UNIVERSITETS- og FUSJONSPROSJEKTET

Kristian Bgen g Petter Aasen Versjn 19.08.15 UNIVERSITETS- g FUSJONSPROSJEKTET Prsjektrganisasjn g mandater Mandatene skal behandles av fellesstyret. Det tas frbehld m justeringer i mandatet sm følge av dette. Bakkenteigen, 19.08.15 Prsgrunn, 19.08.15 Petter Aasen -rektr HBV Kristian Bgen -rektr HiT 1

Innhld 1. Universitets- g fusjnsprsjektet... 3 1.1 Bakgrunn fr prsjektet... 3 1.2 Prsjektets mål... 5 1.3 Prsjektets mfang g avgrensning... 5 1.4 Øknmiske rammer... 5 1.5 Organisering av prsjektet... 6 1.6 Organisasjnskart... 7 1.7 Styringsgruppe... 7 1.8 Prsjektledelse g sekretariat... 8 1.9 Arbeidsflyt g arbeidsprsesser... 8 2. Deltakere i prsjektrganisasjnen... 9 3. Mandater fr delprsjekter... 13 3.1 Delprsjekt 1 Faglig plattfrm g prfil... 13 3.2 Delprsjekt 2 Faglig rganisering... 15 3.3 Delprsjekt 3 Administrativ rganisering... 18 3.4 Delprsjekt 4 Administrative systemer g sikker drift (AS-SD)... 21 3.5 Delprsjekt 5 E-læring g e-campus... 27 3.6 Delprsjekt 6 Universitetsakkreditering... 30 3.7 Delprsjekt 8 Eksterne referansegrupper... 32 2

1. Universitets- g fusjnsprsjektet 1.1 Bakgrunn fr prsjektet Kunnskapsdepartementet (KD) har igangsatt en restruktureringsprsess av universitets- g høgsklesektren. Styrene ved Høgsklen i Buskerud (HBV) g Høgsklen i Telemark (HiT) sendte inn samrdnede strategisk innspill sm svar på KDs utfrdring til institusjnene i sektren hvr det fremgår at begge styrene ser fusjn mellm HBV g HiT sm det mest aktuelle alternativet innenfr en nasjnal struktur basert på reginalt frankrede institusjner. Styrene fattet i desember 2014 likelydende vedtak sm stadfestet en intensjn m å fusjnere under frutsetning av at den nye institusjnen kan etableres sm universitet. I Melding til Strtinget nr. 18 (2014 2015) fresl regjeringen å gjenåpne muligheten fr å søke m akkreditering sm universitet. Samtidig ble det freslått innstramming i kriteriene. En sammenslått institusjn av HBV g HiT vil ha gde muligheter fr å ppnå universitetsakkreditering. Styrevedtak 4. juni 2015 1. Styrene tar til etterretning at regjeringen vil slå sammen en rekke utdanningsinstitusjner fr å styrke kvaliteten i høyere utdanning g frsknings- g utviklingsarbeid. Med bakgrunn i regjeringens ambisjner g grunnlagsdkumentene sm ble vedtatt av styrene 12. g 13. mars 2015, anbefaler styrene regjeringen m å fatte vedtak m sammenslåing mellm Høgsklen i Buskerud g Vestfld g Høgsklen i Telemark. Styrene frutsetter at muligheten fr universitetsetablering ppretthldes etter Strtingets behandling av Meld. St 18. (2014-2015) 2. Styrene ved HBV g HiT tar til etterretning regjeringens ønsker g anbefalinger m at fusjnstidspunktet settes til 1. 1. 2016. 3. Styrene ved HBV g HiT anbefaler at den fusjnerte virksmhetens navn blir Høgsklen i Sørøst-Nrge, på nynrsk: Høgsklen i Søraust-Nreg. Styrene ønsker at det i den kgl. reslusjnen framgår at frmålet med fusjnen er universitetsetablering i BTV-reginen, fr eksempel gjennm en frmulering m at når den sammenslåtte institusjnen etableres sm universitet, vil navnet være Universitetet i Sørøst-Nrge, på nynrsk: Universitetet i Søraust-Nreg. 4. Ved siden av fusjnstidspunkt, navn på den nye institusjnen g at fusjnens frmål er universitetsetablering, anbefaler styrene at det i kgl. res framgår at den nye institusjnen skal være en enhetlig flercampusinstitusjn med studiesteder i alle tre fylker, g med en sterk felles identitet knyttet til en prfesjnsrettet g arbeidslivsrientert hvedprfil. Det bør understrekes at fusjnen vil gjøre den nye institusjnen bedre rustet til å møte utfrdringer g muligheter i årene sm kmmer, g at den nye institusjnen i samhandling med arbeids- g samfunnsliv i reginen g nasjnale- g internasjnale kunnskapsaktører, skal tilby utdanning, frskning g kunnskapsfrmidling av høy kvalitet. 5. Styrene ved HBV g HiT anbefaler at regjeringen snarest ppnevner et fellesstyre sm får beslutningsmyndighet i alle saker sm angår etablering av den nye institusjnen. Styrene anbefaler at fellesstyret får 12 medlemmer: fire eksterne medlemmer (inkludert styreleder), fire faglige ansattrepresentanter (t fra hver virksmhet), t administrative ansattrepresentanter (en fra hver virksmhet g t studentrepresentanter (en fra hver virksmhet). De t rektrene er sekretariat fr fellesstyret g legger i fellesskap fram sakene. 3

Av hensyn til kntinuitet i ledelse av fusjnsprsessen, anbefaler styrene at fellesstyret ppnevnes/velges slik at det kan frtsette sm institusjnsstyre i første styreperide. Styrene anbefaler at institusjnsstyret settes sammen i henhld til UH-lvens hvedmdell. Det innebærer at administrativt ansattes representasjn reduseres fra t til én representant ved vergangen fra fellesstyre til institusjnsstyre. I første styreperide har vararepresentanten fr tekniskadministrativt ansatte møte g talerett i styret. Dersm Strtinget slutter seg til regjeringens frslag til ny hvedmdell fr styring g ledelse av institusjnene, er styrene innfrstått med at det vil innebære ekstern styreleder g ansatt rektr i første styreperide. 6. Det nedsettes en prsjektrganisasjn sm skal lede fusjns- g universitetsprsjektet slik det fremgår av saksfremlegget. Rektrene gis myndighet til å utfrme detaljerte mandat samt ppnevne ledere g medlemmer i prsjektrganisasjnen i samsvar med føringene i saksframlegget. Mandatene legges frem fr fellesstyret fr gdkjenning. Strtingsmelding nr. 18 (2014-2015) Knsentrasjn fr kvalitet Strukturrefrm i universitets- g høysklesektren g Innst. 348 S (2014 2015) Gjennm strtingsmeldingen fresl regjeringen å gjennmføre sammenslåinger av institusjner fr å styrke kvaliteten i høyere utdanning g frsknings- g utviklingsarbeid. En sammenslåing av Høgsklen i Buskerud g Vestfld g Høgsklen i Telemark ble freslått sm en av flere sammenslåinger i første fase. I meldingen heter det bl.a.: Sm én institusjn vil de t høysklene utgjøre en str prfesjnsfaglig institusjn med sterke fagmiljøer. Dagens høyskler har sammenfallende visjner, strategiske ambisjner g reginal frankring g ligger i gegrafisk nærhet til hverandre. Institusjnene tilbyr flere av de samme utdanningsprgrammene g kan sammen styrke utdanningene g fagmiljøene. En sammenslått institusjn har ambisjner m å ppnå universitetsakkreditering med en prfesjnsfaglig g arbeidslivsrettet prfil. Innstillingen fra kirke-, utdannings- g frskningskmiteen (Innst. 348 S (2014 2015)) ble avgitt 4. juni, g saken ble behandlet i Strtinget 11. juni. 2015. Strtinget sluttet seg til hvedlinjene i strtingsmeldingen. Strtingsmeldingen ligger til grunn fr arbeidet i universitets- g fusjnsprsjektet. Kngelig reslusjn: Sammenslåing av Høgsklen i Buskerud g Vestfld g Høgsklen i Telemark Kngelig reslusjn m sammenslåing av HBV g HiT ble vedtatt i statsråd 19. juni. 2015. Vedtak: Høgsklen i Buskerud g Vestfld g Høgsklen i Telemark rganiseres fra 1. januar 2016 sm en institusjn under navnet Høgsklen i Sørøst-Nrge. Til grunn fr vedtaket ligger at den nye institusjnen skal være en enhetlig flercampusinstitusjn med studiesteder i Buskerud, Vestfld g Telemark, g med sterk identitet knyttet til en prfesjnsrettet g arbeidslivsrientert hvedprfil. Den nye institusjnen skal i samhandling med arbeids- g samfunnsliv i reginen g nasjnale- g internasjnale kunnskapsaktører, tilby utdanning, frskning g kunnskapsfrmidling av høy kvalitet. 4

Etter innspill fra høysklene la Kunnskapsdepartementet til grunn at den nye institusjnen etableres med ekstern styreleder g ansatt rektr. Videre ville departementet ppnevne et fellesstyre sm får myndighet til å treffe beslutninger sm angår etablering av den nye institusjnen. Sammen med kngelig reslusjn mttk HBV g HiT et brev fra statsråd Trbjørn Røe Isaksen. I brevet viser statsråden til målsettingen m at Høgsklen i Sørøst-Nrge skal bli et arbeidslivs- g prfesjnsrettet universitet. Statsråden støtter dette målet, g viser til behandlingen av Meld. St. 18 (2014-15), der kmiteen understreker betydningen av at faglige kriterier ligger til grunn fr vurderingene g samtidig påpeker betydningen av effektive søknadsprsesser hs NOKUT. Kngelig reslusjn ligger til grunn fr arbeidet i universitets- g fusjnsprsjektet. 1.2 Prsjektets mål Etableringen av den nye institusjnen rganiseres sm et prsjekt underlagt fellesstyret. Hvedmålet med prsjektet er å etablere et flercampusuniversitet med prfesjns- g arbeidslivsrettet prfil i Buskerud, Vestfld g Telemark gjennm en fusjn mellm HBV g HiT. Den nye institusjnen skal være en sentral aktør i utviklingen av reginalt arbeids- g samfunnsliv gjennm bidrag på viktige samfunnsmråder sm verdiskapning, klima, energi, naturressurser, ppvekst g skle, helse, msrg, samfunnsutvikling g kultur. Institusjnen skal tilby prfesjnsrettete, arbeidslivsrienterte g samfunnsrelevante utdanninger, sm er nasjnalt anerkjente g internasjnalt knkurransedyktige, på bachelr, master g ph.d.-nivå. Den skal drive internasjnalt knkurransedyktig prfesjnsrientert, praksisnær g anvendt frskning g utviklingsarbeid på pririterte fagmråder. Det er et mål at alle aktiviteter g tiltak sm gjennmføres i tilknytning til prsjektet skal bidra til engasjement g en ny felles identitet på tvers av etablerte fag- g institusjnsgrenser. Arbeidet med etablering av den nye universitetet skal fregå i tett samspill med studentene, viktige aktører i mgivelsene samt de ansatte g deres rganisasjner. 1.3 Prsjektets mfang g avgrensning Prsjektet har ansvar fr alle sider ved etableringen av den nye institusjnen innenfr rammer trukket pp av gjeldende regelverk, inngåtte avtaler, kngelig reslusjn m etablering av den nye institusjnen samt vedtak fattet i styrende rganer. Prsjektet avgrenses mt styrenes, rektrenes g direktørenes ansvar fr løpende drift av de t høgsklene frem til fusjnstidspunkt g i den fusjnerte rganisasjnen i resten av prsjektperiden. Av hensyn til fremdriften i prsjektet gis rektrene i fellesskap myndighet til å gjøre løpende endringer i mandatene. Fellesstyret skal hldes rientert m vesentlige endringer. 1.4 Øknmiske rammer Det skal utarbeides budsjett fr alle delprsjektene. Styringsgruppen legger frem fr fellesstyret g styrene ved HiT g HBV et frslag til budsjett fr det samlede prsjektet. Kstandene knyttet til prsjektet frdeles mellm de t virksmhetenes driftsbudsjett g/eller SAKS-midler sm stilles til rådighet fra Kunnskapsdepartementet. 5

1.5 Organisering av prsjektet Følgende prinsipper legges til grunn fr rganisering g samspill i prsjektet: Det pereres med tre nivåer sm benevnes sm følger: Hvedprsjekt universitets- g fusjnsprsjektet Et antall delprsjekter innen hvedprsjektet Et antall arbeidsgrupper ut fra behv i hvert delprsjekt Ev undergrupper ved behv Både HBV g HiT skal begge være representert i alle grupperinger sm nedsettes i prsjektet (styringsgruppe, prsjekter, delprsjekter, arbeidsgrupper g i sekretariatet). Det skal være en balanse mellm HBV g HiT når det gjelder ledelse av delprsjekter g arbeidsgrupper. Begge kjønn skal, der det er mulig, være representert i alle delprsjekter g arbeidsgrupper. Sammensetningen av delprsjekter g arbeidsgrupper skal frøvrig baseres på kmpetanse. Styringsgruppen vedtar mandat fr alle delprsjekter sm angir mål, myndighet, ansvar, rammebetingelser g rapprteringslinjer. Det skal utarbeides fremdriftsplaner med milepæler i alle delprsjekter g arbeidsgrupper. Disse gdkjennes av nivået ver. Ledelse g bemanning på ett nivå besluttes av nivået ver. Deltakelse eller prsjektlederansvar i delprsjekter eller arbeidsgrupper gir ingen frtrinn til fremtidige psisjner i den nye institusjnen, g ppnevnelse av prsjektledere skjer helt uavhengig av vurderingen av innplassering i ny rganisasjnsstruktur. Dkumentene vedtatt av styrene i mars g juni 2015 ligger til grunn fr arbeidet. Så langt mulig, skal en søke å unngå at enkeltpersner blir sittende i nøkkelpsisjner på t eller flere nivåer (hierarkisk) i prsjektrganisasjnen (f.eks. sm delprsjektleder g i styringsgruppe). Studenter g ansattrepresentanter skal sikres medvirkning i henhld til Hvedavtalen g annet gjeldende regelverk. Eksterne g interne interessenter skal høres g det skal fremgå av prsjektplanene fr det enkelte delprsjekt hvrdan dette vil bli ivaretatt. 6

1.6 Organisasjnskart Fellesstyret IDF Delprsjekt 7 Innplassering av ledere Referansegrupper: Styringsgruppe Delprsjekt 8 Eksterne samarbeidspartnere i privat g ff. sektr Prsjektledelse/ sekretariat Delprsjekt 1 Faglig plattfrm g prfil - Frskning g innvasjn - Utdanning - Frmidling g eksterne relasjner Delprsjekt 2 Faglig rganisering Et antall arbeidsgrupper Delprsjekt 3 Administrativ rganisering Et antall arbeidsgrupper Delprsjekt 4 Administrative systemer g tjenester - Sikker drift Et antall arbeidsgrupper Delprsjekt 5 E-campus & e-læring Delprsjekt 6 Universitetsakkreditering Et antall arbeidsgrupper 1.7 Styringsgruppe Styringsgruppen har verrdnet ansvar fr planlegging, styring g ledelse av prsjektet. Styringsgruppen rapprterer til styret/fellesstyret fr den nye institusjnen. Styringsgruppen har følgende ansvar g ppgaver: Planlegge g gjennmføre prsjektet innenfr rammer trukket pp av kngelig reslusjn, styrene, samt fellesstyret/styret. Utarbeide verrdnet milepælsplan fr prsjektet. Sikre fremdrift i prsjektet g delprsjekter. Sikre krdinering mellm delprsjekter. Gi nødvendige avklaringer til delprsjektene underveis i arbeidet, ev i grenseflaten mellm dem. Sikre at medvirkning blir ivaretatt etter inngåtte avtaler. Beslutte en verrdnet kmmunikasjnsplan fr prsjektet. Beslutningsansvaret i prsjektet ligger hs styringsgruppen på mråder hvr dette er delegert fra styret. Det bemerkes imidlertid at styringsgruppen frmelt sett er et rådgivende rgan i saker sm skal frem fr fellesstyret ettersm rektrene i slike saker er innstillende myndighet. Sammensetning Rektrene ved HBV g HiT Fire arbeidsgiverrepresentanter i tillegg til rektrene Studentrepresentant HBV g studentrepresentant HiT 7

Tillitsvalgt HBV g tillitsvalgt HiT Arbeidet i styringsgruppen ledes av en av rektrene Prsjektleder er sekretariat fr styringsgruppen En kmmunikasjnsansvarlig deltar sm bservatør i styringsgruppen 1.8 Prsjektledelse g sekretariat Det utpekes/tilsettes en prsjektleder fr prsjektet. Prsjektlederen vil ha det krdinerende ansvaret på tvers av delprsjektet g det perative ansvaret fr den ttale fremdriften fr prsjektet sm helhet. Ansvaret fr det faglige innhldet ligger hs delprsjektlederne g beslutningsansvaret hs styringsgruppen på mråder hvr dette er delegert fra styret. Det etableres et sekretariat med følgende mandat g ppgaver: Bistå styringsgruppen slik at denne kan ivareta sitt ansvar g sine ppgaver. Frberede g legge frem saker til møter i styringsgruppen. Krdinere mellm delprsjektene. Ivareta det perative ansvaret fr intern kmmunikasjn g infrmasjn i henhld til vedtatt kmmunikasjnsplan. Tilrettelegging fr medvirkning i henhld til inngåtte avtaler, inklusive tilrettelegging fr frmelle drøftinger g frhandlinger med tjenestemannsrganisasjnene i saker sm vedgår fusjnen g universitetsetableringen. Kvalitetssikre delprsjektenes fremdriftsplaner pp mt prsjektets verrdnede mål, mandat, prinsipper g fremdriftsplaner. Freta løpende avklaringer verfr delprsjektlederne m prblemstillinger g spørsmål sm dukker pp. Dette innenfr rammer trukket pp av styringsgruppen eller fellesstyret. Bistå delprsjektlederne med prsjektplanlegging, skriving g design av prsesser, samt saksdkumenter til møter i delprsjektene. Utrede/utarbeide ntater sm grunnlag fr diskusjner i delprsjektene. 1.9 Arbeidsflyt g arbeidsprsesser Møter g prsess i delprsjektene ledes av delprsjektleder. Sekretariatet kaller inn til møter, har rlle sm saksbehandler/utreder g skriver utkast til krtfattet g pengtert sluttrapprt iht. mandat. Samtlige delprsjektmedlemmer g sekretariat skal undertegne sluttrapprten, men delprsjektets leder står frmelt ansvarlig. Sekretariat sender sluttrapprt til prsjektleder etter at dkumentet er gdkjent g signert. Prsjektleder frbereder sak til styringsgruppen på grunnlag av rapprter fra delprsjektene. Etter behandling i styringsgruppen klargjør rektrene i fellesskap sin innstilling til vedtak i samråd med styreleder. Prsjektleder skriver på dette grunnlag styresak. Prsjektleder sørger gså fr versendelse av sak til felles frmell IDF samt studentparlamentene. Begge rektrene stiller i felles IDF. Det er gså rektrene i fellesskap sm vurderer hvilke elementer i prsessen sm skal legges frem fr de tre reginale referansegruppene. Prsjektleder versender saken, samt gdkjent prtkll fra IDF, til fellesstyret. 8

2. Deltakere i prsjektrganisasjnen Styringsgruppen Stillingskategri Navn Institusjn Rektr Kristian Bgen (leder) HiT Rektr Petter Aasen (nestleder) HBV Prrektr Jrun Ulvestad HBV Persnaldirektør Elisabeth Brhaug HBV Viserektr utdanning Jarle Bjerkhlt HiT Persnaldirektør Kjetil Hrgm HiT Arbeidstaker-representant Berit Brathlm HBV Vara: Jnn Syse Arbeidstaker-representant Inger-Lise E. Bergan HiT Vara: Anne W Nrstrand Studentrepresentant Kristian R. Trnås HBV Studentrepresentant Michael Melbye HiT Fra sekretariatet Ingvild Marheim Larsen Fra Kmmunikasjn Tania M. Olsen HBV Prsjektledelse & Sekretariat Navn Rlle Ingvild Marheim Larsen Prsjektleder Catrine Eyde Praktisk assistanse Ellen Rye Delprsjekt 2 g 6 Per Eirik Lund Delprsjekt 3 g 8 Ragne Brekke Hvidsten Delprsjekt 4/Kmmunikasjn Mette Kammen Delprsjekt 1 g 8 Britt G. Wien Delprsjekt 4 g 5 Ingvild Gjne Sildnes Kmmunikasjn Hanne Kirsti Ljsland Waale Øknmicntrller Delprsjekt 1 Faglig plattfrm g prfil Stillingskategri Navn Institusjn Viserektr Pål Augestad (leder) HiT Prrektr Jrun Ulvestad (nestleder) HBV Dekan Hans Antn Stubberud HBV Prdekan Rigmr Baraas HBV Dekan Mrten C. Melaaen HiT Instituttleder Anette Bischff HiT Prdekan Ingerid Fssum HBV Instituttleder Anne H. Glenna HiT Studentrepresentant Sandra Michelle Kleven HBV Studentrepresentant Kmmer HiT Faglig representant Kmmer HBV Faglig representant Kmmer HiT Fra sekretariatet Mette Kammen 9

Delprsjekt 2 Faglig rganisering Stillingskategri Navn Institusjn Prrektr Merete Ræstad (leder) HBV Viserektr Jarle Bjerkhlt (nestleder) HiT Dekan Kristin Barstad HBV Dekan Heidi Kapstad HBV Dekan Arild Hvland HiT Dekan Tne J. Oredalen HiT Instituttleder Annett Arntzen HBV Instituttleder Randi T. Hlta HiT Avdelingsdirektør Mette Falck-Pedersen HBV Instituttleder Ramna Lrentzen HiT Arbeidstaker-representant Bnnie Uchermann HBV Vara: Øystein Matti Olsen Arbeidstaker-representant Ellen Schrumpf HiT Vara: Anne Kathrine Malme Studentrepresentant Runa Aas-Eng HBV Studentrepresentant Kmmer HiT Fra sekretariatet Ellen Rye Delprsjekt 3 Administrativ rganisering Stillingskategri Navn Institusjn Direktør Jhn Viflt (leder) HiT Øknmidirektør Terje Thmassen (nestleder) HBV Studiedirektør Anne Fængsrud HBV Campusdirektør Jhnny Thrsen HBV Administrasjnssjef Erik Aarnes HiT Persnaldirektør Kjetil Hrgm HiT Dekan Duy Th D HBV Dekan Runar Danielsen HiT Arbeidstaker-representant Anne Kari Vldum Simnsen HBV Vara: Øyvind Reidar Bakke Arbeidstaker-representant Tnje Brkke HiT Vara: Unni Stamland Kaasin Studentrepresentant Lena Stølen Studentrepresentant Kmmer Fra sekretariatet Per Eirik Lund 10

Delprsjekt 4 Administrative systemer g tjenester - Sikker drift (AS-SD) Stillingskategri Navn Institusjn Prsjektstab Direktør Kai Mjøsund (leder) HBV Direktør Jn Viflt (nestleder) HiT Driftssjef Mrten Østby HiT Ass. Dir. Nils Dugstad HBV IT-sjef Paal Are Slberg HiT Prsjektleder Prtal Henning Tllefsen HBV Fra sekretariatet Ragne Brekke Hvidsten Delprsjektgruppen - arbeidsgrupper Øknmi Mari Pran (leder) HiT Terje Thmassen (nestleder) HBV Persnal Elisabeth Brhaug (leder) HBV Kjetil Hrgm (nestleder) HiT Studieadministrasjn Jarle Bjerkhlt (leder) HiT Anne Fængsrud (nestleder) HBV Frskning, utvikling, Mette Falck-Pedersen(leder) HBV innvasjn Pål Augestad (nestleder) HiT Bygninger g Mrten Østby (leder) HiT studiestedsdrift Jhnny Thrsen (nestleder) HBV Kmmunikasjn/marked Tania M. Olsen (leder) HBV Anette Espeli (nestleder) HiT Undergruppe: Henning Tllefsen HBV intranett/internett IT Jan Petter Thrstensen (leder) HBV Paal Are Slberg (nestleder) HiT Dkumentasjn g Gr Haugland (leder) HBV infrmasjn - arkiv Atle Jhansen (nestleder) HiT Biblitek Frde Bakken (leder) HiT Kari Fagerjrd (nestleder) HBV Arbeidstaker-representant Cecilia Guddal HiT Vara: Kmmer Arbeidstaker-representant Nina Ødegård Vara: Inger Jhanne Huse HBV 11

Delprsjekt 5 E-campus & e-læring Stillingskategri Navn Institusjn Prsjektleder Hjørdis Hjukse (leder) HiT Førsteamanuensis Edda Jhansen (nestleder) HBV Dsent Tr Arne Wølner HBV Førsteamanuensis Tril Aagaard HiT Førstelektr Helge Røys HiT IT-senirknsulent Børre Trndskg HBV Studentrepresentant Per Inge Ingdal HBV Studentrepresentant Kmmer HiT Fra sekretariatet Britt G. Wien Delprsjekt 6 Universitetsakkreditering Stillingskategri Navn Institusjn Prsjektleder Ingvild Marheim Larsen (leder) Rektr Kristian Bgen HiT Rektr Petter Aasen HBV Seksjnssjef Kristin Østerhlt HBV Senirrådgiver Hans Jacb Berntsen HiT Fra sekretariatet Ellen Rye Dekanene g pr/vise-rektrene ved HIT g HBV er referansegruppe fr delprsjektet. Delprsjekt 7 Innplassering av ledere Stillingskategri Navn Institusjn Ekstern ressurs Ekstern Senirrådgiver HBV Senirrådgiver HiT Oppdragsgivers kntaktpersn Ingvild Marheim Larsen Delprsjekt 8 Eksterne referansegrupper Fra sekretariatet Fra sekretariatet Per Eirik Lund Mette Kammen 12

3. Mandater fr delprsjekter 3.1 Delprsjekt 1 Faglig plattfrm g prfil 1. Delprsjektets mål Målet fr delprsjektet er å freslå faglig plattfrm, prfil g pririteringer fr den nye institusjnen innenfr rammene av det verrdnende samfunnsppdraget, vedtatt tentativ faglig prfil g visjn. 2. Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid a. Føringer gitt i dkumenter g tidligere vedtak: Kngelig reslusjn m etablering av den nye institusjnen g følgebrevet fra statsråden Institusjnens samfunnsppdrag Avtale mellm HiT g HBV m gjennmføring av fusjnen Fusjns- g universitetsprsjektet - verrdnet mandat Tentativ verrdnet prfil g visjn fr den nye institusjnen b. Premisser sm ligger til grunn fr fusjnen Faglige synergier på tvers av tidligere institusjns- g fakultetsgrenser Mer rbuste fagmiljøer knyttet til utdanningene Økt frskningsaktivitet g faglig samarbeid på tvers av studiesteder Imøtekmme nye krav til prfesjnsutdanningene, bl.a. femårig lærerutdanning Mindre knkurranse m ressurser (fagpersner, studenter) på tvers av studiesteder c. Utredning fra frprsjekt m mulige tverrfaglige satsingsmråder Det er nedsatt et frprsjekt sm skal freslå mulige tverrfaglige satsingsmråder innenfr frskning, utdanning g innvasjn. Frprsjektet leverer sin utredning 1.10. Utredningen skal ligge til grunn fr delprsjektets endelige frslag. d. Andre føringer Det frutsettes at prsjektgruppen hlder seg ppdatert m arbeidet i frprsjekt fr mulige tverrfaglige satsingsmråder, samt andre delprsjekter. Det frutsettes det at det gjennmføres dialger med g innhentes synspunkter g innspill fra interessenter i reginens nærings- g arbeidsliv. 3. Myndighet g ansvar Prsjektgruppen beslutter selv hvilke arbeidsgrupper g undergrupper sm skal rganiseres under delprsjektet. Det skal utarbeides tydelig mandater fr arbeidsgruppene. Mandatene gdkjennes av prsjektgruppen. Ledelse g bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prsjektgruppen innenfr rammene i generelt mandat. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av delprsjektet før det sendes styringsgruppen, via sekretariatet, fr videre behandling. 13

4. Mandat Prsjektgruppen skal utrede g kmme med frslag til faglig plattfrm, prfil g pririteringer fr den nye institusjnen. Den nye institusjnens prfil skal legge rammer fr g beskrive innretningen av institusjnens kjernevirksmhet: utdanning, frskning g kunnskapsfrmidling. Prfilen skal sammen med visjnen uttrykke den nye institusjnens identitet g viktigste kjennetegn. Institusjnens prfesjns- g arbeidslivsrettede hvedprfil frutsetter str grad av tverrfaglighet g tverrsektrielt samarbeid. Dette må kmme til uttrykk i prsjektgruppens frslag. Prsjektgruppen skal: 1. Beskrive grunnleggende utdannings- g frskningsmråder i den nye institusjnen. 2. Beskrive framtredende trekk ved våre utdanningsprgrammer g vår frskningsvirksmhet. 3. Beskrive den nye institusjnens egenart g kjerneverdier. 4. Kmme med frslag til mråder hvr den nye institusjnen kan ta nasjnale psisjner. 5. Identifisere mråder hvr en har særlig mulighet fr å lykkes internasjnalt. 6. Freslå faglige visjner, mål g pririteringer fr den nye institusjnen i et 5 10 års perspektiv. 7. Freslå tverrfaglige tematiske satsingsmråder innenfr frskning, utdanning g innvasjn, basert på frprsjektets utredning. Annet: Det skal utarbeides frslag til budsjett fr delprsjektet. 5. Rapprtering Delprsjektet rapprterer til styringsgruppen fr universitets- g fusjnsprsjektet via sekretariatet ift frister angitt under pkt. 6. Se fr øvrig pkt 1.9. Ved behv fr løpende avklaringer vedr. delprsjektets ppgaver g framdrift, rettes dette til prsjektleder/sekretariat. 6. Milepæler g frister Prsjektgruppen skal utarbeide en fremdriftsplan m/hvedmilepæler fr prsjektgruppe, arbeidsgrupper g eventuelle undergrupper. Statusrapprt til styringsgruppen 1.10.15 Frist fr levering av sluttrapprt vedr. ppgaver angitt under pkt. 4: 1.11.2015. 14

