Protokoll fra styremøte nr. 9/ , torsdag på klubbhuset til Hisøy IL, Kolbjørnsvik

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 9/ , torsdag på klubbhuset til Hisøy IL, Kolbjørnsvik Tilstede var: Kirsten Borge Marte Bentzen Fossestøl Anne Blakstad Gunnar Høygilt Ellen Dahl Svein Lien Forfall: Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Haakon Nipe Siri Marie Gundersen Inge Roppen Styreleder Nestleder og møteleder 1. varamedlem 2. varamedlem Org.sjef 3. varamedlem Sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 75 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utføres på neste møte Sak 76 (B): Omvisning og presentasjon av Hisøy Idrettslag v/leder Jon Solli I vår rekke av besøk til ulike idrettslag i kretsen, besøkte vi Hisøy IL. Vi fikk en omvisning på anlegget ved Kolbjørnsvik Skole og ved Fortet på Sandviga. To fantastiske anlegg som er utviklet av klubben, og eies av klubben uten gjeld. Leder Jon Solli representerte klubben under omvisningen

2 Side 42 26/ Omvisning og presentasjon av klubben tas til orientering Sak 77 (A): Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør Dagens rentenivå gir oss svært liten avkastning på vår overskuddslikviditet. Kan vi finne gode løsninger for å plassere deler av kapitalen slik at vi får en høyere avkastning uten for stor risiko? Presentason av ulike øsninger ved Kristian Thorbjørnsen, Sparebanken Sør. Saken utsettes pga forfall fra representanten fra Sparebanken Sør Sak 78 (B): Referat og orienteringssaker 51/ : Seminar OLT Sør m/utdeling av Sparebanken Sør Idrettsstipend. Svein 52/ : GF Atletica. Anne 53/ : Ledermøte NIF, Bodø. Kirsten og Svein 54/ : Årsmøte Lillesand IR. Svein 55/ : Joakim Wagevid Svendsen opptatt på Yngre Ledere i NIF 56/ : Møte i referansegruppen i NIF for utarbeidelse av spillemiddelsøknaden. Svein 57/ : Veiledersamling AAIK/VAI. Stein og Svein + veiledere 58/17 Status AS /17 Status ApD 60/17 Status OLT Sør (egen sak) 61/17 Status jubileumsbok (egen sak) 62/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 63/17 Status deltakelse på Arendalsuka Egen sak 64/17 Status ansatte 65/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. 66/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 51/17 til 66/17 tas til orientering. Kommentar 65/17: Legge inn at Granes damelag rykket opp i 1. div Sak 79 (A) Regnskap pr Gjennomgang av regnskap pr Avviksoversikt Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Totalresultat: Budsjett: :

3 Side 43 26/ Avdeling Dr.res Budsjett Diff 2. Hovdenleiren Idrettsleiren Regnskap APD AS Jubileumsbok (Mgl innbet fra AAFK 75') TOT Basis Kurs/utdanning TOT Alle avd AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per Regnskapstj Flere kunder Tilsk AAFK Sen innbet boktilskudd Tilskudd kommuner Høyere innbet fra kommuner 29 APD: Kirken Bym. Tidlig innbet 120', lavere 3404 Tilskudd andre tilskudd leirene Tilskudd NIF komp.tilskudd Sen innbetaling+ lavere tilskudd enn budsj Deltakeravg Høyere delt.ant APD Gaver Bok: Tidlig innbet Valle Sp.b Fakt.gebyr APD + Idr.leir 15 Div Div småbeløp summert -9 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett Kto kostnader Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt Tilskudd særkretser Tidlutbet AABIK Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør IT Programutvikling ikke ferdig/fakturert Inventar Sen innkjøp av møteromsutstyr Selvst næringsdr Kommunikasjonsplan. Jobb delvis ferdig Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, fakt ulikt Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt Oppholdsutgifter Overforbruk H.leiren. Nytt sted Leie lokaler/utstyr APD periodisering - for høyt budsjett -61 Div Div småbeløp summert -18 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til budsjett Finansinntekter/overføringer 0 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett inkl finans

4 Side 44 26/ Vedtak: Regnskap pr tas til etterretning. Sak 80 (A) Kommunikasjonsplan for AAIK. Presentasjon Adm har de siste to månedene arbeidet med en ny kommunikasjonspålan sammen med Fred A Asdal. Forslag til denne er nå klar og presenteres i styremøtet Vedlegg 80-1 Saken utsettes til neste møte pga mange forfall til møtet Sak 81 (A) Arendalsuka. Program og engasjement fra oss og NIF AAIK blir engasjert under Arendalsuka med to stands. 1. Aktiv På Dagtid vil ha en del der de gjør seg synlig og rekrutterer nye medlemmer 2. AAIK/NIF organiserer den andre, og vi er i dialog med NIF ang noe aktivitet samt div materiell Det ønskes en diskusjon i møtet hvordan vi i praksis kan fremme NIF og AAIK på en best mulig måte AAIK følger opp behovet for materiell fra NIF. Tom Tvedt forespørres om forventning ved besøket 26. juni Sak 82 (A) Talent- og toppidrettsmidene for Innstilling Årets talent- og toppidrettsmidler skal være fordelt innen utgangen av juni, og søknadsfristen var 5. juni. Adm har innen møtestart foretatt innstilling til fordeling, og denne blir om ønskelig forelagt i møtet Styret overlater til adm å beslutte endelig tildeling Sak 83 (A) Sammenslåingsprosessen med VAI Under forutsetning av Stortingsvedtak, skal VAI og AAIK slås sammen fra I prosessen er det viktig at kretsene forhandler deg frem til gode løsninger for begge parter, og spesielt for våre

5 Side 45 26/ ansatte. Det bør settes ned en forhandlingsgruppe fra hver krets som sammen starter prosessen ila høsten Adm sjekker med VAI ift et forslag om å velge tre personer fra hver idrettskrets til et forhandlingsutvalg. Org.sjefene blir med som administrativ hjelp med tale- og forslagsrett. Sak 84 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til Strenegereid IL jubileumsfest Siri stiller på vegne av AAIK Sak 85 (A) Møtedatoer ut 2017 Møtedatoer ut første i 2018 Tirsdag 19. september, onsdag 25. oktober, onsdag 29. november, tirsdag 16. januar Sak 86 (A/B) Eventuelt 86-1 Mentorprogram i NIF NIF har invitert til et mentorprogram for damer som er i ledende posisjoner i Norsk Idrett, både som deltakere og som mentorer. Vi søker om at Marte blir deltaker på mentorprogrammet 86-2 Anbefaling fra AAIK og VAI vedr finansieringsstøtte fra begge fylkeskommunene til Sørlandet Hoppsenter. Org.sjef ber VAI om en samlet anbefaling fra begge idrettskretsene

6 Side 46 26/ Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder