Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

Transkript

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med Familiekontoret i Nordfjord Adressa til verksemda: Lotevegen 23 Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Dagleg leiar Toril Taklo Samandrag Rapporten gjer greie for avvik og merknader som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande: Om familiekontoret tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Tema for tilsynet var journalføring og mekling. Tilsynet gjekk igjennom rutinar for oppretting av saker, oppbevaring og sletting av journal og protokoll. Vidare såg vi på om innhald og føring av journal og protokoll er i samsvar med krav i forskrift. Vi fann ingen avvik. Dato: 28. november 2013 Astrid Tveit Hanne Sæbø revisjonsleiar revisor

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet... 5

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter revisjon ved Familiekontoret i Nordfjord i perioden Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen dette året. Ifølgje retningslinjer frå Barne- og likestillingsdepartementet datert skal det gjennomførast tilsynsbesøk kvart tredje år, eventuelt oftare om vi meiner dette er nødvendig. Departementet tilrår at tilsynet vert gjennomført etter metode for systemrevisjon. Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med familievernkontora; jf. lov om familievernkontorer 3. Tilsyn. Fylkesmannen fører tilsyn med virksomheten ved familievernkontorene i fylket. Fylkesmannen har rett til innsyn i nødvendige opplysninger i forbindelse med utøvelsen av tilsynet. Formålet med revisjonen er å vurdere om familiekontoret tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav i lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial 2. Omtale av Familiekontoret i Nordfjord Familiekontoret i Nordfjord var tidlegare eigd av Bjørgvin Bispedømeråd. Kontoret vart frå ei eiga stifting med eige styre. Ansvaret for familievernet er lagt til den regionale Barne-, Ungdoms- og Familieetaten (Bufetat) Vest med regionskontor i Bergen. Familiekontoret i Nordfjord har driftsavtale med Bufetat region Vest. Kontoret har fire stillingar; tre fagstillingar inkludert dagleg leiar, og ei merkantil stilling. Kontoret dekkjer Nordfjordregionen som utgjer sju kommunar. I tillegg tek dei også imot nokre saker frå nabofylket Møre og Romsdal og andre distrikt. I årsmeldinga frå 2012 går det fram at talet på saker er rimeleg stabilt.

4 Alle dei tre tilsette i fagstillingar har per i dag godkjenning som meklar. Kontoret har ikkje ventetid, og dei prøver å ta imot klientar i krise som treng råd og rettleiing raskt. Kontoret ligg høgt på statistikken for saker per fagstilling per år og innfrir såleis kravet om måltal frå Bufetat region Vest. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut Oversikt over dokument vi fekk tilsendt i forkant av tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Vi fekk tilsendt dokumentasjon Opningsmøte blei halde Intervju Fire personar blei intervjua. Sluttmøte blei halde Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta journalføring etter lov om familievernkontorer 11, jf. forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontor m.v. Kontoret brukar både elektronisk journal (FADO) og papirbasert journal og protokoll. Journalsaker og meklingssaker er oppbevarte separat. Det går fram av journal kven som har ført journalnotat. Tilsynet gjekk igjennom rutinar for oppretting av saker, oppbevaring og sletting av journal og protokoll. Vidare såg vi på om innhald og føring av journal og protokoll er i samsvar med krav i forskrift. 5. Funn Vi fann ingen avvik. 6. Regelverk LOV nr 62: Lov om familievernkontorer FOR nr 1763: Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv. FOR nr 1478: Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven

5 7. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå familiekontoret som vart sendt til Fylkesmannen i samband med førebuing av tilsynet: Årsmelding 2012 Oversikt over tilsette per Handlingsplan for Bufetat, region Midt-Norge 2013 Disponeringsbrev 2013, Barne, - ungdoms- og familiedirektoratet Prosedyre for inntak for Familiekontoret i Nordfjord, 2006 Prosedyre ved mekling Melding til barneverntjenesten (prosedyre) Vedr. Opplysningsplikt/ opplysningsrett til barneverntenesta, Gloppen kommune 2006 Prosedyre ved potensielt farlege situasjonar ved kontoret og prosedyre ved truande eller valdeleg situasjon ved kontoret Prosedyre for låsing av kontoret Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket: Seks journalar Fire meklingssaker Skjema for inntak Huskeliste ved mekling (ny) Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Brev med varsel om tilsyn frå Fylkesmannen, Dokumentasjon frå Familiekontoret til Fylkesmannen, E-post med dagsorden for tilsynet frå Fylkesmannen, Deltakarar ved tilsynet Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Karen-Merete Bruland Psykologspesialist X X X Olav Eikenæs Familieterapeut X X X Ruth Svarstad Merkantil konsulent X X X Toril Taklo Dagleg leiar X X X

6 Frå Fylkesmannen deltok: Astrid Tveit, rådgjevar, revisjonsleiar Hanne Sæbø, seksjonsleiar, revisor