Protokoll fra styremøte nr 4/ onsdag kl 18:00 på Sør Amfi, Myra, Arendal.

Transkript

1 20 Protokollside Styreperioden Protokoll fra styremøte nr 4/ onsdag kl 18:00 på Sør Amfi, Myra, Arendal. Tilstede var: Kirsten Borge Trond Kristensen Siri Marie Gundersen Gunnar Høygilt Roy Tømte Julie Sundsdal Nærdal Anne Blakstad Styreleder 1. Varamedlem 3. Varamedlem Svein Lien Forfall med beskjed: Tonje Berger Ausland Forfall uten beskjed: Allan Fossestøl Larsen Org.sjef 2. Varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 37. A Innkalling og referat fra sist møte. 38. B Presentasjon av AAIK administrasjon, Erik Oksavik 39. B Referat og orienteringssaker 40. A Regnskapsoversikt pr A Oppfølging av handlingsplan A Invitasjon til deltakelse i utredingen av visjon og konsept for OL A Utarbeidelse av jubileumsskrift for AAIK 100-årsjubileum 44. A Evt justering av satsene for tjenester som AAIK Adm utfører for andre org.ledd 45. A Særkretstilskuddsordningen 46. A Kompetanseheving i eget styre 47. A Representasjonsoppgaver 48. A/B Eventuelt Sak 37 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte

2 21 Protokollside Innkallingen til dette møtet og referatet fra møte nr 3 godkjent Sak 38 (B): Presentasjon av AAIK administrasjon Erik Oksavik Erik presenterte seg selv og sine arbeidsoppgaver, leirene. Hovdenleiren og Idrettsleiren på Hove ble redegjort for, inkl økonomien. Av ulike forklarlige årsaker har deltakerantallet på begge leirene vært vesentlig lavere dette året enn tidligere, og dermed lavere deltakerinntekter. Erik har klart å justere kostnadene, og har fått inn andre inntekter, slik at leirene totalt sett likevel har båret seg økonomisk. Meget godt jobbet. Neste års leirer er under planlegging, og man jobber for og tror at deltakerantallet skal opp på normalt nivå igjen. Presentasjonen tas til etterretning Sak 39 (B) Referat og orienteringssaker 76/12: 20.09: Møte Golfforbundet og kommuner + fylkeskommuner i Agder, Bjåvann Golfbane, Kr.sand. Svein deltok 77/12: 22.09: Klubbesøk (utvidet) i Ø. Tromøy 78/12: 25.09: Møte med Thom Krakstad ang fremtidig samarbeid med Aust-Agder Idrettsfond. Svein deltok 79/12: Kurs for 40 elever og 5 lærere i Aktiv Skole 365. Kilandsenteret. Stein 80/12: 10.10: Møte vedr regional plan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv lokale og regionale kulturarenaer Aust-Agder Planprogrammet skal utarbeides 81/12: 10.10: Kurs i sponsorarbeid. 26 deltakere 82/12: 16.10: Møte vedr Arendals Rådmanns innstilling til å nedlegge Lunderød idrettsanlegg. Svein deltok 83/12: 17.10: Møte i Arendal Idrettsråd. Stein og Svein deltok 84/12: 18.10: Styremøte i Atletica. Svein deltok 85/12: 19.10: Møte med frivillige org i Arendal vedr samkjøring av innsats for bedre folkehelse. 86/12: 22.10: Fondsmøte (Årsmøte) i Aust-Agder Idrettsfond. Svein og Tonje deltok 87/12: 03.10: Møte i Bingo Sør vedr fortsatt deltakelse i bingosamarbeidet. Tonje møtte 88/12: Innkomne skriv. Referatsakene 76/12 til 88/12 tas til etterretning.

3 22 Protokollside Sak 40 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte framgår regnskapet pr med et overskudd på kr ,96 før finansposter, mot budsjett på minus kr ,00. Resultat i 2011 var på ,05. Avvikene kommentert i møtet. Regnskapsoversikten inkl balansen pr tas til etterretning. Sak 41 (A): Oppfølging av Handlingsplanen Handlingsplanen er nå ferdigstilt, og det er laget en plan i Excel-format som kan sorteres etter tidsfrister, ansvarshavende og aktivitetsområde, og fremdrift markeres med farger. Adm. vil bruke denne internt og i rapporteringen til styret. Ajourført aktivitetsplan delt ut i møtet. Godt mottatt. Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til etterretning. Sak 42 (A): Invitasjon til deltakelse i utredingen av visjon og konsept for OL2022 NIF inviterer til deltakelse i gruppe for å lage visjon og konsept for O L Deltakere kan være ansatte eller tillitsvalgte. Totalt 15 personer fra idrettsnorge skal plukkes ut. Det viste seg at tidsfristen for tilbakemelding var for kort til at vi fikk med noen i denne omgang. Dersom det kommer nye muligheter til å delta i lignende fora, skal vi forespørre VAI om vi skal fremsette felles kandidat slik at Sørlandet i størst mulig grad sikres å få med deltaker. Org.sjef melder tilbake til rette vedkommende at man ikke er tilfreds med den korte tidsfristen på kun to dager. Sak 43 (A): AAIK er 100 år i Skal kretsen utgi et jubileumsskrift? Org.sjef har vært i kontakt med Thom Krakstad og Ole Goderstad. Disse to er interessert i å sette i gang en prosess for å evt produsere et jubileumsskrift i anledning 100-årsdagen for kretsen. Vedtak

4 23 Protokollside Org.sjef organiserer en gruppe sammen med Thom Krakstad og Ole Goderstad. Denne gruppen lager en innstilling til en sak vedr produksjon av et jubileumsskrift. Innstillingen må inneholde beskrivelse av hva slags produkt man ser for se, evt forfatter og et budsjett. Tidsfrist: 1.mars 2013 Sak 44 (A): Justering av satsene for tjenester som AAIK Adm utfører for andre org.ledd Kretskontoret utfører i dag tjenester for andre organisasjonsledd i idretten. Prisen på tjenestene er svært lav, kun kr 250,00 pr time. Dette dekker ikke inn reelle kostnader for kretsen. Dermed er det en skjult subsidiering av enkelte org.ledd gjennom denne ordningen. Markedspris lokalt er kr pr time. Idrettens Regnskapskontor i NIF tar kr 500,00 pr time. Vedlegg 44-1 Vedtak Timesatsene for tjenester utført av kretskontoret heves fra kr 250 pr time til kr 450 pr time, og det legges inn en årlig justering av satsene lik KPI. Endringen gjelder fra Sak 45 (A) Særkretstilskuddsordningen AAIK får tildelt rammetilskudd fra Aust-Agder fylkeskommune hvert år, i 2012 er dette kr ,00. Av dette går kr ,00 til særkretser og regioner. Av dette gikk igjen i 2011 kr til regioner der andre idrettskretser er en del av regionen. Vedlegget viser hva de ulike IK tildeler av midler til de særkretsene/regionene som AAIK er involvert i. Fylkeskommunen tas med i vurderingen av denne saken Vedlegg 45-1 Adm og styreleder jobber videre med saken, og kommer tilbake på ett av de to neste møtene med konkrete forslag. De aktuelle regionene/kretsene orienteres om at det kan komme endringer i ordningen. Sak 46 (A) Medlemmer i et styre trenger så god kompetanse som mulig for at styret skal fungere best mulig i valgperioden. Det samme gjelder vårt styre. Vi setter av to timer av neste styremøte (27. nov) til et internkurs i styrearbeid. Kursinstruktør: Gunnar H Sak 47 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til julemiddag med VAI tirsdag 11. des kl 13:00 på hotell Norge.

5 24 Protokollside mene får frist til 30. nov til å melde seg på. Gunnar er påmeldt. Sak 47 (A/B) Eventuelt 47-1 Registrering som miljøfyrtårn. Ref handlingsplanen og sak 6/ der styret oppfordrer til å jobbe for å få sertifisert kretskontoret til å bli et miljøfyrtårn. Adm har undersøkt saksgangen rundt det å bli sertifisert, og vi ser for oss at dette ikke er svært vanskelig å få til rent praktisk. Men kostnadene er høye, mellom kr og Vi må ha inn konsulenter for å ha møter med oss, og skrive en rapport som skal sendes Arendal Kommunes sertifisør. Denne skal til slutt stå for selve sertifiseringen. På grunn av kostnadene, besluttes det å avvente sertifiseringen av å bli et Miljøfyrtårn 47-2 Orientering om Idrettsfinans og Idrettsfondet Svein orienterte raskt fra Fondsmøtet som ble avholdt 22. okt, og om Idrettsfinans og deres orientering i Arendal Idrettsråds medlemsmøte. : Orienteringen tatt til etterretning Et effektivt møte var slutt kl 20:00.