Protokoll styremøte 2/12-14, 19. januar 2012 kl på Idrettens Hus Sandefjord

Transkript

1 Protokoll styremøte 2/12-14, 19. januar 2012 kl på Idrettens Hus Sandefjord Til stede: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Jan Olav Hay, Trude Halvorsen, Inger Ness, Tommy Svendsrud. Forfall: Torbjørn Lia Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen 1. referatsaker R.sak13/12-14: Horten Biljardklubb er opptatt som nytt idrettslag R.sak14/12-14: Henvendelse fra NIF at NIF vil legge til rette for at anleggseiere kan sette opp skilt som oppfordrer til røykfrie idrettsanlegg. R.sak15/12-14: Søknad fra Larvik Dykkerklubb og Svenner Dykkerklubb om sammenslåing. R.sak16/12-14: Søknad av om sammenslåing av Færder Dykkerklubb og Tjøme/Nøtterøy Dykkerklubb. R.sak17/12-14: Innkalling til Rytter Regionsting 4. februar. R.sak18/12-14: Innspill om om mva-kompensasjon fra Hogne Kjærås/Andebu IL. R.sak19/12-14: Mottatt møteplan for Sandefjord IR R.sak20/12-14: Mottatt høringsdokumenter Regional plan for bærekraftig utvikling fra VFK. Høringsfrist 26. april R.sak21/12-14: Mottatt høringsdok. kommunedelplan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv Larvik kommune. Høringsfrist R.sak22/12-14: Infobrev fra leder av Programkomiteen, sendt fra NIF (vedlegg 1). R.sak23/12-14: Høringsbrev fra NIF vedr. bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (vedlegg 2). Høringsfrist er Orienteringssaker O.sak20/12-14: Personalsituasjonen. O.sak21/12-14: VIK deltok på julelunsj på Haugar Kunstmuseum i regi av VFK, folkehelsekoordinatornettverket. O.sak22/12-14: Org.sjef deltok på møte på Brunstad sammen med Stokke IR og VFK. Tema var utbygging av idrettsanlegg på OCC. O.sak23/12-14: Veiledersamling for VIKs veiledere

2 O.sak24/12-14: Julelunsj for Hederstegnmottakere og pensjonister på Idrettens Hus O.sak25/12-14: Møte med Larvik kommune m.fl. vedr. Aktiv Larvik prosjektet. O.sak26/12-14: Planleggingsmøte med VFK vedr. anleggskonferansen 17. april. O.sak27/12-14: Org.sjef møtte ordfører, rådmann og bystyreleder i Holmestrand Kommune Tema var samarbeidet kommune og IR O.sak28/12-14: Org.sjef møtte styreleder i Dans Aktiv Tema var forholdet mellom Dans Aktiv og Ragnes Danseskole. O.sak29/12-14: Org.sjef møtte kontrollkomiteen i Fram IF for en generell orientering O.sak30/12-14: AktivSkole365 har i desember fått 6 nye skoler med i ordningen. Disse er Frøy skole, Hedrum ungdomsskole, Kvelde barne- og ungdomsskole, Mellomhagen ungdomsskole, Mesterfjellet ungdomsskole og Ra ungdomsskole. Alle er tilhørende i Larvik kommune. O.sak31/12-14: Styringsgruppa i Vestfold Toppidrett inkludert org.sjef, deltok på NM på skøyter i Tønsberg 17. og O.sak32/12-14: Org.sjef og VFK hadde et nytt møte med Brunstad for å diskutere deres planer og anleggskonferansen 18. april. O.sak33/12-14: Org.sjef og flere i styret deltok på Idrettsgallaen på Hamar 7. januar. O.sak34/12-14: Møte i anleggsutvalget Avholdte kurs Særidrettskurs i turn for Lardal U-skole i regi av AktivSkole365. Lars Gunnar Risa var instruktør. 20 elever deltok. Særidrettskurs i turn for Vear U-skole i regi av AktivSkole365. Lars Gunnar Risa var instruktør. 7 elever og 7 lærer deltok. Særidrettskurs i turn for Stokke U-skole i regi av AktivSkle365 v/ Lars Gunnar Risa var instruktør. 10 elever og 1 lærer deltok. Særidrettskurs i turn for Tjodalyng U-skole i regi av AktivSkole elever og 1 lærer deltok. Instruktør: Lars Gunnar Risa. 20 elever og 1 lærer deltok Kurs i ny lovnorm med Gunnar Martin Kjenner 18 deltakere. 4. Vedtakssaker V.sak5/12-14: Godkjenning og signering av protokoll fra styremøte 1/ V.sak6/12-14: Handlingsplan 2012 V.sak7/12-14: Budsjett 2012 V.sak8/12-14: Gjennomgang av VIKs delegasjonsreglement V.sak9/12-14: V.sak10/12-14: Styrets oppgaver og fordeling av idrettsråd Anmeldelse av tidligere styremedlem i Vear IF til NIFs domsutvalg v1 Side 2 av 5

