for alle i norsk idrett. Omleggingen vil imidlertid bli en betydelig utfordring for klubben pga en noe komplisert prosess knyttet til førstegangs registrering hvert enkelt medlem må gjøre. Hvis vi ikke planlegger omleggingen skikkelig, vil vi miste mange medlemmer og dergjennom mang penger. DL ønsker at hovedstyret skal ha samme innstilling til dette som svenskene hadde da de gikk over til høyrekjøring.