PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 02/11

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 02/11 Styremøte 02/11 ble avholdt tirsdag 22. februar på Idretten Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Marianne Ankervold, styremedlem Torleif Scheie, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Bjørn Ove Myking, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Abjørn Lindås, økonomileder Tilstede ved sak og 11/11 Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 08/11: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 09/11: Godkjenning av protokoll fra styremøte 01/11 Sak 10/11: Behandling av årsregnskap 2010 for HIK og OLTV Sak 11/11: Budsjett 2011 for HIK og OLTV 3. utkast Sak 12/11: Fornying av leieavtale med Brann Stadion AS Sak 13/11: Opplegg og innhold for fellessamling styre-adm. i mars Sak 14/11: Miljøstrategi for norsk idrett HIKs rolle Sak 15/11: Forberedelser til NIFs ting Sak 16/11: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger

2 Sak 08/11: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Møteinnkalling og sakliste godkjent Sak 09/10: Godkjenning av protokollen fra styremøte 01/11 Utkast til protokoll fra styremøte 01/11 Protokollen godkjent Sak 10/11: Behandling av årsregnskapet 2010 for HIK og OLTV / Asbjørn Lindås Resultatregnskap og balanse for HIK og OLTV pr og Asbjørn Lindås hadde en gjennomgang av årsregnskapene og revisjonsberetningen ble lagt frem på styremøtet. I utsendte sakspapirer viste årets resultat for HIK et underskudd på kr ,- I styremøtet ble det fremlagt nytt resultatregnskap som viser et underskutt på kr Differansen skyldes påløpt arbeidsgiveravgift for instruktører og kortidsengasjerte. Underskuddet ble foreslått dekket inn ved bruk av tidligere års avsetninger til henholdsvis tverridrettslige aktiviteter, ombygging lokaler, regnskapstjenester og HIK/NIF ting. Årets resultat for OLTV viser et underskudd på kr Dette beløpet må dekkes inn i sin helhet av annen egenkapital. Egenkapitalen for OLTV sin del vil etter å ha dekket inn underskuddet for driften i 2010 være redusert fra kr til kr Driftsresultatet for OLTV er i tråd med budsjettet ettersom det var budsjettert med inntektsførte avsetninger med kr Årsberetning for 2010 ble fremlagt og signert i møtet. De fremlagte årsregnskapene 2010 og årsberetningene 2010 for HIK og OLTV 2010 godkjent.

3 Sak 11/11: Budsjett HIK og OLTV Justert budsjettutkast HIK. Justert budsjettutkast OLTV Budsjettet for HIK er bearbeidet, og balanserer nå med et overskudd på kr Budsjettet for OLTV viser et overskudd på kr Det justerte budsjettutkastet for HIK og OLTV for 2011 vedtatt som budsjett for Sak 12/11: Fornying av leieavtalen med Brann Stadion AS Utkast til leieavtale Dagens leieavtale med Brann Stadion AS går ut 1. juli HIK har opsjon på å leie i 5 nye år på samme vilkår som dagens leieavtale med unntak av leieprisen. HIK har fått tilsendt et utkast til videre leieavtale på bakgrunn av et møte med Brann Stadion AS. Leieavtalen varer fra 1. juli 2012 til 30. juni 2017, og avsluttes etter denne dato. I avtaleforslaget går det frem at vi ikke har opsjon på ytterligere 5 år etter avsluttet leieavtale. Leieprisen i en ny 5-årig avtale vil være på det samme grunnlag som dagens avtale dvs. dagens leievilkår med en årlig indeksregulering. Da det ikke ligger et forslag i leieavtalen med en opsjon på 5 nye år, ble det på styremøtet bestemt at HIK kan foreslå en leieavtale på 10 år hvis leietakerne på Idrettens Hus ønsker dette. HIK bør sikre seg at de tyngste leietakere fortsetter som leietakere før vi tegner under avtalen med Brann Stadion AS. Det utarbeides et følgeskriv som vedlegges avtalen med særkretser/ IR Bergen. Dette følgeskrivet må si noe om de totale leiekostnadene og hvilken økonomisk støtte HIK legger opp til overfor leietakerne i den kommende leieperioden. I dag betaler HIK all strøm, renhold og budtjeneste for leietakere på Huset. I følgeskrivet forholder HIK seg til det som lå til grunn for avtaleinngåelsen i 2007, men peke på at det har vært en sterk økning i disse kostnadene siden 2007 ikke minst har strømmen blitt dyrere og dersom disse kostnadene nå øker, vil HIK måtte vurdere å belaste leietakerne for den del av felleskostnadene som overstiger kr

