Referat fra ledermøte 13. januar 2015

Transkript

1 Referat fra ledermøte 13. januar 2015 Tid: 13. januar 2015 Sted: Innkalles: Andorsengården Ledergruppa Forfall: Kopi: Avd. ledere Dagsorden Sak Ansvar Frist Godkjenning av dagsorden og valg av referent Dagsorden godkjennes Referent: Birgitte, Gro, Inge, Kathrin Godkjenning av referat fra sist møte Referat godkjennes Ikke fullførte aksjoner fra Hestmanden videre utredninger til KUD. - Rapport om bygningsvern felles rapport for alle bygg, samt prioritering mellom ulike bygg/avdelinger. - Hangar 45 - Tømning av lager på Gyland I gang - Design biler avgjør hvilket design som skal brukes. - BDF, formidling mm. Det avventes videre kontakt med departementet. - Magasin, status, videre arbeid Kathrin / Nils Magne Inge Kathrin/Inge/Simon Kathrin Inge/Kathrin/Simon

2 Inge sjekker eierskap på areal på Marbergåsen. Simon følger opp muligheter for magasin på Odderøya 17. Kristiansand kommunenes svar må avventes først. Aksjonene følges opp av de ansvarlige Overtagelse antikvariske bygg og dendro bemanning Gjennomgang av kostnader og behov. Det anslås at det trenges ca. to hele stillinger til å følge opp dendro/rådgivingsoppdrag og vedlikehold av nye antikvariske bygg. På Lista er det behov for en 90 % stilling. Sett under ett skjer det så mye innen bygningsvern ift. nye oppdrag, overdragelse av bygg og evt. overtagelse av byggeskikksenteret, at det bør vurderes en ny gjennomgang av organisering og drift av museets bygningsvern. Bygningsvernorganiseringen skal gjennomgås og vurderes utenfra. kontakter Trygve Nordby Organisering av arbeidet med Odderøya, gjennomgang av utkast til plan Den interne arbeidsgruppa for Odderøya har laget utkast til organisasjonskart. Kartet legges frem for ledergruppa for innspill og kommentarer. Ledergruppas innspill tas med i den videre prosessen. Kathrin/Per Overordnet årshjul 2015 Utkast til overordnet årshjul gjennomgås. Utvidete ledermøter i Kristiansand, med Backer og Bang, og i Mandal. For fellessamlinger se sak lenger nede. Overordnet årshjul vedtas og legges på intranett Instruks for styre og daglig leder gjennomgang Instruks for styre og daglig leder skal behandles i det første styremøtet hvert år. Instruksene sider bl.a. noe om hvilke oppgaver som skal legges til administrasjon og hva som er styrets ansvar. Gjeldene instrukser legges ved for innspill/kommentarer. Gjeldende instrukser videreføres Gro

3 08.15 Søknad til kulturdepartementet om driftsstøtte Overordnede mål og fokusområder Vest-Agder-museet skal innen 28. februar 2015 søker om driftsstøtte fra KUD for Søknaden må inneholde en overordnet årsplan for 2016, samt prioriterte satsingsområder. Det er mulig å søke om økte midler til konkrete tiltak, enten nye eller for å kunne videreføre driften. VAM må «fornye» sin søknad knyttet til Hestmanden. I tillegg foreslås det å søke midler til økt markedsføringer/kommersialisering. Overordnet årsplan bygger på strategisk plan Av nye tiltak prioriteres Hestmanden og økt markedsføring/kommersialisering. /Gro Kurs i prosjektledelse Det er ønskelig med felleskurs i prosjektledelse/prosjektstyring for flere av museets ansatte. Det undersøkes pris og aktuell kursholder som skal ta hensyn til museets konkrete behov. Tanken er å ha et halvdagskurs, der konkrete dokumenter legges frem som etterpå kan brukes i alle ledd av museet. Forslag til vedtak: Det undersøkes pris og aktuell kursholder. Saken tas opp igjen i ledergruppa når dette er avklart. Inge undersøker muligheter for tilskudd fra forskerforbundet. Gro ser på muligheter for tilskudd fra virke Handlingsplan 2015, samt årsplaner for avdelingene Handlingsplan for 2015 er vedtatt av styret og ligger vedlagt her. Planen legges også ut på intranett. Årsplanene bør legges ut på intranett så fort som mulig. Frist for tå få alle årsplaner ut på intranett er 2. februar Overtakelse av Byggeskikksenteret i Flekkefjord VAM arbeider med å definere nærmere sin satsning innen bygningsvern. Dette skjer parallelt og som del av arbeidet med spørsmål rundt videre organisering av Byggeskikksenteret i Flekkefjord og om VAM skal overta VAF sine antikvariske bygg. Gjennomgang av status i arbeidet. kontakter Trygve Nordby knyttet til sak En evt. overtagelse av Byggeskikksenter skal ses i Kathrin Avd. leder, leder fagseksjonen /Inge/Gro

