Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 09/2018

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 09/2018 Referent: Tilstede: Dan Anders Greni Askeland, Lisbeth Hjelle, Cecilie Dahl, Stian Mikkelborg, Kenneth Lervik, Dan Christensen; Siv Øye Carlsen; Øystein Bredholt, Per Magne Handegård, Frid Sage, Svein Olav Sørensen, Rikard Ledang (leder), Forfall: Nr. Sak Ansv. Frist 1. SAK 1/18 REFERAT Referat fra forrige møte er sendt ut. Vedtak; Det var ingen andre kommentarer til sakene, men det ble kommentert at vi må bli flinkere til å få med ansvarlig og frist på sakene. 2. Sak 2/18 ØKONOMI Regnskap; Regnskap pr ble gjennomgått. Det er god kontroll på både økonomi og regnskap, men fremdeles viktig at vi har en god kostnadskontroll. Fokuspunkter for gruppene; o HOVEDSTYRET o Honorarer o Møtekostnader o FOTBALL o Arrangementsinntekter!! o Cup/treningsleir o HÅNDBALL o Cup/treningsleir! o Lønn! o TURN o Arrangementsinntekter o Reisekostnader Vedtak; Fra forrige møte; Alle gruppene må «stramme på livreimen» ved at kostnader som var budsjettert for første halvår men ikke blitt brukt må forbli ubrukt. Vi må holde kostnadene i tråd med det som er budsjettert/periodisert for 2.halvår! 1 av 6

2 3. Sak 13/18 STATUS IDRETTSGRUPPENE FOTBALL; HÅNDBALL; TURN; ANDRE IDRETTER; 4. Sak 22/18 Forberedelser for mulig opprykk A-lag herrer fotball Fotballgruppen har hatt møte med NFF Hordaland for å avklare krav og utfordringer ved et eventuelt opprykk til 2.divisjon herrer. Konklusjonen er at klubben er godt rustet på anleggssiden. Økonomi kan være en større utfordring hvor bl.a. reisekostnader øker betydelig. Netto økning eks. godtgjørelser er anslått til mellom ,- og 1 mill. Dagens lag holder et 2.divisjons nivå, men siden alle kontraktene går ut i år er det fortsatt åpent hvordan en ny sammensetting blir. Det må gjøres en grundig jobb rundt hele økonomidelen før budsjettprosessen starter. Fotballgruppen utarbeider budsjett for A-laget til budsjettmøtet 5. Sak 23/18 BUDSJETT 2019 Det er tid for budsjettering for neste år og det legges opp til en tilsvarende prosess som i fjor. Dan lager klar budsjettmodellen for Idrettsgruppene forbereder hva som forventes av egengenererte inntekter neste år. Kenneth Dan Vedtak; Det kalles inn til budsjettmøte torsdag kl. 19:00 6. Sak 24/18 Nye stillinger Det er satt av i budsjett til en økonomi-/administrasjonsstilling for Dette er ikke gjennomført bl.a. pga. sviktende sponsorinntekter. Det er et ønske å erstatte den tiltenkte økonomistilingen til en administrativ stilling for idrettene. Hensikten er hjelp til daglige gjøremål for lederne i idrettene i tillegg til å kunne jobbe med sportsplanene på tvers av idrettene (fellesfunksjonene). Det er for 2019 satt av midler til en driftslederstilling for anlegget. Vedtak; Styret ber Siv og Dan om å utrede behov og innhold i stillingene i tillegg til å se på hvilke funksjoner som er mest kritisk å få dekket og på bakgrunn av dette lage en innstilling til neste styremøte Siv og Dan Sak 25/18 Klubbens IT systemer Det gjøres et systembytte på alle systemer som er sky-basert. (Øvrige systemer innen regnskap/økonomi/lønn fortsetter som før) side 2 av 6

3 WebOrg (NY erstatter KX produkter) Medlemsregister, nettsider og system for utfakturering av medlemskontingent. Systemet er integrert med NIF sitt sentrale medlemsregister for idrettsnorge. SPOND (NY) Kommunikasjonssystem for våre trenere. Baseres på APP og pushvarsling TicketCo (NY erstatter «Deltaker.no») Billett- og påmeldingssystem for kampbilletter, inngangspenger, cuper o.l. Microsoft SharePoint (NY Erstatter SuperOffice på sikt) Lagring av dokumenter Microsoft Teams og Planner Årskalender, team-/gruppearbeid side 3 av 6

