Kan e-handel gi intern kontroll? Nettverksmøte NIRF den 23 mai 2012 Knut Øyvind Granli leder e-handel i Difi
Disposisjon Innledning Hva mener Difi med elektronisk handel? Situasjonsbeskrivelse offentlige anskaffelser En studie om årsaker til «innkjøp utenfor avtale» («maverick buying») Eksempler på god innkjøpspraksis Kort oppsummering
INNLEDENDE OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER OG E-HANDEL
Med elektronisk handel mener vi: Bruk av elektroniske verktøy til understøttelse av alle anskaffelsesprosesser fra behov til betaling Planlegging Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering Oppfølging Omfatter både den virksomhetsinterne arbeidsflyten og samhandlingen mellom kjøper og leverandør
Situasjon Offentlige Anskaffelser Bestilling til betaling Planlegging Konkurranse Oppfølging 400 Mrd. kr Det gode innkjøp Kvalitet, innovasjon, miljø Tid, kostnader Informasjon, kunnskap Styring og kontroll Elektronisk handel effektiv strategi for å oppnå Gode innkjøp
Innkjøpspraksis FRA (TRADISJONELL PRAKSIS) Administrativ, kortsiktig, ad hoc Avdelingsdrevet, lite helhetlig Ingen standard innkjøpspraksis Få strategiske leverandørrelasjoner Mange leverandører og høye transaksjonskostnader Fragmentert informasjonssystem og lav datakvalitet Ingen forbedringsmål og resultatmåling Lav status og on the job opplæring TIL Strategisk, langsiktig, kontinuitet Sentralt styrt, lokal/sentral utførelse Standardiserte innkjøpsprosesser Proaktiv utvikling av leverandørrelasjoner Konsentrerte leveranser og lave transaksjonskostnader Helhetlig informasjonssystem og real-time data oppdatering Klar og balansert resultatmåling og styring Naturlig karrieresteg og planmessig kompetanseutvikling
E-handel gir muligheter til å gi viktig informasjon til alle ansatte med innkjøpsansvar (på riktig tidspunkt i prosessen) til å styre innkjøpsatferd til å generere viktig styringsinformasjon om virksomhetens anskaffelser til å etterprøve anskaffelser som er gjort Direktoratet for forvaltning og IKT
Maverick buying = Kjøp utenfor innkjøpsavtaler EN INTERESSANT STUDIE OM «MAVERICK BUYING» Direktoratet for forvaltning og IKT
Studie «Maverick buying»
Studie «Maverick buying»
Studie «Maverick buying»
Studie «Maverick buying»
Studie om «kjøp utenfor avtaler» Manglende lojalitet til innkjøpsavtaler er vanlig hos organisasjoner som har sentralisert avtaleinngåelse for å oppnå kostnadsreduksjoner og / eller bedre betingelser. I gjennomsnitt mindre enn 50% lojalitet (Aberdeen 2009 Purchasing benchmark report) Mellom 20% - 80% lojalitet (Karjalainen, studie av den finske staten. IT-utstyr, kontorrekvisita, renholdstjenester, mobiltelefoner, trykkeritjenester, hotelltjenester)
Studie om «kjøp utenfor avtaler» Tre typer / årsaker til illojale innkjøp: 1. Ønske om å oppnå bedre betingelser 2. Ønske om å opprettholde relasjon til leverandør 3. Mangel på kunnskap om innkjøpsavtaler
Studie om «kjøp utenfor avtaler» Studien tok for seg ulike interne faktorer: 1. Faktorer relatert til individet (kjønn, alder, ansettelsesforhold, utdannelse) 2. Faktorer relatert til oppgaveutførelse (styring, standardisering av prosesser og prosedyrer, e-handel) 3. Faktorer relatert til organisering (kontroll, belønningsog sanksjonssystemer, kultur, spesialisering) 4. Faktorer relatert til innkjøpsfaglig støtte (Generell opplæring, praktiske kurs, informasjon)
Studie om «kjøp utenfor avtaler» Konklusjoner: 1. Å redusere graden av valgfrihet i oppgaveutførelsen synes å være det mest effektive tiltaket mot alle tre typer «illojalitet». D v s standardiserte, utvetydige prosesser og aller helst investering i systemer som ikke tillater avvik fra gitt leverandør, produkt og pris. 2. Opplæring og praktisk kursing virker positivt i f t to av de tre typene illojalitet og bør være en naturlig del av det strategiske innkjøpsarbeidet.
EKSEMPLER PÅ GOD PRAKSIS
Innkjøpsprosessen (overordnet)
Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 1: Heve kvalitet på prosessen, f eks: - full sporbarhet - obligatoriske aktiviteter og målrettet info. - styre bestilleradferd - godkjenning (av BDM) før bestilling - formalisere mottakskontroll
Eksempel: Støtte til prosedyrevalg
Eksempel: Aktivitetsliste
Eksempel: Info om innkjøpsavtale
Kun avtaleprodukter som vises for bestillerne
Sammenligning av produkter God kjøpsveiledning til bestillere. I motsetning til ordinær netthandel, forholder bestillerne seg til de produkter og betingelser som gjelder for sin organisasjon.
Eksempel: Info om merkeordninger Styring og måling av innkjøpsadferd mot miljøvennlige, etiske, økologiske produkter.
Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 2: Forenkle og automatisere prosesser, - elektronisk tilbudsinngivelse - delvis automatisere evaluering av tilbud - tilgjengeliggjøre nye avtaler - kontroll av faktura
Eksempel: Registrere mottak av leveranse Sammen med «godkjent bestilling», vil «bekreftet mottak av leveranse» gi grunnlag for å automatisere fakturabehandlingen.
Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 3: Bedre styringsinformasjon, f eks - forbruksstatistikk - leverandørstatistikk (servicegrad) - disposisjonsregnskap
KORT OPPSUMMERING
Hvorfor e-handel? 1. En forutsetning for gode off. anskaffelser 2. En god driver for forbedringsarbeid (opprydding og videreutvikling) 3. Hvorfor ikke? NB! Det er godt mulig å innføre elektroniske verktøy uten å oppnå de ønskede effekter. Fokusér på å oppnå gode prosesser!!!
4 grunnleggende spørsmål: 1. Har virksomheten dokumentert innkjøpsprosesser / rutiner for alle viktige innkjøpsaktiviteter? 2. Er de hensiktsmessige? 3. Praktiseres disse i hele organisasjonen? 4. Hvorfor ikke?
knut.granli@difi.no www.anskaffelser.no