ÅRSMELDING Raufoss IL Allianse

Transkript

1 ÅRSMELDING 2016 Raufoss IL Allianse Årsmøte 5. april 2017

2 1. STYRET I RAUFOSS IL ALLIANSE HAR BESTÅTT AV: Onno Verberne Jostein Lundgaard Gunnor Andersen Gerda L. Nubdal Kåre Gulbrandsen Ulrikke H Tverbekkmo Morten Løkken Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Ungdomsrepresentant Styremedlem/ Leder Eldres 2. MØTEVIRKSOMHET OG REPRESENTASJON Det har ikke vært avholdt fysiske styremøter, de fleste saker har vært løst gjennom den avtalte oppgavefordelingen mellom styremedlemmene og direkte kommunikasjon med leder når det var nødvendig. Leder og Inger Fløgum fra Vestre Toten Idrettsråd har gjennomført et møte med organisasjonskonsulent Jørn Skjærvik fra Idrettskretsen for å samkjøre organiseringen av et Allianse Idrettslag generelt og Raufoss IL Allianse spesielt etter de nyeste lovendringene vedtatt av Idrettsstyret. Representanter for styret har deltatt på enkelte lags årsmøter, samt representert Raufoss Idrettslag i forbindelse med årets 17. mai arrangement på Raufoss. Leder har også hatt ansvaret for kontakten med Vestre Toten Kommune. Deltagelsen under årsmøte i Vestre Toten Idrettsråd endte opp i en dobbelbooking for leder, sammen med Geir Sollie fa VTK, som begge representerte kommunen vår i årsmøtet til Stolpejakten.no som uheldigvis ble organisert på samme dagen. Stolpejakten.no har de siste årene vokst til å være kommunens største enkelt aktivitet for folkehelsen med 2240 registrerte deltagere for Vestre Toten sin andel av arrangementet. Raufoss Idrettslag kan være stolt av at de gjennom innsatsen fra RIL Orientering som teknisk arrangør kan aktivisere så mange av våre egne innbyggere. 3. DE VIKTIGSTE SAKENE SOM ER BEHANDLET I 2016: Mye kontakt med Idrettskretsen i starten av 2016 angående registrering av Raufoss IL i det offisielle systemet til NIF. Som ble oppdaget i fjor har Raufoss IL vært feilregistrert lenge (muligens over 10 år!) og spesielt de første måneder av 2016 har det vært dialog med kretsens organisasjonsansvarlig for å få rettet opp dette. Dette ble ikke fullført før i begynnelsen av juni Som vedlegg finner dere to organisasjonskart som viser hvordan Raufoss IL var organisert i NIF s sentrale database før og etter opprettingen. Disse organisasjonskart er laget av Idrettskretsen. En av største utfordringen har vært at registreringen av Raufoss IL Langrenn måtte endres totalt. Fordi de var midt i sesongen ville Idrettskretsen vente til etter vintersesongen (mai 2016) var over, fordi det var fare for at lisensene til de aktive utøvere kunne blitt nullstilt og utøvere kunne få startnekt. Innkreving av medlemskontingent ble av samme grunn forsøkt gjennomført etter at RIL var riktig representert i NIFs systemer, noe som ikke fungerte fordi på det tidspunktet synkroniseringen med databasen bak KlubbAdmin ikke lenger fungerte. Allerede under årsmøte i 2016 ble lagene oppfordret til å kreve inn medlemskontingent sammen med sine egne medlems- eller treningsavgifter. Dette fungerte bare delvis, og ble kun gjennomført side 2

3 av Svømming, Innebandy og på slutten av året Fotball. Det var opprinnelig planlagt å gjøre det samme for Langrenn, men det fikk man ikke på plass i Å sende ut krav til medlemskontingent for resten av laget var planlagt å skje basert på en sammenkoblet database mellom KlubbAdmin og våre medlemsregistre i 123klubb for å unngå dobbeltfaktureringer og manuelt vedlikeholdte lister. Dette har i etterkant vist seg å være et feilgrep, fordi denne koblingen aldri kom på plass slik lovet. Heller ikke på slutten av året har det vært mulig å få på plass koblingen mellom 123klubb og KlubbAdmin. Ut fra websiden til NIF kan man forstå at det har vært problemer med denne funksjonen på tvers av løsningsplattform. Sist kjente opplysning er at det skulle være på plass igjen per 1. mars 2017, men til tross for gjentatte henvendelser har dette ikke kommet i gang enda. For 2016 kontingent betyr dette at den nå må kreves inn i etterkant og sannsynligvis basert på manuelt produserte lister. Det er et lite håp om at medlemskontingenten for 2017 vil kunne bli kjørt ut automatisk. Fordi hvert av lagene har et selvstendig ansvar å vedlikeholde egne medlemslister anbefales at flere lag, helst alle, i løpet av 2017 overta ansvaret med å kreve inn medlemskontingenten i Raufoss IL Allianse. Anlegg (ingen nye anlegg i 2016 meldt inn til styret). Koordinering av aktiviteter i idrettshall og gymsaler ble gjennomført og det har vært en del kommunikasjon med kommunen i forbindelse med innføringen av halleie i kommune. Fordeling av aktivitetsmidler fra kommune og stat ble foretatt til høsten. 4. MEDLEMSKONTINGENT Styret i Raufoss IL Allianse har i 2016 ikke besørget utsendelse av kontingent-giroer til medlemmene i forventning av en mer automatisert løsning. Samtidig har særidrettslagene blitt utfordret å kreve inn denne delen av medlemskontingenten selv. Kun Svømming, Innebandy og Fotball har tatt denne muligheten i bruk i Medlemskontingent i 2016 har vært: Barn: kr Voksen kr. 125,- Antall medlemmer registrert i 123klubb per 1. januar 2017 (utenom Fotball) har vært ANLEGG (kun de som "driftes" av Alliansen listes her) Sandvolleyballbanene Sandvolleyballbanene er fortsatt i bruk noe, men nettene er nå stort sett ødelagt av tidens tann. Ingen endringer siden i fjor. Siden arbeidet med den nye barneskolen nå er ferdig bør sommeren 2017 brukes til å vurdere hvordan området kan gjøres attraktivt igjen. Skileikanlegget Skileikanlegget er fortsatt i bruk, men dårlige snøforhold har gitt begrenset bruk. 7. KOORDINERING AV AKTIVITETER I IDRETTSHALL OG GYMSALER Også i år ble bruk av gymsaler og timer i idrettshallen koordinert. Det har ikke vært saker knyttet til innføring av halleie av kommunen. Om dette betyr at ordningen allerede er akseptert av lagene, eller om lagene rett og slett ikke bruker halltidene så mye som før på grunn av innføring av halleie er ikke undersøkt. side 3

