Samdk samla SamfunnsDkumentasjn D E L P R O S J E K T Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa
Delprsjekt Frfatter Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa Dat 2 av 5 1. Hva er gjrt så langt? September August Juni-juli Mai April Mars Februar Januar 2013 Ca. 15.09 Prsjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-knferansen 2013, Arkiv i endring. Riksarkivaren m lvrevisjn g -arbeidet. Invitasjn til ppstartsmøter i strategigruppene (ktber) Etablert strategigrupper 03.-04.06 Knferanse privatarkiv (LLP g Kulturrådet). Riksarkivaren m privatarkiv. 23. 05 Fredrag Riksarkivaren på kntaktknferansen i Møre g Rmsdal 02.05 Dialgmøte i Riksarkivet med KS, LLP, Nrsk arkivråd g arkivleiarar i departementa 26.04 Fagdag i Riksarkivet Ny metdikk i arbeidet med elektrniske arkiv med IKA Kngsberg g NXC 09.04 Dialgmøte i Riksarkivet - KAI g Statsarkivene 21.03 Møte med statsarkivarane m tilsynsarbeidet Utlysing av 2 stillingar (prsjektleiar). Søknadsfrist 16. april. 26.02 Innspel frå eksterne g interne til strategi-2017 Invitasjn til dialgmøte med KAI-leiarar g statsarkivarar (april) 12.-13.02 KAI leiarknferanse (12.-13.) Inf til KAI-leiarar. 09.01 Ntat frå Riksarkivaren m ppfølging av strtingsmeldinga
Delprsjekt Frfatter Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa Dat 3 av 5 2. Hvedpunkter fra Arkivmeldinga Arkivmeldinga understreker at målet fr arkivplitikken er en helhetlig samfunnsdkumentasjn. Arkiver fra statlig, kmmunal g privat sektr utfyller hverandre g dkumenterer samfunnet fra ulike vinkler g ståsteder. Det er i denne sammenhengen påpekt at privat sektr er klart underrepresentert i frhld til de t andre. Målet er helhetlig samfunnsdkumentasjn g dermed økt satsing på privatarkiver. Det er pekt på et særlig behv fr å styrke bevaringsarbeidet fr bedriftsarkiver. Det pekes videre på: Krdineringsfunksjner, delt mellm Kulturrådet (privatarkiver i museene) g Riksarkivet. Private virksmheter sm utfører ppgaver på vegne av det ffentlige, skal ha påbud m å følge regelverket fr ffentlige arkiv Riksarkivaren kan avgjøre at arkiv fra rgan sm skifter status fra ffentlig til privat helt eller delvis skal følge reglene fr tidligere status. Styrking av særskilt verneverdig-begrepet Riksarkivaren skal ha ansvaret fr kartlegging g statistikk i hele arkivsektren, men Kulturrådet har et tilsvarende ansvar fr privatarkiv i museene. Riksarkivaren er tildelt t knkrete ppgaver (side 87f g side 110): Knkretisere nivået fr bevaring av privatarkiv i Nrge, dvs. avklare hva sm skal til fr at arkiv fra privat sektr skal være tilfredsstillende representert i en helhetlig samfunnsdkumentasjn. På grunnlag av dette utarbeide en ny strategi fr privatarkivarbeidet i Nrge. Begge deler skal skje i et nært samspill med andre aktører på mrådet. Første kulepunkt bør være en grundig utredning sm vil være krevende g ta tid. Dest viktigere er det at den kmmer i gang raskt, g at vi signaliserer utad at vi er klar til å starte pp innen rimelig krt tid. 3. Hvedpunkter fra Ivars ntat av 9. januar Riksarkivar Ivar Fnnes har i ntat datert 09.01.2013 understreket at målet fr arkivplitikken slik den trekkes pp i arkivmeldinga er en helhetlig samfunnsdkumentasjn. Arkiver fra statlig, kmmunal g privat sektr utfyller hverandre g dkumenterer samfunnet fra ulike vinkler g ståsteder. Det er i denne sammenhengen påpekt at privat sektr er klart underrepresentert i frhld til de t andre. Fr alle sektrer er det stre utfrdringer knyttet til behandling av digitalt skapt arkivmateriale, både i arkivdanningsfasen (jf. e-frvaltning) g når det gjelder bevaring på krt g lang sikt samt tilgjengeliggjøring. Likeledes er det en utfrdring fr hele arkivmrådet å utnytte de muligheter sm ligger i digital tilgjengeliggjøring g frmidling av papirbasert arkivmateriale. På flere av disse mrådene er Riksarkivaren tillagt nasjnale ppgaver sm pådriver g krdinatr i et bredt samarbeid innenfr hele arkivsektren.
Delprsjekt Frfatter Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa 4. Organisering Dat 4 av 5 Oppfølging av arkivmeldingen har fått prsjektnavnet (samla samfunnsdkumentasjn / helhetlig samfunnsdkumentasjn). Det vil danne rammen m arbeidet. Det blir pprettet tre delprsjekter, ett fr hvert satsingsmråde: kmmunale arkiver, privatarkiver g arkiv i e-frvaltning. De fylkeskrdinerende institusjnene i privatarkivarbeidet skal fungere sm reginale kmpetansesentra g være med på å krdinere arkivarbeidet i fylkene sine. 5. Oppsummering av eksterne innspill Det er kmmet inn flere innspill fra privatarkivfeltet til Arkivverkets strategi 2014 2017, knyttet til arbeidet med bevaring av privatarkiv. Innspillene fra feltet beskriver ulike behv g utfrdringer, sett fra ffentlige g private arkivinstitusjner, interesserganisasjner g frvaltningen fr øvrig. Sm i tilbakemeldingene fra kmmunal sektr, belyses gså her utfrdringer i hele prsessen, fra arkivdanning, via bevaring, til tilgjengeliggjøring g publikumsmedvirkning. Innen privatarkivfeltet vektlegges i tillegg behvet fr øknmiske støtterdninger til bevaring g rdning av privatarkiv. I et innspill m helhetlig samfunnsdkumentasjn meldes det m behv fr lvpålagt bevaring av privatarkiv. Nedenfr har vi ppsummert tilbakemeldingene på dette mrådet, sm vil bli tatt med inn i -prsjektet, i første mgang sm grunnlag fr arbeidet i strategigruppa fr privatarkiv: Flere legger vekt på generelle utfrdringer sm gjelder digitalt skapte privatarkiv g digitale dept. Det er behv fr økt kmpetanse på håndtering g bevaring av elektrniske privatarkiv. Dette mhandler gså muligheter fr å mtta g frvalte eldre utgåtte elektrniske arkivsystem. Det er videre meldt inn behv fr å utvikle strategier g rutiner fr bevaring, tilgjengeliggjøring g frmidling av elektrniske privatarkiver i vid frstand (fr eksempel persnarkiver på harddisker; e-pstarkiver; elektrniske dkumenter i gråsnen mellm arkivmateriale g materiale sm faller inn under pliktavlevering til Nasjnalbibliteket; internettsider, digitalt født ft-, film- g lydmateriale).
Delprsjekt Frfatter Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa Dat 5 av 5 I et arkivdanningsperspektiv fremkmmer det ønske m sterkere fkus på e-arkiv i privat sektr, sm sikring av dkumenter sm ikke inngår i saks- g arkivsystem eller fagsystem. Det er ønske m dialg rundt råd g veiledning mellm Arkivverket g private aktører sm ønsker gd håndtering av sine systemer. Under spørsmål m behv fr endring er det kmmet innspill på å utvikle Arkivverket til et service- g kmpetansesenter fr hele arkivsektren innenfr elektrniske arkiv g særlig innefr elektrniske privatarkiv, med Arkivverket sm elektrnisk dept fr arkiv-nrge. Flere vektlegger ønske m økt digitalisering, tilgjengeliggjøring g frmidling via nett gså fr privatarkiv. I frlengelse av dette uttrykkes behv fr å avklare grensene fr pphavsretten i frmidlingstiltak. Det er kmmet en rekke innspill på utfrdringer knyttet til endringer i støtterdningen fr privatarkiv, g meldt inn behv fr å sikre eller reetablere frtsatt tilgang på prsjektmidler, utviklingsmidler g støtterdning fr privatarkiv. Sm eksempel er øknmisk støtte til rdning av privatarkiver g digitaliseringsprsjekter spesifisert. På spørsmål m på hvilke mråder et samarbeid med Arkivverket er ønskelig fr å møte fremtidige utfrdringer, er svarene på privatarkivfeltet; tettere ppfølging fra Arkivverket, metdikk knyttet til næringslivskntakt, elektrnisk privatarkivseminar g kmpetanseheving nasjnalt, planer fr bevaring g at Arkivverket bør samrdne privatarkivinnsatsen i ABMmrådet. Disse svarene gjenspeiler flere initiativ g pågående planer innen privatarkivmiljøet, men det etterlyses gså mer dialg. Både med Arkivverket g mellm Arkivverket g Nrsk kulturråd. Bygge kmpetanse g bidra til gjensidig kmpetanseverføring. Bedre reginal samrdning av arbeidet med statlige, kmmunale g private arkiv. Regelmessige seminarer på privatarkivmrådet i samarbeid med Kulturrådet g Riksarkivet. Knkret samarbeid rundt ulike prøveprsjekt knyttet til avlevering g bevaring av elektrniske privatarkiv.
Delprsjekt Frfatter Status pr 1. ktber 2013 ntat til strategigruppa Dat 6 av 5 Målet i arkivmeldinga m helhetlig samfunnsdkumentasjn synliggjør gså behv fr skikkelige undersøkelser g kartlegging av næringslivs g rganisasjnsarkiver sm grunnlag fr å sikre representativitet. Det synliggjør gså ulike tilnærminger sm ønske m å samarbeide fr å sikre lvpålagt bevaring av privatarkiv til innspillet m å vise gde eksempler, gi råd g veiledning, frklare hvrfr g ikke kun vise til lvverk. Innspillene vil bli lagt til grunn når strategigruppa skal knkretisere mråder det skal arbeides videre med på privatarkivfeltet. 6. Arbeidsfrm g fkus Arbeidsfrm i gruppa møtehyppighet g arbeidsfrm? Referansegruppe / ressursgruppe med fylkeskrdinerende institusjner g ressursinstitusjner? Hva slags utredning? Blgg Pririteringer. Fkusmråder?