3.2 Delprsjekt 2 Faglig rganisering 1. Delprsjektets mål Målet fr delprsjektet er å vurdere g fremme 2-3 knkrete alternativer til rganisering av den faglige virksmheten ved Høgsklen i Sørøst-Nrge, samt å besvare øvrige prblemstillinger sm fremmes i mandatet. Organisering relatert til nivå 1, dvs. pr/viserektr(er), stab g eventuell administrasjnsdirektør håndteres av rektrene i dialg med styreleder g evt. påtrppende rektr. Styringsgruppen fungerer i denne saken sm rådgivende rgan/referansegruppe. Høringsutkast fra rektrene vil sendes ut til delprsjekt 2 g 3 10. september, med frist 25.september. 2. Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid a. Føringer gitt i dkumenter g tidligere vedtak: Kngelig reslusjn m etablering av den nye institusjnen g følgebrevet fra statsråden Institusjnens samfunnsppdrag Avtale mellm HiT g HBV m gjennmføring av fusjnen Fusjns- g universitetsprsjektet - verrdnet mandat Tentativ verrdnet prfil g visjn fr den nye institusjnen b. Premisser sm ligger til grunn fr fusjnen Faglige synergier på tvers av tidligere institusjns- g fakultetsgrenser Mer rbuste fagmiljøer knyttet til utdanningene Økt frskningsaktivitet g faglig samarbeid på tvers av studiesteder Imøtekmme nye krav til prfesjnsutdanningene, bl.a. femårig lærerutdanning Mindre knkurranse m ressurser (fagpersner, studenter) på tvers av studiesteder c. Den faglige rganiseringen skal: Reflektere g støtte pp under verrdnet mål fr universitets- g fusjnsprsjektet: - Institusjnen skal tilby prfesjnsrettete, arbeidslivsrienterte g samfunnsrelevante utdanninger sm er nasjnalt anerkjente g internasjnalt knkurransedyktige, på bachelr-, master g ph.d.-nivå. - Institusjnen skal drive internasjnalt knkurransedyktig prfesjnsrientert, praksisnær g anvendt frskning g utviklingsarbeid innenfr pririterte fagmråder. - Bidra til engasjement g en ny felles identitet på tvers av etablerte fag- g institusjnsgrenser. Reflektere institusjnens fagmråder g bidra til rbusthet i virksmheten Fremme gd intern g ekstern strategisk samhandling g legge til rette fr faglig samarbeid mellm fag- g prfesjnsmråder 15

d. Andre føringer: Enhetlig ledelse på alle nivå legges til grunn fr arbeidet. Sm bærende prinsipp fr nivå 2 skal parallelle fagmiljøer rganiseres i campusvergripende enheter. Freslått rganisering skal ikke medføre behv fr økte administrative kstnader. Det frutsettes at prsjektgruppen hlder seg ppdatert m arbeidet i andre delprsjekter. 3. Myndighet g ansvar Prsjektgruppen beslutter selv hvilke arbeidsgrupper g undergrupper sm skal rganiseres under delprsjektet. Det skal utarbeides tydelig mandater fr arbeidsgruppene. Mandatene gdkjennes av prsjektgruppen. Ledelse g bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prsjektgruppen innenfr rammene i generelt mandat. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av delprsjektet før det sendes styringsgruppen, via sekretariatet, fr videre behandling. 4. Mandat Prsjektgruppen skal gjøre en vurdering av, g gi sin tilrådning m, følgende: Mdeller fr faglig rganisering Prsjektgruppen skal presentere g vurdere alternativer fr faglig rganisering: Organisering i fakulteter/«skler»/institutter/prgram/sentra på nivå 2 g 3. Hvilke enheter på nivå 3 sm bør være campusvergripende. Prinsipper fr størrelse på faglige enheter. Prsjektgruppen kan vurdere behvet fr faglig rganisering på et fjerde nivå, g freslå prinsipper fr rganisering av dette. Prsjektgruppen skal legge frem 2-3 ulike rganisatriske mdeller fr faglig rganisering. Til hver av mdellene skal det gjøres en vurdering av: Overrdnet ppgavemessig arbeidsdeling mellm nivåer g enheter/mråder. Ressursbehv g rbusthet. Gjennmførbarhet: Mulighet fr implementering innen 1.1.17. Frhldet mellm linjeføring g fysisk plassering av medarbeidere. Hvrdan kmmunikasjnsteknlgi g møtestrukturer kan kmpensere fr utfrdringer knyttet til rganisatriske utfrdringer g gegrafiske avstander. Hvrdan freslått faglig rganisering kan gjøre «flercampus» til et knkurransefrtrinn. Gegrafisk frdeling av ulike ledelses- g administrative funksjner. Råd g utvalg Vurdere behvet fr institusjnelt utdannings-, kvalitets- g/eller frskningsutvalg. Vurdere behvet fr faglige råd g utvalg på nivå 2. 16

Følgende prblemstillinger vil legges fram fra delprsjekt 3 administrativ rganisering - fr innspill fra prsjektgruppen: Hvilke administrative/frvaltningsmessige ppgaver bør løses i faglige enheter på nivå 2 g 3? Vurdere den rganisatriske plasseringen av studie- g frskningsadministrasjn ift de ulike faglige rganisatriske nivåene. Hvrdan bør internasjnaliseringsarbeidet rganiseres? Hvrdan bør ppdragsvirksmheten (BOA) rganiseres? Annet: Det skal utarbeides frslag til budsjett fr delprsjektet. 5. Rapprtering Delprsjektet rapprterer til styringsgruppen fr universitets- g fusjnsprsjektet via sekretariatet ift frister angitt under pkt. 6. Se fr øvrig pkt 1.9 Ved behv fr løpende avklaringer vedr. delprsjektets ppgaver g framdrift, rettes dette til prsjektleder/sekretariat. 6. Milepæler g frister Prsjektgruppen skal utarbeide en fremdriftsplan m/hvedmilepæler fr prsjektgruppe, arbeidsgrupper g eventuelle undergrupper. Høringsfrist vedr. ledelse på nivå 1: 25.9.15 Statusrapprt til styringsgruppen: 1.10.15 Samrdningsmøter med delprsjekt 3. Frist fr levering av sluttrapprt vedr. ppgaver angitt under pkt. 4: 1.11.15. 17

3.3 Delprsjekt 3 Administrativ rganisering 1. Delprsjektets mål Målet fr delprsjektet er å vurdere g fremme minst t knkrete alternativer til rganisering av den administrative virksmheten ved Høgsklen i Sørøst-Nrge, samt å besvare øvrige prblemstillinger sm fremmes i mandatet. Organisering relatert til nivå 1, dvs. pr/viserektr(er), stab g eventuell administrasjnsdirektør håndteres av rektrene i dialg med styreleder g evt. påtrppende rektr. Styringsgruppen fungerer i denne saken sm rådgivende rgan/referansegruppe. Høringsutkast fra rektrene vil sendes ut til delprsjekt 2 g 3 10. september, med frist 25.september. 2. Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid a. Føringer gitt i dkumenter g tidligere vedtak: Kngelig reslusjn m etablering av den nye institusjnen g følgebrevet fra statsråden. Institusjnens samfunnsppdrag Avtale mellm HiT g HBV m gjennmføring av fusjnen Fusjns- g universitetsprsjektet - verrdnet mandat Tentativ verrdnet prfil g visjn fr den nye institusjnen b. Premisser sm ligger til grunn fr fusjnen Faglige synergier på tvers av tidligere institusjns- g fakultetsgrenser Mer rbuste fagmiljøer knyttet til utdanningene Økt frskningsaktivitet g faglig samarbeid på tvers av studiesteder Imøtekmme nye krav til prfesjnsutdanningene, blant annet femårig lærerutdanning Mindre knkurranse m ressurser (fagpersner, studenter) på tvers av studiesteder c. Den administrative rganiseringen skal: Sikre effektiv g krrekt frvaltning Støtte pp under dynamisk utvikling av høgsklen på primæraktivitetenes premisser. Understøtte primærvirksmhetens strategiske utvikling. Realisere strdriftsfrdeler ved å styrke institusjnens kvalitet i frvaltningen g ressursgrunnlaget fr primærvirksmheten. d. Andre føringer: Enhetlig ledelse på alle nivå legges til grunn fr arbeidet. Sm bærende prinsipp fr nivå 2 skal parallelle fagmiljøer rganiseres i campusvergripende enheter. Freslått rganisering skal ikke medføre behv fr økte administrative kstnader. 18

Det frutsettes at prsjektgruppen hlder seg ppdatert m arbeidet i de andre delprsjektene. 3. Myndighet g ansvar Prsjektgruppen beslutter selv hvilke arbeidsgrupper g undergrupper sm skal rganiseres under delprsjektet. Det skal utarbeides tydelig mandater fr arbeidsgruppene. Mandatene gdkjennes av prsjektgruppen. Ledelse g bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prsjektgruppen innenfr rammene i generelt mandat. Arbeidet fra eventuelt undergrupper behandles av delprsjektet før det sendes styringsgruppen, via sekretariatet, fr videre behandling. 4. Mandat Prsjektgruppen skal presentere frslag til administrativ rganisering ved Høgsklen i Sørøst-Nrge, basert på rammer g grunnlag sm er beskrevet under pkt.1 g 2. Prsjektgruppen gjøre en vurdering av, g gi sin tilrådning m, følgende prblemstillinger: Hvedprblemstilling I. a. Hvilke ppgaver/tjenester bør løses på institusjnelt nivå/legges til administrative fellestjenester, g hvrdan bør dette rganiseres/ledes? b. Hvilke ppgaver/tjenester bør legges til campus/studiested, g hvrdan bør dette rganiseres/ledes? c. Hvilke ppgaver/tjenester bør legges til fakultet/evt. annen faglig enhet g hvrdan bør dette rganiseres/ledes? Prsjektgruppen skal legge frem 2-3 ulike rganisatriske mdeller fr administrasjn g frvaltning fr den fusjnerte virksmheten. Til hver av mdellene skal det gjøres en vurdering av: Overrdnet ppgavemessig arbeidsdeling mellm enheter g nivå. Ressursbehv g rbusthet. Gjennmførbarhet: Mulighet fr implementering innen 1.1.17. Frhldet mellm linjeføring g fysisk plassering av medarbeidere. Hvrdan kmmunikasjnsteknlgi g møtestrukturer kan kmpensere fr utfrdringer knyttet til gegrafiske avstander. Hvrdan freslått administrativ struktur kan gjøre «flercampus» til et knkurransefrtrinn. Gegrafisk frdeling av ulike ledelses- g administrative funksjner. Det legges til at det er åpning fr vurdering av asymmetriske mdeller dersm prsjektgruppen mener det er hensiktsmessig. 19

Hvedprblemstilling II Styrings- g ledelsesmdell: Enhetlig ledelse legges til grunn sm styrings g ledelsesmdell i første styreperide. Ledelsesmdell relatert til nivå 1 behandles av rektrene/styringsgruppen. Prsjektgruppen skal imidlertid vurdere: administrative/frvaltningsmessige g ressursmessige knsekvenser av strukturfrslagene fra delprsjekt 2. administrative/frvaltningsmessige g ressursmessige knsekvenser av freslått styringsmdell på nivå 1 freslått av rektrene/styringsgruppen. Når det gjelder følgende prblemstillinger skal mdellfrslagene/løsninger sendes til delprsjekt 2 fr innspill: Hvilke administrative/frvaltningsmessige ppgaver skal løses i faglige enheter på nivå 2 g 3? Vurdere den rganisatriske plasseringen av studie- g frskningsadministrasjn ift. de ulike faglige rganisatriske nivåene. Hvrdan bør ppdragsvirksmheten (BOA) rganiseres? Hvrdan bør internasjnaliseringsarbeidet rganiseres? Annet: Det skal utarbeides frslag til budsjett fr delprsjektet. 5. Rapprtering Delprsjektet rapprterer til styringsgruppen fr universitets- g fusjnsprsjektet via sekretariatet ift frister angitt under pkt. 6. Se fr øvrig pkt 1.9 Ved behv fr løpende avklaringer vedr. delprsjektets ppgaver g framdrift, rettes dette til prsjektleder/sekretariat. 6. Milepæler g frister Prsjektgruppen skal utarbeide en fremdriftsplan m/hvedmilepæler fr prsjektgruppe, arbeidsgrupper g eventuelle undergrupper. Høringsfrist vedr. ledelse på nivå 1: 25.9.15. Statusrapprt til styringsgruppen: 1.10.15 Samrdningsmøter med delprsjekt 2. Frist fr levering av sluttrapprt er 1.12.15. 20

3.4 Delprsjekt 4 Administrative systemer g sikker drift (AS-SD) 1. Delprsjektets mål Det vises til grunnlagsdkumentene sm ble lagt frem fr styrene i hhv. HBV g HiT 12. g 13. mars 2015. Sm det fremgår av saken skal det pprettes et tverrinstitusjnelt prsjekt sm ivaretar sikker administrativ drift i fusjnsprsessen. Følgende gjengis fra saken: «Det er driftskritisk at ingen administrative systemer, frvaltningsmessige prsesser eller rapprteringer hindres gjennm fusjnsprsessens ulike faser. Tilsvarende må nye systemer, retningslinjer g prsedyrer fr den nye virksmheten vurderes, integreres g implementeres. Prsjektet må bl.a. vurdere knsekvenser av de aktuelle fusjnstidspunktene. Prsjektet må dessuten avklare hva sm må være på plass før fusjnstidspunktet g hva sm kan kmme på plass i implementeringsfasen. Dette er et strt g tidkrevende arbeid. Det anbefales at det allerede nå etableres et prsjekt på tvers av de t virksmhetene sm skal ivareta sikker administrativ drift frem til ny rganisasjn vertar.» AS-SD skal sm del av fusjnsprsjektet mellm HBV g HiT planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av ny institusjn. Alminnelig administrativ drift frem til fusjnstidspunkt skal ivaretas av virksmhetenes respektive driftsrganisasjner. Det er likevel vesentlig at interimsperiden utnyttes effektivt fr å samkjøre/harmnere administrative prsesser, prsedyrer, plicy sv. der det er mulig g ønskelig. Det frventes derfr at pågående g planlagte prsesser i de t virksmhetene løftes inn i AS-SD slik at disse kan avstemmes der AS-SD mener det er tilrådelig. Følgende prblemstillinger inngår ikke i prsjektets mandat: Vurdering av styrings- g ledelsesmdell i ny virksmhet. Faglig rganisering Administrativ rganisering Prfil, visjn fr fusjnert høgskle. Vurdering av verrdnet fremdrift i fusjnsprsjektet. Det vil si at AS-SD må frhlde seg til milepælene i det verrdnede prsjektet g melde inn til styringsgruppen der de vurderer det sm prblematisk. Bemanning g innplassering av ledere. Unntak: Faglige g administrativt ansatte sm ikke er i lederstillinger skal innplasseres i ny rganisasjn innen 1.1.17. Dette inngår i prsjektets mandat. Selv m bemanning g innplassering av ledere i ny virksmhet fra 1.1.17 legges i eksternt ledet prsjekt vil det knkrete arbeidet knyttet til etablering av nye arbeidsavtaler, dataregistrering i SAP mv. tillegges AS-SD. Plan fr bruk av nåværende applikasjnsklienter fr alle støttesystemer, samt vergang til nye klienter fr bruk i fusjnert institusjn inngår i AS-SD. Prsjektet må i sin milepælsplan tilrettelegge fr innrapprtering av årsregnskap i februar 2017 g fusjnering av FS-databasen i mars 2017. 21

2. Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid I Kunnskapsdepartementets ppdrag til høgsklesektren ligger det at vi skal avbyråkratisere, frenkle g effektivisere sektren. Departementet har i denne sammenheng særlig fkus på at sektren skal identifisere g fjerne tidstyver. Universitets- g fusjnsprsjektet legger disse føringene til grunn g skal følges pp av delprsjektet, Administrative systemer g tjenester Sikker drift. Hvedfkus i delprsjektet er å sikre driften av funksjner, systemer g tjenester i 2016. Delprsjektet skal utvikle nye systemer, funksjner g tjenester tilpasset driften av den nye rganisasjnen fra 2017. AS-DS skal bygge løsninger på beste praksis med fkus på brukernes behv. Det må gjennmføres risikvurderinger i delprsjektet sm ppretthlder ønsket framdrift g sikrer stabil drift i eksisterende rganisasjner. Spesielt gjelder dette dersm det planlegges med vesentlige endringer i dagens løsninger eller systemer. Delprsjektet skal sørge fr at virksmhetskritiske administrative funksjner g støttetjenester er perative g fungerer fra 1.1 2016 g 1.1.2017. I dette arbeidet er det viktig å ha særlig ppmerksmhet på interne g eksterne brukere av systemene, deriblant eksisterende g ptensielle studenter. 3. Myndighet g ansvar Prsjektgruppen beslutter selv hvilke arbeidsgrupper g undergrupper sm skal rganiseres under delprsjektet. Det skal utarbeides tydelig mandater fr arbeidsgruppene. Mandatene gdkjennes av prsjektgruppen. Ledelse g bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prsjektgruppen. 4. Mandat Prsjektets verrdnede mål er å sikre frsvarlig administrativ drift i den nye institusjnen i første mgang fra fusjnstidspunktet 01.01.16 g i neste mgang fram til integrert institusjn 01.01.17. Dette innebærer at delprsjektet skal planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av systemer, retningslinjer, prsedyrer g tjenester fr den nye institusjnen innen 01.01.17. Dette innebærer blant annet å: Identifisere virksmhetskritiske funksjner, systemer, retningslinjer, plicydkumenter, rutiner, tjenester sv. sm må være på plass g fungere fra hhv 1. januar 2016 g 1. januar 2017. Freslå løsninger vedr. hvilke systemer, prsesser, rutiner mv. sm skal gjelde fra fusjnstidspunkt (1.1.16) g integrert ny virksmhet (1.1.17) g beskrive hvilke tiltak sm er nødvendige fr å ivareta sikker drift. Gjennmføre samlede risikvurderinger sm grunnlag fr priritering av ppgaver Utarbeide en tids- g milepælsplan fr arbeidet. Vurdere systemkritiske avtaler, kntrakter e.l. sm er inngått fr de ulike virksmhetsmrådene. Freslå hvrdan slike avtaler bør håndteres i fusjnsprsessen (refrhandles/videreføres/ kanselleres). Kartlegge hvilke kstnader sm vil påløpe fr å implementere løsningene g gjennmføre tiltakene (g freslå finansiering).) 22

5. Rapprtering g samhandling Delprsjektet rapprterer til styringsgruppen fr universitets- g fusjnsprsjektet via sekretariatet ift frister angitt under pkt. 6. Se fr øvrig pkt 1.9 Ved behv fr løpende avklaringer vedr. delprsjektets ppgaver g framdrift, rettes dette til prsjektleder/sekretariat. Begge institusjnene har Lync. De blir kblet sammen slik at en har tilgang til både HBV g HiT. Tilgang til e-pst g kalenderfunksjn på tvers av rganisasjnene. Møtermsbking i kalenderen vil ikke være tilgjengelig på tvers av institusjnene. Felles lagringsmråde fr fusjn Det blir pprettet et felles filmråde sm blir tilgjengelig fr ansatte fra begge institusjnene. Dette blir et åpent mråde fr ansatte ved HiT g HBV g kan ikke benyttes til sensitiv infrmasjn. Ved et slikt behv, ta kntakt med IT. P360 Det blir pprettet en egen arkivdel i HBVs P360-base, fr å dkumentere aktiviteter i den nye institusjnen fram til 01.01.2017. Dette gjelder blant annet aktiviteten i nytt styre, ny rektr g eventuelle andre dkumenter sm gjelder ny høgskle. Arkivdelen videreføres i felles P360-base sm etableres 01.01.2007. Felles fusjnsnettside Det er pprettet en felles fusjnsnettsiden http://hit.hbv.n/ med infrmasjn m Universitets- g fusjnsprsjektet. Nyhetsbrev Det er etablert et nyhetsbrev med fusjnsinfrmasjn sm blir sendt ut til alle ansatte hver fjrtende dag. 6. Milepæler g frister Prsjektets start- g sluttidspunkter henhldsvis: Oppstart 1.5.2015 Prsjektet leverer g avslutter arbeidet innen 31.12.2016 Prsjektet planlegger fr aktiviteter fram til 31.3.2017 Faseinndeling Fr å krdinere g skape en grad av sammenheng i det helhetlige arbeidet med å tilrettelegge fr målsettingene g å sikre frsvarlig administrativ drift i den nye institusjnen i første mgang fra fusjnstidspunktet 01.01.16 g i neste mgang fram til integrert institusjn 01.01.17, deles periden pp i nen sentrale faser sm gir delprsjektet g arbeidsgruppene en retning fr utvikling av sine underliggende planer: Fase 1 3. kvartal 2015 Etablere arbeidsgrupper g undergrupper 23

Utarbeide freløpig milepælsplan g budsjett frem til 1.1.16 Tilrettelegge fr sikker drift innenfr egne ansvarsmråder fra fusjnstidspunkt 1.1.16. Fase 2 4. kvartal 2015 Planlegge g rganisere arbeidet sm skal gjennmføres innen første halvår 2016 Frberede g implementere løsninger g tjenester sm skal leveres til institusjnen ved fusjnstidspunkt 1.1.16 Identifisere g utarbeide plicydkumenter g rutinebeskrivelser sm skal gjelde fr institusjnen fra 1.1.16. Utarbeide freløpig milepælsplan g budsjett frem til 1.1.17 Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Fase 3 1. kvartal 2016 Identifisere g utarbeide plicydkument g rutinebeskrivelser sm skal gjelde fr institusjnen fra 1.1.17 Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Fase 4 2. kvartal 2016 Utvikle g etablere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra 1.1.17 Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Fase 5 3. kvartal 2016 Fremme saker fr vedtak i de respektive beslutningsrganer vedrørende nye systemer, retningslinjer, avtaler etc sm skal gjelde fr institusjnen fra 1.1.17 OU prsess, mrganisering av delprsjektet, arbeidsgrupper g undergrupper tilpasset ny rganisasjnsstruktur fra 1.1.17 Gdkjenne g implementere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra 1.1.17 Klargjøre administrative it-systemer fr å «slå på» 1.1.17 Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Fase 6 4. kvartal 2016 Teste g klargjøre administrative systemer/it-systemer fr å «slå på» 1.1.17 Utvikle g etablere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra 1.1.17 Delta i arbeidet med avvikling av nåværende driftsenheter (BV g T) Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Fase 7 1. kvartal 2017 Avvikling av institusjner HiT g HBV Implementering av ny rganisasjn, ny FS-database g regnskapsavslutning fr 2016 24

7. Organisering Prsjektstab Prsjektstaben har sm ppgave å krdinere arbeidet i delprsjektet samt frberede g tilrettelegge fr prsjektmøter. I tillegg til å være ansvarlige fr egne arbeidsppgaver sm beredskap g krisehåndtering, risikvurdering, IKT systemintegrasjn, styringssystem/rapprtering/internkntrll. Arbeidsgrupper Arbeidsgruppene er ansvarlige fr å identifisere utfrdringer, freslå løsninger g gjennmføre sikker drift innenfr sitt frvaltningsmråder fr å sikre en best mulig gjennmføring av Universitets- g fusjnsprsjektet. Arbeidsgruppelederne må gså bidra til deltakelse ut ver egne fagmråder, fr å ivareta det faktum at arbeidsgruppene har skjæringspunkt med andre fagmråder. Mandatet fr arbeidsgruppene Mandatene til arbeidsgruppene vil være tdelt. En del vil være felles fr alle gruppene g basere seg på delprsjektets mandat. I tillegg vil det bli utarbeidet spesifikke mandater til den enkelte arbeidsgruppe. Utkast til mandatene vil bli versendt til arbeidsgruppelederne i midten av august fr vurdering g justering med endelig knklusjn i september. Annet I tillegg etablere et frprsjekt til et web/prtalprsjekt. Frprsjektet skal kmme med frslag til rganisering, ambisjn, tidsplan g løsning fr web/prtal. Her må gså ressursbehv g behv fr innsats fra de andre arbeidsgruppene g i hvilke perider gså vurderes. Med rganisering ligger det hvr i delprsjekt AS SD dette bør inngå etter frprsjektfasen. Frprsjektet presenterer sin rapprt til prsjektledelsen 5. september g deltar på delprsjektgruppemøte medi september. Henning Tllefsen ppnevnes sm prsjektleder med deltagere fra kmmunikasjn, IT g eventuelt andre. Delprsjektgruppen Det planlegges delprsjektmøter med prsjektledelse, prsjektstab g arbeidsgruppeledere ca en gang i måneden, blant annet fr å krdinere arbeidsgruppene g ppfølging av prsjektets helhetlige framdrift. Delprsjektleder Prsjektstab Ledere fr arbeidsgruppene Evt. 2 representanter fra tjenestemannsrganisasjner Utvidet delprsjektgruppe vurderes eventuelt ved behv. Referansegruppe Administrasjnssjefer HiT g fakultetsdirektører HBV. 25

8. Risikvurderinger Det vil bli gjennmført en risikvurdering av delprsjektet ifht mandatet g målsetningene ila høsten 2015.06.11 Freløpige mmenter: 1. Styring g ledelse av HiSØ 1.1.2016-31.12.2016 Den styringsmdell sm er valgt fr frvaltning av HiSØ er kmplisert g det er lite erfaring med å lede en statlig rganisasjn på denne måten. a) Mdellen blir ikke gdkjent av KD (DFØ/FIN) g vi må gjennmføre en full integrasjn på under et halvt år. b) Vi kan få prblem med studentpptaket c) Det kan ppstå driftsfrstyrrelser i eksamensavvikling mm. d) Mdellen er så ressurskrevende at det svekker fkus på utviklingsprsjektet 2016. Resultatet blir at prsjektet ikke makter å levere sine resultat. 2. Styring g ledelse av AS-DS a) Det blir ikke avsatt nk interne ressurser i frm av både tid g penger til å kjøre prsjektet. Dette gjør at prsjektet ikke når sine resultat i 2016. b) Det er blir ikke avsatt nk ressurser hs leverandører av tjenester, USIT, Fsat, DFØ, Uninett sv. Dette gjør at prsjektet ikke når sine resultat innen tidsfristene. c) Tydelig ledelse g styring av prsjektet d) Knfliktnivået mellm ledere i prsjektet blir så høyt at det påvirker resultatet i prsjektet. e) Effektive beslutningslinjer g evne til å benytte seg av de besteløsningene sm eksisterer uten at alt må utvikles på nytt. f) IKT systemintegrasjn g) Ansatte sm frventes å legge mye arbeid inn i prsjektet mister mtivasjnen pga utrygghet fr egen framtid (mtivasjn) h) Manglende evne til å priritere hvilke ppgaer sm skal utføres innenfr prsjektets ressursramme (tid, øknmi g kmpetanse) i) Manglende evne til å samhandling mellm delprsjektene slik at helhetsløsninger ikke ppnås. j) Prsjektstyring blir nedpriritert 3. Annet Beslutning m ny rganisasjnsmdell blir frsinket. Dette får negative ringvirkninger fr hele prsjektet. Uklare frvaltningsmessige retningslinjer (2 driftsenheter sm frvaltes etter tidligere HBV g HiT regelverk g fullmakter g systemer). Nøkkelpersnell velger av ulike årsaker å slutte mitt under fusjnsarbeidet. Sikre at daglig drift i driftsenhetene pririteres slik at frpliktelser til studenter, ansatte g eksterne avtaler ppretthldes. Daglig drift i dagens institusjn blir vesentlig skadelidende av arbeidet i fusjn (tid) 26

3.5 Delprsjekt 5 E-læring g e-campus 1.Delprsjektets mål Høgsklen i Telemark (HiT) g Høgsklen i Buskerud g Vestfld (HBV) ønsker å bygge en fremtidsrettet høgskle hvr e-læring er en naturlig g sentral del av virksmheten. Høgsklene ønsker å heve kvaliteten på g tilgjengeligheten til studiene gjennm økt relevant bruk av IKT i undervisning, læring g vurdering, g ønsker dette sm et satsningsmråde i en fusjnert institusjn. E-læring krever både tekniske, administrative g faglige støttetjenester. Fr å samkjøre g videreutvikle de tjenestene sm er ved HiT g HBV i dag, er det nødvendig å krdinere satsningen g freslå en fremtidig rganisering g utvikling av slike tjenester i en fusjnert institusjn. De UH-institusjnene sm har lykkes med e-læring g nettstudier, fremhever viktigheten av å ha et fagmiljø sm spydspiss, mtivatr g veileder på fagmrådet. Det er helt sentralt at fagansatte får en IKT-pedaggisk pplæring g veiledning. De fagansattes evne til å ta i bruk digitale tjenester i undervisning, veiledning g vurdering er en viktig del av kvalitetssikringen ved studiene enten de fregår på campus eller er nett- g samlingsbasert. Fr å lykkes på dette mrådet må vi gså synliggjøre, styrke g videreutvikle en tverrfaglig frskningskmpetanse knyttet til e-læring. Universitets- g høgsklerådet (UHR) har nettpp utarbeidet veiledende retningslinjer fr universitets- g høgsklepedaggisk basiskmpetanse sm kan være et felles grunnlag fr arbeidet med å styrke kvaliteten på undervisning g læring. Kunnskap m digitale læringsfrmer er en viktig del av en slik basiskmpetanse g disse t mrådene bør derfr sees i sammenheng. De t institusjnene har g/eller har hatt en rekke interne men gså eksterne FOU-prsjekter innenfr e-læring. Det er et ønske fra begge institusjnene at dette satsningsmrådet skal bli av permanent karakter, g ikke prsjektbasert. En rganisatrisk løsning, med tydelige rller g ansvarsfrdelinger, må ivareta en flercampusmdell med 8 campuser av ulik størrelse. 2. Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid a. Føringer gitt i dkumenter g tidligere vedtak: Kngelig reslusjn m etablering av den nye institusjnen g følgebrevet fra statsråden. Institusjnens samfunnsppdrag Avtale mellm HiT g HBV fr gjennmføring av fusjn Fusjns- g universitetsprsjektet - verrdnet mandat Tentativ verrdnet prfil g visjn fr den nye institusjnen b. Premisser sm ligger til grunn fr fusjnen a. Faglige synergier på tvers av tidligere institusjns- g fakultetsgrenser b. Mer rbuste fagmiljøer knyttet til utdanningene c. Økt frskningsaktivitet g faglig samarbeid på tvers av studiesteder d. Imøtekmme nye krav til prfesjnsutdanningene, blant annet femårig lærerutdanning e. Mindre knkurranse m ressurser (fagpersner, studenter) på tvers av studiesteder 27