Protokoll fra styremøte nr. 5/ torsdag 6. november 2014 kl 19:00 på Idrettens Hus, Sør Amfi

Transkript

1 Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 5/ torsdag 6. november 2014 kl 19:00 på Idrettens Hus, Sør Amfi Tilstede var: Kirsten Borge Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Tonje Berger Ausland Marte Bentzen Fossestøl Linda Vegusdal Stølen Svein Lien Forfall: Gunnar Høygilt Per Harald Bai Stabell Julie Sundsdal Nærdal Halvor Rismyhr Styreleder og møteleder 2. varamedlem 3. varamedlem Org.sjef Nestleder 1. varamedlem Sak 43 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signatur av leder utført, nestleder ikke til stede, utføres på neste møte. Sak 44 (B) Referat og orienteringssaker 95/ : Samling for alle idrettsråd i A-Agder. Svein og Stein 96/ : Årsmøte i A-Agder sykkelkrets. Svein 97/ : NIF-møte: Revitalisering av idrettsskoler. Stein 98/ : Besøk av Inge Andersen. Hele adm pluss Gunnar 99/ : Anleggsseminar Trondheim. Palla 100/ Møte Froland Kommune. Svein 101/ Saksbehandlerseminar. Svein 102/ Lov og organisasjonsseminar. Svein 103/14 Status AS /14 Status ApD 105/14 Status KIA 106/14 Status friidrettshall Grimstad 107/14 Status jubileumsbok

2 Side 17 9/ /14 Referat fra Ungdomsutvalget 109/14 Postliste. Vedlegg Referatsakene 95/14 til 109/14 tas til orientering. Sak 45 (A) Regnskap og balanse pr Regnskap viste et driftsresultat på pluss kr ,-, mot budsjett på kr Resultat samme tidspunkt i 2013: ,-. Pr 31.9 er det tre viktige forhold som vil påvirke regnskapet for 2014: 1. Lavere inntekter fra Helsedirektoratet/NIF enn budsjettert. Svikt kr Kto 3920: Lavere deltakerantall på idrettsleiren enn forventet. Svikt kr 120. Kostnadskutt og økt tilskudd fra fylkeskommunen kompenserer beløpet 3. Lavere lønnskostnader enn budsjettert. Pr sep: 269. Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr 31.9 o 3215 Lavere inntekter fra regnskapsføring enn budsjettert. Kompenseres med lavere lønnskostnader o 3442 Budsjettert med prosjektstøtte fra NIF 350. Tildelt kr 165 o 3446 Lavere beløp enn antatt til kurs/utdanning kr 52 o 3999 Manglende div-/sponsorinntekter til idrettsleiren kr 100 Større inntekter pr 31.9: o 3407 Tilskudd AAIF: 50 o 3410 Tilskudd fra NAV vedr tekniske hj.midler til Kenneth: 40 Positive resultater på utgiftssiden pr 31.9: o Sum lønn: 269 lavere, noe pga mindre regnskapstjenester og ref sykepenger o Avventer investering i utstyr/inventar, o 6860 Lavere kostnader til møter/kurs/oppdatering, kr 107. Senere u-kurs Sam Eyde VGS o reisekostnader: 48 o 7450 Senere utbetaling av særkretstilskudd, kr 63 Avventer riktige rapporter fra sykkel, bandy, bowling, basket og dans o 7614 Lavere kostnader til trening ApD, kr 170 o Innkjøp utstyr og div.kostnader, kr 48 Negative resultater på utgiftssiden o 7451 Tilskudd idrettslag: 61 ref kto 3407 Idrettsfondet regnskapet var 90 % ferdig til møtet, og viste et månedsresultat på ca 16 i minus mot 105 i minus i fjor, men ca 90 bedre enn budsjett. Med forbehold om noen endringer, er oktober-resultatet akkumulert kr 510 mot budsjett på 84 og 208 i 2013

3 Side 18 9/ Regnskap og balanse pr og foreløpig tas til etterretning Sak 46 (A) Oppsummering av Styreseminaret på Kilandsenteret Styreseminaret på Kilandsenteret var et godt og nyttig arrangement både faglig og sosialt. Det er viktig at sakene på seminaret blir operasjonalisert slik at vi ser konkrete resultater av samlingen. Endelig oppgavefordeling blant styremedlemmene innsatt i aktivitetsplan-dokumentet. Hvert styremedlem har i oppgave å kontakte de i administrasjonen som man skal samarbeide med fremover i de områdene som ble vedtatt på seminaret. Dette for å enes om hvordan det skal arbeides for å få best mulig nytteverdi. FRIST FOR KONTAKT: 1. DESEMBER 2014 Enighet i styret om å avholde styreseminar hvert år Styreseminaret oppsummert, og oppgavene i etterkant fordelt og forstått. Styreseminar avholdes en gang pr kalenderår Sak 46 (A) Idrettsgalla Sørlandet 24. januar 2015 Det planlegges en felles Idrettsgalla for Sørlandet med arr.sted Kristiansand i 2015 og deretter annethvert år Aust-Agder/Vest-Agder dersom det besluttes å bli en tradisjon. Svein orienterte etter møte i komiteen Rammer: 170 gjester inviteres til Klubben/Hotell Norge, Kristiansand, lørdag 24. januar Det arbeides i en prosjektgruppe med detaljer rundt priser, kriterier osv. Arrangementet er satt ut til Team Works AS, eventselskap som bl.a. har hatt ansvaret for volleyballarrangementene i Kr.sand. AAIK er positive til Idrettsgalla Sørlandet, og org.sjef møter i arr.komiteen på vegne av AAIK. Økonomiske utlegg til arrangementet av betydelige beløp må godkjennes av styret i AAIK Sak 47 (A) Høring vedr rammevilkår for idrettskretsene En gruppe bestående av ledere og adm i tre idrettskretser har arbeidet frem en ny modell for tildeling av rammemidler over post 1 i NIF. Bakgrunnen er at nåværende modell er gammel og mangler reell forankring i kriterier. Gruppen har som utgangspunkt satt at 75 % av rammen fra NIF skal tildeles likt mellom alle kretsene, mens resterende 25 % skal fordeles ift forskjeller mellom geografi (10 % av 25 %) og antall klubber (90 % av 25 %). Denne endringen er fordelaktig for AAIK, da den i praksis vil gi AAIK den største økningen i rammetilskudd fra NIF blant alle 19 idrettskretsene. AAIK er positive til høringsutkastet som er fremlagt i saken om ny fordelingsnøkkel på rammetilskuddet til idrettskretsene over post 1 fra NIF. Org.sjef lager en innstilling som styret får til gjennomlesning før den sendes til arbeidsgruppen for prosjektet

4 Side 19 9/ Sak 48 (A) Statsbudsjettet 2015 AAIK s rolle vedr påvirkning ift idrettens interesser Idrettskretsene er bedt av NIF om å bidra ifm behandlingen av statsbudsjettet for Flg planer er foreløpig på plass: Saker i pressen vedr enkeltsaker som blir skadelidende i forslaget til statsbudsjett. Første sak var på trykk i Agderposten Gunnar var til stede på Sørlandstinget og snakket med de som var til stede av innflytelsesrike politikere om aktuelle saker i statsbudsjettet pluss viktigheten av å godkjenne innholdet i NIF s søknad om spillemidler Møte med posisjonen i fylkeskommunen ifm folkehelsemidlene som er flyttet fra Helsedepartementet til Klima- og Miljødepartementet. Gjennomført Møte med hele Agderbenken for å informere om idrettens viktigste saker ifm statsbudsjettet. Konsentrerer oss om 4-5 saker. Sørge for at Agderbenken får tilsendt alle innlegg i avisene vedr saker som angår statsbudsjettet Karete er invitert av NIF til å presentere ApD i høring i Oslo 6. nov AAIK adm gjennomfører de planene som foreligger, og i tillegg er klare til å bidra enda mer dersom saker/aktiviteter kommer opp underveis Sak 49 (A) Representasjonsoppgaver Risør Seilforening hadde 125-årsjubileum i juni Klubber med slike jubileer blir tildelt en oppmerksomhet fra NIF og AAIK. Det ble ikke anledning til å dele ut disse på festen deres, så vi er nå invitert til å foreta utdelingen på klubbens årsmøte fredag 21. november Det ønskes at et styremedlem stiller på årsmøtet til Risør Seilforening for å dele ut en oppmerksomhet fra NIF (krus med inskripsjon) og fra AAIK (krystallvase). Svein sender ut oppfordring til styremedlemmene. Sak 42 (A/B) Eventuelt 42-1 Visning på storskjermen på Arendal Kulturhus Tilbud fra Arendal Festival Supply om å kjøpe visning på storskjermen på Arendal Kulturhus. Pris: kr mva for 2015 AAIK takker nei til tilbudet

5 Side 20 9/ «Julestyremøtet» onsdag 10. desember. Hvor og hvordan? Det var stemning for å fortsette tradisjonen fra i fjor med å ha litt privat juleavslutning. Styremøtet 10. desember avholdes hjemme hos Svein på Vessøya, Fevik med start kl 18:00. Avsluttes med et julemåltid Kandidat fra Aust-Agder til Idrettsstyret Under Idrettstinget i Trondheim i juni 2015 skal det velges nytt idrettsstyre for perioden Idrettskretsen ønsker å fremme Bjørgulv Sverdrup Lund som kandidat fra Aust-Agder. Han er ikke kandidat til fylkesordførerstillingen for neste periode, og har sagt seg interessert i å stille til idrettsstyret Bjørgulv Sverdrup Lund fremmes som kandidat til idrettsstyret, og dersom det er mulig, søker vi støtte til kandidaturet fra flere idrettskretser. Org.sjef sørger for det praktiske med tidsfrister, CV osv slik at han presenteres på best mulig måte Deltakelse på Idrettstinget for flere enn tillatte delegater/deltakelse på Idrettsgallaen Det ble uttrykt ønske om at alle som ønsket det i styret, kunne delta på Idrettstinget i juni Dette for å øke kompetansen gjennom en slik deltakelse. Dersom dette kan bli aktuelt, er Idrettsgallaen mindre aktuell enn i fjor. Det siste også fordi Idrettsgallaen i år igjen skal finne sted på Hamar Org.sjef sjekker muligheten for at styremedlemmer i tillegg til våre godkjente antall delegater har mulighet til å delta på Idrettstinget i juni 2015 som observatører. Dersom dette godkjennes, blir det ikke aktuelt med deltakelse for hele styret på Idrettsgallaen på Hamar. I motsatt fall tar vi opp spørsmålet om deltakelse på Idrettsgallaen. Møter 2. halvår 2014: onsdag 10. desember. For møter neste periode: Unngå onsdager og plasser møtene etter den 10. og i partallsuker Kirsten Borge Leder Gunnar Høygilt Nestleder