Protokoll fra styremøte nr 2/ mandag kl 18:00 på Seilerhytta, Arendal Seilforening.

Transkript

1 8 P r o t o k o l l S i d e Styreperioden Protokoll fra styremøte nr 2/ mandag kl 18:00 på Seilerhytta, Arendal Seilforening. Tilstede var: Kirsten Borge Trond Kristensen Anne Blakstad Julie Sundsdal Nærdal Tonje Berger Ausland Siri Marie Gundersen Svein Lien Styreleder Nestleder 1. Varamedlem Org.sjef Forfall: Gunnar Høygilt Roy Tømte Allan Fossestøl Larsen 3. Varamedlem 2. Varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 12. A Innkalling og referat fra sist møte. Fotografering 13. B Orientering fra Idrettsfondet v/daglig leder og styreleder inkl spørsmål og diskusjon 14. B Referat og orienteringssaker 15. A Regnskapsoversikt pr A Oppfølging av handlingsplan A Søknader om midler fra klubber og enkeltutøvere. Kriterier og tildeling 18. B Ansatte-situasjonen 19. A Høringsuttalelse vedr bruk av Høydehus 20. A Høringsuttalelse vedr Idrettsmeldingen 21. A Høringsuttalelse vedr Regional planstrategi for Aust-Agder 22. A Høringsuttalelse til søknad om spillemidler for A Representasjonsoppgaver 24. A/B Eventuelt

2 9 P r o t o k o l l S i d e Sak 12 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte. Fotografering Innkallingen til dette møtet og referatet fra møte nr 1/ godkjent. Fotografering gjennomført. Bildet legges på hjemmesiden vår Sak 13 (B) Informasjon/orientering om Idrettsfondet Daglig leder Thom Krakstad og styreleder Jorunn Årrestad orienterte om Aust-Agder Idrettsfond. Gjennomgangen var meget avklarende for styret, og alle fikk et godt innblikk i Fondets eksistens og funksjon. Spørsmål og diskusjon førte til positive forslag til et fremtidig godt samarbeid mellom AAIK og Idrettsfondet. Som prioritert oppgave var vi enige om å arbeide frem løsning for en bedre samkjøring av pengetildelingsordningene fra AAIK og Aust- Agder Idrettsfond. Vedlegg 13-1 og 13-2 Styret tar orienteringen til etterretning. Dgl leder i Fondet Thom Krakstad og Org.sjef i AAIK Svein Lien møtes for å lage en innstilling til AAIK styremøte 20. september og for styret i Idrettsfonde primo oktober. Målet er å få legge frem gode forslag til vedtak i Fondsmøtet 22. oktober 2012 Sak 14 (B) Referat og orienteringssaker 43/12: 14.05: Konstituerende Generalforsamling i Atletica Idrettens Treningssenter. Svein deltok 44/12: 22.05: Veiledersamling i Kr.sand for kursveiledere i Aust- og Vest-Agder. Stein og Svein deltok. 45/12: Styremøte i KIA, Fylkeshuset i A-Agder. Gunnar og Svein deltok 46/12: Saksbehandlerseminar NIF, Tjøme. Synnøve og Svein deltok 47/12: : Personalsamling for ansatte i NIF. Alle 4 på kontoret deltok 48/12: 06.06: Leder-/trenerseminar vedr toppidrett i Aust-Agder. Sted: Myra. Stein, Gunnar, Trond og Svein deltok 49/12: 07.06: Fagsamling for utdanningsansvarlige i NIF/Særforbund. Stein deltok 50/12: : Kretsleder møte og org.sjefmøte Stjørdal. Svein og Trond møtte 51/12: 09.06: Ekstraordinært Idrettsting Stjørdal Trond, Gunnar, Anne og Svein deltok 52/12: 14.06: Møte med Telemark og Buskerud IK vedr prosjektet Aktiv Skole 365. Stein Deltok

3 10 P r o t o k o l l S i d e 53/12: 15.06: Sommerfest med avslutning for Thom Krakstad og Ørnulv Bjørnsen. Alle på Kontoret deltok 54/12: 19.06: Offisiell avslutningsarrangement for Thom Krakstad og Ørnulv Bjørnsen. Kirsten og Svein deltok 55/ : Styremøte Atletica Idrettens Treningssenter. Svein deltok 56/12: : Idrettsleiren på Hove arrangert. Erik hovedansvarlig. Stein var medhjelper. 57/12: 15.08: Flyttet til nye lokaler i Arendal Idrettspark i Myra. 58/12: Reisegodtgjørelse ifm møter og oppdrag. Skjema vedlagt. 59/12: Revidering av strategiplan for regional og nasjonal anleggsutvikling i Agderregionen 60/12: Innkomne skriv. Vedlegg /12: Julie Sundsdal representerte AAIK på Powerboat-arrangementene i Grimstad august Referatsakene 43/12 til 61/12 tas til etterretning. Sak 15 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr Vedlegg 15-1 Vedlegg 15-2 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte framgår regnskapet pr med et overskudd på kr 981 mot budsjett på 879. Avvikene er små. Idrettsleiren hadde ca 70 færre deltakere enn tidligere år, og dermed lavere inntekter. Dette er for en stor del kompensert ved at vi har kuttet kostnader, og fått mer støtte fra Fylkeskommunen og div kommuner. Regnskapsoversikten inkl balansen pr tas til etterretning. Sak 16 (A): Oppfølging av Handlingsplanen Pga dødsfall i familien til Erik, ble arbeidsmøtet til adm utsatt fra juni til ultimo august. Vi har dermed ikke ferdigstilt handlingsplanen slik det var forutsatt i styremøtet nr 1.

4 11 P r o t o k o l l S i d e AAIK har spesielt ansvar for å påskynde bygging av store regionale anlegg, og en friidrettshall i regionen er savnet, og friidrettsmiljøet har uttrykt skuffelse over manglende vilje til å tilrettelegge for friidrett i Arendal Idrettspark. Org.sjef har tatt kontakt med Grimstad Idrettsråd og Ugland Eiendom vedr planene for flerbrukshall i forbindelse med utbyggingen av Campus Grimstad. Er det mulig å tilrettelegge den planlagte hallen som friidrettshall kombinert med flerbrukshall? Møte gjennomføres mandag Refereres på styremøtet. Ferdig handlingsplan fremlegges til godkjenning på neste styremøte. Sak 17 (A) Søknader om midler fra klubber og enkeltutøvere. Kriterier og tildeling Org.sjef fikk i møte 1/ i oppdrag å komme med forslag til klarere kriterier for de ulike pengetildelingsordningene som finnes i AAIK. Forslagene var sendt ut med innkallingen. De nye kriteriene skal danne grunnlag for tildeling av midler etter søknadene i vår. Etter en fruktbar diskusjon, ble vi enige om kriteriene som skal gjelde fremover. Viktig at søknadsskjemaer og vurderingsskjemaer blir enkle og informative, slik at klubbene får en enklest mulig søknads- og rapporteringsprosess. Kriteriene er beskrevet i vedlegget Vedlegg 17-1 Forslagene til nye kriterier vedtas. Adm innstiller til tildeling fra eksisterende søknader, og får tilslutning fra styret via mailkorrespondanse. Sak 18 (B) Ansattesituasjonen I forrige møte uttrykte orgsjef usikkerhet mht å kunne beholde Erik Oksavik som ansatt, da han mistet stillingen i Basketballforbundet. Han hadde da kun en 50 % stilling igjen på Idrettens Hus, og vi var engstelig for at han kom til å slutte hos oss. I mellomtiden har han fått en deltidsstilling som lærer på Jappa Skole i Grimstad, og han fortsetter i AAIK. Erik vil ha mindre tilstedeværelse hos oss i høsthalvåret, og mer i vårhalvåret, tilpasset arbeidsmengde mht leirene. Lønnsforhandlingene er ferdige, og lønnskostnadene kommer til å øke noe mer enn det som er lagt inn i budsjettet pga ne høyere lønnsoppgjør enn forventet Vedtaket i denne saken i forrige styremøte, var flg: Adm jobber frem et forslag til en plan for utvidelse av leiraktiviteten i AAIK, inkludert arrangement av treningssamlinger og arrangementer i forbindelse med Arendal Idrettspark og andre arenaer.

5 12 P r o t o k o l l S i d e I handlingsplanen for kommende periode har vi utvikling av leiraktiviteten som et av punktene. Det vil si at utvikling av leirene kommer opp når vi skal diskutere handlingsplanen på styremøtet i september. Orienteringen tas til etterretning Sak 19 (A) Uttalelse om bruk av høydehus Idrettskretser og Særforbund har fått tilsendt høringsbrev fra NIF der vi blir bedt om å uttale oss om en evt opphevelse av forbudet om bruk av høydehus. Vedlegg 19-1 Denne saken utsettes til neste styremøte. Svein lager et forslag til vedtak som hensyntar ulikhetene mht høydehus, oksygenmaske osv Sak 20 (A) Uttalelse om videre behandling av Idrettsmeldingen Idrettskretser og Særforbund har fått tilsendt høringsbrev fra NIF der vi blir bedt om å uttale oss om videre behandling av/innspill til Idrettsmeldingen Vedlegg 20-1 Org.sjef melder inn til NIF at vi er godt tilfreds med meldingen, men at NIF følger opp oppfordringen til å la alle tildelinger holde tritt med lønns- og kostnadsutviklingen. Sak 21 (A) Uttalelse vedr Regionplan Agder AAIK har mulighet til å spille inn punkter til Regionplan Agder Hva er viktig og mulig å påvirke mot? Kirsten innledet og forklarte hvordan prosessene rundt de ulike planene i region og fylket ble behandlet. Idrettskretsen bør tilby sine tjenester/kompetanse gjennom klubbene på lokalt nivå for å bidra til bedre folkehelse gjennom bl.a. lavterskeltilbud. Vedlegg 21-1 Kirsten og Svein lager et forslag til innspill til Regionplan Agder. Sak 22 (A) Uttalelse om søknad til spillemidler for 2013 Idrettskretser og Særforbund har fått tilsendt høringsbrev fra NIF der vi blir bedt om å uttale oss om søknaden til spillemidler for 2013

6 13 P r o t o k o l l S i d e Vedlegg 22-1 Org.sjef melder inn til NIF at vi ikke har noen spesielle kommentarer til søknaden, men at NIF følger opp oppfordringen til å la alle tildelinger holde tritt med lønns- og kostnadsutviklingen. Sak 23 (A) Representasjonsoppgaver 24.08: Møte i referansegruppen Prosjekt Toppidrettskulturbygging. Svein og Stein deltar : NM i friidrett på Kristiansand Stadion. Trond deltar på deler av arrangementet : Åpningsarrangement Arendal Idrettspark. Svein og Trond deltar 11.09: Trener- ledersamling i Atletica for toppidrettsmiljøene. Sammen med KIA. Svein og Stein har ansvar. Hele styret er velkommen. Svein sender invitasjon : Idrettskretsledermøte på Gjøvik. Svein og Kirsten møter. Sak 24 (A) Eventuelt Ingen saker under eventuelt Vi takker Arendal Seilforening for vertskapet, omvisningen og transporten. Vi ble imponert over det vi så! Myra, Svein Lien Referent