Rapport frå tilsyn med Bergen kommune, Bergenhus bydel 2015

Transkript

1 Sakshandsamar, innvalstelefn Vibeke Herskedal, Vår dat Dykkar dat Vår referanse 2015/4978 Dykkar referanse Rapprt frå tilsyn med Bergen kmmune, Bergenhus bydel 2015 Adressa til verksemda: Bergen kmmune Pstbks BERGEN Tidsrm fr tilsynet: 1. g 3. desember 2015 Kntaktpersn i verksemda: Anne-Lise Hrnæs, etatsjef Samandrag Fylkesmannen i Hrdaland gjennmførte tilsyn med barnevern-, helsestasjns- g skulehelsetenesta g psykisk helse barn g unge 1.g 3. desember Vi undersøkte m Bergen kmmune, Bergenhus bydel ved systematisk styring g leiing har lagt til rette fr g følgjer med på at helsestasjns- g skulehelsetenesta ppfyller pplysningsplikt til barnevernet meldingar til blir handtert frsvarleg ppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar barnevern-, helsestasjns- g skulehelsetenesta tilbyr g brukar individuell plan når barn g unge treng langvarige g krdinerte tenester Vår vurdering av kmmunen si styring (internkntrll) med tenestene går fram av kapittel 6. Ved tilsynet blei det avdekt eitt avvik: Bergen kmmune ved Bergenhus barnevernsteneste ppfyller ikkje alltid plikta til å gi tilbakemelding til ffentleg meldar. Vibeke Herskedal Revisjnsleiar Anne Grete Rbøle Revisr Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefn: Telefaks: Pstbks 7310, 5020 Bergen Telefaks: Org.nr: E-pst: pstmttak@fmh.n Internett:

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda Gjennmføring Kva tilsynet mfatta Funn Vurdering av styringssystemet Regelverk Dkumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

3 1. Innleiing Fylkesmannen i Hrdaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- g helse- g msrgstenester etter lv m barnevernstenester 2-3 tredje ledd, jamfør 2-3b g lv m statlig tilsyn med helse- g msrgstenesta 2. Rapprten er utarbeidd etter tilsyn med Bergen kmmune 1. g 3. desember Tilsynet er ein del av det landsmfattande tilsynet med barnevernstenester g den planlagde tilsynsverksemda hs Fylkesmannen i Hrdaland dette året. Frmålet med tilsynet er å vurdere m kmmunen ved si styring (internkntrll) sikrar at krav i lvgjevinga blir etterlevde. Tilsynet mfatta å undersøkje kva tiltak verksemda har fr å avdekkje, rette pp g førebyggje brt på lvgivinga innanfr dei tema tilsynet mfattar tiltaka blir følgde pp i praksis g m nødvendig krrigerte tiltaka er gde nk fr å sikre at lvgivinga blir følgd Tilsynet blei utført sm systemrevisjn. Ein systemrevisjn blir gjennmført ved å granske dkument, ved intervju g andre undersøkingar. Rapprten handlar m funn ved tilsynet g gir derfr inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kmmunen har gjrt innanfr dei mråda sm tilsynet mfatta. Avvik dreier seg m at krav sm er gitt i eller i tråd med lv eller frskrift, ikkje er ppfylte. 2. Omtale av verksemda Tilsynet mfatta tenester sm er rganisert i Byrådsavdeling fr helse- g msrg. Etatsjef i Etat fr barn g familie rapprterer til kmmunaldirektør g er næraste verrdna fr einingsleiarane fr barnevernstenester, helsestasjn- g skulehelsetenester, Barnevernvakten, Utekntakten g psykisk helseteneste fr barn g unge. Barnevern- g helsestasjns g skulehelseteneste er rganisert med einingar i kvar bydel. Barnevernsvakten g Utekntakten er bymfattande tenester. Barnevernstenesta i Bergenhus har seks avdelingar, Arbeidet med mttak g ppfølging av meldingar er lagt til leiar g avdeling UTE 1 g 2, med til saman 12 kntaktpersnar (sakshandsamarar) g t avdelingsleiarar. Etatsjef g einingsleiarne har regelmessige møte. I løpet av året er det g faste tidspunkt fr rapprtering på drift g resultat. Krdinerande eining fr habilitering g rehabilitering er lagt til dei tre frvaltningseiningane i Etat fr frvaltning. Frå g fram til har Bergenhus barnevernsteneste mtteke 260 bekymringsmeldingar. 3. Gjennmføring Tilsynet mfatta følgjande aktivitetar: Melding m tilsyn blei sendt 24. august Opningsmøte blei halde 1. desember 2015 Intervju: 15 persnar blei intervjua. Stikkprøver i 80 meldingar, sjå kapittel 8 fr infrmasjn m kva sm blei undersøkt. Sluttmøte blei halde 3.desember

4 Oversikt ver deltakarar ved tilsynet, dkument sm vi fekk frå Bergen kmmune før tilsynet g dkument sm blei gjennmgått under tilsynet, er gitt i kapittel Kva tilsynet mfatta Vi har undersøkt m kmmunen ved systematisk styring g leiing har lagt til rette fr, følgjer med på g m nødvendig gjennmfører endringar slik at helsestasjns- g skulehelsetenesta etterlever pplysningsplikta til barnevernet meldingar til barneverntenesta blir handtert frsvarleg barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar barnevern-, helsestasjns- g skulehelsetenesta tilbyr g brukar individuell plan når barn g unge treng langvarige g krdinerte tenester 5. Funn Avvik 1: Bergenhus barnevernsteneste ppfyller ikkje alltid plikta til å gi tilbakemelding til ffentleg meldar. Avvik frå: Frskrift m internkntrll fr kmmunens ppgåver etter lv m barnevernstenester 4, g g h, jf. lv m barnevernstenester 2-1g 6-7a. Avviket byggjer på følgjande: Intern rutine fr datert m handtering av meldingar g vidare ppfølging er kjent, men ikkje alltid følgd: Ved stikkprøver i 40 mttekne meldingar til i periden frå til sm var gått til undersøking, var det ikkje gitt skriftleg tilbakemelding innan tre veker m at melding var mtteke i 18 av 40 saker. Ved stikkprøver i 28 saker der undersøkinga var avslutta, var det ikkje gitt tilbakemelding i 18 av 28 saker. Tilbakemelding i 1 sak var gitt 5 månader etter avslutta undersøking. Ved gjennmgang av alle meldingar frå skulehelsetenesta- g helsestasjn , til saman 16 meldingar, var det ikkje gitt tilbakemelding på mttatt melding i 5 av 16 saker. I 11 av 16 saker hadde meldar ikkje fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. I 3 av sakene fekk meldar tilbakemelding etter 5-6 veker. Ved stikkprøve i 19 meldingar sm er lagt brt, var det 5 saker der meldar ikkje hadde fått tilbakemelding. Det går ikkje fram av den skriftlege rutinen, g det var ulike ppfatningar av m g kven sm skal gi tilbakemelding til meldar når det kjem inn ny melding i pågåande undersøkingar. Det same gjeld etter at undersøkinga er avslutta. Det blei gitt uttrykk fr at samtykke frå freldra er nødvendig fr å gje tilbakemelding til meldar m kva tiltak sm er set i verk, sjølvnår barneverntesta har vurdert at dette kan vera nødvendig fr at meldar skal kunne utføre sine plikter verfr barnet. Risiken fr svikt i tilbakemeldinga til ffentleg meldar er kjent av tilsette g frmidla til nærmaste verrdna, utan at det er vurdert g sett i verk relevante krrigerande tiltak. Tilhøve sm er mtalt ver er ikkje fanga pp ved leiinga sin gjennmgang av m praksis er i samsvar med krav i barnevernlva. 4

5 Kmmentar: Ved lvendring i 2009 km føresegna m tilbakemelding til meldar i barnevernslva 6-7a. Hvudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan 3 veker m at melding er mtteken. Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding m det er sett i verk undersøking. Dersm det er pna undersøking skal gi ny tilbakemelding til ffentleg meldar g at undersøking er gjennmført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan 3 veker etter at undersøkinga er gjennmført g skal innehalde pplysningar m saka er lagt brt, eller m saka blir følgd vidare. Når skal setje i verk eller har sett i verk tiltak sm er det er nødvendig at ffentleg meldar får kjennskap til av msyn til si vidare ppfølging, kan gi meldar tilbakemelding m tiltaka. Barnevernstenesta skal gså gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert sm tilleggspplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imt tiltak. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Styring med tenestene (internkntrll) føreset at leiarar følgjer med på eige verksemd g set i verk førebyggjande g krrigerande tiltak når dette er nødvendig. Kmmunen g leiarar har ansvaret fr rammer g rganisatriske løysingar sm gjer det mgleg å ppfylle krav i barnevern- g helse- g msrgslvgjevinga. Styringsline g frdeling av mynde g ppgåver sm ligg til etatsjef g einingsleiarar er avklart. Kmmunen har lagt til rette fr at tilsette i tenestene sm tilsynet mfatta, kan få relevant fagleg ppdatering g ha nødvendig kjennskap til styringssystemet. Opplysningsplikta til barnevernet er kjent. I høve til strleiken på bydelen g beflkinga, er det få meldingar frå helsestasjns- g skulehelsetenesta. Det blir ppretta ansvarsgrupper fr mange barn sm treng langvarige g krdinerte tenester. Infrmasjn ved tilsynet gir grunn til å tru at fleire barn har rett til å få individuell plan. I dei regelmessige møta i kvar teneste, møta mellm etatsjef g einingsleiarane g rapprtering på krav i styringskrt, kan risik fr svikt g sårbarheit i tenestene bli fanga pp. Svikt i styring sm avviket viser, jf. kapittel 5, gjeld ppfølging av m etablerte rutinar er kjende g følgde. 7. Regelverk Lv av 17. juli 1992 m barneverntjenester (barnevernlva) Lv av 30. mars 1984 nr. 15 m statlig tilsyn med helse- g msrgstjenesten Lv av 24. juni 2011 m kmmunale helse- g msrgstjenester Lv av 2. juli 1999 nr. 63 m pasient- g brukerrettigheter Lv av 2. juli 1999 nr. 64 m helsepersnell m.v. Lv av 10. februar 1967 m behandlingsmåten i frvaltningssaker Frskrift av 21. desember 2000 nr m pasientjurnal Frskrift av 20. desember 2002 nr m internkntrll i helse- g msrgstjenesten Frskrift av 14. desember 2005 nr. 1584m internkntrll fr kmmunens ppgaver etter lv m barnevernstjenesten Frskrift av 16. desember 2012 nr m habilitering g rehabilitering, individuell plan g krdinatr FNs knvensjn m barns rettigheter 5

6 8. Dkumentunderlag Opplysningar mttekne frå Bergen kmmune i samband med førebuing av tilsynet Virksmhetsplan 2015/2016 Organisasjnskart helse g msrg Organisering Etat fr barn g familie pr Organisering Etatens underliggende enheter Organisasjnskart Årstad barneverntjeneste Organisasjnskart Helsestasjn- g sklehelsetjeneste Bergenhus Organisasjnskart Frvaltningsenheten sne Nrd Delegasjnsskriv Bergenhus barneverntjeneste pr Liste ver tilsette Barnevernstjenesten Bergenhus Liste ver tilsette ved Helsestasjn- g sklehelsetjenesten Bergenhus Arbeidsbeskrivelse fr helsesøster i helsestasjn g sklehelsetjenesten i Bergenhus Arbeidsbeskrivelse fr krdinatr fr helsestasjnsvirksmheten i Bergenhus Arbeidsbeskrivelse fr psyklger- psykisk helse barn g unge Arbeidsbeskrivelse fr krdinatr i tjeneste fr psykisk helse barn g unge Arbeidsplan Sandviken helsestasjn Arbeidsplan Engen helsestasjn Rutine fr meldingsgjennmgang ved barnevernstjenesten Melding i inneværende sak skriv frå Fylkesmannen datert Utskrift fra Bergen kmmune sine nettsider Meld fra til barnevernet Rutine fr håndtering av meldinger g videre ppfølging Tilbakemelding til ffentlig melder Samarbeidsrutiner vld g vergrep Samarbeidsavtalen knsultasjnsteamet Samarbeidsmøte Bergenhus bydel/bup sentrum Samarbeidsavtale mellm barneverntenesta g tannhelsetenesta i Hrdaland Samarbeid fr medarbeidere i Bergenhus sm arbeider med barn g unge strsamling Lver g regelverk- arbeid på tvers av sektrane- barneverntjenesten g tannhelsetenesta Samarbeidsfrum g samarbeidsavtale fr pliti, skle, utekntakt g barnevern i Bergenhus Psykisk helse barn g unge tverrfaglig g krdinert arbeid Rutine familievld Bergen kmmune Rutine fr internkntrll barneverntjenesten Bergenhus Helsetean skler kntaktpersner Samarbeidrutiner fr knsultasjn med BUP Samarbeidsrutiner med intrduksjnssenteret fr invandrere g flyktninger Samarbeidsrutiner med Nygård skle Samarbeidsrutiner med kmmunepsyklgene fr flyktninger Rutine fr samarbeidsmøter med Hrdaland plitikammer/frebyggende avdeling Fremdriftsplam fr prsjektet samtaler med hjemmebende barn i kmplekse familier Bergenhus barneverntjenste g Høysklen i Bergen Rutine ppstartsmøte mellm barnevernstjenesten, helsestasjnstjenesten g fresatte etter bekymringsmelding Rutine fr pprettelse av ansvargrupper i hjelpetiltakssaker Fritak fra taushetsplikt Skjema fr individuell plan Rutine fr iverksettelse av ansvarsgruppe g individuell plan fr barn sm er under msrg Intrenkntrll fr barneverntjenesten i Bergenhus Intrenkntrll arbeid ntat fra arbeidsgruppe datert 12. September 2014 Utredning internkntrll arbeidsgruppens frslag til rganisering g kvalitetsarbeidet i BHO 6

7 Sjekkliste internkntrll sentralt utvalg Sjekkliste internkntrll etat Sjekkliste internkntrll lkal Liste ver antall barn g unge i ppfølgingsgruppe 3 g 4 - IP siste 5 år Årsrapprt Barneverntjenesten Bergenhus 2014 Kmpetanseplan 2015 Etat fr barn g familie Kmpetanse g pplæring Barneverntjenesten i Bergenhus 2015 Liste meldinger fra helsestasjnen 2014 Liste meldinger fra helsestasjnen 2015 Fagfullmakter lagt til etater g enheter under byrådsavdeling fr helse- g msrg gjeldene fra Organisering etat fr barn g familie, psykisk helse barn g unge Meldingar til barneverntenesta 1. januar 26. nvember 2015 Frå 1. januar 26. nvember 2015 mttk 260 meldingar, av dei er 28 lagt brt. Meldingane var gjennmgått innan ei veke. Stikkprøver 96 meldingar til barneverntenesta mttekne etter 1. januar 2015 Vi såg etter m meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, m avgjerd g vurdering av meldinga var dkumentert, m det var gitt tilbakemelding til meldar m mtteken melding g m det var gitt tilbakemelding til ffentleg meldar innan fastsett frist etter at undersøking var avslutta. Alle meldingane var vurdert innan fristen på ei veke. I 28 saker der meldinga blei lagt brt, var vurderingar sm låg til grunn fr avgjerda dkumentert. Det er gitt tilbakemelding til meldar m at meldinga var mtteken g lagt brt i 14 av 19 saker Tilbakemelding til ffentleg meldar innan tre veker m at meldinga var mtteken, med infrmasjn m at saka var gått til undersøking var gitt i 22 av 40 saker. I 10 av 28 saker var det gitt tilbakemelding til ffentleg meldar etter at undersøking var avslutta. Tilbakemelding i ei sak var gitt 5 månader etter avslutta undersøking Helsestasjns- g skulehelsetenesta Vi såg etter m det var gitt tilbakemelding til meldar innan fristen etter at undersøking var avslutta. 16 saker frå helsestasjn- g skulehelsetenesta i tidsrmmet 1. januar nvember 2015 Det var gitt tilbakemelding m mtteken melding i 11 av 16 saker. I 5 av 16 saker hadde meldar fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. I 3 av sakene fekk meldar tilbakemelding først etter 5-6 veker Infrmasjn m kr mange barn med tiltak/ppfølging frå barneverntenesta sm har ansvarsgruppe Då tilsynet blei gjennmført hadde 95 barn med tiltak/ppfølging frå barneverntenesta ansvarsgruppe. Dette gjeld 36 barn sm er plasserte etter barnevernslva g 59 barn med hjelpetiltak frå barneverntenesta. Individuell plan Per var det 7 barn sm hadde individuell plan der barnevernet er ei av tenestene sm medverkar i gjennmføring av tiltak i planen.. 7

8 Krrespndanse mellm Bergen kmmune g Fylkesmannen i Hrdaland: E-pst med planlegging g avtaler knytt til gjennmføring av tilsynet, herunder prgram fr tilsynet 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei versikt ver deltakarane på pningsmøte g sluttmøte, g ver kva persnar sm blei intervjua. Namn Funksjn / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Anett Iren Vedvik Lars Håvik Linda Rlfsnes Kari Fnn Avdelingsleiar/stadfrtredar, Jrunn Friis Hrdvik Avdelingsleiar, Marte Jørs Einingsleiar helsestasjn g skulehelsetenesta Hilde Ttland Iversen Helsesøster, krdinatr Sandviken Ørjan Røthe Psyklg, Engen helsestasjn Bente Grindheim Synnøve Lien Charltte Jhannesen Erna K. Vedvik Tve Årevik Elisabeth Sætre Helsesøster, Sandviken helsestasjn Avdelingsleiar, psykisk helse fr barn g unge Krdinatr, psykisk helse fr barn g unge Avdelingsleiar, Anne-Lise Hrnæs Etatsjef fr barn g familie Svanhild Alvær Leiar, Jhan L. Olsen Rådgjevar, Byrådsavdeling fr helse- g msrg Frå Fylkesmannen deltk: Bente Cecilie Fss, rådgjevar Marianne Hammer, rådgjevar Vibeke Herskedal, senirrådgjevar Anne Grete Rbøle, seksjnsleiar 8