Protokoll fra styremøte nr. 13/ torsdag hjemme hos Tonje Ausland, Gjerstad

Transkript

1 Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 13/ torsdag hjemme hos Tonje Ausland, Gjerstad Tilstede var: Kirsten Borge Tonje Berger Ausland Gunnar Høygilt Svein Lien Trond Kristensen Siri Marie Gundersen Roy Tømte Forfall: Julie Sundsdal Nærdal Anne Blakstad Styreleder Org.sjef Nestleder Varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 132. A Innkalling og referat fra sist møte 133. B Referat og orienteringssaker 134. A Regnskap/økonomi pr A Oppfølging av handlingsplan A Samarbeidsavtale mellom VAI og AAIK vedr KIA og innspill til strategiarbeid i KIA 137. A Deltakelse i Naturlos med midler til utgivelse 138. A Representasjonsoppgaver 139. A/B Eventuelt Sak 132 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr 12 godkjent. Signering gjøres på neste møte Sak 133 (B) Referat og orienteringssaker

2 Side 2 6/ / : Styremøter Atletica. Svein 98/ : Ærlig-Talt seminar på Sam Eyde. Stein arrangerte sammen med KIA. Ca 220 deltakere 99/ : Ungdomslederkurs for 13 deltakere fra 10 ulike klubber og idretter. Stein arrangør 100/ : NIF s Utviklings- og fagdager for utdanningsansvarlige i IK. Stein 101/ : Den Store Kurshelgen. Ca 80 deltakere. Stein og Svein arrangører + kursinstruktører. Kirsten var med på åpningen 102/13 Barne- og ungdomskonferanse i Trondheim. Stein deltok 103/13 Besøk i kommunene Risør, Grimstad og Bygland. Svein 104/ : Fondsmøte Svein. Vedlegg / : Alle ansatte tok idrettsmerke på Lunderød Stadion 106/ : Deltakelse på saksbehandler- og lov- og domsseminar Oslo. Svein 107/13 2 møter i Vegårshei Ski- og aktivitetssenter vedr utbygging av skianleggene på Vegårshei. Svein 108/ : Møte med leder i Kultur- og Familiekomiteen, Svein Harberg vedr midler til folkehelseaktiviteter. Karete og Svein 109/ : Møte med ledelsen i Sam Eyde VGS vedr utvikling av idrettslinjen mot toppidrettstilbud. Stein og Svein 110/ Møte med Kontrollkomiteen. Trond og Svein 111/13 Deltakelse på OLT seminar. Gunnar 112/13 Møter med klubbene i Evje & Hornnes for å få etablert IR. Svein 113/13 Status regnskapsføring for klubber 114/13 Status Idrettsfondet og kriterier for tildeling av Fondets midler i /13 Status AS /13 Status ApD. Kenneth orienterer 117/13 Status KIA 118/13 Status friidrettshall Grimstad 119/13 Deltakelse ved tildeling av Kongens Fortjenestemedalje til Per E. Andersen, Eydehavn. Kirsten deltok 120/13 Postliste Vedlegg Vedlegg Referatsakene 97/13 til 120/13 tas til orientering. Sak 134 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat før ekstraordinære poster (inklusive finans) på pluss kr , mot budsjett på kr Resultat i 2012: Enkelte av postene kommentert i møtet. Overskuddet er noe større på papiret enn i realiteten, da noen kostnader kommer i nov-des istedenfor i oktober. Likevel god kontroll på økonomien. Vedlegg 134-1