4 sammenheng med omorganisering av bygningsverngruppen Maler Alle har nå fått tilsendt ny mal for e-post signatur. Avdelingslederne bes følge opp at denne tas i bruk. Kathrin/Per avdelingsledere Maler for permer, brevmal (uten makro), power point og notat lages og gjøres tilgjengelig for. Det er viktig at de er lett å bruke for alle (ansatte og printere). Avdelingsledere sjekker at alle ansatte har tatt E- postsignaturer i bruk. Per bes om å utarbeide enkle maler som legges ut på intranett Kulturhistorisk gruppa på Odderøya Den kulturhistoriske gruppa legges offisielt ned, samtidig som det gode samarbeidet med viktige aktører bør videreføres. Det bør vurderes at museet overtar lederskap for gruppa og invitere til møter 2 3 ganger per år. Kathrin/Endre Endre bes å være koordinator fremover og om å invitere andre aktører på Odderøya til 2 3 møter per år Furuborg-samling Vi bør vurdere så fort som mulig om det er andre gjenstander i Furuborgs samlingen er relevant for oss. Blant annet er to kanoner unike og viktige for oss. Disse har en høy pris ( kr), men det finnes også mange andre gjenstander som kan være viktige for museet å ta vare på. Kathrin/Endre Inge/Birgitte Endre bes å sende oversikten over hele samlingen til Inge og Birgitte som melder tilbake hvilke gjenstander som er av interesse. Endre fungerer som mellomledd mellom Furuborg og museet Strategisk plan Strategisk plan for ble vedtatt av styret før jul. Planen trenger noe supplering av handlingsmål før den legges ut på intranett. Spesielt viktig er tallfesting ift. registering i 2015 og besøkstall. Sistnevnte diskuteres på utvidet ledergruppemøte i februar. Til møtet i 11. februar skal avdelingslederne ha med en mer detaljert besøksstatistikk. Ledergruppa Tonje/utvidet ledermøte

5 Strategisk plan , inkludert nye innspill på handlingsmål legges ut på museets hjemmesider etterpå Fellessamlinger våren 2015 Det skal avholdes to fellessamlinger våren Forslag for dato er 2. mars på Kongsgård (tema: museumsetikk) og 18. juni i Flekkefjord (tur med Solstrand). Gro/Birgitte Fellessamlinger gjennomføres på foreslåtte dato, selv om det kan innebære to turer til Lista/Flekkefjord i løpet av en uke (14.06 er museumsdag på Lista). Birgitte kontakter de ansatte på Kongsgård for å organisere en sosial sammenkomst etter fagdelen Utvidet satsning på økt markedsføring/økt egeninntjening Budsjettet for 2015 og de politiske føringene fremover, gjør at VAM må ha et økt fokus på inntjening i årene fremover. Blant tiltakene er økt fokus på museumsbutikkene, samt at det skal utarbeides markedsplaner for alle avdelinger. I den forbindelse er det ønskelig at alle avdelinger oppnevner en (to) personer som fungerer som kontaktperson for dette arbeides, samt får et særlig ansvar for implementeringen. Hvis det er to personer, bør én være avdelingslederen. Gunhild bes om å delta fra fagseksjonen, som bindeledd mot formidling/digital formidling m.m. Agnete leder gruppen. Hver avdeling oppnevner en (to) personer med særlig ansvar for markedsføring/museumsbutikk osv. Det meldes tilbake til innen fristen hvem som blir kontaktpersonene Billettpriser ved alle avdelinger Styret har fastsatt noen priser, men ikke alle. De resterende prisene diskuteres i ledergruppa, også med hensyn til at budsjettet legger opp til økt egeninntjening. Familiebillett koster 200 kr, og inkluderer to voksne og opptil 3 barn. Gruppeprisen avgjøres individuelt på de enkelte Regionledere/avd. ledere/gunhild Avd.lederne

