Felles studieadministrativt tjenestesenter Kunnskapsdepartementet Pstbks 8119 Dep 0032 OSLO Dat: 28.7.2016 Deres ref.: 16/1630 Vår ref.: 2016/6352 Vurdering av mulig sammenslåing av FSAT g CRIStin Vi viser til brev fra Kunnskapsdepartementet av 23. mai 2016. Kunnskapsdepartementet ber Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) g CRIStin m å vurdere hvrdan de mest sentrale utfrdringene ved en eventuell sammenslåing av FSAT g CRIStin kan løses, herunder hvrdan helsefretakene g helsesektren vil bli ivaretatt både på styrings- g driftssiden i frslag til en eventuell sammenslåing av de t institusjnene. Bakgrunn Nærmere tilknytning av FSAT g CRIStin er trukket frem sm et mulig tiltak fr effektivisering av administrasjn g bedre digitale systemer i Strukturmeldingen. Meldingen viser til at institusjnene er pptatt av effektiv ressursfrvaltning g har gitt uttrykk fr at de ønsker større grad av felles enheter. Gjedrem-Fagernes-rapprten Kunnskapssektren sett utenfra freslår å samle virksmheter med ansvar fr fellestjenester fr UH-sektr i en rganisasjn. Frslaget begrunnes i behvet fr bedre samrdning av tjenester g frvaltningsppgaver sm Kunnskapsdepartementet har styringsansvar fr. Tidligere høringsuttalelse fra styret fr FSAT Styret fr FSAT fresl i sin høringsuttalelse til Gjedrem-Fagernes-rapprten at ved en strukturendring ville det primære frslaget være å samrganisere FSAT, NOKUTs avdeling fr gdkjenning av utenlandsk utdanning, statistikk- g analysearbeidet i NSD/DBH, undervisningsstøttearbeidet i UNINETT g CRIStin. Sm et sekundært frslag, sm tar hensyn til nåværende gegrafisk plassering av de eksisterende virksmhetene fresl FSAT samrganisering av FSAT, NOKUTs avdeling fr gdkjenning av utenlandsk utdanning g CRIStin kmbinert med etablering av et betydelig tettere g mer avklart samarbeid mellm FSAT g henhldsvis undervisningsstøttearbeidet i UNINETT g statistikk- g analysearbeidet i NSD/DBH. Styret i FSAT la videre str vekt på at en ny fusjnert enhet får en rganisasjnsfrm med et styre sm sikrer brukerrepresentasjn g brukermedvirkning i utvikling av teknlgi g tjenester. 1
Tidligere høringsuttalelse fra styret fr CRIStin Styret fr CRIStin fresl i sin høringsuttalelse pprettelse av en samlet rganisasjn fr ppgaver knyttet til frskning g med spesiell fkus på å betjene alle tre sektrene sm i dag er representert i CRIStins styre. CRIStins nærmeste samarbeidspartner i dag, med unntak av brukerinstitusjnene er Frskningsrådet. Her anså man imidlertid samrganisering sm lite aktuelt. CRIStin så klare gevinster i en sammenslåing med BIBSYS g NSD. På krt sikt så man det imidlertid ikke sm mulig eller realistisk å samle slike ppgaver i tilstrekkelig mfang til å utgjøre en str nk enhet. Sekundært fresl CRIStin en samrganisering med FSAT. Samrganiseringen vil gi gevinster raskt, men gså klare utfrdringer. Utfrdringene vil være å sikre at frskning sikres nødvendig plass g ppmerksmhet i en samlet rganisasjn, g at ikke helsefretakene g instituttsektren blir nedpriritert til frdel fr UH-sektren. Dette mener CRIStin det er mulig å legge til rette fr ved å gi frskning et tydelig rganisatrisk uttrykk g ved å sikre styringsstrukturer sm gir helsefretakene g instituttsektren nødvendig påvirknings- g styringsmulighet. En sammenslått rganisasjn vil sikre større grad av fleksibilitet i dispnering av utviklerressurser. Gitt den ppmerksmhet både styret fr CRIStin g Kunnskapsdepartementet har på ferdigstilling av ny versjn av CRIStin-systemet, mener styret fr CRIStin at gevinstene bør veie tyngst. Styret fr CRIStin har derfr bedt daglig leder videreføre dialgen med FSAT m en mulig samrganisering. Størst effekt av samrganisering er knyttet til frvaltning g utvikling av systemene fr frskningsinfrmasjn. Det er mindre effekter knyttet til de øvrige delene av CRIStins virksmhet, sm fr eksempel ppgavene knyttet til arbeidet med knsrtieavtaler. Denne ppgaven i CRIStin har ingen felles aktiviteter med dagens virksmhet i FSAT. Behv fr mer sammenheng g økt fremdrift i tjenesteprduksjn Det er behv fr å øke fremdrift i CRIStin 2.0-prsjektet. Opprettelse av FSAT gjennm sammenslåing av USIT/SUN, Felles studentsystem g Samrdna pptak var blant annet begrunnet nettpp i behvet fr bedre sammenheng i prsessen rundt frvaltning g utvikling av pptakssystemet. CRIStin-systemet ble pprettet høsten 2010 g implementert i tre sektrer i løpet av påfølgende år. Kravspesifisering g utvikling av ny funksjnalitet i systemet, sm brukes av frskere ved ver 150 institusjner i tre ulike sektrer, stiller høye krav til dialgen mellm «bestiller» g «leverandør». Utviklerne av CRIStin-systemet er ansatt ved FSAT, men arbeidet ledes fra CRIStin. De gde erfaringene fra sammenslåingen av miljøene i Samrdna pptak g Felles Studentsystem gir grunn til å tr at tilsvarende effekter vil kunne ppnås ved å slå sammen FSAT g CRIStin. Dette vil gi mer effektive arbeidsprsesser, større fleksibilitet i ressursbruken g øke utviklingstemp fr CRIStin 2.0-prsjektet. Styrket fagmiljø fr bestillerkmpetanse i utvikling av tjenestene Både CRIStin g FSAT har gd kmpetanse sm bestillere av IT-systemer, både egenutviklede g innkjøpte. Dette inkluderer dialg med brukermiljøene fr behvskartlegging, kravspesifisering, dialg med leverandør (enten dette er en ekstern leverandør eller egne utviklere), testing g frvaltning av systemer. Selv m 2
tjenestene har ulike målgrupper, vil kmpetansebehvet i str grad være det samme, g en sammenslått rganisasjn vil representere et større miljø. Dette gir igjen større mulighet fr faglig dialg g utvikling g gjør en samlet rganisasjn til en mer attraktiv arbeidsplass. CRIStin er i dag finansiert i all hvedsak ved direkte bevilgning fra KD, men det åpnes gså fr finansiering fra brukerinstitusjnene fr spesielle ppdrag. Dette har f.eks. vært gjrt fr integrasjnen mellm CRIStin g SPREK. Finansieringsmdellen fr FSAT består av en fast årlig tildeling fra Kunnskapsdepartementet i tillegg til kntingenter innbetalt fra institusjnene. Fra FSAT ppleves det at institusjnenes deltakelse i finansiering av tjenestene g systemene stimulerer g frplikter til å delta aktivt i arbeidet med videreutvikling av disse g at mdellen sikrer brukermedvirkning samtidig sm den er eierstyrt. Styret fr FSAT mener generelt at brukerbetaling er et gdt redskap fr å sikre brukermedvirkning, g ved en eventuell sammenslåing av FSAT g CRIStin har styret et sterkt ønske m at dagens finansieringsrdninger ligge fast inntil videre. Sentrale utfrdringer ved en eventuell sammenslåing av FSAT g CRIStin De mest sentrale utfrdringene ved en eventuell sammenslåing av CRIStin g FSAT vil være: - å sikre at alle virksmhetsmråder i den sammenslåtte rganisasjnen gis nødvendig priritet g ppmerksmhet, - å sikre at alle berørte sektrer får styring g påvirkningsmulighet i videreutviklingen systemer g tjenester, samt - å sikre at ikke interne rganisatriske prsesser i fr str grad påvirker leveransedyktigheten. Nedenfr følger frslag til ulike alternativer til hvrdan disse utfrdringene kan løses: Tydelige frmuleringer i vedtekter Et viktig virkemiddel fr å sikre lik mulighet til påvirkning fra berørte sektrer g tjenestemråder er å vedtektsfeste slik deltagelse. Det freslås at følgende punkter tydeliggjøres i vedtektene fr den samlede rganisasjnen: - at tjenester knyttet til studieadministrasjn g frskning utgjør viktige deler av den samlede tjenesteprteføljen - at HOD skal delta i styringsdialgen knyttet til frskningstjenestene på lik linje med KD - at ledere fr både studieadministrasjn g frskning skal være representert i styringsdialgen med eier - at det skal etableres faglige råd på verrdnet nivå innen de ulike tjenestemrådene fr å bistå med pririteringer knyttet til utvikling av tjenester g systemer - at frskningstjenester skal rganiseres sm samlet enhet Styrerepresentasjn Styret fr en samlet enhet må representere alle invlverte interessenter. Det er samtidig behv fr kntinuitet i det rganisatriske g strategiske arbeidet i en samlet virksmhet. Funksjnstiden fr CRIStins styre går ut 31.12.2016, mens styret fr FSAT sitter til 31.12.2017.. 3
Styringsgrupper g faglige råd Styret fr den sammenslåtte rganisasjnen vil få ansvar fr et strt g kmplekst saksfelt. Det er behv fr at styring av de største utviklingsprsjektene frankres i fra med dmenekunnskap g kjennskap til det aktuelle mrådet (frskning, studier, pptak). Dette behvet kan løses ved pprettelse av styringsgrupper g faglige råd sm bistår den nye rganisasjnen i priritering i tjenesteutviklingen, i prsjektstyring g brukerinvlvering. Etablering av slike styringsgrupper g råd bør nedfelles i vedtektene. Organisasjnsmdell Det er flere frhld sm tilsier at man innledningsvis velger en enklest mulig rganisering av en eventuelt sammenslått virksmhet. Der mulig det vil kmme ytterligere rganisatriske endringer sm resultat av KDs rganisasjnsprsjekt g ppfølgingen av Strukturmeldingen g Gjedrem/Fagernæs-rapprten. FSAT har vært gjennm mfattende rganisasjnsutviklingsprsjekter de siste årene, g CRIStin har vært i en ppstartg nærmest gründerfase i mange år, der virksmheten nå begynner å kmme ver i en driftsfase Fr begge rganisasjner vil det være krevende å utrede alternative rganisasjnsmdeller g sikre nødvendig frankring hs de ansatte i begge rganisasjnene i løpet av nærmeste tid, samtidig sm den daglige driften av systemer g tjenester ivaretas. Av den grunn, dersm sammenslåing av CRIStin g FSAT gjennmføres allerede fra 1. januar 2017, anbefaler vi at samrganiseringen gjennmføres sm en t-trinns-prsess: Fase 1: Fase 2: Sm en pragmatisk løsning det første året freslås at man viderefører styret i FSAT, men utvider med representasjn fra helsefretakene g fra instituttsektren, samt bservatører fra Helse- g msrgsdepartementet g Frskningsrådet Fr å sikre den administrative driften av virksmheten, inkludert smidig lønnsutbetaling ved årsskiftet g ansattes tilgang til IT-systemer i virksmheten, freslås det at CRIStin i første mgang pprettes sm egen seksjn i FSAT. Det må utarbeides felles vedtekter, herunder navn på den sammenslåtte enheten. Den sammenslåtte rganisasjnen ledes av direktør fr FSAT. Direktør fr CRIStin innplasseres sm underdirektør med samme ansvarsmråde sm i dag g inngår i ledergruppen. Seksjner/grupper knyttet til undervisning rapprterer sm i dag til direktør fr FSAT, mens grupper knyttet til frskning rapprterer til underdirektør fr frskningstjenester. I fase 1 gjøres det ikke endringer i tilknytningsfrm g sammenslåtte rganisasjnen frtsetter sm 1.4.4-tiltak. I fase 1 gjøres det heller ikke endringer i øknmimdellen g sammenslåtte rganisasjnen frtsetter med hybrid-mdellen, dvs med delvis direkte finansiering g delvis brukerbetaling. Styret fr den sammenslåtte rganisasjnen igangsetter et rganisasjnsprsjekt når knklusjn fra KDs rganisasjnsprsjekt freligger. 4
Betraktninger rundt rganisasjnsfrmen Styret sm øverste rgan uavhengig av rganisasjnsfrmen Et styre sm øverste rgan sikrer virksmhetens legitimitet i de tre sektrene. Styret er gså en garantist fr arbeidet med å sikre en brukerrientert rganisering sm igjen bidrar til at utvikling av tjenester g systemer ivaretar brukernes behv. Et styre gir gså den sammenslåtte enheten en tydelig tilknytning til staten g eierne. Bruker- g eierstyrt utvikling er et suksesskriterium fr en sammenslått enhet. Det er vesentlig at den sammenslåtte rganisasjnen sikrer både UH-sektrens, helsefretakenes g instituttsektrens brukermedvirkning gjennm gd rganisering ut i de tre sektrene g med et eget sektrrepresentativt styre. Det er derfr en frutsetning at den sammenslåtte rganisasjnen etableres med et styre sm øverste rgan, uavhengig av rganisasjnsfrmen. Både FSAT g CRIStin har vært frnøyd med rganisasjnsmdellen med et styre sm øverste rgan g ser dette sm den eneste aktuelle styringsfrmen fr den sammenslåtte rganisasjnen. 1-4.(4)- tiltaksmdellen Både FSAT g CRIStin har vært frnøyd med rganiseringen sm 1.4.(4)-tiltak g vurderer at gevinster av en slik mdell er større enn utfrdringer. Den nære tilknytningen til UiO har gitt ss tydelig brukerfkus g mer effektiv drift. Drift av systemene våre er lagt til UiO, g det er svært viktig med gdt samarbeid med driftsleverandør under utvikling av nye systemer, fr å kunne være innvative g få satt nye tjenester i prduksjn. Organisasjnsfrmen har gjrt at både FSAT g CRIStin har kunnet hldes med liten administrasjn, g vi kan trekke på et administrativt miljø med kmpetanse på mråder vi aldri ville hatt mulighet til å hlde ss med selv. Vi får gjennm UiO tilgang til ressurser g utviklingsverktøy, sm effektiviserer arbeidet, g reduserer kstnader g risik. Vi sparer gså betydelige beløp på anskaffelse av infrastruktur, g CRIStins imprt av bibligrafiske data ville aldri hatt samme kvalitet uten den tilgangen til frskningspublikasjner CRIStin har via UiO sine abnnementer. Det vil bli svært kstbart fr en selvstendig enhet å kjøpe tilsvarende abnnementer. En fretaksmdell med avtale med UiO m kjøp av administrative tjenester g med et styre tilsvarende sm fr et 1-4.(4)-tiltak kan gså være en aktuell løsning på lengre sikt. Vi freslår at en eventuell sammenslått rganisasjn fra januar 2017 i første fase etableres sm et 1.4.4- tiltak, g at ny rganisasjnsfrm først vurderes når det freligger knklusjner fra KDs rganisasjnsprsjekt. 5