Protokoll fra styremøte nr 6/ onsdag kl 19:00 på Sør Amfi, Arendal.

Transkript

1 Styreperioden Protokoll fra styremøte nr 6/ onsdag kl 19:00 på Sør Amfi, Arendal. Tilstede var: Kirsten Borge Trond Kristensen Gunnar Høygilt Siri Marie Gundersen Svein Lien Forfall med beskjed: Tonje Berger Ausland Anne Blakstad Roy Tømte Forfall uten beskjed: Allan Fossestøl Larsen Styreleder 1. Varamedlem Org.sjef 3. Varamedlem 2. Varamedlem Midlertidig ute av styret pga vikaransettelse i Agder og Rogaland Skikrets: Julie Sundsdal Nærdal Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 57. A Innkalling og referat fra sist møte. 58. B Referat og orienteringssaker 59. B Orientering om KIA v/solveig Pedersen 60. A Samarbeid AAIK AA Idrettsfond A Regnskapsoversikt (foreløpig) pr A Oppfølging av handlingsplan A Rullering av Strategiplan for regional og nasjonal anleggsutvikling i Agder- Idretten A Særkretstilskudd A Årsplan for AAIK styret A Bidrag til Idrettsfinans as vedr anleggskonsulentvirksomhet 67. A Budsjett A Representasjonsoppgaver 69. A/B Eventuelt

2 Side 30 18/ Sak 57 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte Innkallingen til dette møtet og referatet fra møte nr 5 godkjent. Protokoller signert av leder og nestleder Sak 58 (B) Referat og orienteringssaker 104/12: 28.11: Styremøte KIA. Svein 105/12: 28.11: Trenerseminar i regi av KIA. Svein og Gunnar 106/12: 29.11: Veiledersamling for kursinstruktører. Stein og Svein pluss 2 instruktører 107/12: 03.12: Møte i Sam Eyde Idrettsfond vedr tildeling av stipend Kirsten og Svein 108/12: 04.12: Styremøte i Arendal IR. Svein 109/12: : Fagdag og utviklingsforum for utdanningsansvarlige. Stein 110/12: 13.12: Styremøte Atletica. Svein 001/13: 08.01: Tildeling av Kongens Fortjenestemedalje til Øyvind Evensen. Svein 002/13: 09.01: Møte vedr KIAs fremtid. Svein + Kirsten 003/13: Status Aktiv på Dagtid. Arendal Kommune rapporterte positivitet 15.01, og prosjektet ser ut til å bli realitet 004/13: Innkomne skriv Vedlegg 58-1 Referatsakene 103/12 til 004/13 tas til orientering. Sak 59 (B): Informasjon om KIA v/solveig Pedersen Informasjonen tas til orientering Sak 60 (A): Samarbeid med A-Agder Idrettsfond i 2013 På idrettskretstinget i 2010 ble det satt av 500 til talent- og toppidrettssatsing i Aust-Agder i perioden Disse midlene er nå benyttet, og det er ønskelig at det stilles nye midler til disposisjon for en ny periode. Kan midler fra Idrettsfondet dekke dette behovet?

3 Side 31 18/ Org.sjef får i oppdrag å gå i samtaler med daglig leder i AAIF for å få på plass en avtale som sikrer en forutsigbarhet mht midler til toppidretten i Aust-Agder Sak 61 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte framgår regnskapet pr med et driftsresultat før ekstraordinære poster (inklusive finans) på pluss på kr , mot budsjett på kr Resultat i 2011: kr Avvikene kommenteres i møtet. Faktura for alle kostnadene for slutten av året er ikke mottatt ennå, og resultatet vil reduseres med når alt er kommet inn. Vedlegg 61-1 Vedlegg 61-2 Den foreløpige regnskapsoversikten inkl balansen pr tas til etterretning. Endelig regnskap avlegges på neste styremøte, 18. mars Sak 62 (A): Oppfølging av Handlingsplanen/Aktivitetsplan Adm samlet har gjennomgått og oppdatert Aktivitetsplanen for 2013 i forhold til de vedtak som er fattet mtp prosjekter som skal settes i gang og videreføres i det kommende året. Vedlegg 62-1 Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til orientering. Sak 63 (A) Rullering av Strategiplan for regional og nasjonal anleggsutvikling i Agder- Idretten I desember 2009 ble det fullført en plan; «Strategiplan for regional og nasjonal anleggsutvikling i Agder-idretten» som er satt til å gjelde i perioden Denne er nå moden for rullering/redigering, siden flere av prosjektene i planen er gjennomført, og nye planer må legges inn. Org.sjef har myndighet til, sammen med org.sjef i Vest-Agder, å starte arbeidet med å rullere Strategiplan for regional og nasjonal anleggsutvikling i Agder-idretten Sak 64 (A) Særkretstilskudd 2013

4 Side 32 18/ Denne saken har det vært jobbet med i noen måneder fra org.sjefens side. Sakens kjerne ligger i at vår krets bidrar med mye midler til særkretser/regioner som har sitt virke i flere fylker, uten at tilsvarende tilskudd kommer fra alle disse andre fylkene/idrettskretsene. I et opprinnelig vedtak i sak A-130 i styremøte /2012 heter det flg: «Beløpet utbetales den enkelte særkrets/region etter mottak av regnskap for For særkretser/regioner med regionskontor skal det fremgå en redegjørelse om at tilskuddet vil bli benyttet innen idretten i Aust-Agder» Særkretstilskuddet opprettholdes for 2013, men vedtaket i sak A presiseres når informasjonen til de aktuelle regionene går ut. Ordningen blir gjenstand for gjennomgang i løpet av 2013, og prosessen skal være ferdig i god tid før budsjettering for Sak 65 (A) Styrets årsplan Styret bør ha en plan for hvilke saker som skal behandles på de ulike tidene på året Vedlegg: 65-1 Vedlagte plan brukes det kommende året Sak 66 (A) Bidrag til Idrettsfinans vedr anleggskonsulentvirksomhet AAIK blir fakturert kr inkl mva fra Idrettsfinans pr år for at Idrettsfinans skal ta seg av alle innkomne saker vedr anleggsprosjekter. Dette er ment å dekke inn kostnaden ved å behandle innkomne forespørsler som Idrettsfinans ikke kan fakturere tidsbruk for. Dette er et gammelt vedtak helt tilbake til ca Ordningen opprettholdes, men AAIK dekker kun kostnader til dokumentert faktisk medgått tid, begrenset oppad til kr mva. Org.sjef har fullmakt til å forhandle frem en fornuftig avtale med Idrettsfinans/Anleggsservice. Sak 67 (A) Budsjett 2013 Budsjettet ble fremlagt og forklart både som avdelingsbudsjett og totaler. Driften er delt opp i 6 avdelinger: IK Basis, Kurs/utdanning, Idrettsleiren, Hovdenleiren, Aktiv Skole 365 og Aktiv på Dagtid. Hver av avdelingene har som mål å drive i minimum balanse, og totalen beregnes til å bli pluss kr inkl finansposter (95 000).

5 Side 33 18/ Fremlagte budsjett vedtas Sak 68 (A) Representasjonsoppgaver 1. Aust-Agder Gymnastikk- og Turnkrets Ting 9. mars kl 10:00 Quality Kr.sand. Siden vi hadde en del forfall til møtet, oppfordres det til å «melde seg» til Svein innen 23. januar. 2. Møte med Agderbenken kl 11:30 13:30. Agenda: Hva idretten er opptatt av ifm valget sep Gunnar og Trond møter sammen med org.sjef Sak 69 (A/B) Eventuelt 1. Atletica: Emisjon (A) Styret i Atletica ønsker seg flere eierklubber, og forespør nåværende eiere om aksept for dette. Emisjonspris er kr pr aksje, mens inngangsprisen var kr Årsaker til ønske om flere eiere: a. Økt kompetanse b. Flere kunder c. Økonomisk tilskudd d. Større tilhørighet til idretten AAIK aksepterer emisjon i Atletica idrettens treningssenter AS og fraviker forkjøpsretten for inntil kr Ifm en ekstraordinær generalforsamling i Atletica får delegat fra AAIK fullmakt til å stemme for et vedtak om emisjon 2. Samarbeidsavtale mellom VAI og AAIK vedr KIA (A) KIA er i ferd med å videreutvikles til å bli et permanent regionalt kompetansesenter, og vil sannsynligvis utvides med ekstra bemanningsressurser og tettere tilknytning til NIF/OLT. Etter et møte mellom KIA, NIG, IK-ene, UiA og fylkeskommunene 9. januar, ble org.sjefene i AAIK og VAI oppfordret til å lage et forslag til ny «driftsavtale»/samarbeidsavtale for fremtiden. En slik avtale må godkjennes i idrettskretsene, NIF, UiA og fylkeskommunene. AAIK avventer nytt avtaleforslag fra org.sjefene i AAIK og VAI, og tar denne opp til godkjenning når den foreligger. Styret er opptatt av at kostnadsdelingen mellom VAI og AAIK må bli slik AAFK har presisert med en fordeling på hhv 60 %/40 %. 3. Grimstad Båtsportklubb Konkursbehandling (B) Informasjon om prosessen gitt av org.sjef Informasjonen tas til orientering

6 Side 34 18/ Jubileumsskriv for AAIK (B) Første møtet er avholdt, og Ole Goderstad og Thom Krakstad er foreløpig medlemmer i komiteen sammen med org.sjefen. Vi trenger 2-3 personer til, og styremedlemmene oppfordres til å komme med forslag til personer. Informasjonen tas til orientering. Forslag til flere personer til komiteen sendes org.sjefen innen 1. februar Kirsten Borge Leder Trond Kristensen Nestleder