Protokoll fra styremøte nr. 10/ , tirsdag på klubbhuset til Østre Tromøy Trim og Idrettsklubb

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 10/ , tirsdag på klubbhuset til Østre Tromøy Trim og Idrettsklubb Tilstede var: Kirsten Borge Anne Blakstad Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Haakon Nipe Siri Marie Gundersen Ellen Dahl Svein Lien Forfall: Marte Bentzen Fossestøl Gunnar Høygilt Inge Roppen Styreleder og møteleder 2. varamedlem Org.sjef Nestleder 1. varamedlem 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 87 B Omvisning og presentasjon av Østre Tromøy Trim & Idrettsklubb v/leder Geir Støylen 88 B Innkalling og referat fra sist møte 77 A Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør v/kristian Thorbjørnsen 89 B Referat- og orienteringssaker 90 B Regnskap august A Sammenslåingsprosessen med VAI med bl.a. valg av 3 representanter fra styret til et forhandlingsutvalg 92 A Uttalelse vedr fremtidig motorsportanlegg i Lillesand som interkommunelt anlegg for begge fylkene 93 A Høring vedr forslag til folkehelsestrategi for Agder Frist 1. oktober. 94 A Idrettskretsting 2018 valg av form, dato og sted 95 A Representasjonsoppgaver 96 A Møtedatoer 97 A/B Eventuelt

2 Side 48 3/ Sak 87 (B): Støylen Omvisning og presentasjon av Østre Tromøy Trim og Idrettslag v/leder Geir I vår rekke av besøk til ulike idrettslag i kretsen, besøkte vi Østre Tromøy T & IL. Vi fikk en omvisning på anlegget ved Sandnes Skole samt en orientering om klubbens drift. Leder Geir Støylen representerte klubben Omvisning og presentasjon av klubben tas til orientering Sak 88 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført av leder. Nestleder signerer ved neste anledning Sak 77 (A): Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør. Utsatt fra møte Dagens rentenivå gir oss svært liten avkastning på vår overskuddslikviditet. Kan vi finne gode løsninger for å plassere deler av kapitalen slik at vi får en høyere avkastning uten for stor risiko? Presentason av ulike øsninger ved Kristian Thorbjørnsen, Sparebanken Sør. For å sikre en god saksbehandling, innhentes det råd fra en uavhengig finansrådgiver, slik at man kan beslutte endelig vedtak på neste styremøte Sak 89 (B): Referat og orienteringssaker 67/ : Seminar vedr levekår i Agder, Kr.sand. Svein 68/ : Fagforum NIF kompetanse. Stein 69/ : Sommeravslutning med ansatte i AAIK og Idrettsfinans AS 70/ : Jubileumsfest Strengereid IL. Siri repr AAIK 71/ : Møte med Kontrollkomiteen. Kirsten og Svein 72/ : Idrettsleiren. Karete iog Stein 73/ : Møte med aktuelle fremtidige stortingspolitikere fra Aust-Agder. Marte, Gunnar og Svein 74/ : Arendalsuka

3 Side 49 3/ / : Møte med Østfold IK og OLT Sør vedr erfaring og etablerin av OLT Øst. Stein 76/ : Møte med initiativtakere i Lillesand vedr utvikling av nytt motorsportsenter på Kjerlingland. Svein 77/ : Møte med AAFK vedr fylkeskommunens idrettsstipend. Stein 78/ : Fagsamling utdanning/kompetanse og besøk Barents Summer Games. Bodø. Stein 79/ : Samling vedr AS365 Kilandsenteret. Stein 80/ : Åpning av Sparebanken Sør Amfi Grimstad (friidrettshallen). Svein 81/ : Innlevering av søknad til Gjensidigestiftelsen på 1,5 mill til videreutvkling av Idrettsleiren. Karete 82/ : Åpning av nye Norac Stadion, Bjønnes, Arendal. Marte og Ellen 83/17 Status AS /17 Status ApD 85/17 Status Idrettsleiren 86/17 Status OLT Sør 87/17 Status jubileumsbok 88/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 89/17 Status deltakelse på Arendalsuka /17 Status ansatte 91/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 92/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 67/17 til 92/17 tas til orientering. Saker om jubileumsboken og deltakelse i Arendalsuka 2018 settes på sakskartet på neste møte. Sak 90 (A) Regnskap pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt pr Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Totalresultat: Budsjett: :

4 Side 50 3/ AVVIK IFT BUDSJETT pr Avdeling Dr.res Budsjett Diff 2. Hovdenleiren Idrettsleiren Regnskap APD AS Jubileumsbok (Mgl innbet fra AAFK 250') TOT Basis Kurs/utdanning TOT Alle avd AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per Idr.leir fotobok Ny konto Idr.leir Sponsor Feil budsjett Regnskap Feil budsjett Tilsk AAFK Sen innbet boktilskudd Tilskudd kommuner Høyere innbet fra kommuner Tilskudd andre H.leir: +8, APD -5', Bok sent innbet fra bank Bok Mgl overføring fra Fondet Tilskudd NIF komp.tilskudd lavere tilskudd enn budsj Deltakeravg Høyere delt.ant APD og H.leiren, minus på I.l Gave Sp Sør Godtgj adm av stipend (25 videre til VAI og TIK Gaver Bok: Tidlig innbet Valle Sp.b Fakt.gebyr APD + Idr.leir 18 Div Div småbeløp summert 23 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett Kto kostnader Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per Innkjøp fotobok + O-matr Fotobok ny ide idr leir (ref kto 3119) 19 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt Tilskudd særkretser Sen utebet pga mgl rapp Tilsk vedr talentmidler Sen utbet Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør xx Bokostnader Feil budsjett leie IT Programutvikling ikke ferdig/fakturert Inventar Høyere enn budsjett Selvst næringsdr Kommunikasjonsplan. Jobb delvis ferdig Kopi + kont.rekv Feil budsjett leie Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, fakt ulikt Div adm Gebyr ifm innbetalinger Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt Oppholdsutgifter Overforbruk H.leiren. Nytt sted Instr/trening Laver pga lavere delt.ant I.l Bekledning leir Lavere pga lavere delt.ant Leie lokaler/utstyr APD periodisering - for høyt budsjett Innkjøp kiosk Gratisvarer istedenfor kjøp -20 Div Div småbeløp summert -24 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til budsjett Finansinntekter/overføringer 0 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett (pluss betyr bedre enn budsjett)

5 Side 51 3/ Regnskap pr tas til etterretning. Sak 91 (A) Sammenslåingsprosessen med VAI med bl.a. valg av 3 representanter fra styret til et forhandlingsutvalg I sak ble det vedtatt at man skal velge ut tre personer fra styret til å sitte i et utvalg sammen med tilsvarende fra VAI for å sikre en god prosess ifm sammenslåingen av idrettskretsene pr I veilederen fra NIF fremgår det at styringsgruppen minimum skal bestå av leder og nestleder fra hvert av de involverte idrettskretsstyrene. Org.sjef deltar i prosessen som sekretær for gruppen med tale og forslagsrett Det er viktig at denne gruppen får klare føringer fra styret. Valg av styringsgruppemedlemmer fra AAIK: Leder, nestleder og Gunnar Høygilt, varamedlem: Anne Blakstad. Gruppen fikk føringer i oppdrag av styret å lage mandat for gruppen og forelegge dette på neste styremøte. Org.sjef orienterer VAI om dette og oppforder til det samme hos dem Sak 92 (A) Uttalelse vedr fremtidig motorsportanlegg i Lillesand som interkommunelt anlegg for begge fylkene Det arbeides med etablering av et meget stort motorsportanlegg på Kjerlingland i Lillesand. Arbeidet er i stratfasen, med Lillesand Vekst, som er initiativtaker, ønsker en positiv uttalelse fra AAIK om ønske om etablering av et slikt anlegg. Org.sjef utarbeider en positiv uttalelse til etablering av et motorsportanlegg i Lillesand. Det skal i uttalelsen legges vekt på viktigheten av å ta hensyn til miljøet ved både bygging og bruk av anlegget Sak 93 (A) Høring vedr forslag til folkehelsestrategi for Agder Frist 1. oktober. AAIK er mulig høringsinstans for ny folkehelsestrategi for Agder Dersom AAIK ønsker å sende inn innspill til strategien, må dette gjøres innen 1. oktober. Org.sjef var ikke ferdig med et forslag til innspill, men orienterte om hovedpunktene i det som var tenkt som et innspill fra AAIK Org.sjef ferdigstiller høringsinnspillet, sender det på høring til styremedlemmene før det sendes fylkeskommunen innen 1. oktober Sak 94 (A) Idrettskretsting 2018 valg av form, dato og sted

6 Side 52 3/ Idrettskretstinget skal avvikles innen 30. april 2018, og det skal sendes ut forespørsel til aktuell vertskommune i god tid. Derfor bør denne saken vedtas på dette møtet. Tvedestrand, Bygland, Valle og Iveland har ikke vært vertskommuner etter Idrettskretstinget avvikles etter tradisjonell form lørdag 21. april Tvedestrand kommune forespørres som vertskommune. Sak 95 (A) Representasjonsoppgaver NM i bowling for veteraner oktober Vedlegg 94-1 Ingen stiller på vegne av AAIK Sak 96 (A) Møtedatoer ut 2017 Møtedatoer ut første i NB! ENDRINGER FORETATT!! Tirsdag 7. november, mandag 27. november, tirsdag 16. januar. Styreseminar februar Sak 97 (A/B) Eventuelt Sak 97-1 (A): Høringsinnspill til Aktive Aust-Egder II AAIK er høringsinstans for planen «Aktive Austegder II» - Regional plan for idrett, friluftsliv, fysisk aktivitet lokale og regionale kulturarenaer Aust-Agder Org.sjef leverte et forslag til innspill som ble gjennomgått og til en viss grad endret. Org.sjef sender inn omforent inspill til planen «Aktive Aust-Egder II» Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder