Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapprt fra tilsyn med kmmunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten g tilbakemelding til melder ved Trndheim kmmune, Barne- g familietjenesten Østbyen, Barnevernadministrasjnen Virksmhetens adresse: Pb. 2300 Sluppen, 7004 TRONDHEIM Tidsrm fr tilsynet: 11.03.2016 22.09.2016 Kntaktpersn i Mnika Sem Mstad virksmheten: Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennmført tilsyn med Barne- g familietjenesten i Trndheim kmmune, Østbyen bydel. Frmålet med tilsynet var å undersøke m kmmunen gjennm sine styringstiltak sikrer at myndighetskrav i lv av 17. juli 1992 nr. 100 m barneverntjenester (barnevernlven) ivaretas på følgende mråder: at meldinger til barneverntjenesten håndteres frsvarlig at plikten til å gi tilbakemelding til melder ivaretas på ulike trinn i saksprsessen at ansatte i Barne- g familietjenesten, Familietiltak ivaretar meldeplikten til barneverntjenesten Tilsynet avdekket t avvik: Trndheim kmmune Barne- g familietjenesten Østbyen, henlegger bekymringsmeldinger sm skulle vært undersøkt av barneverntjenesten. Trndheim kmmune Barne- g familietjenesten Østbyen sikrer ikke at det alltid gis tilbakemelding til ffentlig melder eller til persner med yrkesmessig taushetsplikt i etterkant av avsluttet undersøkelse. Embetsledelse g Kmmunal- g Oppvekst- g Ssial- g Landbruk g Miljøvernadministrasjnsstab beredskapsavdeling utdanningsavdeling helseavdeling bygdeutvikling avdeling Telefn 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 Telefaks 73 19 91 01 73 19 91 01 73 19 93 51 73 19 93 01 73 19 91 01 73 19 91 01 E-pst: pstmttak@fmst.n Internett: www.fylkesmannen.n/st Organisasjnsnummer: 974764350

2 11.11.2016 Marita Ugseth revisjnsleder Oda R. Reinfjrd revisr Trbjørn Løvaas revisr Kpi: Trndheim kmmune, Barne- g familietjenesten Østbyen, pb. 2300 Sluppen, 7004 TRONDHEIM Trndheim kmmune v/ rdfører, pb. 2300 Sluppen, 7004 TRONDHEIM Trndheim kmmune v/ Kntrllkmiteen, pb. 2300 Sluppen, 7004 TRONDHEIM Statens helsetilsyn, Pstbks 8128 Dep, 0032 Osl

3 Innhld Sammendrag... 1 1. Innledning... 4 2. Beskrivelse av virksmheten... 4 3. Gjennmføring... 6 4. Hva tilsynet mfattet... 7 5. Funn... 8 6. Vurdering av styringssystemet.....13 7. Regelverk... 155 8. Dkumentunderlag... 15 9. Deltakere ved tilsynet... 17

4 1. Innledning Rapprten er utarbeidet etter systemrevisjn ved Trndheim kmmune, Barneg familietjenesten Østbyen bydel i periden 11.03.2016 -. Revisjnen inngår sm en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksmhet i inneværende år. Tilsynet er gså del av landsmfattende tilsyn sm Statens helsetilsyn har besluttet skal gjennmføres i 2015 g 2016. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lv m barneverntjenester 2-3 fjerde ledd g 2-3b. Frmålet med systemrevisjnen er å vurdere m virksmheten ivaretar ulike krav i lvgivningen gjennm sin internkntrll. Revisjnen mfattet undersøkelse m: hvilke tiltak virksmheten har fr å avdekke, rette pp g frebygge vertredelse av lvgivningen innenfr de tema tilsynet mfatter tiltakene følges pp i praksis g m nødvendig krrigeres tiltakene er tilstrekkelige fr å sikre at lvgivningen verhldes En systemrevisjn gjennmføres ved granskning av dkumenter, ved intervjuer g andre undersøkelser. Rapprten mhandler avvik g merknader sm er avdekket under revisjnen g gir derfr ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksmhetens arbeid innenfr de mråder tilsynet mfattet. Avvik er mangel på ppfyllelse av krav gitt i eller i medhld av lv eller frskrift Merknad er frhld sm ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhld av lv eller frskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet fr frbedring 2. Beskrivelse av virksmheten Om Barne- g familietjenesten: Trndheim kmmune etablerte i 2004 en tverrfaglig Barne- g familietjeneste. Kmmunen har fretatt flere mrganiseringer av Barne- g familietjenesten etter dette. Barne- g familietjenesten består av barneverntjeneste, pedaggisk psyklgisk tjeneste (PPT), helse/habilitering, helsestasjn/sklehelsetjeneste g Familietiltak. Barne- g familietjenesten er delt inn i fire bydeler; Heimdal, Østbyen, Midtbyen g Lerkendal. I tillegg er Omsrgsenheten, sm blant annet følger pp barn plassert utenfr hjemmet, en av flere bymfattende enheter. Barne- g familietjenesten er rganisert under Oppvekst g utdanning. Fra g med 2014 er Barne- g familietjenesten på bydel rganisert under èn enhetsleder. Enhetsleder er barneverntjenestens administrative leder.

5 Barne- g familietjenesten Østbyen består ttalt av ca 130 årsverk frdelt på 150 stillinger. Om barnevernadministrasjnen (barneverntjenesten): Mttak g håndtering av meldinger til barneverntjenesten samt tilbakemelding til melder utføres av barnevernadministrasjnen innenfr Barne- g familietjenesten. Fylkesmannen velger i frtsettelsen å mtale barnevernadministrasjnen sm barneverntjenesten. Østbyen bydel har t fagledere, den ene med ansvar fr mttaksteam g den andre fr barnevernteam (undersøkelse g tiltak/vedtak). Faglederne har delegert myndighet fra enhetsleder g skal bidra til at bydelen når ppsatte mål, med særlig ansvar fr fagutvikling g kvalitet, jf. arbeidsbeskrivelse fagleder. Fagleder fr barnevernteam er stedfrtredende barnevernleder. I 2015 etablerte Trndheim kmmune en ny teamstruktur i barneverntjenesten med ett småbarnsteam g ett skle- g ungdmsteam. Det ble pprettet en funksjn sm fagkrdinatr fr hvert team. Fagkrdinatrene skal bidra til å sikre gd faglig kvalitet på saksbehandlingen. Veiledning til saksbehandlerne er lagt til fagkrdinatr, jf. funksjnsbeskrivelse fagkrdinatr. Barneverntjenesten i Østbyen bydel består av i alt 20 stillinger. Det har ver tid vært flere utskiftninger g sykmeldinger blant ansatte. Begge nåværende fagledere gikk inn i stillingene i 2015 etter lang erfaring sm saksbehandlere på samme bydel. Barneverntjenestens mttaksteam i Østbyen består av fagleder (100 % stilling) g tre saksbehandlere. Saksbehandlerne i mttaksteamet jbber 50 % i mttaksteam g 50 % i barnevernteam. Mttaksteamet møtes hver mandag fr å gjennmgå alle nye meldinger g henvendelser. I mttaksteamet besluttes det hvilke meldinger sm skal henlegges g hvilke sm skal undersøkes av barneverntjenesten. I 2015 mttk barneverntjenesten i Østbyen til sammen 334 meldinger. Siste halvår 2015 ble 39,5 % av alle mttatte meldinger henlagt. Fr samme peride ble 64,1 % undersøkelser henlagt. Barneverntjenestens henleggelsesprsent i Østbyen bydel ligger høyere enn øvrige bydeler i kmmunen. Landsgjennmsnittet fr henlagte meldinger 2. halvår 2015 var 19,3%. Om Familietiltak: Familietiltak er en del av den tverrfaglige Barne- g familietjenesten. Bydelene har ne ulik rganisering av Familietiltak. Familietiltak tilbyr både frebyggende tiltak, såkalt lavterskeltiltak, g tiltak etter bestilling g vedtak fra barneverntjenesten. I 2015 utførte Familietiltak, samlet fr hele Trndheim kmmune, 267 ppdrag på vedtak fra barneverntjenesten. Det freligger ingen statistikk på antall ppdrag innenfr den frebyggende virksmheten. Familietiltak arbeider i henhld til pplæringslven, helse- g msrgstjenestelven g barnevernlven. I de tilfellene Familietiltak arbeider frebyggende eller uten vedtak fra barneverntjenesten, arbeider de i henhld til helse- g msrgstjenestelven. Det dkumenteres i ulike fagsystem, avhengig av m arbeidet er etter vedtak fra barneverntjenesten eller ikke.

6 Fylkesmannen har fått pplyst at det er 13 14 ansatte ved Familietiltak Østbyen bydel, g at åtte ansatte arbeider etter barnevernlven. Fagleder ved Familietiltak inngår i bydelens tverrfaglige lederteam. Fylkesmannen har fått pplyst følgende vedrørende Østbyen bydel: Faglederne på de ulike fagmrådene i Barne- g familietjenesten møtes til ukentlige g tverrfaglige mttaksmøter der henvendelser vurderes g knkluderes i frhld til lvverk g videre saksgang, jf. «Rutine fr mttak av henvendelser til BFT». Barneverntjenesten bringer da aktuelle g henlagte bekymringsmeldinger inn i møtet fr å drøfte m meldingen/saken kan være aktuell fr Familietiltak. Om meldingen vurderes sm aktuell fr Familietiltak, tar fagleder fr Familietiltak med seg muntlig infrmasjn fra meldingen/saken inn i Familietiltaks interne inntaksmøte der henvendelsen drøftes g frdeles til aktuell fagpersn. Denne tar kntakt med freldrene fr å avklare hvilket samarbeid med andre sm er nødvendig fr å kunne gi et tilstrekkelig tilbud. Videre kartlegges familiens behv fr hjelp g bistand. Dette skjer basert på frivillighet/samtykke fra familien det gjelder. Barneverntjenesten skriver frvaltningsbrev til melder g freldre m at meldingen er mttatt g henlagt, g at Familietiltak vil følge pp verfr familien. Om Fagteam: Trndheim kmmune har etablert Fagteam fr hver skle g barnehage. I Trndheim kmmunes «Kvalitetsmelding fr Barne- g familietjenesten 2015» ppgis det at fagteamene skal ivareta tett kntakt i en tidlig fase fr å ivareta gd systemkjennskap hs den enkelte skle g barnehage. Videre at Fagteam består av sklens/barnehagens ledelse, utvalgte ansatte fra sklen/barnehagen, helsesøster, barnevernfaglig, samt ansatt fra PP-tjenesten. Andre instanser kan inviteres inn etter behv, g fresatte kan delta m det skal drøftes utfrdringer knyttet til enkeltbarn. I «Kvalitetsmeldingen fr Barne- g familietjenesten 2015» står det: «Fagteam skal så langt sm mulig frsøke å løse utfrdringer uten at det pprettes enkeltsak hs BFT.» Bydelene har ne ulik rganisering av Fagteamene. Fr Østbyen bydel har Fylkesmannen fått pplyst at det er ansatte i Familietiltak sm ivaretar den barnevernfaglige kmpetansen i Fagteam. 3. Gjennmføring Tilsynet mfattet følgende aktiviteter: Varsel ble utsendt 11.03.2016. Frmøte ble avhldt 08.04.2016. Åpningsmøte ble avhldt 23.05.2016.

7 Intervjuer: 10 persner ble intervjuet i løpet av 23.5., 24.5. g 07.06.16. Sluttmøte ble avhldt 22.09.2016. I kapitlet Dkumentunderlag finnes versikt ver de dkumenter sm virksmheten har sendt Fylkesmannen i frbindelse med tilsynet, samt dkumentasjnen sm ble gjennmgått under tilsynsbesøket. 4. Hva tilsynet mfattet Fylkesmannen har undersøkt m kmmunen gjennm sine styringstiltak sikrer: At meldinger til barneverntjenesten håndteres frsvarlig. At plikten til å gi tilbakemelding til melder ivaretas på ulike trinn i saksprsessen. At ansatte i Barne- g familietjenesten, Familietiltak ivaretar meldeplikten til barneverntjenesten. Fylkesmannen har blant annet undersøkt: Om det skjer en frtløpende avklaring g behandling av innkmne meldinger (skriftlige g muntlige) Tjenestens registrering av meldinger Tjenestens vurdering av meldingens innhld g videre fremdrift Dkumentasjn av barnevernfaglige vurderinger både ved henleggelse av meldingen g ved videre undersøkelse Om meldingene vurderes individuelt Tjenestens frståelse g praksis av når melder skal kntaktes fr avklaring/utdyping Tjenestens kntakt med g versendelse av melding til annen kmmune i tilfeller dette er aktuelt Tjenestens praksis fr arkivering av henlagte meldinger Om tilbakemelding til melder gis innen gitte tidsfrister Om det gis tilbakemelding m barneverntjenestens beslutning av mttatt melding Om det gis tilbakemelding til melder i etterkant av avsluttet undersøkelse g hva denne innehlder. Dkumentasjn av tjenestens tilbakemelding til melder på ulike trinn i saksbehandlingsprsessen. Om det er en tydelig ansvars- g rllefrdeling i frhld til mttak g vurdering av meldinger.

8 Om det er en tydelig ansvars- g rllefrdeling ved tilbakemelding til melder. Om det er tilstrekkelig kmpetanse i frhld til mttak g vurdering av meldinger, tilbakemelding til melder samt meldeplikten til barnevernet. Om det er tilstrekkelig styring, kntrll g krrigering innenfr vennevnte mråder. 5. Funn avvik g merknader Tilsynet avdekket følgende avvik: Avvik 1: Trndheim kmmune Barne- g familietjenesten Østbyen, henlegger bekymringsmeldinger sm skulle vært undersøkt av barneverntjenesten. Dette er avvik fra: Barnevernlven 4-2 g 4-3 første ledd jf. barnevernlven 1-1, 1-4, 4-1, 2-1 første g andre ledd g barneknvensjnen artikkel 3 nr. 1. Regelverksfrståelse: Barnevernlven har sm frmål å sikre at barn g unge sm trenger det, får rett hjelp til rett tid. Kmmunens barneverntjeneste skal avdekke msrgssvikt g barns særlige behv så tidlig, at varige prblemer kan unngås, g sette inn tiltak i frhld til dette. Se barnevernlven 1-1 g 3-1. Dersm det er rimelig grunn til å anta at barnet på grunn av frhldene i hjemmet, eller av andre grunner, har særlig behv fr tiltak, har barneverntjenesten rett g plikt til å freta undersøkelse. Se barnevernlven 4-3 første ledd jf. 4-4 andre ledd. I følge barnevernlvens frarbeider skal terskelen fr å igangsette undersøkelse være lav, g barneverntjenesten har både rett g plikt til å freta undersøkelse selv m det ikke freligger indikasjner på msrgssvikt eller mishandling, se Ot.prp. nr. 44, side 29. Hensikten bak regelen er at mer alvrlige prblemer kan frebygges ved at undersøkelser gjennmføres g tiltak settes inn på et tidlig tidspunkt. Det kreves ingen sikker viten, men at meldingen har visse hldepunkter sm peker i retning av at det er grunnlag fr tiltak etter barnevernlven. Psykiske prblemer eller rusmisbruk, utrygge familiefrhld med stre knflikter, mangel på stimulering, sviktende ppfølging, mangel på kntakt, mangel på beskyttelse eller barnets/ungdmmens destruktive atferdsuttrykk er nen av mange stikkrd sm gir grunnlag fr bekymring fr et barn eller ungdms utvikling g sm utløser barneverntjenestens undersøkelsesplikt.

9 Utgangspunktet fr vurderingen skal alltid være barnets situasjn. Dette gjelder uavhengig av m årsaken til bekymringen er knyttet til frhldet mellm freldrene, hs en av freldrene eller hs barnet. I saker med indikasjner på at freldreknflikt i familien har en slik varighet g intensitet at den kan skade barnets helse g utvikling, skal meldingen undersøkes nærmere. Dette gjelder gså de saker der bekymringen mhandler msrgen hs samværsfreldre. Barneverntjenesten besitter en særskilt kmpetanse g fagkunnskap med hensyn til sårbare barn g unge. Videre har barneverntjenesten en særskilt myndighet. I undersøkelsesfasen kan barneverntjenesten bl.a. gjennmføre samtale med barnet g freta besøk i hjemmet uten freldrenes samtykke. Barneverntjenesten skal ikke verlate til andre instanser å undersøke meldinger. Barneverntjenesten skal legge avgjørende vekt på hva sm er til beste fr barnet selv m dette kan kmme i mtstrid med freldrenes interesser, jf. barneknvensjnen art 3 nr. 1 g barnevernlven 4-1. Barn har rett til at barneverntjenesten iverksetter undersøkelse dersm frhldene ligger slik an. Barneverntjenesten kan ikke la være å iverksette undersøkelse ut fra begrunnelsen m at andre hjelpeinstanser er inne i saken. Det er ikke meningen at barneverntjenesten skal verta andre etaters ansvar i saken, men barnets situasjn skal vurderes uavhengig av m andre instanser er inne i saken fra før. Offentlige myndigheters (g bestemte yrkesgruppers) meldeplikt/ pplysningsplikt til barneverntjenesten innebærer at melder har vurdert at det er grunn til å tr at barnet blir utsatt fr msrgssvikt, mishandling eller har vist vedvarende alvrlige atferdsvansker, jf. barnevernlven 6-4. Omsrgssvikten trenger ikke å være bekreftet. Det er lagt til barneverntjenesten å undersøke barnets msrgssituasjn g vurdere m det er grunnlag fr å iverksette tiltak i henhld til barnevernlven kapittel 4. Barneverntjenesten skal ta hensyn til at terskelen fr de ffentlige instansers plikt til å gi pplysninger til barneverntjenesten etter 6-4 ligger vesentlig høyere enn barneverntjenestens terskel fr å iverksette undersøkelse etter barnevernlven 4-3. Meldingers innhld kan være uklare, kan synes å ligge utenfr barnevernlvens bestemmelser eller innehlde fr få pplysninger til at meldingen kan knkluderes. Frsvarlig praksis vil da være at melder kntaktes fr mer infrmasjn. Utgangspunktet er at det kun er melder sm kan kntaktes der meldingen er uklar. Avgjørelsen m ikke å undersøke en melding, skal baseres på en frsvarlig sakspplysning. En henleggelse innebærer at barneverntjenesten har vurdert meldingen sm åpenbar sjikane, feilsendt eller grunnløs. En henleggelse vil med andre rd innebære, at barneverntjenesten ikke har funnet grunn til å undersøke bekymringen ytterligere. Vurderer barneverntjenesten at frhldene bør kartlegges eller undersøkes nærmere, har barneverntjenesten både rett g plikt til å freta undersøkelse, jf. barnevernlven 4-3.