4 ÅPNE / PÅGÅENDE SAKER FRA TIDLIGERE MØTER Nr. Sak Ansv. Frist Sak 3/18 SPORTSPLANER Hovedstyret ønsker en felles plattform i alle idrettenes sportsplaner som ivaretar de områdene som går på tvers av grenene. Lisbeth Likeverd mellom idrettene o Opp til 15 år skal alle våre utøvere ha lik uttelling på en treningstime. Felles basistreninger o En beskrivelse og retningslinjer for felles basistreninger innenfor- og på tvers av idrettene Retningslinjer for topp-satsing o Gruppenes planer for topp-satsing skal baseres på egenutviklede spillere o Gruppenes planer om topp-satsing skal hvert år forankres av hovedstyret, bl.a. gjennom budsjettarbeidet. «Sotra Kompis» o En beskrivelse og retningslinjer for hvordan alle idrettene hver for seg og i sammen skal tilrettelegge for utøvere som først og fremst vil drive med idretten for vennskap og sosial aktivitet Fellesmøter mellom idrettene o Hovedstyret vil beskrive og lage retningslinjer og også ta initiativ til fellesmøter mellom idrettene for evaluering av sportsplanene + tilrettelegge for økt samarbeid ; Ledes av Lisbeth. Arbeidet er kommet i gang ; Saken ble ikke behandlet. Vedtak; Lisbeth ble valgt som ansvarlig for en gruppe som settes sammen med èn representanter fra hver idrettsgren. Oppgaven er å lage et ferdig innholdsforslag til sportsplanene basert på punktene over. 1. Sak 4/18 STRATEGIPLANER Strategiplaner for den kommende styreperioden skal oppdateres i områdene; - Idrett - Anlegg - Kommersiell virksomhet 24.05; Ledes av Siv. Har hatt et møte, og planlegger et felles møte med de som jobber i gruppen som skal lage sportsplaner i det videre arbeidet. Kommer invitasjon til samling onsdag 22. august 2018 kl ; Det var kalt inn til møte 22.08, men siden dette kolliderer med Trond Mohn Games er møtet utsatt til side 4 av 6

5 Vedtak 20.09; Gruppen samles til strategisamling 28. og 29. september. Målsettingen er å legge frem forslag til ny strategi- og handlingsplan på styremøtet i oktober. Siv Sak 5/18 ØKONOMI- og ANSETTELSESRUTINER Dagens økonomirutiner ble gjennomgått, og det ble avdekket en del punkter som avviker fra praksis. Dette gjelder spesielt; - Økonomiske fullmakter - Ansettelsesavtaler Svein Olav Økonomigruppen (Rikard, Øystein, Cecile og Svein Olav) gjennomgår alle rutiner. Øystein leder dette arbeidet ; Ledes av Rikard. Første møte 6. juni kl ; Saken ble ikke behandlet. Vedtak 21.09; Svein Olav overtar som leder for gruppen og innkaller til møte. 3. SAK 7/18 KONFLIKTHÅNDTERINGSUTVALG Saken ble behandlet av årsmøtet som vedtok at utvalget skal opprettes. Saken ble drøftet på styremøtet, og det ønskes en videre utredelse av oppdrag og mandat til et ev. konflikthåndteringsutvalg. Siv ; Saken ble ikke behandlet. Vedtak; Hovedstyret ønsker at Siv fører dette arbeidet videre i hovedstyret. 4. Sak 15/18 EVENTUELT Turnhallen og nye fotballbanene; Vedtak; Som del av et samlet miljøtiltak for oppsamling av granulat på fotballbanene ønsker styret pris på montering av oppsamlingsrister og inngjerding av Sotrabanen og Stadion likt det som monteres på de nye 5`er og 7`er banene 5. Sak 19/18 HELHETSPLAN FOR STRAUME IDRETTSPARK Fjell Kommune har startet arbeidet med ny Straumeplan og har i den forbindelse bedt Sotra Sportsklubb om å utarbeide en helhetsplan/fremtidsplan for hele Straume Idrettspark inkl. turveiene. Dan September side 5 av 6

6 Planene bør omfatte alle fremtidige bygg og anlegg som dagens hovedstyre kan se i «glasskulen». Planene må også innbefatte behovsplan. Vedtak; Hovedstyret ser positivt på forespørselen. Det ble ikke gjort vedtak om hvordan arbeidet skal foregå må tas opp på senere møte. 6. Sak 20/18 UTSTYRSLEVERANDØR I styremøte i august ble arbeidet med ny utstyrsleverandør presentert. 8 leverandører var på det tidspunktet redusert til 4. En større referansegruppe ble etablert med 2 til 4 representanter fra hver idrett + hovedstyret. Gruppen klarte ikke å lande på èn leverandør og satt dermed igjen med Hummel og Nike. Det var enighet i gruppen om at endelig tilbud og samlet økonomi skulle være avgjørende for hvem av de to som ble valgt. Vedtak; Nike ble valgt som ny utstyrleverandør for den neste 5 års perioden. XXL på Sartor blir butikkleddet/distributør. Administrasjonen vil lage forslag til klubbkolleksjon. Avtalen gir bl.a. både klubb og medlemmer 30% rabatt på alle Nike varer i butikken. Rikard Høsten-18 Avsluttet *; saker merket med stjerne er unnlatt offentlig referat! Møtekalender Hovedstyre Neste styremøte Budsjettmøte Deretter 15.11, 13.12, 17.01, 21.02, 7.03 Årsmøte 26.03) Rikard Ledang Cecilie Dahl Øystein Bredholt Styreleder Nestleder Styremedlem Siv Carlsen Svein Olav Sørensen Frid Sage Styremedlem Styremedlem Styremedlem/turn Stian Mikkelborg Per Magne Handegård Kenneth Lervik Styremedlem/håndball Styremedlem/Andre idretter Styremedlem/Fotball Anders Greni Askeland Lisbeth Hjelle Dan Christensen Varemedlem Varemedlem Daglig leder side 6 av 6