Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 2/2017

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 2/2017 Referent: Dan Tilstede: Siv Øye Carlsen (leder), Øystein Bredholt, Lisbeth Hjelle, Kurt Midttun, Gunnar Buvik, Dan Christensen, Stig Bendiksen (nestleder), Trond Jetmundsen, Gerd Sæle, Glenn Bjærum. Forfall: Vidar Sangolt Nr. Sak Frist: Ansv.: 1. Sak 1/17 Godkjenning av referat Referat fra møte 1/2017 ble godkjent. Restansesaker står i referatet som egne saker med opprinnelig saksnummer. OK Dan 2. Sak 6/17 Årsmøtet Innkalling til årsmøtet legges ut på klubbens nettsider innen og sendes pr. mail til klubbens medlemmer innen o Frist for å melde saker til årsmøte er 7.mars o Sakspapirene legges ut innen 3.februar o Saksfremlegg til sammenslåing legges ut innen 3.februar. o Holdes i Teknologisenteret, back up nye Bedehuset o Tidspunkt; Kl 18:00 o Forslag på Rolf Øvretveit ikke spurt/ referent Irene o Håndball årsmøte 14. februar, kl 18:00 Møterom 3.etg o Fotball årsmøte 13. februar kl 18:00 VIP rommet o Boksegruppen 15. februar kl 18:00 Møterom 2.etg. 3. Sak 7/17 Årsregnskap og BUDSJETT Revisor Magnar Ekerhovd (KPMG) gikk gjennom det reviderte regnskapet og kommenterte utvalgte poster. Regnskapet er ført etter gjeldende regler, og revisor er jevnt over godt fornøyd med både dokumentasjon og orden i regnskapet. Det ble kommentert at idrettslaget gjør en god jobb mht. utbetaling av godtgjørelse i form av kilometerlister, men at dette arbeidet med fordel kan strammes ytterligere. Det er en del mangler på dagens innleverte skjema som ikke tilfredsstiller bl.a. krav om nøyaktige adresser og reiseruter. Vi må også være oppmerksom på fakturering fra treneres egne selskap. Sotra SK gjorde i januar en henvendelse til KPMG om mulig skatteplikt på kafè og messevirksomheten. Dette er delvis utredet, og KPMG anbefaler at det gjøres avsetning i regnskapet for mulig skatteplikt. 1 av 8

2 Styret er ikke enig i dette, og ber revisor om å slette avsetningen, noe som vil medføre en anmerkning i revisors beretning. Styret v/daglig leder utarbeider forslag til kommentar i note 8 Siste budsjettversjon ble sendt ut i forkant av styremøtet. Etter dette er det kommet noen mindre endringer fra håndball og boksing. VEDTAK; Styret ber revisor om å slette avsetning for mulig skatteplikt. Regnskapet godkjennes med denne endringen. Budsjett for 2017 vedtas slik det ble sendt ut i forkant av styremøtet med unntak av de mindre korreksjonene fra håndball og boksing. Gruppestyrene oppfordres til å kvalitetssjekke de grafiske presentasjonene av regnskapet. Grunnlag er sendt gruppene, og grafene følger vedlagt i referatet Dan Gruppelederne 4. Sak 8/17 STYRETS ÅRSBERETNING Styrets årsberetning er ikke klar. Det gjenstår punkter både fra hovedstyret og gruppene i tillegg til kommentarer om økonomi som må endres i henhold til vedtak i sak 7. Vedtak; Ved innkalling til årsmøtet legges det ut kommentar om at sakspapirer offentliggjøres på klubbens nettsider 3.februar. Årsberetning må være klar senest for å få med revisors beretning Stig og gruppeledere 5. Sak 9/17 Styreseminar Evalueringsskjema fra styreseminaret på Voss ble gjennomgått. Samlet inntrykk er positivt både mht. plassering, gjennomføring, foredragsholder og det sosiale. 65% synes at samarbeidet fungerer bedre etter seminaret enn før. Etter planen skulle det vært kjørt et oppfølgingsmøte innen 1 mnd. Dette har det ikke vært kapasitet til grunnet bl.a. sykdom, og forslaget er å utsette nytt møte til etter årsmøtet. Vedtak; Oppfølgingsmøte etter seminaret holdes i første halvdel av april og kjøres sammen med både nye og «gamle» styremedlemmer for å sikre kontinuitet i det videre arbeidet. Invitasjon sendes ut snarest mulig Stig 6. Sak 10/17 Almannamøte Turnhall og sammenslång Det er tidligere vedtatt et allmannamøte når tegninger m.m for den nye turnhallen er ferdig. Det meste er nå klart til presentasjon. For å sikre et egnet lokale tilpasset forventet antall personer inviteres det til informasjonsmøte med forhåndspåmelding Dan Vedtak; Invitasjon sendes ut innen Dato for møtet settes til 7.mars kl. 19:00. VIP rom og hall 3 reserveres og det mest egnede i forhold til antall påmeldte benyttes. Hele styret deltar på møtet! side 2 av 8

3 7. Sak 29/16 Turnhall Trond Mohn har et stort ønske om at vi kommer raskt i gang, og har ved flere anledninger spurt om oppstartsdato. Her må det legges til at dette er før de endelige kostnadene for hallen er presentert for ham. Gavepakken fra Trond Mohn er noe mer enn en gave til Sotra Sportsklubb. Dette er en gave til hele Fjell Kommune og naturligvis spesielt til idretten. Dette er en hall som bør bygges uavhengig av en eventuell sammenslåing av idrettslagene, og representerer også store fordeler for Sotra SK. Vedtak; Styret vedtar igangsettelse av ny turnhall basert på de fremlagte tegningene, og med plassering nord for Sotra Arena. Vedtaket gjøres med forbehold om at tidligere vedtatt finansieringsplan kan følges, og at eventuelle kostnadsoverskridelser fra tidligere budsjetterte kostnader dekkes av Trond Mohn. 8. Sak 28/16 Kvalitetsklubb Fra tidligere møte; Klubben fikk i retur godkjenning som kvalitetsklubb bl.a. pga. manglende kurs/lederkompetanse. Siden det pr. i dag er fotballens system er kompetansen kun målt i fotballstyret. Fotballstyret jobber med å få dette på plass Det har ikke skjedd noe nytt i saken, må få tilbakemelding fra Fotballgruppen på en plan for gjennomføring. Pågående Snarest Dan/ Trond 9. Sak 36/16 Tribunetak Ingen ny info Pågående Trond 10. SAK 41/16 Eventuelt Møteplassen et seminar/samling i Sotra Arena 15.mars. SSK kan stille med inntil 4 deltakere. Trond og Lisbeth avtaler hvem som deltar. Erfaringer fra messene for mye arbeid havner nå på administrasjonen og gjør samtidig arrangementet sårbart for evnt. sykdom. Arrangementene er viktige økonomiske bidragsytere for klubben. Dette kan løses enten ved å ansette/lønne flere personer eller en betydelig større deltakelse fra frivilligheten i leder-oppgavene. En kombinasjon av dette kan også være en løsning. Administrasjonen forbereder egen sak på dette, og legger frem løsningsforslag i løpet av våren Sak 4/17 Mail med beklagelse er ikke sendt. Det settes frist på 1 uke. Beklagelsen skal sendes Lisbeth for gjennomgang før den sendes videre Evaluering av styrearbeidet og daglig leder/ arbeidsfordeling Hovedstyret ønsker å gjennomføre en årlig evaluering av daglig leder inkludert oppgaver og betingelser. Stig og Siv forbereder dette til styremøte i februar Pågående Lisbeth Dan Stig og Siv side 3 av 8

4 Møtekalender; Hovedstyre Torsdag kl. 18:30 Siv Øye Carlsen Stig Bendiksen Kurt Midttun Styreleder Nestleder Styremedlem Vidar Sangolt Øystein Bredholt Trond Jetmundsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem/fotball Lisbeth Hjelle Glenn Bjærum Gunnar Buvik Styremedlem/håndball Styremedlem/boksing Varemedlem Gerd Sæle Varamedlem Dan Christensen Daglig leder side 4 av 8

5 HOVEDSTYRET Fordeling kostnader klubb side 5 av 8

6 KLUBB FORDELING ADMIN / VEDL.HOLD / IDRETT *; Drift Admin; Lønn administrasjon, forsikringer, finans, regnskap, revisjon HÅNDBALL side 6 av 8

7 FOTBALL KOSTNADSDELING HÅNDBALL side 7 av 8

8 KOSTNADSDELING FOTBALL side 8 av 8