Protokoll fra styremøte nr. 4/ , torsdag kl 19:00 i Otrahallen, Evje & Hornnes

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 4/ , torsdag kl 19:00 i Otrahallen, Evje & Hornnes Tilstede var: Marte Bentzen Fossestøl Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Svein Lien Forfall: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Inge Roppen Nestleder og møteleder Org.sjef Styreleder 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 27 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført av nestleder. Sak 28 (B): Referat og orienteringssaker

2 Side 15 5/ / Spillemiddelseminar Agder i Farsund. Svein 104/ : 100-års jubileumsfest Froland IL. Kirsten og Svein 105/ : AS365-kurs Kiland-senteret. 120 elever. Stein + Marte 106/ : Fagforum utdanning/kompetanse, Oslo. Stein 107/ : Møte vedr ishall i Froland. Svein 108/ : Orge.sjefmøte Kirkenes. Svein 109/ : Kretsledermøte Kirkenes. Kirsten + Svein 110/16 Status AS /16 Status ApD 112/16 Status OLT Sør 113/16 Status jubileumsbok 114/16 Referat fra Ungdomsutvalget - Marte 115/16 Status Idrettsgalla Sør/seminar 116/16 Status deltakelse på Arendalsuka 2016 (egen sak) 117/16 Status prosjekt «Digital lagring» 118/16 Status ansatte 119/16 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder 120/16 Postliste. Vedlegg Referatsakene 92/16 til 120/16 tas til orientering. Sak 29 (A) Regnskap og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Driftsresultat Budsjett , , ,- Avdeling Dr.res Budsjett Diff Hovdenleiren Idrettsleiren APD AS Regnskap Jubileumsbok TOT

3 Side 16 5/ AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring budsjett per Sponsorinnt Gratis varer istedenfor penger Salg kiosk Flere deltakere I-leir Regnskap Feil budsjettering (komp med lavere lønn) Tilskudd AAFK Sen innbetaling Tilskudd andre Feil budsjettering Komp.tilskudd Sen innbet fra NIF Delt.avg Sen innbet fra APD 120', økning leirene 67' Tilskudd andre Gave Gard Jub.bok Innbet banker, budsjettert i desember 50 Div Div småbeløp summert -7 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett per Innkjøp Litteratur ifm kurs 20 5XXX Lønn Somdal, Justvik + i.leir. Lønn ist.f innl av tj IT Ref fratrekk rammetilskudd Idr.faglig bistand Idrettsfinans fakt i des Kopiering reklamebrosjyrer div Møter/kurs Div adm Reiser Gaver/premier Instruktører (11')og Tinget (17') Særkretstilskudd Sen utbetaling pga mgl innberetning Talent-midler Minus 136 pluss 100, ulike konti Mat/opphold leir Gratisvarer + dugnad isf sponsoravtaler I.leir Bekledning Instr, veiledere, ans og styre Leie lokaler/utstyr APD Innjøp utstyr Idr.leir/tidlig innkjøp AS Div utg -22 Div Div småbeløp summert -56 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell økonomisk situasjon i forhold til budsjett (+ = bedre enn budsjett) Regnskap og balanse pr tas til etterretning. Sak 30 (B) #Camp1000 orientering om fremtidige planer vedr idrettsleiren

