Protokoll fra styremøte nr. 8/ , tirsdag på Idrettens Hus, Myra, Arendal

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 8/ , tirsdag på Idrettens Hus, Myra, Arendal Tilstede var: Kirsten Borge Marte Bentzen Fossestøl Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Gunnar Høygilt Svein Lien Styreleder Nestleder og møteleder 1. varamedlem Org.sjef Under sak 69 var flg til stede fra administrasjonen: Stein Bø-Mørland Karete johansen Synnøve Solheim Elisabeth Haglund Åsmund Sæbø, NIF Forfall: Jan Albert Haagensen Ellen Dahl Bøthun Inge Roppen 2. varamedlem 3. varamedlem Sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 68 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført.

2 Side 37 29/ Sak 69 (A): Gjennomgang av Idrettens Styrebarometer Høsten 2016 hadde NIF ute et spørreskjema/undersøkelse vedr styrets og administrasjonens arbeid, og samarbeid disse immellom. Resultatet av denne foreligger, og saken dreier seg om en gjnnomgang av resultatene og eventuelle konsekvenser av disse resultatene. Åsmund Sæbø fra NIF ledet saken som ble opplevd som meget nyttig både for styret og adm. Resultatene fra undersøkelsen ble først gjennomgått. Disse var meget bra, og godt over gjennomsnittet for alle idrettskretsene på alle områder. Deretter en arbeidsøkt der tre grupper kom frem til forslag til områder som styret og adm burde ha fokus på. Gjennomgangen tas til etterretning, med flg viktigste punkter som skal legges inn i handlingsplanen, i prioritert rekkefølge: 1. Tydelig avklaring av oppgaver mellom styret og adm 2. Bedre synlighet for AAIK 3. God opplæring av styret og nyansatte medarbeidere 4. God og tydelig kommunikasjonspolitikk 5. Rutinemessige felles-møter/seminarer med både styre og adm til stede 6. Påvirke til god åpenhet og informasjonsflyt fra NIF Sak 70 (B): Referat og orienteringssaker 31/ : Årsmøte Grimstad IR. Svein 32/ : AABIK kretsting. Svein 33/ Årsmøte Risør IR. Svein 34/ : Org.sjefmøte og styreledermøte Gardermoen. Svein 35/ : Årsmøte Arendal IR. Svein 36/ : Årsmøte Tvedestrand IR. Svein 37/ : Årsmøte Evje og Hornnes IR. Svein 38/ : Årsmøte Bykle IR. Svein 39/ : Innspillsseminar folkehelse Strand Hotell. Karete og Elisabeth 40/ : Fellesmøte fagfolk utdanning + org.sjefer, Gardermoen. Svein + Stein 41/ : Kretsledermøte Gardermoen. Kirsten + Svein 42/17 Status AS /17 Status ApD 44/17 Status OLT Sør 45/17 Status jubileumsbok 46/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 47/17 Status deltakelse på Arendalsuka Egen sak neste møte 48/17 Status ansatte 49/17 Status kommunikasjonsplan AAIK. Fremvises neste møte 50/17 Rapport fra Hovdenleiren Karete informerte. 51/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 52/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 31/17 til 52/17 tas til orientering.

3 Side 38 29/ Sak 71 (A) Regnskap pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Totalresultat Budsjett Avdeling Dr.res Budsjett Diff 2. Hovdenleiren Idrettsleiren Regnskap APD AS Jubileumsbok (utfakt klubber i april kr ) TOT Basis Kurs/utdanning (sen utbet av tilskudd NIF) TOT Alle avd

4 Side 39 29/ AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per Tilskudd kommuner Sen innbet til H.leiren Tilskudd andre APD: Hovdenleiren: Fril.r + Kiwanis. APD: Extrastiftelsen Tilskudd NIF Ikke fakt boktilskudd Tilskudd NIF komp.tilskudd Sen innbetaling Deltakeravg Tidlig innbet leiravgift 374 Div Div småbeløp summert -9 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett 0 Beløp/ Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett Beløp/ per. 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør IT Programutvikling ikke ferdig/fakturert Inventar Sen innkjøp av møteromsutstyr Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, styreseminar fakturert Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt Bekledning Sen faktura vedr Hovdenleiren Leie lokaler/utstyr APD periodisering - sen innlev fakturaer -49 Div Div småbeløp summert -8 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til budsjett Finansinntekter/overføringer 0 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett inkl finans Regnskap pr tas til etterretning. Sak 72 (A) Klubber under administrasjon for nedleggelse Flg klubber ønskes satt under administrasjon av AAIK for senere nedleggelse pga manglende drift/rapportering: Arendal Castingklubb Arendal Rugbyklubb Risør Pistolklubb Det må opprettes et interimstyre for disse tre klubbene som i det videre tar seg av nedleggelsen.

5 Side 40 29/ Adm får anledning til å ta de tre aktuelle klubbene under administrasjon for nedleggelse. Det opprettes flg interimstyre/avviklingsstyre: Leder: Svein Lien, nestleder: Synnøve Solheim, medlem: Stein Bø-Mørland Sak 73 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til åpning av «nye» Risør idrettsanlegg, inkl overrekkelse av diplom fra NIF til årets ildsjel Jan Jacobsen 20. mai Håkon Nipe stiller på vegne av AAIK Invitasjon til åpning av nærmiljøanlegg i Froland 20. mai. Ingen tilstedeværende på styremøtet hadde anledning. Org.sjef forespør de fraværende. Innkalling til GF i Atletica Treningssenter 20. april Anne Blakstad stiller på vegne av AAIK Sak 67 (A/B) Eventuelt Forespørsel fra VAI om å arrangere felles seminar AAIK/VAI inkl adm i september Styret i AAIK mener det er for tidlig å samle alle da man på dette tidspunket ikke er nok informasjon å komme med mtp sammenslåingsprosessen VAI/AAIK Neste møter: og Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder