ÅRSBERETNING FOR STOKKE IDRETTSLAG 2009

Transkript

1 ÅRSBERETNING FOR STOKKE IDRETTSLAG 2009 Styret: Rolle Leder Nestleder/anleggsleder Kasserer Sekretær Styremedlem Styremedlem Sportslig leder Gruppeleder fotball Gruppeleder håndball Gruppeleder skotthyll Gruppeleder turn Gruppeleder ski Gruppeleder orientering Navn Hans Martin Bærefjell Thomas Hidle Anette Steinbråten Kristin Sunde Eriksen Eidi Paulsen Sven Erik Johansen Wenche Havnås Ingve Marcussen Espen Hansen Tommy Fevang Tone Valdok Merethe Laksesvela Arne Kristensen

2 REVISJON: Sven Erik Folland Helle Øvergård KOMITEER: Hedersmerkekomiteen: Kontrollutvalg: Valgkomiteen: Hans Gundersen Kari Alsterberg Dagfinn Paulsen Lene Ravndal (orientering) Tommy Fevang (skotthyll) Ingve Marcussen (fotball) Anne Marie Andreassen (turn) Ivan Johansen (håndball) Frode Stendahl (ski) REPRESENTASJON: Representanter til Stokke Idrettsrådets årsmøte: Representanter til Idrettskretsens Ting: Hans Martin Bærefjell Sven Erik Johansen Kristin Sunde Eriksen Ikke avholdt MØTER: Det har i perioden vært avholdt 11 møter i Arbeidsutvalget og 12 Hovedstyremøter. Styret har behandlet 33 saker. Det har i tillegg vært avholdt ABC-møte i oppstarten av perioden, der styrene i de ulike gruppene samlet seg, og diskuterte stillingsbeskrivelser for styrevervene. I forbindelse med opprettelse av Stokke IL Arena AS, ble det avholdt Ekstraordinært årsmøte 30. juni 2009, vedrørende momsregistrering av Idrettslaget. SAKER: Sakslisten i Hovedstyret bærer preg av et begivenhetsrikt år i Idrettslaget. Stokke Idrettslag har fått kunstgressbane og i den forbindelse dannet Stokke IL Arena AS. Idrettslaget har i den forbindelse momsregistrert fotballgruppa. Videre har det vært stor aktivitet rundt planlegging av det største arrangementet i Idrettslagets historie, nemlig NM Ski Videre har Idrettslaget tilrettelagt for aktiviteter som gruppene samarbeider om. Dette har bidratt til å styrke samarbeidet på tvers av gruppene. Grupper som benytter seg av idrettshallene har dette året møtt økonomiske utfordringer. Kommunens innstrammingspolitikk har medført økte kostnader vedrørende halleie. Noen saker som er behandlet i styret 2009:

3 - Deltakelse på Stokkedagene juni - Igangsettelse av toalettrullsalg, samt fordeling av provisjon. - Opprettelse av Stokke IL Arena AS. - Leieavtaler mellom Stokke IL Arena Stokke IL Fotball og Stokke Kommune. - Momsregistrering av fotballgruppa. - Godkjenning av budsjett for Ski-NM Idrettslaget har igangsatt prosess om nye leieavtaler med Stokke Kommune vedrørende bruk av skolelokaler. - Innkreving av medlemskontingent og treningsavgift. - Salg av årskalender. FOKUSOMRÅDER: Mye av tiden til hovedstyret har gått med til å følge opp de tunge sakene gjennom året: bygging av kunstgress, økte leiepriser i kommunale bygg og forberedelser til NM. Utenom dette er det meste av tiden gått med til å følge opp arbeidet som er påstartet rundt forenkling og forutsigbarhet i de tillitsvalgtes arbeid. Fokusområde Forenkle medlemshåndtering og utsending av kontingenter og treningsavgifter gjennom et felles medlemsregister og bruk av KID Forenkle informasjonsarbeidet i idrettslaget gjennom å få på plass gode verktøy. Verktøy for å forenkle og redusere tidsbruken rundt de administrative oppgavene i idrettslaget. Strategiplan for Stokke IL Samarbeid på tvers av grupper for å utnytte hverandres styrker. Forbedre regnskapsrutiner. Status Alle grupper benytter medlemsregisteret. Noe variabel kvalitet på registreringene. Bruk av KID fungerer godt og er med å redusere tidsbruk i forbindelse med kontingenter og treningsavgifter. Hjemmesider 80% komplett Medlemsregister e-post 40% komplett Medlemsregister mobiltlf 80% komplett Dokumentarkivet i Proweb er kun benyttet sporadisk. Egenutviklede maler, skjema, rollebeskrivelser etc utvikles fortløpende. Gjenstår noe arbeid før målet er nådd. Satt på hold grunnet andre store oppgaver. Små fremskritt gjøres hvert år. Viktig å få besatt viktige verv som sportslig leder, anleggsleder og markedsleder. Mål nådd. I år har vi klart å følge de rutinene som er laget slik at arbeidet for regnskapsfører har blitt mer forutsigbart. Og mulighetene for å rette opp feil og mangler kan gjøres tidlig.

4 SPORTSLIGE PRESTASJONER: I gruppenes årsberetninger er det detaljerte beretninger om de forskjellige sportslige prestasjonene. Det er høy sportslig aktivitet i alle gruppene. LAM: Fordeling av LAM midler kom litt sent fra Idrettsrådet. Aktivitetene som er søkt om støtte til vil bli gjennomført i SKOTTHYLL: Skotthyllgruppa har i år bestått av 10 medlemmer. I år ble det 2 konkurranser på banen vår da de 6 kastingene ble fordelt på banene til Holmestrand, Spydeberg og Stokke. På treningene våre må det bli bedre oppmøte. Når det gjelder NM så klarte Stian og John målet sitt som var å komme i finalegruppa. De andre som var med klatret noen plasser opp på resultatlista i forhold til i fjor. Det er bra. ARRANGEMENTER: De fleste arrangementene skjer i regi av gruppene. Hovedlaget har i 2009 stått for 2 arrangementer. Stokke IL valgte i år å delta på Stokkedagene juni. Gruppene samlet seg om dette, og la opp til aktiviteter ut fra det mangfoldet Idrettslaget representerer samtidig som det ble startskuddet for forberedelser til NM. Videre ble også i år arrangert den tradisjonelle Stokkemarsjen for 25. gang, med godt oppmøte også i år. Sørlandsgaloppen ble i år arrangert med løp i Stokke. Et vellykket arrangement med godt over 1000 deltakere totalt på alle løpene (6 stk). Stokke IL o-gruppe hadde ansvaret for 2 løp og o- campen på Melsom videregående skole. Det var i år 25 års jubileum for Moaløpet i år, noe som ble markert med blant annet oppsatt pengepremie til vinneren dersom han/hun satt ny løpsrekord. Her stilte 212 løpere til start. I og med at det i år ble lagt opp til at barn under 7 år også skulle få delta, ble det derfor i år deltakerrekord! Videre har det også vært arrangementer i de andre gruppene. Fotballgruppa arrangerte i år Fotballskole i juni, med mange påmeldte. Håndballgruppa arrangerte også i år Håndballskole i vinterferien, dette også et vellykket arrangement. Turn har tradisjonen tro arrangert både sommeravslutning med Turnsportens dag og førjulsmoro i desember. Skigruppa arrangerte i februar Spar Cup for seniorer og NM for funksjonshemmede. Det er veldig positivt for Idrettslaget med all den aktivitet og arrangement gruppene står for.

5 INNTEKSGIVENDE TILTAK OG DUGNADER: For å få inntekter til å dekke inn de kostnadene idrettslaget har for å legge til rette for at gruppene skal kunne drive sine aktiviteter. I tillegg gjorde gruppene i Stokke IL, med god hjelp av utøvere og foreldre, en flott innsats gjennom 2009, for å knytte til seg spillemidler i Norsk Tipping gjennom Grasrotandelen Videre har idrettslaget inngått et samarbeid med Klubbsupport vedrørende toalettrullsalg. Noen av gruppene samarbeidet om organisering og gjennomføringen. Det var god respons i forhold til kundemassen, men ordningen har ikke forløpt uten problemer. Hovedlaget har sett på muligheter for å rydde opp i dette. Pensjonistgjengen har bidratt med fantastisk dugnadsinnsats i forbindelse med i etablering av kunstgressbane og i forberedelsene til NM i Storås. De har til sammen lagt ned ca 2300 timer, og spart idrettslaget for store økonomiske utgifter. Takk for en iherdig innsats! KLUBBHUSET OG ARENAHUSET: Klubbhuset har vært utleid 10 ganger til private personer i løpet av året. Ellers har det blitt flittig brukt av gruppene. Arenahuset ble ferdigstilt i løpet av Dette har også blitt leid ut, og vært i bruk siden ferdigstillelsen. ØKONOMI: Vi fikk i år et overskudd på ,- kr i hovedlaget og endte med en egenkapital på ,-. For idrettslaget totalt ble det et overskudd på ,- og en egenkapital på ,-. Hovedstyret jobber kontinuerlig med løsninger for å bedre inntekstmulighetene i hele idrettslaget. SPONSORER: DnB NOR er fortsatt vår hovedsponsor. Ellers kan det nevnes at det ble inngått avtale med Bakeri Marcussen vedrørende salg av NM-brød. Videre har også lokale aktører bidratt med midler til lag og grupper, slik at det er mulig å opprettholde aktiviteten i idrettslaget. MEDLEMSTALL: Alder/kjønn Fotball Håndball Orientering Ski Skotthyll Turn Stokke IL Kvinne > Ukjent Mann >

6 Ukjent Totalt UTMERKELSER: Tove Kolbekk Revetal fikk i 2009 Stokke Idrettsråds hederspris. Vi gratulerer! Til slutt vil styret takke alle medlemmer og støttespillere for nok en god sesong. Uten våre medlemmer og andre frivilliges innsats vil idrettslagets gjøremål være umulige å gjennomføre. Vi er avhengige av at medlemmer, foreldre og andre støttespillere gjør en innsats for laget/gruppene og vi håper at dette vil fortsette fremover. Stokke, 3. mars 2010 Hans Martin Bærefjell Leder (sign) Kristin Sunde Eriksen Sekretær (sign)