Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak)

Transkript

1 Protokollside 66 Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 14/ torsdag i Iglandhallen, turnhallen til Grimstad Turn og IF Tilstede var: Kirsten Borge Trond Kristensen Gunnar Høygilt Julie Sundsdal Nærdal Siri Marie Gundersen Roy Tømte Svein Lien Forfall: Anne Blakstad Tonje Berger Ausland Styreleder Nestleder og møteleder Varamedlem Org.sjef Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 132. A Innkalling og referat fra sist møte 133. B Referat og orienteringssaker 134. A Foreløpig regnskap pr A Budsjett A Oppfølging av handlingsplan A Høringsuttalelse vedr tiltaksplan mot doping fra NIF 138. A Deltakelse på møter/seminarer for styremedlemmer 139. A Forberedelse til Idrettskretstinget 26. april 140. A Representasjonsoppgaver 141. A/B Eventuelt Sak 140 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr 13 godkjent. Sak 141 (B) Referat og orienteringssaker

2 67 121/ : Deltakelse på Barne- og ungdomskonferansen Trøndelag. Stein 122/ : Årsmøte i Sam Eydes Idrettsfond. Kirsten og Svein 123/ : Møte m/ledelsen i Bykle Kommune. Svein 124/ : Møte Fellestjenesteutvalget NIF. Svein 125/ : Dialogmøte vedr anlegg i Agder og Telemark. Svein 126/ : Fellesforum NIF, org.sjefer og generalsekretærer i SF. Svein 127/ : Orienteringsmøte med FK vedr AS365. Stein 128/ : Org.sjefmøte Oslo. Svein 129/ : Folkehelseseminar idrett/skole, Oslo. Stein 130/ : Møte m/sam Eyde VGS vedr toppidrettstilbud ved skolen. Stein og Svein 131/ : Personalseminar og julebord sammen med Idrettsfinans. Alle ansatte 01/ : Idrettsgallaen i Oslo. Tonje, Siri, Julie, Gunnar og Svein 02/ : Møte i programkomiteen for kretsledere. Kirsten 03/14 Status regnskapsføring for klubber 04/14 Status AS /14 Status ApD 06/14 Status KIA 07/14 Status friidrettshall Grimstad 08/14 Postliste. Referatsakene 121/13 til 8/14 tas til orientering. Sak 142 (A) Foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat før ekstraordinære poster (inklusive finans) på pluss kr Det er imidlertid kjente avsetninger som tilhører 2013 på kr , og andre kjente poster som kommer, slik at riktig resultat pr dato er ca. kr mot budsjett på kr Resultat i 2012: Regnskapet er ikke avsluttet, så dette blir ikke det endelige resultatet. Det er også viktig å merke seg at vi fikk tildelt omsøkte engangsmidler fra Sparebanken Sør på kr i 2013 som det ikke var budsjettert med. Balansen behandles når regnskapet avsluttes. Egenkapital og likviditet er meget bra. Foreløpig regnskap og balanse pr tas til etterretning. Endelig regnskap og forslag til disponeringer legges frem til styremøte nr 15, 27. februar Sak 143 (A): Budsjett 2014 I sak 139/ vedtok styret budsjettrammer for Det legges opp til en vesentlig omsetningsøkning fra 6,2 til 7,6 mill, og et resultat som går i balanse på driften, men et overskudd på ca som tilsvarer finansinntektene. Detaljbudsjett pr avdeling fremlagt for godkjenning.

3 68 I 2013 støttet vi Ungdomsprosjektet til KIA, ledet av Marit Sørvig. I styremøtet i november vedtok vi å invitere prosjektleder Marit for å orientere styret om status i prosjektet for å vurdere videre støtte. Hun kunne ikke møte, og blir invitert til neste styremøte 27. februar. En evt støtte settes av i årsoppgjøret for Fremlagt detaljbudsjett for 2014 vedtas. Evt støtte til ungdomsprosjektet settes av i årsoppgjøret for Sak 144 (A): Oppfølging av Handlingsplanen/Aktivitetsplan Adm har oppdatert Aktivitetsplanen pr Denne fornyes etter Idrettskretstinget i april, hvor det skal vedtas ny strategiplan for perioden Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til etterretning. Sak 145 A: Høringsuttalelse vedr tiltaksplan mot doping fra NIF NIF ønsker innspill på rapport om tiltak mot doping. Frist for tilbakemelding: 1. mars Tiltaksplanen er omfattende med 49 konkrete tiltak, og man var enige om at dette var en nødvendig og god rapport dersom tiltakene gjennomføres. En bred og kompetent gruppe har arbeidet med rapporten, og konklusjonen i styret var at man lokalt ikke har kompetanse nok til å komme med endringsforslag til de tiltak som fremkommer i forslaget til plan. AAIK støtter tiltaksplanen fra NIF mot doping og presiserer at man må sette ressurser inn for å kunne gjennomføre tiltakene i planen. Org.sjef melder uttalelsen til NIF. Det ble også vedtatt at AAIK skal arbeide for at flest mulig klubber og idrettskretsen selv gjennomfører «Ren klubb» og «Ren krets». Sak 146 A: Deltakelse på møter/seminarer for styremedlemmer Styret vedtok i sak 126/ at man i større grad enn tidligere skal søke å få med flere fra styret enn kun leder til de ulike møter og samlinger som arrangeres nasjonalt og regionalt. Det neste kjente og aktuelle arrangementet er Kretsledermøte 9. mai. Her melder Kirsten forfall, men Gunnar kan møte. Det er ønskelig at nestleder også stiller. Vi avventer idrettskretstinget mht nytt styre. Gunnar og forhåpentligvis ny nestleder blir deltakere på kretsledersamlingen 9. mai Vi avventer idrettskretstinget og valg av nytt styre.

4 69 Sak 147 A: Forberedelse til Idrettskretstinget 26. april 1. Spørreskjema fra valgkomiteen vedr kandidatur til nytt styre ifm idrettskretstinget i Lillesand Skjemaer leveres org.sjef eller valgkomiteens leder innen 20. januar. 2. Arbeid med strategidokumentet for tingperioden Vedlagte utkast til oppsett ble kommentert og rettet på. Man var enige om at formen og oppsettet var bra. 3. Forslag til beretningen for perioden skal være klar til styremøte nr 15, 27. februar. 4. AAIK deler ut 6 pokaler til utøvere på hvert idrettskretsting, 4 ungdomspokaler og 2 bragdpokaler, sistnevnte finansiert av Gjensidige Sør. Totalt koster disse pokalene over kroner. Er det fornuftig å endre tildelingen slik at vinnerne får penger istedenfor pokaler? 5. Alle praktiske forberedelser har org.sjef ansvar for, og første innkalling gikk ut 16. januar. Orienteringen om forberedelsene til idrettskretstinget 26. april tas til orientering Det vedtas å endre tildelingen av pokaler til å tildele penger istedenfor. Når det gjelder Bragdpokalene, må Gjensidige Sør forespørres først. Sak 148 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon fra Aust Agder Turnkrets vedr kretsting mars. Påmelding innen 2. februar. Siri ønsket å stille på Turnkretsens ting, men måtte sjekke praktisk mulighet. Melder tilbake til org.sjef i god tid før påmeldingsfristen. Sak 149 (A/B) Eventuelt Julie orienterte om hennes 20-studiepoengs utdanning i NIF, «Utdanning for unge ledere», som er en helgebasert opplæring innen ledelse og coaching for ledere i alderen år innen idretten. Dette støttes både økonomisk og ellers av AAIK, og er en meget god skolering til senere lederoppgaver. Orienteringen fra Julie tas til orientering Møtet avsluttet kl 21:40 Styret takker GTIF v/anne Kjersti Wiig for omvisning i det fantastiske anlegget som klubben har bygget og eier, og for lån av møterom. Neste møte: 27. februar kl 18:30 i klubbhuset på skøytebanen. Det oppfordres til å møte kl 18:00 med skøyter, så tester vi isen sammen

5 70 Kirsten Borge Leder Trond Kristensen Nestleder