REFERAT KVARTERSTYREMØTE 32-07 09.10.2007, kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Stephanie Farstad REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Driftsbudsjett og investeringsbudsjett til GF Skriv fra økonomiansvarlig NG2: Status, dugnader og regnskap/evaluering Skriv fra posjektansvarlig og Tommy Helland Opussing av kjelleren i NG2 Skriv fra internansvarlig AV utstyr Muntlig orientering fra leder Nye folk til kvarterstyret Muntlig orientering fra leder
VEDTAKSSAKER 32-01 Godkjennelse av referat 32-02 Merkevarestrategi 32-03 Saker til GF 32-04 Vervekonkurranse 32-05 Representasjon OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER Vært litt handikappet grunnet mailproblemer Møte m/gustav(2 stk) Formøte med kontaktutvalg i forbindelse med kommune møte, som endelig er satt(for 3. gang). Rsmøte LedSem Møte med nye kvarter SKiBAS møte Arbeidet med kommunesøknad Møte med Christian og Gustav SKiBAS seminar 23.11 SKJENKEANSVARLIG Ledsem Snakket med Strag Vinkurs, for meg sjølv Tenkt litt på styremiddag Snakket med Hansa ang utvd av dagens sortement EKSAMEN INTERNANSVARLIG Kvartmøte Møte med Gustav Snakket med Rettsvesenet om diverse ting Holder på å revidere kvart rutiner Hatt ferie! EKSTERNANSVARLIG Tatt tak i Phono og bonger UKEN-møte LedSem Kultur.kom-møte Club - faktura - bonger o.l. Laget fullstendig oversikt over alle borger/kul.kom - skal utbedres i samarbeid med kulturstyret. Rombooking Skjenkestyret-fest
ØKONOMIANSVARLIG Kontorarbeid LedSem Skibasmøte Budsjettering UKEN-møte PR-ANSVARLIG xxx PROSJEKTANSVARLIG xxx ADM. LEDER Har jobbet med presentasjon av BMS til ledsem Har forsøkt å ta tak i vareflyt og ansvarsområder i forbindelse med RMS sammen med orgsek og Anders Sagevik Har innført prøveordning med nye suppleringsrutiner Har vært på SKIBAS-møte Må ta tak i varekontroll Må rapportere på unaturlig høyt vareforbruk Sier opp telefonlinjer vi ikke bruker, og overfører ansvar og faktura for dorgene sine telefoner direkte til dem. Flytter kulturstyret m/borger sine linjer til kulturstyret. Har blitt invitert til møte med Uken sammen med eksternansvarlig Har laget utkast til stillingsinstruks for logistikkansvarlig Snakket med RF om en savnet deponeringspose, viser seg at de har brukt feil blankett. RS V/AU RS-møte i går, var ikke vedtaksdyktige Lov.kom har møte på lørdag ang statuttforslag, og felles dorgerepresentant Rikke : 20 kr fra sosialpengene til sos.kom? Møte i morgen, John går innom. Rikke : RS ; PG vil ha fadder Iselin : Referat fra Kulturkomiteen. Iselin vil ha dette. Iselin : Nett i NG2? Vet ikke hvor lang tid det tar. Iselin : Nettsidene, kan vi skrive at mailsystemet har vært nede. FASTAD GLEM/DORG Glem - Mat på jobb? John ser på budsjettet. - Kraft vil ha hjelp av de som arrangerer clubkonsepter. Blir lange dager om de skal tilrettelegge alt selv. Ingrid tar dette videre. Dorg - Ekko, Uken og festspillende - Dorgekontrakter - Rydding 1b ØKONOMIRAPPORT Er ferdig, men er ikke med i DO. Kommer neste gang. DAK2 Har ikke fått tak i de man trenger å få tak i. Så ingen status foreligger.
INNBOKSEN Regnskap fra NG2 : Kommer neste gang, mangler en del ting. PG : Skjenkere og vakter til internfester, dette må sos.kom ordne selv. Rikke følger. AD Driftsbudsjett og investeringsbudsjett til GF Til grunn : Skriv fra økonomiansvarlig Vi tar driftsbudsjettet til orientering, og lager sak til neste gang. Ang skriv fra Pro.Kom : Virker lite gjennomtenkt med tanke på gjennoføringshastighet på tidligere budsjetter. I tillegg går mye direkte på vedlikehold som UIB skal ta. Iselin foreslå at vi setter en sum på huset slik at de kan søke om penger når de har ett prosjekt, slik som alle andre må gjøre. Om man skal bygge om ett rom er det ikke noe man tar fra driftsbudsjettet, men investeringsbudsjettet. Virker som om det er umulig å få folk til å skjønne at prosjektet først starter når plan foreligger, ikke når de ber om penger. Iselin foreslår at man tar vekk alt som ikke tilhører Pro.Kom for så å sende det tilbake til de, slik at de kan lage en fullstendig plan med hva de har tenkt å kjøpe inn og prisen på dette. Bruke sponsormidler til ombygging av rom? KvaSt pleier ikke å sende forslag til investeringsplanen. Er det mulig å sette ting på investeringsbudsjettet etter GF? Budsjettet vedtas før statuttendringer på GFen. Dette kan dog endres slik at man kan behandle saker hensiktsmessig. Må legges ved 2 budsjettforslag. Ett med våre nye forslag, og ett uten. Alle arbeidsgrupper er en egen budsjettenhet. I tillegg bør man jobbe med ett balanse- og likviditetsbudsjett slik at huset blir styrt forsvarlig. Dette må legges frem for GF. Tidsfrist er derfor neste mandag, som er siste frist for saker til høring. John oppfordrer oss alle til å se på vårt budsjett, og undergruppenes budsjett til neste møte slik at man ser om alt stemmer. NG2 : Status, dugnader og regnskap/evaluering Til grunn : Skriv fra Prosjektansvarlig og Tommy Helland Regnskap : Regnskap og evaluering er ikke levert il tidsfristen, så dette kommer neste gang. Status NG2 : Snekkere : Har ventet på materialer til handikap-toalettet. Detter er nå montert. Bad : Nedvask er gjort, men mosaikk er begynt å løsne fra gulvet på ene båsen. Rørleggere : Magnus skal ringe ang vask. Dører : Midlertidige dører er på plass. Snekkerne skal fikse skikkelig dører. Bakgård : Kvartene og orgsek har vært flinke, mangler bare litt på sykkelstativet. Kontoret : Ser bra ut Dør til kontoret : Dette må fikses snart Tørrlageret : Ser bra ut. Anders org.sek har kontroll. Kjøledisken : Alt er montert, men den kan ikke senkes ned pga ølrør og diverse ledninger. Hyller under baren : Vet ikke hvordan det ligger ann Hyller til vin : Magnus tror ikke dette er noen god ide, siden det er gipsvegger. Hva med hyller som kan stå på baren? Fiskesnor fra taket slik at de kan henge? Hansa? Magnus snakker med skjenkestyret og pro.kom ang alt som har med hyller å gjøre. Listing, beslag og rekkverk : Snakke med Anders org.sek om å sette stolpene opp igjen...vi trenger ett rekkverk. Lysreklame : Robin har tenkt å ta kontakt med elektrikerne våre. Gustav påpeker at Driften kan ta det.
Teppene : Robin har snakket med Tom ang dette. Dugnader: Skjenkestyret vil holde stengt søndag 14.10 og søndag 21.10 for å avholde dugnad og ting. Skal man holde stengt til kl 17 hver søndag? Vil medfører en kostnad på 700 kr for fjerning av tidspunkt på døren. Fotballkamper på søndager, ikke noe problem. Vi vil oppfordrer skjenkestyret til å sende inn vedtak ang dette. Kan bli problematisk i forhold til andre grupper. Rikke påpeker at det går ann for andre grupper å stenge av kjelleren for å holde ting selv om det er åpent en søndag. Rikke ringer skjenkestyret, og sender ut mail til alle lederne. Magnus følger opp prosjektet på søndag. Oppussing av kjelleren i NG2 Til grunn : Skriv fra Internansvarlig En annen farge enn grønn? Møbler fra bestemors står enten i Speilsalen eller Maos, og da får man ikke hentet de. Vinduer blir skiftet, huseier skifter disse. Vet ikke hvordan disse blir seende ut. Fukt på veggen på ene siden i Kjelleren, kjøpe inn fargede tepper istedenfor. Vise prosjektet til Skjenkestyret og Pro.kom for å høre om de har innspill. Rikke følger. AV utstyr Til grunn : Muntlig orientering fra leder Noen må ha ansvaret for dette : Iselin foreslår en gruppe under Kraft. Magnus er uenig, siden de akkurat har lagt ned DJ-gruppen. Kraft ga fra gruppen seg i 2002 fordi de ikke hadde kapasitet til å drifte den, siden ble den lagt under Info. Dette kan man fortsatt gjøre Vi leier utstyr hver gang vi trenger det på verftet. Må kunne gå ann å bruke våre egne. Bruke våre på verftet? Hvem har ansvaret nå? Opprette en AV etat? AV gruppe under en annen etat? Hva med Filmklubben? Finne noen som har lyst til å gjøre dette, kan ikke dytte dette på noen som ikke har lyst eller tid. Eget lite arbeidsutvalg opprettes innad i KvaSt, de skal sette seg ned å snakke om det. Ingrid følger. Nye folk til Kvarterstyret Til grunn : Muntlig orientering fra leder Saken utsettes til middagen vi skal ha etter møtet. VEDTAKSSAKER 32-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 31-07 Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 31-07 For : 6 Mot : 0 Avholdene : 0
32-02 MERKEVARESTRATEGI Til grunn: Skriv fra Thomas Evensen Kvarterstyret vedtar merkevarestrategi, vedlagt For 2 Mot 3 Avholdende 1 Ikke vedtatt 32-03 SAKER TIL GF Til grunn: Skriv fra leder, admn. Leder og internansvarlig Kvarterstyret vedtar å legge frem vedlagte saker for den 25. generalforsamling For 0 Mot 0 Avholdende 0 Vedtak utsettes til neste gang slik at skrivet kan revideres, og bli klar til høring. 32-04 VERVEKONKURRANSE Til grunn: Skriv fra RekkrutteringsKomiteen v/leder, Steinar Heldal Kvarterstyret vedtar å gi 19 middagsbonger i premie til vervekonkurranse i regi av Rekrutteringskomiteen. Middagsbongene har gyldighet høst 2007 og vår 2008. For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken utsettes. Rikke følger. 32-05 REPRESENTASJON Til grunn: Skriv fra Romvesenet v/leder, Berit Bye Kvarterstyret vedtar å dekke reisekostnader til Trondheim for leder av Romvesenet For 2 Mot 3 Avholdende 1 Ikke vedtatt OPPSUMMERING
AD sak : Pro.Kom kommunikasjon. Kommer i løpet av semesteret. AD sak : Kommersielle sponsore NG2 : Regnskap og evaluering, Iselin sørger for at dette er inne til tidsfristen. Ingrid : Send referat fra kulturstyrekomitee møter til Iselin.