6 avdelingene, men bør økes noe ift Alle avdelingslederne bes om å sende sine priser til Gunhild. Gunhild bes om å samle all informasjon og sende ut en e- post til alle. Diskusjonen om årskort utsettes til utvidet ledermøte med Backer og Bang Pressedekning Vi bør samle all pressedekning (også våre annonser) ved de enkelte avdelingene og samkjøre permene i slutten av året. Avd. ledere Gunhild/Agnete De samme personene som også utnevnes som kontaktpersoner for økt markedsføring/egeninntjening, bes om å samle all media og annonser/flyere ang. egen avdeling i en perm. Agnete bes om å samle informasjon om Odderøya, Gunhild om arbeid i fagseksjonen. Agnete bes om å samkjøre alle permer i slutten av året Orienteringer: 1. Innskjerping av rutiner knyttet til fakturabehandling mm. Det må strammes inn når det gjelder fakturahåndtering i forhold til attestering og videresending til Janne. Det brukes unødig mye tid på fakturaer som kommer for sent, noe som også medfører purringer. Alle ledere (avd./reg./fag) 2. Gaveforsterkningsordningen konsekvenser for måten det søkes midler på. Kulturdepartementet innførte fra 2014 en gaveforsterkningsordning. Denne er for 2015 økt fra 10 millioner til 30 millioner. Gjeldene kriterier ligger vedlagt. Dette er imidlertid en ordning som kun gjelder de konsoliderte museene og midlene utbetales først når midlene er innbetalt konto i det konsoliderte museet. Dette innebærer at søknader må stiles i VAMs navn, og på VAMs konto. Orienteringer tas til etterretning Odderøya museumshavn Når aktivitetshuset nå tas i bruk er det behov for

7 markedsføring med gjenkjennelig design på. Det trengs også en avklaring om Odderøya blir et eget besøksmål (ikke avdeling) og hvilken region det inngår i. Salgsprodukter i Odderøya museumshavn har Vest- Agder-museets logo på. Ledergruppa innstiller på at Odderøya (ikke bare museumshavn) blir et eget besøksmål som legges under region Øst. Besøksstedet får sin egen logo som de andre besøksstedene i VAM. Navnet drøftes i ressursgruppen i slutten av januar Runde rundt bordet Administrasjon v/: Jobber nå mer søknad til Kulturråd, Hestmanden, samarbeidsavtale fylkeskommune og Odderøya Region vest: Holder på med årsavslutning/årsmelding, hangaren 45, samarbeidsavtaler, fugle-utstilling. Region øst: Rapportering, årsmelding, revitalisering friluftsmuseet inkl. prosjektet "over heia" som fikk kr i støtte. Videre jobbes det med Nodeviga og ammunisjonsjernbane på Møvig. Administrasjon v/gro: Årsmelding inkl. årsregnskapet for 2014, budsjett 2015 sendes ut, rekruttering Setesdalsbanen, studieturplanleggingen begynner. Fagseksjon: Fin og nyttig studietur til Dublin og Odderøya. Nye prosjekter starter opp, fokus er rettet i stor grad mot arbeid i museumshavn/åpning av aktivitetshus. Dette innebærer at avdelingene bes om å ta kontakt ang. hjelp for utstillinger/sommersesongen så tidlig som mulig! Neste møte: 3. februar 2015 (Odderøya) Referent: Kathrin Pabst,