4 Forslag til vedtak: 1. Leietakere som har leieavtale med HIK i dag forelegges nytt avtaleutkast basert på utkast til avtale samt følgebrev fra HIK. 2) Leieavtalen med Brann Stadion AS forlenges frem til 1. juli Avtalen undertegnes av styreleder. 1) Leietakere som har leieavtale med HIK i dag forelegges nytt avtaleutkast basert på utkast til avtale samt følgebrev fra HIK. 2) Utsatt. Sak 13/11: Opplegg og innhold for fellessamling styre-adm. i mars Samling gjennomføres på Solstrand Fjord Hotell i Os kommune fredag 25. mars til lørdag 26. mars. Det er påmeldt 14 stk. til samlingen 6 fra styret og 8 fra administrasjonen. Vi starter fredag kl. 1645, og avslutter lørdag kl Styremøte fra kl / Målsetning med samlingen: Idrettspolitisk dokument Gjennomgang av nytt utkast fra NIF - Konsekvenser for HIKs virksomhet Forberede NIFs ting 2011 Samlingen gjennomføres med hovedvekt på en gjennomgang av idrettspolitisk dokument og konsekvenser i forhold til HIKs virksomhet. Sak 14/11: Miljøstrategi for norsk idrett HIKs rolle Miljøstrategi for norsk idrett høringsdokument I styremøte 01/11 vedtok HIK å slutte seg til innholdet i høringsdokumentet Miljøstrategi for norsk idrett høringsdokument. I dette møte diskuterte styret hvordan HIK kunnel bidra til å oppfylle målsettingene i dokumentet. Det var klar enighet om å støtte innholdet i dokumentet har og dermed sagt at våre lokaler skal være miljøsertifisert innen En sertifisering vil hjelpe oss til å:

5 Få økt bevissthet Spare miljøet Omdømme Være i forkant Mindre ressurs- og energibruk Miljøhensyn ved innkjøp Kildesortering og minimering av avfall 1) Idrettens Hus skal være sertifisert etter Stiftelsen Miljøfyrtårn eller tilsvarende standarder i løpet av den kommende tingperioden i NIF ( ). Nødvendige midler til dette arbeidet avsettes i budsjettet for det gjeldende år. 2) Torleif Scheie utpekt som miljøkontakt Sak 15/11: Forberedelser til NIF og ISFs ting Innkalling til ting i NIF og ISF NIFs ting vil bli gjennomført i Oslo fra torsdag 5. mai til søndag 8. mai. Tinget i Idrettens Studieforbund (ISF) vil gjennomføres 8. mai. Sakspapirer vil bli sendt HIK senest 5. april. Fremdriftsplan: 5 delegater skal representere Hordaland idrettskrets. Leder og nestleder deltar. De faste medlemmene forespørres umiddelbart om hvem som ønsker og har anledning til å reise. Hvordan involvere idrettsråd og særkretser i fylket? Gjennomføre informasjons- og diskusjonskveld onsdag 27. april kl på Idrettens Hus. 5 delegater representerer Hordaland idrettskrets på NIFs ting og disse plassene blir fortrinnsvis fylt opp av kretsstyret. HIK inviterer idrettsråd og særkretser til informasjons- og diskusjonskveld onsdag 27. april kl på Idrettens Hus.

6 Sak 16/11: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger Oversikt over innmeldte årsmøter i Idrettsrådene o Orienteringssaker: Regnskapsføring HIK og OLTV fra august 2011 utsatt. Oppfølging NIFs 150 års jubileum - SportBy Bergen kommune - Langrennsarrangement Sjusete Prosjekt Tiltak som skal inkludere barn, unge og voksne med minoritetsbakgrunn til idretten i Hordaland. Stig Blindheim er ansatt i 50% stilling med Hordaland Fotballkrets som arbeidsleder. Tore Alfstad engasjert som adm. hjelp innen anlegg. Seminar Toppidrett og næring, store arrangement og utdanning, Bergen tirsdag 12. april. KnarvikMila status samarbeidsarrangement Konferanse mandag 29. august på Nordhordland folkehøgskule - ett seminar formiddag og ett ettermiddag. Status Idrettsregistreringen Til nå har vi registrert 761 IL av totalt medlemskap pr. dags dato o Deltakelser/representasjon Ting Hordaland Gymnastikk & Turnkrets, Voss lørdag 19. og søndag 20. februar. Oddvar J. Jensen deltok. Kretsen sliter med å skaffe tillitsvalgte og dommere. Oddvar hadde et solid inntrykk av måten kretsen drives på. Informasjons- og dialogmøte Idrettsstyret 7. februar. Oddvar J. Jensen deltok. Statens Idrettskonferanse, Tønsberg januar. Oddvar J. Jensen, Helge Johnsen og deltok. Hordaland Fotballkrets 100 år, ting Bergen lørdag 12. februar. Oddvar J. Jensen deltok og overrakte gave fra idrettskretsen. Møte Kuventræ 24. januar vedr. anlegg. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. OS turn vil modernisere Kuventræ og legge kunstgress på hovedbanen med 6 løpebaner i tillegg. Møte arbeidsgruppe Masterutdanning, Bergen 7. februar. Knut Songve og Pia Mørk Andreassen deltok. Årsmøte Askøy Idrettsråd 21. februar. Gunn Knudsen og Janne Landås deltok. NIF 150 år, Oslo 15. mars. Oddvar J. Jensen og deltar. Møte Treningskontakt. Fylkeskommune og HIK møtes tirsdag 22. mars kl Sogn og Fjordane IK ting lørdag 9. april i Førde. Helge Johnsen deltar.

7 Årsmøter Idrettsråd Det ble en gjennomgang av innmeldte årsmøter og gjort en fordeling blant styremedlemmer og administrasjon. Idrettsrådsamling, Drammen april. Oddvar Johan Jensen, Helge Johnsen og Anne Kristine Aas deltar. - HMS og personell Asbjørn Lindås fortsetter i 60% stilling frem til Protokoll godkjent / : Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder