PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 02/17

Transkript

1 NORGES I DRETTSFORBUND Hordaland idrettskrets wim O~ PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 02/17 Styremøte 02/17 ble avholdt mandag 23. januar på Idrettens Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Helge Johnsen, kretsleder X Gunn Berit Lunde Aarvik, nestleder X Gunn H. Knudsen, styremedlem X Terje Valen, styremedlem X Robert-Andre Teikari, styremedlem X Navn Tilstede For- Fall Merknad Gjertrud Toft Erichsen, styremedlem X Leila Rossow, varamedlem X Steinar Kvinge, varamedlem X Anne-Kristine Aas, seniorrådgiver X Deltok under sak 10/17 Ole Nilsen, økonomikonsulent X Deltok t.o.m. sak 08/17 Knut Songve, organisasjonssjef X Referent Sak 04/17: Sak 05/17: Sak 06/17: Sak 07/17: Sak 08/17: Sak 09/17: Sak 10/17: Sak 11/16: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 01/17 Regnskapsrapport HIK og OLTV pr Budsjett HIK og OLTV 2017 Åpenhetsutvalgets anbefalinger oppfølging og konsekvenser for HIK Resultater fra Idrettens styringsbarometer Rutiner ved positive dopingprøver Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell

2 Sak 04/17: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Vedtak: Møteinnkalling og sakliste godkjent. Sak 05/17: Godkjenning av protokollen fra styremøte 01/16 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 01/16 Vedtak: Protokollen godkjent. Sak 06/17: Regnskapsrapport HIK og OLTV pr Saksunderlag: Resultatregnskap HIK pr Resultatregnskap OLTV pr Samlet balanse pr Kommentarer: HIKs resultat pr viser et overskudd på kr Dette beløpet er noe høyere enn det resultatet som ble presentert i styremøte 07/16. Dette skyldes i stor grad at vi har kunnet inntektsføre noen midler fra balansen. Regnskapet er ikke gjennomgått med revisor, og det kan fremdeles komme endringer i resultatet. OLTV sitt resultat pr viser et underskudd på kr Dette er et noe forbedret resultat ift. det som ble lagt frem i styremøte 06/16. Budsjettet for OLTV for 2016 ble gjort opp med et underskudd på kr Administrasjonen forventer at regnskapet gjøres opp med et ytterligere redusert underskudd ved at vi kan inntektsføre midler fra balansen. Særlig gjelder dette innenfor toppidrettslinjene. Vedtak: Regnskapsrapporten for HIK og OLTV pr tas til orientering.

3 Sak 07/17: Budsjett HIK og OLTV 2017 Saksunderlag: Budsjett HIK - andre utkast Budsjett OLTV - første utkast Kommentarer: Det første budsjettutkastet for HIK, som ble behandlet på styremøte 06/16 balanserte med et underskudd på kr I langtidsbudsjettet som ble vedtatt på kretstinget 2016 ble budsjettet satt opp med et underskudd på kr Administrasjonen har arbeidet med budsjettet for å få resultatet i tråd med vedtatt langtidsbudsjett. På inntektssiden er det lagt inn kr fra Bergen kommune til idrettstimer i ungdomsskolen og redusert forventet rammetilskudd fra NIF med kr På utgiftssiden er lønnskostnadene noe redusert ved at Grethe Hillestad vil arbeide 20% i 6 måneder med Prestasjonskonferansen i regi av OLTV. Det legges dessuten til grunn at driftsavtalen for IT Basis i 2017 ikke vil få den økningen som det ble tatt høyde for i det første budsjettutkastet. Tjenestekjøp idrettslag og lønn selvstendig næringsdrivende er økt med bakgrunn i tilskudd fra Bergen kommune innenfor ungdomsskole-arbeidet. Vi fikk dessverre ikke gjennomslag i arbeidet overfor Bergen kommune når det gjelder folkehelse/treningskontaktarbeidet. HIK har de siste årene fått ca i støtte fra Bergen kommune til dette arbeidet. Denne delen av virksomheten må derfor tilpasses slik at den samsvarer med inntektene. Vi har imidlertid fortsatt kr i balansen som kan vi har inntektsført i budsjettet for Dette vil hjelpe oss til å tilpasse virksomheten mer skånsomt enn vi ellers ville ha måttet gjort. Det første budsjettutkastet for OLTV er gjort opp med et underskudd på kr OLTV vil ha en egenkapital på mellom 2,5 og 3 millioner kroner etter at regnskapet er gjort opp for Langtidsbudsjettet for OLTV, som ble behandlet på kretstinget i 2016, ble vedtatt med et underskudd på kr Et underskudd i den størrelsen som det første budsjettutkastet er satt opp med, anser styret derfor å være uproblematisk. Vedtak: Det andre budsjettutkastet for HIK i 2017, som viser et underskudd på kr , tas til orientering. Administrasjonen arbeider videre med budsjettet, og vil fremlegge et endelig budsjett til godkjenning i styremøtet 6. mars. Størrelsen på budsjettunderskuddet er i tråd med det som idrettskretstinget vedtok i Det første budsjettutkastet for OLTV 2017 tas til orientering. Et underskudd på kr er innenfor det som ble vedtatt i langtidsbudsjettet på kretstinget Endelig budsjett legges frem til godkjenning i styremøtet i mars.

4 Sak 08/17: Åpenhetsutvalgets anbefalinger-oppfølging og konsekvenser for HIK Saksunderlag: Brev fra NIF til idrettskretsene 22. desember 2016 E-post fra NIF Personal til alle ansatte i NIF 6. januar 2017 Kommentarer: NIF har med bakgrunn i Åpenhetsutvalgets anbefalinger, tildelingsbrev fra Kulturdepartementet og Idrettsstyrets vedtak medio desember 2016 foretatt en del endringer/justeringer av retningslinjer vedrørende reiser og utlegg fra 1. januar Deler av disse justeringene er i tråd med dagens praksis i HIK, noen medfører mindre endringer, mens andre medfører relativt omfattende inngripen i idrettskretsens forvaltning. Innholdet i brev og e-post fra NIF dreier seg om tre grupper: o Ansatte i idrettskretsene o Tillitsvalgte i idrettskretsene o Personer som får lønn, honorar og utleggsrefusjon fra idrettskretsene For ansatte medfører dette ingen endring av dagens praksis. Alle utleggsrefusjoner og reiseregninger samt lønn for disse utbetales i dag av NIF. For tillitsvalgte har utleggsrefusjoner og reiseregninger blitt utbetalt av HIK. En overføring av disse oppgavene til NIF vil være relativt problemfritt. Styret stilte likevel spørsmål ved hensikten med denne overføringen fra HIK til NIF. Når det gjelder den siste gruppen; personer som får lønn, honorar og utleggsrefusjon fra HIK, diskuterte styret flere prinsipielle sider. Idrettskretsen er en egen juridisk og økonomisk enhet. Med bakgrunn i dette er det naturlig at idrettskretsen kan foreta egne lønnsutbetalinger og utgiftsrefusjoner. Styret mente det er viktig å få avklart om NIF med sine brev til idrettskretsene mener at idrettskretsene nå fratas denne muligheten. Forslag til vedtak: HIK ber NIF om avklaring på hvorvidt innholdet i e-poster fra NIF datert og skal forstås slik at idrettskretsene ikke lenger gis anledning til å foreta egne utbetalinger av lønn, honorarer og utgiftsrefusjoner. Helge Johnsen følger dette opp idrettspolitisk. Sak 09/17: Resultater fra Idrettens styringsbarometer Kommentarer: Høsten 2016 ble det på initiativ fra NIF foretatt en undersøkelse om organisasjonsforhold i idrettskretser og særforbund. Resultatene fra u ndersøkelsen som styret og administrasjonen har deltatt i, foreligger nå. Styrer og administrasjoner har fått de samme spørsmålene, slik at det skal være mulig å sammenligne både på kryss og tvers av idretten og innad i samme organisasjonsledd. Hver idrettskrets og hvert særforbund som har vært med får en tilsvarende rapport som den HIK har fått med sine egne resultater.

5 Svarene fra alle leddene samles og presenteres i relevante felles fora. Sammenlagtresultatene blir også brukt i det videre arbeidet med organisasjonsutvikling i NIF. 14 idrettskretser og 24 særforbund takket ja til å delta. 8 fra styret og 8 fra administrasjonen svarte for Hordaland idrettskrets. Styret ble spurt om seg selv og om administrasjonen, og administrasjonen ble spurt om seg selv og om styret. Styret gikk gjennom resultatene. Det ble foreslått å invitere en person fra NIF til et felles møte der styret og administrasjon er tilstede, og der en kan diskutere resultatene i fellesskap. Det må også identifiseres utviklingsområder slik at undersøkelsen kan bli brukt i en videre utviklingsprosess. Torsdag 9. mars ble plukket ut som en egnet dato for et fellesmøte styret og administrasjon, med varighet fra kl til Det legges opp til at org.sjef går gjennom resultatene med administrasjonen i forkant av fellesmøtet med styret. Vedtak: Det legges opp til en felles samling for styret og administrasjonen sammen med representant fra NIF der resultatene fra undersøkelsen gjennomgås, diskuteres og det identifiseres tiltak til videre utvikling. Samlingen gjennomføres på Idrettens Hus torsdag 9. mars kl. 1600, og med avslutning kl Sak 10/17: Rutiner ved positive dopingprøver Kommentarer: Når det foreligger en positiv dopingprøve i idretten, behandles saken av NIFs domsutvalg. Når det foreligger en dom i domsutvalget, sendes informasjon om denne til utøvers særforbund og til idrettskretsen i det fylket utøver har sin idrettslige tilknytning. I Hordaland går denne informasjonen til organisasjonssjef. Domsutvalget har i disse informasjonsbrevene til organisasjonsleddene nå spesifisert hva mottaker av brev skal gjøre. Her står det: «Mottaker av dette brevet skal informere om dommen til styret i organisasjonsleddet og til de personer i organisasjonsleddet som har behov for å håndheve dommen. Dette kan bl.a. omfatte trenere og lagledere eller det aktuelle gruppestyret. For øvrig skal informasjon i kke meddeles til andre utenforstående. Særforbund og idrettskretser må vurdere om det kan være aktuelt å i nformere underliggende organisasjonsledd, f.eks. den aktuelle særkretsen/regionen eller eventuelt andre idrettslag der vedkommende har medlemskap. Informasjon om avgjørelsen med navn på den domfelte skal aldri offentliggjøres på organisasjonsleddets hjemmeside.»

6 Styret diskuterte hvilken praksis en skal legge seg på ift. ordlyden i brev fra NIFs domsutvalg. I første omgang bør idrettskretsen ha kontakt med det aktuelle særforbund for å avklare hvem som gjør hva - og ikke minst hvem som følger opp idrettslaget. Det vil være naturlig at idrettskretsen kontakter styret i idrettslaget for å tilby/ gjøre oppmerksom på de tiltak som finnes i verktøykassen, som «rent idrettslag» og «ren utøver». Vedtak: Ved melding om en positiv dopingprøve og dom i NIFs domsutvalg, skal idrettskretsen følge disse rutinene: 1. Det aktuelle særforbundet kontaktes for å avklare hvem som gjør ulike oppfølgingstiltak. 2. Idrettskretsen kontakter styret i det aktuelle idrettslaget for å tilby noen tiltakspakker - først og fremst «rent idrettslag» og «ren utøver». Sak 11/17: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker, skriv og meldinger Idrettscampus Bergen. Helge Johnsen orienterte fra møtet i styringsgruppen 11. januar. Det ble på dette møtet besluttet at folkehelse skal inngå som en del av formålet med Idrettscampus Bergen. Hovedmålet for Idrettscampus Bergen er etter dette å styrke arbeidet med idrett, fysisk aktivitet og folkehelse i Hordaland gjennom å etablere møteplasser for kompetansedeling og -formidling. Daglig leder vil ha sin ansettelsesmessige tilknytning til NIF/HIK, og vil ha kontorplass på Idrettens Hus. Søknad kompetansetilskudd NIF HIK har søkt om kr til gjennomføring av tiltak i år. Samlet sum til fordeling på idrettskretsene er 5 millioner kr. NIF kurslærersamling Voss februar. HIK har ingen rolle i dette arrangementet bortsett fra at vi har deltakere i dette arrangementet. o Deltakelser/representasjon Bisettelse Alex Wisnes, Bergen 5. januar. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Ressursgruppemøte OLTV, Bergen 6. januar. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Idrettsgalla 7. januar. Helge Johnsen, Gunn Berit Lunde Aarvik, Gunn H. Knudsen og Knut Songve deltok. Møte med Rogaland og Sogn og Fjordane IK, Hamar 7. januar. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Invitasjon til kretsting, NFF Hordaland, Thon Hotel Sandven i Norheimsund lørdag 11. februar. Knut Songve deltar. Bergen Awards, fredag 24. februar kl Dette er et arrangement i regi av Bergensmagasinet, og har som målsetting å hedre personer innen flere priskategorier, bl.a. idrett, kultur og næringsliv.

7 NM Bordtennis, senior, Norheimsund og Øystese, mars. Ingen fra styret har anledning til å delta på dette arrangementet. BSI Volleyball 50 årsmarkering lørdag 11. mars kl Kamp i Søreide Idrettshall. Helge Johnsen overrekker diplom. Invitasjon til kretsting, Hordaland Gymnastikk og Turnkrets, Stord Hotell, Stord søndag 12. mars (samarbeidsmøte lørdag 11. mars). Robert Andre Teikari deltar på kretstinget 12. mars. Årsmøte Statuettklubben med utdeling av Idrettsmerket, Tranehuset Bergen, fredag 17. mars kl Helge Johnsen deltar. Årsmøter Idrettsråd: Etne IR, kommuehuset tirsdag 14. mars kl 1900 Tysnes IR, Rådhuset Uggdal, onsdag 15. mars kl o HMS og personell Grethe Hillestad endrer stillingsprosent fra 80% til 100% fra Protokoll godkjent 41/ : Helge Leder en Gunn Berit Lunde Aarvik Nestleder