3 Side 3 6/ Vedlegg Vedlegg Regnskap og balanse pr tas til etterretning Sak 135 (A): Oppfølging av Handlingsplanen/Aktivitetsplan Adm har oppdatert Aktivitetsplanen pr Vedlegg Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til etterretning. Sak 136 A: Diskusjon vedr KIA og strategi/planer/resultatdefinisjoner Hvordan skal AAIK involveres i strategiarbeid i KIA? Gunnar innledet og styret oppfordrer til at AAIK, gjennom styremedlemmene i KIA, er aktive i å spille inn bidrag til strategiplanen til KIA Innspill fra AAIK til strategiarbeidet i KIA ivaretas av Gunnar som styremedlem i KIA Sak 137 A: Deltakelse i Naturlos med midler til utgivelse AAIK har i mange år hatt samarbeid med Friluftsrådet Sør, og gitt en underskuddsgaranti på kr 5000 ifm. utgivelsen av heftet «Naturlos». Denne ble innfridd for første gang i 2012, der AAIK bidro med de kr AAIK har i høst mottatt henvendelse fra Friluftsrådet om flg: 1. å bidra med kr 5000 for å dekke inn deler av underskudd for 2012-brosjyren. 2. å bidra til å dekke fremtidige underskudd i trykkingen av Naturlos sammen med Turistforeningen og Skogselskapet. Se vedlegg Vedlegg Pkt 1: AAIK dekker samme beløp som Turistforeningen og Skogselskapet, maksimalt kr Det forventes at Friluftsrådet Sør bidrar med det største beløpet av de 4 org.

4 Side 4 6/ Pkt 2: AAIK gir en underskuddsgaranti på maksimalt kr 5000 pr år, under forutsetning av at Turistforeningen og skogselskapet gjør de samme, og at Friluftsrådet Sør bidrar med et større beløp enn de tre andre Sak 138 (A) Representasjonsoppgaver 138-1: Julelunsj hos VAI på Hotell Norge, Kristiansand mandag 9. desember kl 13:00. Alle medlemmer er invitert : Idrettsgallaen. Muligheter for å delta på Idrettspris. Alle styremedlemmer invitert : Påmeldinger til julelunsjen i Kr.sand er 2. nov. Svein tar imot påmelding : Deltakelse på Idrettsgallaen: AAIK dekker billetter og opphold for styremedlemmer. Dersom man vil ha med ledsager, dekkes det av egenandel. Svein bestiller. Påmeldingsfrist til Svein: 12. desember Sak 139 (A/B) Eventuelt A: Budsjettrammer Org.sjef hadde arbeidet en del med budsjett for 2014, og totalrammen ligger på ca 7,4 mill. Dette er en økning på ca 1 mill fra budsjettet i 2013, og ca 2,1 mill høyere enn Tildeling av midler til Ungdomsprosjektet for 2014: Prosjektleder Marit Sørvig inviteres til å presentere prosjektets status i første styremøte A: Henvendelse fra TV2/Eyeworks Dinamo vedr idrettslags medvirkning i TV-program og vår anbefaling av klubber som kommer inn under de kriteriene som TV2 ønsker å ha med B: Idrettskretsting og dato: Man har fått melding om at NIF muligens har et arrangement som blir lagt på samme dato som vårt idrettskretsting, 26. april. Dersom dette blir aktuelt, må Idrettskretstinget flyttes A: Deltakelse på ungdoms-ol på Lillehammer 2016 for aktive og funksjonærer. Ønske fra AAIK styret om at man jobber hardt for å få flest ungdommer fra A-Agder med som både aktive og funksjonærer. KIA involveres sterkt når det gjelder utøvere, mens adm blir sentral mht å rekruttere frivillige 139-5: Møtedatoer vår 2014: Se vedtak 139-1: Budsjettrammen for 2014 godkjennes med flg forutsetninger: 1. Alle prosjektene hver for seg søkes å gå min i balanse. 2. Totalbudsjettet skal minimum gå i balanse før finansposter. Finansposter beregnes til ca Endelig detaljbudsjett for 2014 godkjennes i første møte : Org.sjef sender anbefaling på Iveland IL, Hope IL og Gry IL 139-3: Dersom man må flytte idrettskretstinget, legges dette til søndag 27. april. Org.sjef sjekker med praktisk arrangør, Lillesand Kommune : Org.sjef og leder starter arbeidet med å tilrettelegge for stor deltakelse av ungdommer fra A- Agder under ungdoms-ol på Lillehammer Første arbeidsmøte i januar 2014.

5 Side 5 6/ : Flg møtedatoer 2014 er fastsatt: torsdag 16. januar kl 19:00, torsdag 27. feb kl 19:00, tirsdag 8. april kl 18:00 (forberedelse til idrettskretstinget) For øvrig takker styret for utmerket vertskap, god servering og hyggelig stemning hjemme hos Tonje!! Kirsten Borge Leder Trond Kristensen Nestleder