4 Side 17 5/ Det arbeides i administrasjonen v/karete å utvide Idrettsleiren slik at vi fokuserer mer på ungdomsgruppen år. Denne aldersgruppen er dårlig representert i dagens leir, noe vi ønsker å gjøre noe med ved å engasjere flere ungdommer og andre frivillige med i et samarbeid. Det er laget en søknad til Gjensidigestiftelsen på et toårig prosjekt for å få dette til. Søknadssum: 1,520 mill. Deler av prosjektet, innlemming av ungdom i ledelsen, går uavhengig av evt innvilgelse fra Gj.stiftelsen, mens resten er avhengig av ekstramidler. Styret er opptatt av at man må holde fast på tradisjonene og kvaliteten på Idrettsleiren uavhengig av utviklingen av #Camp1000. Informasjonen tas til etterretning, men styret vil ha saken opp til beslutning når svaret fra Gjensidigestiftlesen foreligger Sak 31 (B) Informasjon vedr arbeid med ungdomsfrafall i idretten. Prosjekt med Oslo IK som prosjektleder Oslo IK har tatt initiativ til å gjøre et arbeid for å ta ungdomsfrafallet fra idretten på alvor. Det har lenge vært snakket om problemet, men lite konkret har vært gjort på nasjonalt nivå. Første fase er gjennomført, man har definert et prosjekt, og det har resultert i en søknad til Gjensidigestiftelsen på kr 29 mill over 4 år. Hele landet skal være med, og IK-ene skal involveres i arbeidet. Vedlegget beskriver prosjektet. Informasjonen tas til etterretning. Sak 32 (A) Arendalsuka 2017 fremdrift Vår evaluering av årets deltakelse i Arendalsuka ble sendt til NIF ultimo august, med klare anbefalinger for fremtiden. Leder og org.sjef fikk bare i liten grad diskutert saken med repr fra NIF under IK-ledermøte sep, men målet er at vi ila oktober har hovedpostene på plass. Org.sjef følger opp samarbeidet med NIF, og forholder seg til påmeldingsfrister osv til Arendalsuka Sak 33 (A) Endring i signaturett hos AAIK Pr i dag er AAIK registret med signaturrett «Styret i fellesskap». Dette er en byråkratisk lite fleksibel ordning, og det ville vært enklere for styret og adm dersom denne retten ble endret. Signaturretten endres fra «Styret i fellesskap» til «Styrets leder og daglig leder (org.sjef) i fellesskap». Adm foretar endringene i Brreg.

5 Side 18 5/ Sak 34 (A) Jubileumsbok 2019 vedtak om evt fortsettelse I sak 149 på styremøtet ble det vedtatt flg: AAIK starter prosjektet ved at forfatter får kontrakt for på 20 % stilling. Det betyr at styret må ta stilling til ny ansettelse av forfatter for resten av prosjekt på bakgrunn av budsjettsituasjonen p.t. Bokkomiteen har endret budsjettet ved å ta bort billedredaktør pluss endret enkeltposter etter at man har erfart at det har vært vanskelig å få inn sponsormidler fra næringslivet. Justert budsjett var vedlagt saken. Saken ble grundig debattert, og Anne Blakstad fremmet flg motforslag til vedtak: «Prosjektet settes på vent til fullfinansiering er på plass, og saken tas opp igjen på neste styremøte» På bakgrunn av justert budsjett vedtas det at AAIK fortsetter arbeidet med jubileumsboken etter planen til bokkomiteen. Ansettelsesavtalen fornyes med forfatteren fra med 20 % stilling ut 2016, deretter 50 % stilling for resten av perioden. Vedtaket ble vedtatt med 5 stemmer. Anne Blakstad stemte imot Sak 35 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon fra IL Sørfjell til 100-års jubileumsfest lørdag 15. oktober. Svarfrist 1. oktober Vedlegg 35-1 Siri Gundersen og Marte Bentzen Fossestøl stiller på vegne av AAIK Sak 36 (A/B) Eventuelt 36-1: Søknad fra Herefoss IL om støtte til bok om Reidar Andreassen, kr Søknaden avslås med bakgrunn i en tradisjon for ikke å støtte slike prosjekter 36-2: Klubber under administrasjon Enkelte klubber som er uten aktivitet er vanskelig å få nedlagt fordi lederne ikke er engasjert lenger. Når den vanlige prosedyren er prøvd uten hell, er siste muliget for idrettskretsen å ta klubben under administrasjon. Da kan AAIK opprette nytt styre, og foreta nedleggelse, og ta kontroll over evt eiendeler. For tiden er det to klubber som AAIK bør ta under administrasjon for å få dem nedlagt: Grimstad Leirdueskyttere og Arendal Biljardklubb

6 Side 19 5/ Grimstad Leirdueskyttere og Arendal Biljardklubb tas under administrasjon av AAIK for deretter å legge ned klubbene. 36-3: Planlegging av styreseminaret i november. Forslag til stedsvalg i møtet: Forslag: Gjeving, Tretopphyttene, Tovdal, Gautefall. Program: Forslag om å be Gunnar holde et tilpasset styrekurs som del av seminaret Adm jobber frem forslag til stedsvalg og program raskest mulig Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder