1 Prosjektplan Delprosjekt 3: Kompetanse Hensikt: Hvorfor gjør vi dette? Målet for satsingen er økt kompetanse i Utdanningsdirektoratet og hos fylkesmennene om den praktiske hverdagen, regelverk og formidling. Kompetansen skal legge grunnlaget for at Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene gjennom sitt arbeid i større grad når fram til målgruppene og bidrar til etterlevelse av regelverket. De ulike delprosjektene i Regelverk i praksis henger tett sammen og påvirker hverandre, og er samlet i 3 hovedspor: Fokus, forutsetninger og formidling. Fokus Forutsetninger Formidling Fokus handler om hva vi skal gjøre for å få en tydeligere retning på arbeidet vårt, gjennom klare mål og prioriteringer og en tydeligere rolle- og ansvarsdeling. Arbeidet i dette sporet fullføres tidlig i 2014. Delprosjekt Kompetanse handler om nivået Forutsetninger, og dermed om hva Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene må gjøre for at formidlingen skal bli best mulig. I dette delprosjektet inngår ikke kompetanseheving av eiere, ledere, og ansatte i skoler og fagopplæring. Kompetanseheving av disse aktørene skjer gjennom en rekke eksisterende tilbud, som førskolelærer- og lærerutdanningen, etter- og videreutdanning, rektor- og styrerutdanningen og «Den gode skoleeier» i regi av KS i samarbeid med fylkesmennene. Selv om denne satsingen ikke inneholder kompetanseheving av disse aktørene, skal Utdanningsdirektoratet likevel jobbe for at de eksisterende tilbudene innebærer kompetanseheving i relevant regelverk. Slik skal prosjektet synes i Utdannings-Norge - Ledere og -eiere får enda bedre veiledning fra fylkesmennene i juridiske spørsmål. - Ledere og -eiere opplever at Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene er mer samordnet, både internt og seg imellom.
2 - Kommunikasjonen, vedtakene og regelverkstolkning er lett å forstå og omsette i praksis, og viser at Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene kjenner skole- og skoleeierhverdagen. Bakgrunn Riktig kompetanse i alle ledd av utdanningssektoren er en viktig forutsetning for å formidle regelverket på en måte som når fram til målgruppene, og for å sikre at regelverket blir fulgt i alle ledd. Denne satsingen skal være internt rettet og kompetansetiltakene skal konsentrere seg om målgruppene Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene. Evalueringer, rapporter og drøftinger i arbeidet med forprosjektet tilsier at følgende kompetanseområder må forsterkes i Utdanningsdirektoratet og hos fylkesmennene: Kompetanse om den praktiske skolehverdagen, formidlingskompetanse og juridisk kompetanse (hos fylkesmennene og de deler av Utdanningsdirektoratet som ikke har juridisk arbeid som spesialoppgave). Det er også kommet forslag på flere aktuelle kompetanseområder, for eksempel statistikk og økonomi. Disse prioriteres ikke i prosjektet, men tiltak vurderes i andre sammenhenger. Vi ser imidlertid behov for å gå gjennom eksisterende kompetanse opp mot kompetansen vi ønsker. Denne delsatsingen starter derfor med en kartlegging av kompetansebehov i direktoratet og embetene. I kartleggingen er det viktig å trekke inn ressurser fra skoleeiere og skoleledere for å få tilbakemeldinger fra brukerne om dagens kompetansenivå og forventet kompetanse. Spørsmålet som vi retter til dem må være «Hva trenger dere av oss for at vi skal kunne bidra til deres arbeid med regelverksforståelse og regelverksetterlevelse?», og dermed utfordre direktoratet og embetene til å tenke målgruppe og målgruppens behov i sitt arbeid også på dette området. Kompetansehevingstiltakene må gjøres gjennom kontinuerlig dialog mellom Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene om hvilke fagområder det er behov for kompetanseheving innenfor. Dette må også sees i sammenheng med prioritert område i langtidsplan 2013-16: Kompetanseheving i sektor. Tiltakene som vil igangsettes gjennom dette delprosjektet vil være en mix av: Rekrutteringspolitikk og -tiltak (Dette er antakelig det viktigste tiltaket, men avhenger av turn-over, og vil ta noe tid) Vridning av direktoratets og fylkesmennenes ressursbruk mot bestemte satsings- og kompetanseområder (jf delprosjekt 1 Mål og prioritering) Krav til systematisk samarbeid på tvers av avdelinger og divisjoner i Utdanningsdirektoratet, samt innenfor regionsamarbeidene mellom embetene, for å trekke på ulik kompetanse i ulike deler av organisasjonene Kompetanseheving gjennom kurs og større kompetanseprogram, med vekt på regelverkforståelse, kjennskap til den praktiske hverdagen i kommuner/fylkeskommuner og på skolene, og formidling Trekke inn ekstern kompetanse i spesielle satsinger og prosjekter Kompetansetiltak «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» Uavhengig av kartleggingen og framdriften som er beskrevet ovenfor, igangsettes et første kompetansetiltak: «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen». Målgruppen for tiltaket er ansatte i direktoratet og i embetene uten eller med begrenset erfaring fra sektor, og som jobber med å tilrettelegge for regelverksetterlevelse i sitt daglige arbeid.
3 Tiltaket skal blant annet gi deltakerne innsikt i: hvordan skolehverdagen oppleves for kommuner, fylkeskommuner, skoleledere og lærere hvordan regelverket påvirker skoleeiers hverdag og skolehverdagen hva som fungerer godt når regelverket formidles hva som er de viktigste flaskehalsene for at regelverket skal forstås og etterleves hvilke kilder til informasjon om regelverket som først og fremst benyttes hvordan kommunene, fylkeskommunene og skolene arbeider med regelverksforståelse og regelverksetterlevelse i den praktiske hverdagen Delprosjektet har valgt å vektlegge skoleeiernivået i større grad enn forprosjektet for å sikre at medarbeidere i direktoratet og embetene utvikler en grunnleggende forståelse for skoleeierskapet, 13-2 i Opplæringsloven, og hvordan samspillet mellom eierskapet og skolelederskapet i en kommune påvirker hverandre gjensidig. Regelverksforståelse og etterlevelse er sentrale oppgaver på begge nivåer, og er gjensidig avhengig av hverandre for å utvikle kvalitet på dette arbeidet i kommunen/fylkeskommunen. Utfordringen for ansatte i direktoratet og embetene handler om å kjenne til og forstå variasjonen i praksis og kultur blant kommunene/fylkeskommunene, og dermed også bevissthet om variasjon og tilpasning av formidling, støtte og de virkemidlene vi velger i møte med disse nivåene. Arbeidet med programmet «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» igangsettes i løpet av oktober 2014, med mål om å invitere til oppstartsamlinger for aktuelle deltakere våren 2015. Målsettingen for tiltaket vil være å etablere god forståelse for hvordan kommuner/fylkeskommuner og skoler arbeider med regelverksforståelse og regelverksetterlevelse, hvilke utfordringer de møter i sitt daglige arbeid med dette området, og hvordan vi som aktører kan bidra til det konkrete arbeidet hos skoleeier og skoleledelse på en god måte. Det handler ikke om å lære jobben som skoleeier eller skoleleder, men det handler om at ansatte i direktoratet og embetet uten erfaring fra sektor skal finne mer ut av hvordan praksisfeltet jobber i hverdagen med å etterleve regelverket, både på kommune/fylkeskommune og skolenivå. Som en foreløpig skisse til gjennomføring av dette tiltaket vil vi foreslå å gjennomføre tiltaket med utgangspunkt i de 4 regionene embetene er organisert i for regionalt samarbeid. Forslaget innebærer at vi tar utgangspunkt i en region av gangen, og at et av embetene i hver region får et faglig og organisatorisk hovedansvar for gjennomføringen i samarbeid med delprosjektgruppa i direktoratet. Tiltaket gjennomføres over en periode på ca. et år med 3 samlinger i regionen, og arbeid mellom samlingene for grupper av deltakerne der de skal være i tett kontakt med utvalgte skoleeiere og skoleledere for å arbeide med aktuelle problemstillinger knyttet til regelverksetterlevelse, opplevd hverdag i sektoren og formidling av regelverk. En slik gjennomføring vil anslagsvis kunne gi et tilbud til ca. 50 deltakere i hver region, halvparten ansatte i embetene i regionen og halvparten ansatte i direktoratet. Gjennom en rullering mellom regionene vil vi i løpet av en fire års periode kunne gi tilbudet til omtrent 200 deltakere fra embetene og direktoratet til sammen. Estimert kostnad for et slikt tilbud til ca. 1 mill. kroner per år for å dekke kostander til reise, faglig innhold og prosessledelse på samlinger, administrative kostnader for embetet som er faglig ansvarlig, og eventuelle kostnader knyttet til samlinger og deltakernes besøk i kommuner/fylkeskommuner. Avgrensing til andre prosjekter
4 Delprosjektet henger sammen med og avhenger av arbeidet i flere av de andre delprosjektene. Særlig legger arbeidet i delprosjekt 1 og 2 viktige premisser for hva slags grunnlag denne kompetansesatsingen skal bygge på, og det vil derfor være en fordel at mye av dette arbeidet er kommet på plass før endelig utforming av kompetansetilbudet rettet mot ansatte i direktoratet og embetene. Imidlertid vil dette ikke være til hinder for at arbeidsgruppa kan starte arbeidet med en kartlegging av kompetansebehov parallelt med arbeidet i de nevnte delprosjektene. Delprosjektet henger også sammen med og vil spille inn til flere av de øvrige delprosjektene, særlig 5 Klart språk og bedre formidling, 6 Forsøk med dialog og nettverk og 7 Forsterke og utvikle ekspertrollen. Det er viktig å få til et godt samspill mellom disse ulike tilnærmingene, og også utnytte de arenaene og møteplassene som skapes for å sikre felles tilnærming og felles fokus. Blant annet vil det avholdes månedlige møter mellom prosjektleder for hovedprosjektet og delprosjektlederne. Faser i prosjektet Fase 1: Etablere arbeidsgruppe for delprosjektet Arbeidsgruppa må ta utgangspunkt i arbeidet i delprosjekt 1 og 2 som grunnlag for en kartlegging av kompetansebehovene hos ansatte i direktoratet og embetene. Kartleggingen må gjennomføres i tett samarbeid med de ulike avdelinger i direktoratet og embetene, gjerne gjennom egen spørring hos direktørene i de ulike avdelinger og embeter om opplevde kompetansebehov hos egne ansatte. Resultatet av denne spørringen må også sammenstilles med erfaringer fra skoleeiere og skoleledere, og arbeidsgruppa bør derfor vurdere behovet for ekstern bistand til denne sammenstillingen som et grunnlag for valg av kompetanseområder i tilbudet. Arbeidsgruppa må også konkretisere og planlegge gjennomføring av tiltaket «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen». Dette innebærer rask avklaring av hvilket embete som kan stå som arrangør av den første samlingsrekken innenfor dette tiltaket, og en avklaring med dette embetet om faglig innretning, ansvars- og oppgavefordeling. Denne avklaringen innebærer også drøftinger rundt aktuelle kommuner og fylkeskommuner som informanter og samarbeidspartnere for deltakerne i arbeidet i mellomperiodene mellom samlingene. Arbeidet med tiltaket må fortløpende avstemmes med innspill fra delprosjekt 1 og 2, og evalueres i lys av kompetansekartleggingen og utviklingen av helhetlige tiltak for kompetanseutvikling basert på denne analysen. Fase 2: Kartlegging av kompetansebehov Med utgangspunkt i prioriterte områder for satsingen fra delprosjekt 1 og beskrivelser av roller og ansvar i delprosjekt 2, skal arbeidsgruppa utarbeide en kartlegging av kompetansebehov i direktoratet og embetene. Kartleggingen gjennomføres i tett samarbeid med embetene og de ulike avdelingene i direktoratet, og skal lede fram til en prioritering av kompetansebehov og en plan for gjennomføring av kompetansetiltak i forhold til behov som avdekkes. Kompetansetiltakene vil omfatte tilbud som iverksettes og gjennomføres i 2015 og 2016, men også gi anbefalinger for rekrutterings- og kompetansehevingstiltak utover denne perioden. Fase 3: Utvikling av plan for kompetansetiltak Arbeidsgruppa skal med utgangspunkt i kartleggingen utarbeide forslag til kompetansetiltak for målgruppen. Planen skal også inneholde forslag til konkrete tiltak utover «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen», og forslagene må inneholde beskrivelse av hvilke aktører som er aktuelle som bidragsytere til tiltakene, og i hvilken grad gjennomføringen av tiltakene bør ivaretas av eksterne aktører. Et viktig innspill fra flere av utdanningsdirektørene er at et tettere samarbeid mellom
5 direktoratet og embetene vil føre til økt kompetanse. Det handler både om tett dialog i hverdagen og at direktoratet vil være den beste kompetansetilbyderen på enkelte regelverksområder. Dette vil blant annet kunne bidra til å styrke en omforent juridisk forståelse, og at sektoren opplever at direktoratet og fylkesmennene er mer samordnet både internt og seg imellom. Aktuelle tiltak kan dermed også være en kursrekke i særskilte regelverksområder der ansatte i direktoratet og embetene sammen kan tilegne seg bredere kompetanse i regelverket, kjennskap til sektorens opplevde behov for støtte og oppfølging på området, og direktoratets og embetenes egen formidling av regelverk og regelverksforståelse i lys av sektoren opplevde hverdag. Plan for kompetansetiltak skal også foreslå mer permanente tiltak og føringer for kompetanseutvikling hos målgruppa utover prosjektperioden. For eksempel kan dette være permanente grunnkurs for alle nyansatte i embetene og i direktoratet som ikke har egen praksis fra skoleeierskap og/eller skoleledelse, og egne introduksjonskurs for nytilsatte utdanningsdirektører. Fase 4: Gjennomføring av kompetansetiltak Arbeidsgruppa får ansvar for gjennomføring av kompetansetiltak i henhold til plan for kompetansetiltak og samarbeid med eventuelt eksterne leverandører av programmer eller bidrag til programmer beskrevet i planen. I arbeidet er delprosjektene Klart språk og bedre formidling, Forsøk med dialog og nettverk og Forsterke og utvikle ekspertrollen viktige samarbeidspartnere og premissleverandører for innhold og organisering av tilbudene. Organisering Styringsgruppe: Hovedprosjektets styringsgruppe Prosjektleder: Lasse Arntsen Delprosjektleder: Håvard Lunnan, ASK Prosjektdeltakere: Det etableres en prosjektgruppe med deltagelse fra fylkesmannsembetene, fra ulike avdelinger i direktoratet. Forslag til sammensetning av arbeidsgruppa: Fra embetene: Ragnhild Svarstad Lyng, FMNTR Maiken Messel, FMVA Fra direktoratet: 3 representanter fra Styring, Juridisk og Læreplanimplementering (min. 1 fra VGO) Fra sektor: Merethe Hygen Pilodden, Porsgrunn kommune Eksterne aktører som KS, Utdanningsforbundet, Skolelederforbundet inviteres inn til dialog om kompetanseutviklingsplanen underveis. Dette bør skje gjennom opprettelsen av en referansegruppe for å sikre forankring og dialog om måloppnåelse for tiltakene i planen. Aktivitets- og tidsplan Okt 2014 Oppnevnelse av prosjektgruppe
6 Etablere felles fokus på prosjektet - inspirasjonsseminar 31.oktober Nov 2014 Møte i arbeidsgruppa: Starte arbeid med kompetansekartlegging Utvikle program for «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» i samarbeid med utvalgt embete. Nov-febr 2015 Gjennomføre kompetansekartlegging, samarbeide med utvalgt embete om oppstartsamling «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen Mars 2015 Utarbeide plan for kompetanseutvikling m utgangspunkt i kompetansekartleggingen. Planlegge dialog med berørte parter om tiltakene, organisering og innhold. Hvordan vet vi om vi lykkes? Kriterier for måloppnåelse: Kommuner/fylkeskommuner og skoleledere opplever at de blir møtt med respekt og forståelse for deres utfordringer av ansatte i direktoratet og hos embetene. Tilsatte i direktoratet og embetene implementerer analyse av sektors kompetanse og behov som en naturlig del av regelverksarbeid i egen organisasjon En evaluering av måloppnåelse vil være en viktig oppgave for arbeidsgruppa å utrede og planlegge. Forslag til tilnærming kan være: - Spørring blant skoleeiere og skoleledere som har bidratt i ulike kompetansetiltak med ansatte i direktoratet og embetene - Spørring blant ansatte i direktoratet og embetene om utbyttet av egen deltagelse i kompetansetiltakene, og om bruken av analyser av sektors behov og kompetanse i sitt arbeid med regelverksarbeid Referansegruppen for prosjektet kan være et godt utgangspunkt for å evaluere om vi lykkes, både gjennom tilbakemeldinger på om vi treffer med innhold i kompetansetiltakene, og hvorvidt tiltakene ser ut til å ha effekt for brukerne i sektor. En utredning av evalueringen bør også omfatte hvorvidt dette skal settes ut som et forskningsoppdrag til eksterne miljøer og/eller løses internt, og skje i nært samarbeid med hovedprosjektleder og styringsgruppa. Kommunikasjonsplan Denne vil bli utviklet når prosjektgruppen har igangsatt arbeidet sitt som henger tett sammen med tilsvarende planer for de andre delprosjektene. Eksempel på tiltak kan være presentasjon av «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» i form av nyhetsartikler eller kronikker i utvalgte media, felles informasjon fra prosjektet som retter seg mot skoleeiere og skoler vi ønsker å henvende oss til i løpet av prosjektperioden, og felles materiell utviklet for å presentere hele bredden i prosjektet for sektor. Aktuelle stikkord:
7 - Nyhetsartikler om «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» - Kronikker eller debattinnlegg om formålet med prosjektet, og tiltakene som er beskrevet i kompetanseplanen - Informasjonsmateriell som retter seg mot skoleeiere og skoleledere som bidragsytere i kompetansetiltakene - Felles informasjonsmateriell om prosjektet «Regelverk i praksis» rettet mot skoleeiere og skoler over hele landet. Vurdering av risikofaktorer, med avbøtende tiltak - Kompetansetiltakene reflekterer sektors virkelighet i for liten grad - Kompetansetiltakene greier ikke å fange bredden i satsingen, eller arbeidet i de øvrige delprosjektene slik at sektor opplever helhet og sammenheng i arbeidet - Kompetansetiltakene oppleves som løsrevet fra deltakernes arbeidsinnhold i egen virksomhet, med påfølgende fokus på manglende kapasitet til å gjennomføre planlagte tiltak Avbøtende tiltak: - Tett dialog skoleeiere og ledere i utvikling og gjennomføring av tiltakene - God dialog og informasjonsflyt mellom delprosjektene i satsingen - God forankring hos Utdanningsdirektørene og i direktoratet - Aktiv bruk av referansegruppen Økonomi 2014: - Reiseutgifter prosjektgruppa samarbeid med embete om utvikling av «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» - Samlinger i forbindelse med kompetansekartleggingen Anslag kostnader inneværende budsjettår: 50 000,- kr. 2015: - Gjennomføring av første runde med programmet «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen» 1 mill. kroner - Oppstart av kursrekker i regelverksforståelse for nyansatte og andre med begrenset erfaring fra sektor ca. 500.000,- kr. Totalt: 1,5 mill. kroner 2016-17: - «Den praktiske skole- og skoleeierhverdagen 1 mill. kroner per år
8 - Kursrekke for nyansatte i regelverksforståelse 1.mill. kroner per år. Totalt: 2 mill. kroner per år