Protokoll fra styremøte nr. 6/ , lørdag kl 13:00 på Færsnes Gjestegård, Vegårshei

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 6/ , lørdag kl 13:00 på Færsnes Gjestegård, Vegårshei Tilstede var: Kirsten Borge Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Svein Lien Forfall: Marte Bentzen Fossestøl Inge Roppen Styreleder og møteleder 1. varamedlem 2. varamedlem Org.sjef Nestleder 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 46 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utføres på neste møte. Sak 47 (A): Oppsummering av fellesmøtet med VAI 26. januar

2 Side 25 10/ AAIK og VAI hadde et fellesmøte som ikke blir vurdert som et styremøte med saksliste behandlet av AAIK. Vi hadde besøk av medlem av Idrettsstyret, vår «fadder» Jorodd Asphjell, som orienterte oss om en del aktuelle saker, blant annet regionaliseringsprosessen i Trøndelag. Idrettsgalla Sør var tema, samt felles anleggsplan for begge idrettskretsene. Enighet om at møtet var nyttig, og at man bør ha to slike møter pr år fremover. Neste møte ønskes i Arendal i september Sak 48 (B): Referat og orienteringssaker 135/ : Samling idrettsråd i Aust-Agder. Svein 136/ : Sam Eydes Idrettsfond årsmøte og tildelingsmøte. Marte og Stein 137/ : Arrangerte Lederkurs for Ungdom med ca 20 deltakere 138/ : Personalsamling i Krakow mwd Idrettsfinans 139/ : Møte OLT Sør Ressursgruppen. Stein 140/ : U-lederkonferanse i Trondheim. Stein + 2 fra U-utvalget 141/ : Møte Fagforum IK/SF. Stein 001/ : Møte vedr Arendalsuka 2017: Kirsten, Svein, repr fra Telemark IK, VAI, NIF 002/ : Møte med Sparebanken Sør vedr Sparebanken Sør Idrettsstipend. To pers fra Sør og Svein + org.sjefer i TIK og VAI 003/ : Møte Risør Kommune vedr oppstart av APD i Risør. Karete og Svein 004/ : Møte med særkretser/regioner sammen med VAI. Stein og Svein 005/ : Fellesmøte mellom styrene i VAI og AAIK. Hele styret. Se egen sak. 006/17 Status AS /17 Status ApD 008/17 Status OLT Sør 009/17 Status jubileumsbok (egen sak) 010/17 Referat fra Ungdomsutvalget (Blanke ark?). Marte 011/17 Status deltakelse på Arendalsuka 2017 (egen sak) 012/17 Status ansatte 013/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 014/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 135/16 til 014/17 tas til orientering. Sak 49 (A) Regnskap og balanse pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr :

3 Side 26 10/ Totalresultat Budsjett , , ,- Avdeling Resultat Budsjett Diff 2. Hovdenleiren Idrettsleiren Regnskap APD AS Jubileumsbok (innt:113/400, kostn: 130/540) TOT Basis Kurs/utdanning TOT Alle avd AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per Adm.innt For lite budsjettert Salg kiosk Flere deltakere I-leir/APD NAV Regnskap Feil budsj. (komp med lavere lønn) Tilskudd AAFK Mer enn budsjettert - folkehelsemidler Tilsk kommuner Senere utvidelse til flere komm. (2017) Tilskudd andre Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader Tislkudd AA IF Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader Komp.tilskudd Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader MVA-komp Lavere rammer fra staten Tilskudd NIF utd Færre tiltak, ref kurshelgen Delt.avg Økning leirene 69' APD 47' Bingo/Colorline Sen innbetaing CL (2017) Tilskudd andre Gave Gard Jub.bok Innbet banker, budsjettert i desember Div innt Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader -100 Div Div småbeløp summert -32 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett Beløp/ Beløp/ Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett per Innkjøp Litteratur ifm kurs 27 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt + lønnstilsk Elisab xx Bokostnader Budsjettert litt høyt IT Ref fratrekk rammetilskudd Idr.faglig bistand Idrettsfinans mindre oppdrag enn budsj Møter/kurs Mindre møter + Svein sykmeldt -25

4 Side 27 10/ Div adm Forsiktig m/innkjøp og forbruk Telefon Lite nyinnkjøp Reiser For høyt budsjett + SL syk Gaver/premier Instruktører (11')og Tinget (17') Særkretstilskudd Mgl innberetning Mat/opph leir Gr.varer + dugnad isf sponsoravt. I.leir Bekledning Instr, veiledere, ans og styre Leie lokaler/utst APD Innjøp utstyr Idr.leir -10'/AS Div utg -56 Div Div småbeløp summert -16 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell driftsøkonomisk situasjon ift til budsjett Finansinntekter/overføringer -23 Reell total-økonomisk situasjon ift budsjett inkl finans Balanse: Aksjer: Både Atletica og Idrettsgalla Sør gikk med underskudd i 2016, men begge styrene rapporterer om optimisme mht å rette opp dette neste år. Anbefales å ikke redusere verdiene av aksjene. Kundefordringer øket pga sen innbet fra NAV vedr lønnstilskudd Elisabeth pluss noen fakturaer vedr regnskap. Ingen risiko. Bankinnskudd: 2,6 mill på «høyrente»konto, 554 på driftskontoen Ny fri egenkapital kr , som er ca over det som anbefales fra NIF som minimum egenkapital (3 mnd drift eller 6 mnd lønnskost) Foreløpig regnskap og balanse pr tas til etterretning. Endelig revidert regnskap godkjennes og signeres på neste styremøte Sak 50 A Budsjett 2017 Endelig budsjett i NIF sentralt vedtas først 17. februar, men signalene er at rammetilskuddet til idrettskretsene totalt sett blir som i fjor, og at endret fordelingen som ble vedtatt i fjor, blir videreført. Dette, pluss at beregningen av grunnfinansieringen av IT-kostnadene blir endret, gjør at AAIK får bedret rammetildelingen fra NIF med kr fra Over to år er endringen i vår favør. Fra Aust-Agder fylkeskommune blir prosjektmidlene tillagt rammetilskuddet, slik at rammen derfra blir på kr , pluss kr til jubileumsboken ( i 2017 og samme i 2018). Endringen gjør at overføringene fra fylkeskommunen er mer forutsigbar enn tidligere. Budsjettet for 2017 er også satt opp på bakgrunn av at egenkapitalen er langt over det som er minimum anbefalt av NIF, og også over ½ mill høyere enn AAIK s egne vedtatte normer for

5 Side 28 10/ egenkapital. Derfor er driftsbudsjettet satt opp med null-resultat, og med et finansresultat på Avdelingene/prosjektene/tiltakene «utenfor» våre lovpålagte oppgaver, er totalt sett også foreslått med null-resultat. Det er satt opp en post på kr til investering i diverse inventar og utstyr. Møbler og teknisk utstyr på våre to møterom trenger fornyelse da dette ble tatt med fra Åsbieveien og er til dels utslitt/gammelt. Det trengs bl.a. nytt teknisk utstyr som støtter interaktive møter/konferanser Vi har beregnet kr av egne midler til jubileumsboken fordelt over 5 eller 6 år. Flg er brukt: o 2014: kr o 2015: kr o 2016: kr o TOT kr Det er ikke beregnet at det skal brukes egne midler til jubileumsboken i Det fremlagte budsjettet vedtas under forutsetning av at rammetilskuddet fra NIF blir som forventet. 2. Det er en mulighet for at man må legge inn noe mer bemanningsressurser i APD-tiltaket, og dersom man får inn midler som kan forsvare en slik satsing, vil budsjettet bli endret i tråd med de økte inntektene. 3. Det innarbeides en post på inntil kr ,- til en kompetanseheving for administrasjonen innen kommunikasjon og sosiale medier innenfor den fremlagte budsjettramme. Sak 51 (B) Rapportering vedr jubileumsboken. Fremdrift og økonomi Nils Justvik ble forhindret fra å møte, og hans innlegg blir lagt inn på neste styremøte. Org.sjef orienterte om økonomisk status. Denne er ikke endret vesentlig siden sist møte, og situasjonen er at det mangler kr 84 for at budsjette skal balansere. Bokkomiteen er optimistiske mht å fremskaffe dette i løpet av prosjektperioden. Informasjonen tas til orientering. Nils Justvik inviteres til neste styremøte Sak 52 (A) Prosess Arendalsuka 2017 Org.sjef orienterer om status vedr NIF og deltakelse i Arendalsuka Foreløpig har ikke NIF kommet med en bestilling på deltakelsen, og AAIK har ikke foretatt noen bestilling av hverken stand eller debatt-lokaler. Det var stemning for at vi skal bestille 6 meter stand uten å vente på NIF, og at org.sjef kontakter NIF for avklaring raskest mulig, da bestillingene for arenaer og stands åpnet 1. februar

6 Side 29 10/ Informasjonen tas til orientering Sak 53 (B) Informasjon om praktisk etterlevelse av nye regler vedr reiser og utlegg Bernander-utvalgets rapport har ført til presisering av hva og hvilke beløp som kan dekkes over reiseregning. Fremlagt dokument viser denne presiseringen. Bruk av elektronisk rapporteringssystem for kursholdere og styremedlemmer. Org.sjef orienterte om detaljene. Informasjonen tas til orientering. Org.sjef sørger for å sende styremedlemmene nødvendig informasjon for å kunne registreres med elektronisk reiseregning Sak 54 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til kretsting i Aust-Agder turn- og gymnastikkrets mars Ingen avklaring under møtet. Org.sjef sender ut påminnelse til styremedlemmene Sak 55 (A/B) Eventuelt 55-1: Invitasjon til kreteting O-kretsen kl 18: : Invitasjon til kretsting i Agder Bowlingkrets 1. mars kl 18: Kretsledermøtet på Gardermoen i april. 55-1: Ingen avklaring 55-2: Ingen avklaring 55-3: Leder og nestleder ønskes å delta sammen med org.sjef 55-4: Innspill til Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2017 NIF ønsker å heve tilskudssatsene for en del anleggstyper, slik at man kan nå målet i IPD om gjennomsnittlig tilskudd på 30%.

7 Side 30 10/ AAIK støtter NIF s innspill til Kulturdepartementet 55-5: Møtedatoer fremover Flg datoer settes for de neste styremøtene , 02.05, 18.06, Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder