TIL STYREMEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER I AAIK

Transkript

1 TIL STYREMEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER I AAIK Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 11/ , tirsdag 25. august 2015 kl 19:00 på Idrettens Hus, Sparebanken Sør Amfi Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Julie Sundsdal Nærdal Per Harald Bai Stabell Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Marte Bentzen Fossestøl Linda Vegusdal Stølen Svein Lien Styreleder Nestleder og møteleder 2. varamedlem 3. varamedlem Org.sjef Forfall: Halvor Rismyhr Tonje Berger Ausland 1. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 103. B Innkalling og referat fra sist møte 104. B Referat- og orienteringssaker 105. A Regnskap pr B Deltakelse på Arendalsuka 107. A Valgarbeid august-september 108. A Høring vedr spillemiddelsøknaden 2016 frist 31. august 109. A Styreseminaret oktober. Temaer og program 110. A Jubileumsbokprosjektet og ansettelse av forfatter

2 Side 48 7/ A Representasjonsoppgaver 112. A/B Eventuelt Sak 103 (A): Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte, inkl signering av leder og nestleder Forslag til vedtak: Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført. Sak 104 B: Referat og orienteringssaker 75/ : Møte med Sam Eyde VGS vedr opptak av idrettselever. Stein og Svein 76/ : Arendalsuka frivillighetsdebatten. Stein, Kirsten, Palla, Anne, Gunnar. Ungdomspartilederdebatten: Marte 77/15 Status AS /15 Status ApD 79/15 Status KIA/OLT 80/15 Status friidrettshall Grimstad 81/15 Status jubileumsbok 82/15 Referat fra Ungdomsutvalget 83/15 Status Idrettsgalla Sørlandet 84/15 Status VSA - Utviklingsprosjektet 85/15 Postliste. Vedlegg Forslag til vedtak: Referatsakene 75/15 til 85/15 tas til orientering. Sak 105 (A) Regnskap og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift budsjett: Driftsresultat pr : Resultat Budsjett , , ,-. Hovdenleiren: 14 under budsjett Idrettsleiren: 25 over budsjett APD: 138 under budsjett (minus 200 i støtte fra AAFK) AS365: 102 under budsjett (minus 100 i støtte fra AAFK)

3 Side 49 7/ Regnskap: Total prosj: 7 over budsjett 222 under budsjett (minus 300 i støtte fra AAFK) Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr o 3120 Manglende sponsorinntekter, 64 o 3400 Senere overføringer fra AAFK enn budsjettert, 300, mindre støtte (?) 50 o 3403 Støtte fra kommuner 33. Enkelte kommuner støtter direkte inn i prosjekter Større inntekter pr 31.07: o 3117 Adm.innt 12 o 3200 Salg kiosk Idrettsleiren 48 o 3404 Støtte fra Kiwanis Hovdenleiren 5 og Bufdir Idrettsleiren 12 og Grenseløs idrettsdag 8 o 3446 Større overføringer til kurs/kompetanse pga våre planer, 49 o 3920 Høyere innbetalinger av påmeldingsavgifter til idrettsleiren, 264 Lavere utgifter pr 31.07: o Sum lønn: av disse pga sen utbetaling av koll pensjon o 7450 Senere utbetaling av særkretstilskudd. 171 o 6422 IT-basis. Sen fakturering pga omlegging. 20 o reisekostnader: 22 o 7603 Sen faktura vedr Hovdenleiren, 19 o 7790 Div kostnader 19 Større utgifter pr o 6420 Datakostnader. Omlegging. 16 o 7600 Oppholdsutgifter Hovdenleiren. 21 og Idrettsleiren 82 o 7614 Kostnader til trening ApD, kjøp av klippekort Atletica resten av året. 19 o 7615 Innkjøp utstyr idrettsleiren 19 o 7619 Innkjøp kiosk 68 Regnskap og balanse pr tas til etterretning. Sak 106 (A) Idrettens tilstedeværelse i Arendalsuka AAIK har vært klare på at idretten bør være godt synlig i Arendalsuka. Org.sjef har arbeidet hvert år for å få NIF sentralt til å delta med stand og personell. Likedan å påvirke programmet slik at idrett og frivillighet blir mer synlig i store arrangementer. Vi har ikke lykkes med dette. Anne Kristine Soltvedt, NIF, vil jobbe hardt mot NIF adm for å få denne saken prioritert, og utfordrer AAIK til å jobbe politisk mot Idrettsstyret Pga at org.sjef var sykemeldt under Arendalsuka 2015, ble det fra adm ikke gjort en god nok jobb mht tilstedeværelse fra vår side. Stein Bø-Mørland vikarierte på kort varsel og håndterte gjester, medarrangører (Røde Kors og Turistforeningen) og styret i AAIK på en utmerket måte.

4 Side 50 7/ Org.sjef holder kontakten mot NIF Adm for å påvirke til deltakelse med stand og program på Arendalsuka Styret gjør det samme mot Idrettsstyret. Styret i AAIK må tidlig inn i planleggingenfor neste år for å kunne være mer aktive sammen med politikere fra NIF 3. Vi må, sammen med NIF, tidlig på banen for å komme med ønsker om programposter/arrangementer i hovedprogrammet Sak 107 (A) Valgarbeid aug - september Alle idrettskretsene utfordres til å arbeide politisk frem mot valget, ved å synliggjøre idrettens fanesaker i flest mulig anledninger og arenaer. Vi har mottatt materiell som kan brukes til dette. Alle idrettsråd blir tilskrevet med materiell for å gjøre en jobb i sin kommune. Org.sjef er i kontakt med Agderposten vedr oppfølging av våre saker i avisen. Avtale med sjefsredaktør gjøres mandag 24. august Det arbeides med å få idrett og frivillighet inn som tema på TV-overførte sendinger fra folkemøter og debatter i NRK Sørlandet 1. Følge plan lagt opp ra NIF 2. Etter valget: Komme inn i fylkespolitiske arenaer og informere om våre saker/behov 3. møte politisk ledelse i fylkeskommunen etter konstituering Sak 108 (A) Høring vedr spillemiddelsøknaden 2016 frist 31. august Vedlagt høringsbrev og forslag til spillemiddelsøknad til kulturdepartementet for NIF ønsker innspill til søknaden innen 31. august. Org.sjef sender en innstilling til søknaden der det presiseres at vi ønsker en tydeligere presisering av viktigheten av å gjøre et løft for idrettskretsene, slik at IK-ene blir satt i stand til å gjøre de oppgavene som IPD beskriver. I tillegg legge vekt på at idrettsrådene trenger økonomisk tilskudd for å kunne gjøre den jobben som det forventes av NIF/IK-ene og kommunene Sak 109 (A) Styreseminaret oktober. Temaer og program IPD blir det styrende dokumentet for vår virksomhet i resten av denne perioden og i de neste to periodene. På styreseminaret i oktober blir arbeidet med AAIK s strategiplan for sentral, derfor er IPD viktig verktøy på seminaret. menes involvering i hovedarbeidsoppgavene bør også bli et tema

5 Side 51 7/ Adm lager forslag til program for styreseminaret etter diskusjon i dagens møte. Dette sendes til høring til styremedlemmene innen 15. september. Det undersøkes om man kan innhente en «programleder» slik at adm kan delta fullt ut. Bjørgulv B Lund forespørres om å bli med oss på temaet «Politisk arbeid». Ønske om sted: Ogge Gjesteheim Sak 110 (A) Jubileumsbokprosjektet og ansettelse av forfatter Jubileumsbokkomiteen har foretatt ansettelsesprosess til forfatter til jubileumsboken. Det har vært svært gode søkere, og ansettelseskomiteen mener å ha funnet en meget god løsning. Org.sjef orienterte om forslag til løsning Ansettelseskomiteens forslag ble vedtatt, under forutsetning av at økonomien i prosjektet er forsvarlig. Sak 111 (A) Representasjonsoppgaver Kretsledermøtet avholdes i molde sep. Kirsten og Marte deltar sammen med org.sjef Sak 102 (A/B) Eventuelt A Tid og sted for idrettskretstinget 2016 Lørdag 16. april. Iveland kommune forespørres som vertskap. Etter forespørsel fra A-Agder Idrettsfond, er styret villig til å la Idrettsfondet avholde sitt Fondsmøte innen kl 11:00 samme dag, og at det samarbeides om innkalling og utsendelse av dokumenter osv A Etablering av Idrettsgalla Sør AS Det er et ønske fra adm i Vest-Agder IK og Aust-Agder IK å opprette et aksjeselskap som skal arrangere Idrettsgalla Sør i fremtiden. Sponsorinntektene til arrangementet tilsier at man må inn i MVA-registeret, og ettersom dette er et samarbeidsarrangement mellom to IK-er, er et felles aksjelskap en god løsning. To revisorere har uttalt seg om saken, og anbefaler løsnngen Styret godkjenner etableringen av et AS for Idrettsgalla Sør, men ønsker å gjennomgå vedtektene, styresammensetningen osv før sekskapet etableres. Regnskapet for selskapet føres i AAIK

6 Side 52 7/ Neste møte: Lørdag 17. oktober i forbindelse med styreseminaret på Ogge Gjesteheim (sannsynlig møtested) Kirsten Borge Styreleder Gunnar Høygilt Nestleder