10 Kmmunen skal innrette virksmheten g gi rammebetingelser sm sikrer frsvarlige tjenester til kmmunens innbyggere. De ansatte skal ha kunnskap m hvilke frhld sm gir grunn til å anta at det er behv fr å sette inn tiltak etter barnevernlven g når en melding skal følges pp med undersøkelse. Ledelsen skal følge med på at dette skjer. Kmmunens ledelse må freta en løpende vurdering av svikt g muligheten fr svikt under alle trinn av saksbehandlingsprsessen. Se barnevernlven 2-1 første g annet ledd, samt internkntrllfrskriften 4. Avviket bygger på følgende bservasjner: Barneverntjenesten har fr høy terskel fr iverksettelse av undersøkelse. Fylkesmannen innhentet 48 henlagte meldinger i frbindelse med tilsynet. Etter dkumentgjennmgangen vurderer Fylkesmannen at 18 av de 48 henlagte meldingene burde vært avklart med melder g/eller undersøkt i henhld til barnevernlven 4-2 jf. 4-3. I en str del av de vennevnte meldingene, finner Fylkesmannen at det er rimelig grunn til å anta at det freligger frhld sm kan gi grunnlag fr tiltak etter barnevernlvens kapittel 4. Andre gir få pplysninger eller fremstår sm så uklare, at barneverntjenesten skulle ha undersøkt meldingen eller kntaktet melder fr utdyping g avklaring. Dkumentgjennmgangen viste at melder ble kntaktet fr avklaring i 5 av 78 bekymringsmeldinger. Barneverntjenesten tar ikke tilstrekkelig hensyn til at terskelen fr de ffentlige instansers (g bestemte yrkesgruppers) meldeplikt/ pplysningsplikt til barneverntjenesten etter barnevernlven 6-4 annet g tredje ledd ligger vesentlig høyere enn barneverntjenestens terskel fr å iverksette undersøkelse etter barnevernlven 4-3. Alle meldingene sm Fylkesmannen vurderer burde vært avklart g/eller undersøkt, var meldt av melder med melde-/pplysningsplikt. I en av bekymringsmeldingene går det tydelig fram at meldingen ble sendt etter ppfrdring fra en annen ansatt i Barne- g familietjenesten. Barneverntjenesten vurderer meldinger ut fra en fr avgrenset frståelse av undersøkelsesplikten. Tilsynet avdekket at barneverntjenesten ikke undersøker alle meldinger sm mhandler barnets alvrlige atferdsuttrykk eller barn sm av andre grunner kan ha behv fr hjelpetiltak. Dkumentgjennmgangen g intervju viste at det er en felles frståelse av at det er bekymring fr freldres msrgsutøvelse g msrgssituasjnen i hjemmet sm utløser plikten til å undersøke. Nen av de vennevnte meldingene ble henlagt med bakgrunn i at melder ikke hadde beskrevet msrgssituasjnen til barnet. I disse tilfellene ble ikke melder kntaktet fr utdyping eller avklaring før henleggelse.

11 Barneverntjenesten undersøker ikke alle bekymringsmeldinger sm mhandler freldreknflikt med risik fr barnets helse g utvikling. Meldinger henlegges med råd m å kntakte andre instanser sm blant annet Familievernkntret. Omtrent halvparten av de meldingene sm Fylkesmannen vurderer burde vært avklart g/eller undersøkt, ble henlagt med begrunnelse at andre instanser var inne i saken. I nen av disse ble det vist til at melder selv burde følge pp (NAV). Barneverntjenesten henlegger meldinger fra ffentlig melder, g anmder samtidig Familietiltak m å ta kntakt med familien med tanke på hjelp g støtte. Flere av de meldingene sm Fylkesmannen vurderer burde vært avklart g/eller undersøkt, er henlagt av barneverntjenesten g verlatt til Familietiltak fr kartlegging g/eller ppfølging. Barneverntjenestens praksis med å drøfte mttatte bekymringsmeldinger i tverrfaglig mttaksteam med blant annet Familietiltak vil være en del av en undersøkelse, jf. barnevernlven 4-3. Familietiltak undersøker ikke barnets msrgssituasjn, men avklarer, i dialg med freldrene, hva de har behv fr. Avvik 2 Trndheim kmmune Barne- g familietjenesten Østbyen sikrer ikke at det alltid gis tilbakemelding til ffentlig melder eller til persner med yrkesmessig taushetsplikt i etterkant av avsluttet undersøkelse. Dette er avvik fra: Barnevernlven 6-7 a, tredje g fjerde ledd, jf. barnevernlven 1-4 g 2-1, første g annet ledd. Regelverksfrståelse: Barneverntjenesten skal gi tilbakemelding til alle sm har meldt bekymring etter at meldingen er mttatt jf. barnevernlven 6-7 a. Bestemmelsen km inn i 2009. Departementet la den gang vekt på at dersm melder ikke får tilbakemelding, kan dette bidra til å svekke tilliten til barneverntjenesten. Der meldingen kmmer fra ffentlig melder eller persner med yrkesmessig taushetsplikt skal det gis ny tilbakemelding når undersøkelsen er gjennmført, jf. barnevernlven 6-7 a, tredje ledd. Når barneverntjenesten iverksetter eller har iverksatt tiltak kan barneverntjenesten gi de pplysninger sm det er nødvendig at melder får kjennskap til av hensyn til videre ppfølging av barnet jf. 6-7 a fjerde ledd. Dette fr å bidra til at barnet får et gdt g helhetlig tjenestetilbud.

12 Ansatte må vite hvrdan g hvilke krav sm stilles til innhld, g ledelsen må følge med på at kravene i 6-7 a blir fulgt g sette inn tiltak der det ppdages feil så feil ikke gjentas. Kmmunens ledelse må freta en løpende vurdering av svikt g muligheten fr svikt under alle trinn av saksbehandlingsprsessen. Avviket bygger på følgende bservasjner: Dkumentgjennmgangen viste at tilbakemelding til melder etter undersøkelse manglet i 4 av 22 saker. I rutinen «Ordinær undersøkelse» vedrørende tilbakemelding til melder står det at ffentlig melder alltid skal gis tilbakemelding på m saken henlegges eller ikke. I tillegg tydeliggjøres det at skle g barnehage alltid skal ha infrmasjn m status i saken dersm freldrene samtykker. Fylkesmannen fant ingen dkumentasjn på slik infrmasjnsutveksling. I brevmal fr tilbakemelding til melder etter gjennmført undersøkelse fremgår det at melder skal rienteres m undersøkelsen er henlagt eller m det er iverksatt hjelpetiltak. Det fremgår ikke av malen at barneverntjenesten skal vurdere m melder skal rienteres m hvilke tiltak sm eventuelt er iverksatt. Tilsynet avdekket at barneverntjenesten ikke pplyser melder m hvilke tiltak sm er iverksatt etter undersøkelsen. Fylkesmannen ønsker å kmmentere følgende i tillegg: I periden 01.07.15 31.03.16 mttk barneverntjenesten i Østbyen bydel ttalt 261 meldinger. Ingen av disse var meldt av ansatte sm jbber etter barnevernlven i Familietiltak. Det fremkm gjennm tilsynet at ansatte i Familietiltak i første mgang veileder andre instanser sm er inne i saken m å melde bekymring til barneverntjenesten. Opplysningsplikten er et selvstendig g persnlig ansvar g innebærer at vurderingen av m melding skal sendes, ikke kan verlates til andre tjenester eller andre kllegaer. Det at flere har meldt bekymring fr et barn, har betydning fr barneverntjenestens vurdering av m ny melding skal undersøkes eller henlegges. Det fremgår av «Kvalitetsmelding Barne- g familietjenesten 2015» at saker skal frsøkes løst i Fagteam uten at det pprettes enkeltsak hs barneverntjenesten. Fagteam er fte første instans fr drøfting av skle g barnehagens bekymring (så fremt det ikke freligger en akuttsituasjn).

13 Fylkesmannen er bekymret fr at kmmunens føring fr fagteam kan bidra til at bekymringsfulle frhld ikke blir meldt g behandlet tidlig nk av barneverntjenesten. I brev av 17.12.14 har Justis- g beredskapsdepartementet, Helse- g msrgsdepartementet, Kunnskapsdepartementet g BLD uttalt at når vilkårene fr pplysningsplikt er ppfylt skal melding umiddelbart sendes til den kmmunale barneverntjenesten. Den enkelte kan ikke selv velge mellm å gi pplysninger eller ikke dersm vilkårene fr pplysningsplikt er ppfylt. Plikten til å gi pplysninger faller heller ikke brt selv m vedkmmende på egenhånd frsøker å avhjelpe situasjnen. Med andre rd finnes det ingen andre handlingsalternativer sm kan benyttes i stedet, men pplysningsplikten er ikke til hinder fr andre supplerende tiltak. Tilsynet avdekket at bekymringsmeldinger fra Barnevernvakta ble registrert i det den ble mttatt skriftlig, med unntak av i akuttsaker. Dette ble registrert i 9 innsendte saker. I èn av disse sakene gikk det 24 dager fra henvendelse til barnevernvakta til barneverntjenestens knklusjn av melding. I denne mellmperiden jbbet barnevernvakta i enkeltsaken. Har kmmunen rganisert Barnevernvakta sm en del av barneverntjenestens egen akuttberedskap utenfr kntrtid, løper fristen i barnevernlven 4-2 fra det tidspunkt Barnevernvakta mttar meldingen, jf. brev fra BLD 05.11.96, ref. 96/01540. 6. Vurdering av kmmunens styringssystem Frskrift m internkntrll fr kmmunens ppgaver etter barnevernlven (internkntrllfrskriften) pålegger kmmunen å sikre g dkumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. barnevernlven 2-1, 2. ledd. Internkntrllfrskriften innehlder spesifikke krav til styring g ledelse. En viktig del av kmmunens styringssystem er det elektrniske styringskrtet fr hver enkelt bydel. Styringskrtet innehlder blant annet en versikt ver styringsdialg, styringsdata g andre relevante mråder sm fr eksempel resultatet fra siste medarbeiderundersøkelse. Styringskrtet brukes aktivt i dialgen g rapprtering mellm enhetsleder g rådmannsnivå. Trndheim kmmune har utarbeidet et elektrnisk kvalitetssystem; Kvaliteket. Kvaliteket er tilgjengelig g skal benyttes av alle ansatte i BFT. Kvaliteket innehlder skriftlige rutiner g prsedyrer innenfr alle mråder i Barne- g Familietjenesten, inkludert barnevernsfeltet, samt samhandling mellm fagmrådene i mttaksfasen. Det freligger en egen prsedyre fr mttak av bekymringsmeldinger, samt fr gjennmføring av undersøkelse. Det er utarbeidet en egen prsedyre fr internkntrll av kvalitetssystemet (Kvaliteket) fr å sikre at prsesser g prsedyrer er tilfredsstillende, samt at kvalitetssystemet til enhver tid er ppdatert. Dersm en prsedyre eller prsess har feil eller mangler, skal dette meldes til enhetsleder g prsesseier.

14 Prsedyren skal da rettes pp umiddelbart. Hele kvalitetssystemet gjennmgås en gang per år av enhetsleder g prsessansvarlig. Det er Fylkesmannens inntrykk at Kvaliteket brukes aktivt av de ansatte. Enhetsledere i Barne- g familietjenesten møtes til ukentlige møter g det er etablert fagledernettverk på tvers av bydelene sm møtes regelmessig. Representanter fra rådmannsnivået deltar tidvis gså i fagledernettverket. Hvert andre år legger rådmannen frem «Kvalitetsmelding Barne- g familietjenesten». Frmålet med kvalitetsmeldingen er å sikre en jevnlig vurdering av kvaliteten på kmmunens egen praksis. Kvalitetsmeldingen er gså en rapprtering m status til bystyret. Kvalitetsmeldingen ble sist lagt frem i 2015. Barne- g familietjenesten har, sammen med barnehage g skle, priritert fire felles mål fr periden 2015 2018 g det er utarbeidet indikatrer fr å sikre at Barne- g familietjenesten iverksetter nødvendige tiltak. Disse evalueres hvert år. Barneverntjenesten på Østbyen bydel har ukentlige barnevernsmøter, der det annenhver uke settes av tid til å gjennmgå blant annet endringer i lvverk (utvidet barnevernteam). Det er utarbeidet årshjul fr barneverntjenesten der det fremkmmer hvilke pplæringsmråder tjenesten skal priritere 2016. Fagleder deltar på bydelens ukentlig mttaksteam, samt Barne- g familietjenestens tverrfaglig mttaksteam på bydel. Barneverntjenesten har utarbeidet et eget hefte fr nyansatte med infrmasjn, rutiner g sjekklister. Dette benyttes aktivt ved nyansettelser. Rapprteringstall fra 2. halvår 2015 viser str variasjn i andel meldinger sm henlegges uten undersøkelse, fra 12,2 % (Heimdal) til 39,8 % (Østbyen). Dette kan være en indikasjn på at bydelene har frskjellig terskel fr å sette i gang barnevernsundersøkelse. Det er en viktig målsetting fr barnevernet at barn har lik tilgang til barneverntjenester uansett hvr i landet, g enda mer hvr i kmmunen, de br. Ovennevnte tall kan bety at denne målsettingen ikke er nådd i Trndheim kmmune. Trndheim kmmune har ansvar fr å innrette virksmheten g gi rammebetingelser sm sikrer frsvarlige tjenester til kmmunens innbyggere. De ansatte skal ha kunnskap m hvilke frhld sm gir grunn til å anta at det er behv fr å sette inn tiltak etter barnevernlven g når en melding skal følges pp med undersøkelse. Ledelsen skal følge med på at dette skjer. Kmmunens ledelse må freta en løpende vurdering av svikt g muligheten fr svikt under alle trinn av saksbehandlingsprsessen, jf. barnevernlven 2-1 første g annet ledd, samt internkntrllfrskriften 4. Frmålet med systemrevisjnen er å vurdere m Trndheim kmmune ivaretar ulike krav i lvgivningen gjennm sin internkntrll. Revisjnen har mfattet undersøkelser m hvilke tiltak kmmunen har fr å avdekke, rette pp g frebygge vertredelse av lvkrav innenfr tilsynstemaet, at tiltakene følges pp

15 i praksis g m nødvendig krrigeres, samt m tiltakene er tilstrekkelige fr å sikre at lvgivningen verhldes. Tilsynet avdekket at Trndheim kmmune ved Barne- g familietjenesten Østbyen, ikke alltid følger egen rutine m tilbakemelding til melder i etterkant av avsluttet undersøkelse. Dette viser at internkntrllplikten ikke er ivaretatt fullt ut. Når Fylkesmannen har avdekket at Trndheim kmmune ved Barne- g familietjenesten Østbyen henlegger bekymringsmeldinger sm skulle vært undersøkt av barneverntjenesten, er gså dette tegn på svikt i kmmunens internkntrllsystem. Ansatte g ledere i kmmunen fremstår her å være mfrent m den praksis sm gjennmføres per i dag. Trndheim kmmune sikrer dermed ikke systematisk evaluering av egen praksis pp i mt kravene i barnevernlven. Dette kan resultere i at barn ikke får den hjelpen de har behv fr til riktig tid. 7. Regelverk FNs knvensjn av 20.nvember 1989 m barnets rettigheter Lv av 17. juli 1992 nr. 100 m barneverntjenester Lv av 10. februar 1967 m behandlingsmåten i frvaltningssaker Frskrift av 14. desember 2005 m internkntrll fr kmmunens ppgaver etter barnevernlven 8. Dkumentunderlag Virksmhetens egen dkumentasjn knyttet til den daglige drift g andre frhld av betydning sm ble versendt under frberedelsen av revisjnen: Kpi av 78 meldinger (01.07.15 31.03.16) med tilhørende dkumenter, hvrav 48 henlagte meldinger g 30 meldinger sm gikk til undersøkelse. Oversikt ver aktive vedtak g iverksatte tiltak på meldingstidspunktet i 10 enkeltsaker. Styringskrtet fr Barne- g familietjenesten Østbyen Organisasjnskart Barne- g familietjenesten g Barneverntjenesten i Barne- g familietjenesten Delegeringsreglement etter enheter Sjekkliste Internkntrll 2015 Generell del Internkntrll av kvalitetssystemet

16 Prsedyrer: - «Mttak barnevern» (kvalitetssystemet) «Ordinær undersøkelse fra frdeling til knklusjn» «Rutine fr mttak av henvendelser til BFT» «Oppfølging av frebyggende barnevern på selektert nivå» «Barn 0-6 år sm lever med freldre med psykisk vansker/lidelser g/eller rus/vldsprblem» «Samhandling mellm BFT Barnevernadministrasjnen g BFT Familietiltak» Beskrivelse av fagteam Brevmaler: Samtykkeerklæring fr Barne- g familietjenesten i Trndheim kmmune til samhandling g infrmasjnsutveksling Oversikt ver ansatte i Mttak, Barnevernadministrasjnen g Familietiltak Oversikt ver meldere til Barne- g familietjenesten 2015 Dkumentasjn sm ble gjennmgått under revisjnsbesøket: Årshjul 2016 Barnevernadministrasjnen Plan fr KReM-pplæring, barnesamtale, samt pplæring av freldreintervju. Intrduksjnshefte fr nyansatte ved Barne- g familietjenesten Østbyen Ansatte i Barne- g familietjenesten Østbyen, sm har arbeid/ansvar i frhld til barnevernlven. Pririteringsnøkkel mttak barnevern. Krrespndanse mellm virksmheten g Fylkesmannen: Varselbrev, samt innkalling til frmøte i brev av 11.03.16. Dkumenter fra kmmunen levert 28.04.16. Ettersendelse av dkumentasjn g infrmasjn i e-pst av 04.03.16, 08.03.16, 08.04.16, 02.05.16. 08.05.16, 11.05.16, 13.05.16, 19.05.16, 17.06.16 g 02.09.16. Dkumentasjn sm er tilgjengelig via kmmunens hjemmeside: Kvalitetsmelding Barne- g familietjenesten 2015 Aktivitetsrapprt barnevern 1. halvår 2016, av 02.09.16

17 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en versikt ver deltakerne på åpningsmøte g sluttmøte, g ver hvilke persner sm ble intervjuet. Navn Funksjn / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Lars Mstad Rådmannens fagstab Mette H. Berntsen Rådmannens fagstab Nina E. Skånøy Amanda Øyn barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen Astrid Langset Fagleder, Familietiltak Inger Marie Wilmann Rger Rehaug Elin Gartland Kristin Hunstad Trine Pettersen Maija Arvla Mnica Iren Hansen Kari Rydjrd Mna Øyn Anne J. Andersen Tne Uglem barnevernadministrasjnen (mttak) barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen (mttak) Fagkrdinatr/saksbehandler, barnevernadministrasjnen Fagleder, barnevernadministrasjnen (barnevernteam) barnevernadministrasjnen Fagkrdinatr/saksbehandler, barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen barnevernadministrasjnen x x Mari-Ann Krssjøen Enhetsleder Mnika Sem Mstad Fagleder, barnevernadministrasjnen (mttak) Mnica P. Åsheim Ansatt, Familietiltak Lene Stellander Larsen Ansatt, Familietiltak Unn Randi Erlien Fagleder Birgit Arntsøy Fagleder, Habilitering/helse g msrg Ingunn Sylte Klset Fagleder, jrdmr Fra tilsynsmyndighetene deltk: Oda Reinfjrd, Trbjørn Løvaas g Marita Ugseth.

18 Utdanningsdirektør Lasse Arntsen g senirrådgiver Berit Hågensen deltk på sluttmøtet. I tillegg deltk følgende fra øvrige bydeler på sluttmøtet: Barne- g familietjenesten Midtbyen: Enhetsleder Inger Lisbet Hegland, fagleder Elisabeth Eggen Slem g fagleder Anniken L. Gjøstøl. Barne- g familietjenesten Lerkendal: Enhetsleder Cecilie Bakke g fagleder Merete Bergstrøm. Fra Barne- g familietjenesten Heimdal: Enhetsleder Hilde Maaø Olsen, fagleder Mna Andersen g fagleder Helen Svea Olsen. Bymfattende: Jurist Yngvild Svarva Nielsen