4 8. FORDELING AV AKTIVITETSMIDLER FRA STAT OG KOMMUNE De fleste lag i Raufoss IL Allianse har i år søkt om aktivitetsmidler på egne vegne, noe som tidligere ble gjort av Alliansen. Det fungerte egentlig ganske bra, men det som ikke var bra var at Alliansen ikke lenger fikk kopi av alle søknader og dermed heller ikke kunne bistå ved eventuelle feil eller mangler, eller assistere Idrettsrådet og kommunen ved eventuelle spørsmål. Allikevel må dette sees på en naturlig utvikling siden alle lag er selvstendige juridiske enheter og er selv ansvarlig for sin egen økonomi. Midlene ble fordelt ut til lagene etter fastsatte regler, noe som i 2016 ble håndtert av Idrettsrådet. Totalt ble det fordelt kr ,- til lagene. Fordeling Kommunale midler Raufoss IL år vektet sum vektet tall Til fordeling Raufoss IL Friidrett kr ,37 Raufoss IL Fotball kr ,02 Raufoss IL Hopp kr 3 515,91 Raufoss IL Turn kr ,52 Raufoss IL Langrenn kr ,24 Raufoss IL Orientering kr 4 811,25 Raufoss IL Innebandy kr ,89 Raufoss IL Svømming kr ,80 Sum Raufoss IL kr ,00 Sum til fordeling kr ,- 9. ØKONOMI Regnskapet for 2016 viser et underskudd/overskudd på kr. xxxx (tallene er ikke på plass enda) I 2016 ble medlemskontingenten for Alliansen krevd inn av Svømming, Innebandy og Fotball. For de av lagene som ikke har krevd inn selv vil dette bli krevd inn i 2017, så fort medlemsregistrene i 123klubb og KlubbAdmin snakker sammen. For øvrig vises det til regnskapet (som ikke er på plass enda). Resultat og balanse er revidert og godkjent av lagets to valgte revisorer. Revisjonsrapport legges fram under årsmøtet. 10. AVSLUTNING 2016 var det tredje året etter omleggingen og omorganiseringen av Raufoss IL Allianse. Loven fra 2013, med oppdateringer fra 2015 har fått varig effekt på arbeidsomfanget til styret. Med de nyeste oppdateringer av Lovnormen har Idrettsstyret staket ut en ny kurs for organiseringen av allianseidrettslag (og fleridrettslag) som ikke lenger er mulig å reversere. Våre lag blir mer og mere selvstendige og enkelte oppgaver som tidligere ble tatt hånd om av Alliansen, må nå tas vare på av de enkelte lag. Informasjon som tidligere kom fra Alliansen til lagene, må nå komme fra lagene til Alliansen. Medlemslistene er et godt eksempel av dette. Uten at denne informasjonen begynner å flyte andre vegen vil Alliansen ikke klare å gjøre sin del av jobben. Med dette på plass vil Raufoss IL Allianse fint side 4

5 klare sine oppgaver med en lett organisasjon, men det betyr også at betydningen av Alliansen blir mindre for lagene. Det som er betimelig er at etableringen av vårt felles medlemsregister og dermed en mer moderne og mindre arbeidskrevende metode for innkreving og fordeling av medlemskontingent forsett ikke er på plass. Det var planlagt å fullføre dette i 2015 og så i 2016, men fordi systemene hos NIF og 123klubb ennå ikke har fått alle funksjoner på plass ved inngangen til 2017 kunne systemet ikke brukes i 2016 for å kreve inn kontingent. Funksjonene som vi trenger er der, men fungerer bare hvis vi hadde drevet med bare en idrett. NIF hadde gitt seg selv en utvidet frist i fjor til slutten av 2016, men i januar2017 var det fortsatt utfordringer med sammenkoblingen med de såkalte tredjepartsløsninger. KlubbAdmin ville har klart jobben for en enkel idrett, men Alliansens oppgaver med webside og medlemsregister i ett-og-samme verktøy krever en tredjepartsløsning som snakker sammen med KlubbAdmin. Til slutt ønsker Styret i Raufoss IL Allianse å takke alle lagene i Alliansen for godt samarbeidet gjennom sesongen. Styret håper på et godt engasjement fra lagene våre under våre fellesaktiviteter og på deres samarbeid for å få plass et felles medlemsregister i løpet av Vi ønsker det nye styret lykke til. Styret i Raufoss IL Allianse 2016 Raufoss 5.april 2017 Onno Verberne Jostein Lundgaard Gunnor Andersen Gerda Nubdal Kåre Gulbrandsen Ulrikke H Tverbekkmo Morten Løkken side 5

6

7 side 7