3 V.sak11/12-14: V.sak12/12-14: Anmeldelse av tidligere kasserer i IP Sporty til NIFs domsutvalg. Eventuelt V.sak5/12-14: Godkjenning og signering av protokollen fra styremøte 1/ Utkast til protokoll er sendt til styret per e-post. Det er ikke kommet inn merknader. Protokollen godkjennes. V.sak6/12-14: Handlingsplan 2012 Handlingsplanen (vedlegg 3) er tredelt, hvor selve handlingsplanen fremgår i tabellform (månedsvis). Handlingsplanen er tenkt å være dynamisk og det vil kunne tilkomme nye tiltak. De løpende oppgavene er omtalt til slutt i planen. Handlingsplanen for 2012 vedtas. Avvik rapporteres til styret. V.sak7/12-14: Budsjett 2012 Forslag til budsjett fremgår av vedlegg 4. Budsjettet tar utgangspunkt i 2011 budsjettet men er på en del områder korrigert ut fra faktisk resultat. Det hefter en viss usikkerhet knyttet til inntektssiden siden vår rammesøknad til VFK ikke blir behandlet av fylkestinget før 6. februar. Det legges opp til en justering av tilskuddene fra VFK og NIF på henholdsvis 2,5 % og 3%, jf. vedtatt strategiplan. Budsjettet legger også opp til at mottatte sykerefusjoner i 2011 og 2012 nyttes til å forlenge engasjementet til vikar i 2012 og en utvidelse fra 80% til en 100% stilling f.o.m. februar 2012 og ut året. Budsjettet forutsetter at deler overskuddet i 2011 avsettes i balansen og øremerkes lønn til vikar i Budsjettet for 2012 godkjennes. Styret ønsker å få presentert budsjettets i hovedtall. V.sak8/12-14: Gjennomgang av VIKs delegasjonsreglement Viks forrige styre reviderte og godkjente VIKs delegasjonsreglement (vedlegg 5) i styresak 108/ Det nye styret ønsket en gjennomgang av reglementet. Delegasjonsreglementet godkjennes v1 Side 3 av 5

4 V.sak9/12-14: Styrets oppgaver og fordeling av idrettsråd. Det har vært tradisjon for at styret deler idrettsrådene seg i mellom og får et ansvar å følge disse opp. Det innebærer som minimum å delta på idrettsrådets årsmøte. Noen har også deltatt fast på idrettsrådenes styremøter. Fordelingen mellom styre og administrasjonen fremgår for det vesentlige av delegasjonsreglementet, men det vanlige er at styrets leder har ansvaret for den politiske kontakten primært i fylkeskommunen. Org.sjef har imidlertid også hatt en betydelig frihet til å knytte politiske kontakter og ta politiske initiativ der det er klarert med styret (leder). Det vedtas følgende fordeling av idrettsråd på styremedlemmer: Larvik IR Marit L. Danielsen Sandefjord IR Jan Olav Hay Stokke IR Rolf Gunnar Haagensen Tønsberg IR Marit L. Danielsen. Nøtterøy IR Jan Olav Hay Tjøme IR Torbjørn Nilsen. Hof IR Torbjørn Lia. Re IR Tommy Svendsrud. Sande IR Rolf Gunnar Haagensen. Holmestrand IR Tommy Svelvik IR Torbjørn Nilsen. Lardal IR Rolf Gunnar Haagensen. Andebu IR Trude Halvorsen. Horten IR Inger Ness. V.sak10/12-14: Anmeldelse av tidligere styreleder i Vear IF til NIFs domsutvalg Tidligere leder av Vear IF ble i Tønsberg Tingrett dømt til 11 måneders ubetinget fengsel for underslag av om lag 1,2 mill. kr (innholdet i dommen vil bli redegjort for på styremøtet). Dommen er rettskraftig. Vedkommende har nå flyttet til Sandefjord og det er en risiko for at vedkommende igjen vil påta seg verv innen idretten. For å unngå dette bør vedkommende anmeldes til NIFs domsutvalg med påstand om å miste retten til å påta seg tillitsverv i norsk idrett. Styret ber administrasjonen oversende en anmeldelse av tidligere styremedlem i Vear IF til NIFs domsutvalg med påstand om at han fradømmes retten til å inneha tillitsverv og til å ha medlemskap i norsk idrett v1 Side 4 av 5

5 V.sak11/12-14: Anmeldelse av tidligere kasserer i IL Sporty. Tidligere kasserer i IL Sporty ble dømt i Larvik tingrett for underslag av om lag kr. Dommen ble 90 dager fengsel hvor 45 dager ble gjort ubetinget. Vedkommende har godtatt dommen slik at den er rettskraftig. Som under sak 10/12-14 bør man av preventive hensyn og for å unngå en gjentakelse, be om at NIFs domsutvalg vurderer saken. Styret ber administrasjonen oversende en anmeldelse av tidligere kasserer i IL Sporty til NIFs domsutvalg med påstand om at hun fradømmes retten til å inneha tillitsverv og til å ha medlemskap i norsk idrett. V.sak12/12-14: Eventuelt. - Det berammes et styreseminar 9. og 10. mars. NIF kontaktes for å avtale opplegg. - Det ble gitt en kort demo av kretsens oppdaterte hjemmeside. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 5 av 5