Protokoll fra styremøte nr. 3/ , mandag kl 18:00 på Idrettens Hus, Sparebanken Sør Amfi

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 3/ , mandag kl 18:00 på Idrettens Hus, Sparebanken Sør Amfi Tilstede var: Kirsten Borge Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Svein Lien Forfall: Marte Bentzen Fossestøl Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Inge Roppen Styreleder 1. varamedlem 2. varamedlem Org.sjef Nestleder styremedlem 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 18 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført. Sak 19 (A): Statusrapport fra OLT Sør v/solveig Pedersen

2 Side 10 5/ Olympiatoppen Sør ble etablert 1. juni 2015 og ble en videreføring av KIA, som har vært et prosjekt og tiltak fra Solveig Pedersen, daglig leder, orienterte styret med en presentasjon som grunnlag. Denne sendes styremedlemmene. Informasjonen tatt til orientering. Presentasjonen sendes styremedlemmene Sak 20 B: Referat og orienteringssaker 92/ : Årsmøte Lillesand IR. Svein 93/16 Status AS /16 Status ApD 95/16 Status OLT Sør 96/16 Status jubileumsbok 97/16 Referat fra Ungdomsutvalget - Marte 98/16 Status Idrettsgalla Sør 99/16 Status deltakelse på Arendalsuka 2016 (egen sak) 100/16 Status prosjekt «Digital lagring» 101/16 Postliste. Vedlegg Referatsakene 92/16 til 101/16 tas til orientering. Sak 21 (A) Regnskap og balanse pr Regnskapet pr var ikke ferdig ved utsendelse av agendaen, og ble sendt ut kun timer før møtet. Derfor ble regnskapet gjennomgått mer detaljert en det som er vanlig Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Driftsresultat Budsjett , , ,- Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr o 3120 Manglende/sent innbetalte sponsorinntekter, 115 Idr.leiren o 3403 Sent innbet fra kommuner mht APD, 423 o 3440 Sen innbet av kompetansetilskudd NIF 50 feil i budsjetteringen 110 (ref 3446) o 3446 Delvis innbet av komp.tilskudd. Resten kommer i desember Større inntekter pr : o 3200 Salg kisok idr.leir 23 o 3404 Tilskudd andre Bufdir 80 o 3920 Deltakeravgift idr.leir 68

3 Side 11 5/ o 3985 Jub.bok 50 Lavere utgifter pr : o 7451 Tilskudd idr.lag, sen utbet av toppidr.midler 177 o IT. Kostnad over rammetilskudd. 23 o 6730 Idr.faglig bistand fakt kommer i desember 20 o 6860 Møter, kurs 27 o 6890 Div adm 30 o Reiser 24 o mat og opphold leirene, 175 o 7614 Leie lokaler/utstyr trening, 59 o 7790 Div utg 21 Større utgifter pr o 4300 Innkjøp varer litteratur ifm kurs 20 o Lønnskostnader samlet 71 Økt oms leirene, spes idr.leiren (juli stipulert) ifm renhold og N Somdal. o 7451 Tilskudd idrettslag sen utbetaling pga manglende respons fra IL kompetansemidler o 7420 Gaver/premier instruktører 11, Tinget 17 o 7612 Bekledning leir + veiledere + styret 14 Regnskap og balanse pr tas til etterretning. 22 (A) Hovdenleiren og Idrettsleiren 2016 rapport/evaluering Begge leirene er vel gjennomført, og Karete, prosjektleder, orienterte om gjennomføringen og evalueringen av begge leirene. Det har kommet frem noen ideer til å lage et tillegg til idrettsleiren der man vil invitere ungdom til en sideleir på samme tidspunkt. Man ser for seg å samle totalt 1000 barn og unge, og at ungdom i stor grad er med og tar ansvar for planlegging og gjennomføring. Informasjonen tas til etterretning. Ideene om videreutvikling bifalles, men styret ønsker mer konkret informasjon før det legges inn store ressurser i planleggingen 23 (A) Arendalsuka 2016 evaluering AAIK var medansvarlig for stand og arrangementer/debatter under Arendalsuka. Både ansatte og styremedlemmer bidro på forskjellig vis. For evt fremtidig engasjement og samarbeid med NIF, er det viktig å evaluere årets medvirkning. Administrasjonen hadde lagt frem sine synspunkter, og disse blir samkjørt med styrets evaluering i en rapport til NIF. AAIK er tydelig på at Arendalsuka kan brukes på en betydelig bedre måte enn det som var tilfelle i år. Org.sjef lager forslag til evalueringsrapport, inkl våre tanker for fremtidige forbedringer, og sender denne til NIF etter høring i AAIK styret.

4 Side 12 5/ Det lages en evalueringsrapport til NIF, der AAIK synliggjør tanker om årets gjennomføring og hvordan vi ser for oss et fremtidig engasjement i Arendalsuka 24 (A) Fast programpost på kommende styremøter? «Viktige idrettsprestasjoner og arrangementer i siste periode» Idrettsprestasjoner av utøvere og lag fra Aust-Agder er resultat av det arbeidet som utføres i alle ledd i idretten, og organisasjonsleddene måles bl.a. ved hvilke prestasjoner som oppnås av utøvere og lag. Det samme gjelder viktige arrangementer som foregår i klubber og kretser. Skal AAIK lage en slags registrering av prestasjoner og arrangementer som refereres i protokollene? I så fall: Hvordan? Styret var enige om at dette er en god ide, dersom det er praktisk mulig, og overlater til adm å komme med forslag til praktisk gjenoomføring. Adm lager et forslag til metode for å kartlegge viktige idrettsprestasjoner av utøvere fra Aust-Agder, samt viktige idrettsarrangementer i fylket. Sak 25 (A) Representasjonsoppgaver 100-års-jubileumsfest Froland IL fredag 2. september. Org.sjef og styreleder invitert. Styreleder og org.sjef representerer AAIK på Froland IL sitt 100 års-jubileum Styrelederseminar 2-3. september Marte Fossestøl meldes på Styrelederseminaret 2-3. september Sak 26 (A/B) Eventuelt Denne våren har idretten tatt i bruk et nytt rapporteringssystem mht medlemsantall, mvakompensasjon, styre-endringer osv. AAIK har vært blant de to beste kretsene mht å få klubbene til å rapportere riktig. Informasjonen tas til orientering

5 Side 13 5/ Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder