Protokoll fra styremøte nr. 7/ , torsdag på Olympiatoppen Sør, UIA, Kristiansand

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 7/ , torsdag på Olympiatoppen Sør, UIA, Kristiansand Tilstede var: Kirsten Borge Marte Bentzen Fossestøl Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Ellen Dahl Bøthun Svein Lien Forfall: Gunnar Høygilt Inge Roppen Styreleder Nestleder og møteleder 2. varamedlem Org.sjef 1. varamedlem 3. varamedlem Følgende sakliste forelå (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 56 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført. Sak 57 (A): OLT Sør omvisning v/øystein Sylta Olympiatoppen Sør har nesten ferdigstilt sine lokaler i 2. etg over Spicheren Treningssenter, UIA, Kristiansand. Vi fikk en flott omvisning og en kort orientering om status OLT Sør av medarbeider Øystein Sylta

2 Side 32 28/ Omvisning tas til orientering Sak 58 (A): Justvik Jubileumsboken «Idrettens Historie i Aust-Agder» - oppdatering fra forfatter Nils Jubileumsbokkomiteen og forfatteren er godt i gang med det som skal bli vår flotte jubileumsbok. Forfatter Nils Justvik orienterte og gav oss et inspirerende, engasjert og interessant innblikk i hvordan han ser for seg å jobbe med boken. Informsjonen tas til orientering Sak 59 (B): Referat og orienteringssaker 15/ : Styreseminar AAIK styret på Færsnes Gjestegård 16/ : Nasjonal barneidrettssamling på Voss. Stein + Kari Bratteland 17/ : Skype-møte vedr kompetansetilskuddet fra NIF. Svein 18/ : Fagforum klubb- og org-utvikling NIF. Svein 19/ : Lederutvklings-samling NIF. Svein 20/ : Nasjonal veiledersamling i Oslo. Stein 21/17 Status AS /17 Status ApD 23/17 Status OLT Sør (egen sak) 24/17 Status jubileumsbok (egen sak) 25/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 26/17 Status deltakelse på Arendalsuka /17 Status ansatte 28/17 Status kommunikasjonsplan AAIK 29/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 30/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 15/17 til 30/17 tas til orientering. 26/17: Org.sjef svarer NIF på beslutningen om ikke å delta på Arendalsuka Sak 60 (A) Endelig regnskap og balanse pr Godkjenning og signering av endelig regnskap og balanse pr Endelig driftsresultat ble kr ,- og resultat etter ekstraordinære poster kr ,-.

3 Side 33 28/ Regnskap, balanse og økonomisk beretning vedtas, signeres og sendes videre til revisor og kontrollkomite. Sak 61 (A) Regnskap og balanse pr Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift : Resultat pr : Totalresultat Budsjett AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring per Tilskudd kommuner Sen innbet til H.leiren -28 APD: Sen innbet Extrast. Bok Tilskudd andre Ikke fakt klubber Deltakeravg Tidlig innbet leiravgift 297 Div Div småbeløp summert -49 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til 0 Kto kostnader Kto tekst Forklaring per. 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør IT Sen fakturering av programutvikling Inventar Sen innkjøp av møteromsutstyr Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, styreseminar fakturert Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt Bekledning Sen fakturea vedr Hovdenleiren Leie lokaler/utstyr APD periodisering - sen innlev fakturaer -43 Div Div småbeløp summert 4 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til

4 Side 34 28/ Finansinntekter/overføringer -23 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til inkl finans Regnskap og balanse pr tas til etterretning. Sak 62 A Budsjett 2017 Budsjettet ble forelagt som et foreløpig utkast på styremøte nr 6, hvor det ble diskutert. Det ble besluttet å beregne inn et beløp som kostnad til å få økt kompetanse på området kommunikasjon. Dette pluss noen små endringer er nå lagt inn, og forslaget balanserer med en omsetning på kr 9,3 mill. Det er lagt opp til et totalresultat på kr 0,00 inkl finansposter. Det fremlagte et vedtas Sak 63 (A) Strateiplan anleggsutvikling Agder Denne planen var oppe til diskusjon i felles styremøte med VAI 26. januar. Endringensforslagene som det var enighet om i det møtet, er nå lagt inn i vedlagte plan. Strategiplannen for anleggsutvikling i Agder vedtas Sak 64 (A) Klubber under administrasjon for nedleggelse Flg klubber ønskes satt under administrasjon av AAIK for senere nedleggelse pga manglende drift/rapportering: Risør Pistolklubb Arendal Rugbyklubb A&O Fluefiskerklubb, Casting-gruppa Adm får anledning til å ta de tre aktuelle klubbene under administrasjon for nedleggelse

5 Side 35 28/ Sak 65 (A) Aktivitetsplan Aktivitetsplanen er nå oppdatert og gjennomgått i administrasjonen etter at den ble behandlet på styreseminaret i februar. Planen ajourført pr mars 2017 og gjennomsett. Aktivitetsplanen vedtasog gjennomgang godtatt Sak 66 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til kretsting i Aust-Agder turn- og gymnastikkrets mars (Gjentatt) Invitasjon til jubileumsfest i Herefoss IL 90 år Ingen styremedlemmer har anledning til å stille på vegne av AAIK på disse to arrangementene. Org.sjef melder dette til AAGTK og Herefoss IL Sak 67 (A/B) Eventuelt AAIK har mottatt en henstilling fra NIF om å kommentere/gi innspill til en invitasjon fra Kulturdepartementet om et innspilssmøte om egenorganisert aktivitet. KUD vil drøfte hvorvidt en større del av spillemidlene bør gå til egenorganisert idrett. Man ønsker innspill fra miljøer som driver eller legger til rette for egenorganisert aktivitet. Formålet er å identifisere hvilke miljøer og enkeltpersoner som i dag driver slik aktivitet, og hvilke behov slike miljøer har. NIF oppfatter dette innsillet som en utvanning av tildelingen av spillemidler til idrettsformål og av hele spillemiddelordningen. Derfor oppfordrer NIF blant andre idrettskretsene til å stille med/sende inn innspill for å belyse saken på en best mulig måte fra idrettens side. Org.sjef sender ut henvendelsen fra NIF til styret, som innen 22. mars kommer med innspill til en uttalelse fra AAIK. Neste møter: 02.05, og Møtesteder fastsettes senere. Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder