Prosjektbeskrivelse for «Ringerike 2020»

» // PROSJEKTDOKUMENT Prosjektbeskrivelse for «Ringerike 2020» Et strategiutviklingsprosjekt for å skape økonomisk handlingsrom Godkjent av :

2 av 18 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 BAKGRUNN OG FORMÅL... 5 1.1 BAKGRUNN... 5 1.2 FORMÅL... 5 1.3 PROSJEKTEIER... 5 2 PROSJEKTETS OMFANG... 7 2.1 BESKRIVELSE AV PROSJEKTETS OMFANG... 7 2.2 RAMMEBETINGELSER... 8 2.3 GRENSESNITT... 8 2.4 AVGRENSNINGER... 10 3 MÅL OG RESULTATKRAV... 11 3.1 EFFEKTMÅL... 11 3.2 RESULTATMÅL... 11 4 PROSJEKTORGANISERING... 11 4.1 ROLLER OG ANSVAR... 11 4.2 BEMANNINGSPLAN... 12 5 PLANER... 13 5.1 DETALJERT PROSJEKTPLAN/AKSJONSPLAN... 13 5.2 HOVEDAKTIVITETER... 13 5.3 HOVEDMILEPÆLER OG LEVERANSER... 15 6 USIKKERHET... 16 7 BUDSJETT... 17 8 KVALITETSSIKRING... 17 9 NYTTEVURDERINGER... 17 10 KRITERIER FOR AVSLUTNING AV PROSJEKTET... 17 11 VEDLEGG - TRYKKET... 18 Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

3 av 18 DOKUMENTINFORMASJON Distribusjon Dokumentet distribueres til rådmannen, rådmannens ledergruppe og stab, hovedtillitsvalgte, folkevalgte organ. Endringslogg Versj. Dato Endringsbeskrivelse Produsent 01 17.10.2013 Første utkast til drøfting i ledergruppen Utarbeidet av Roger Mathisen og Elisabeth Djønne 02 23.10.2013 Bearbeidet etter formannskapets eldj tilbakemeldinger og spørsmål 03/04 24.10.2013 Bearbeidet etter innspill fra eldj rådmannen 05/06 15.11.2013 Bearbeidet etter innspill fra eldj formannskapet 12.11.2013 og rådmannen 07 18.11.2013 Risikoanalyse i arbeidsgruppen eldj <Oppdatering av dette dokument skjer fortløpende inntil dokumentet er endelig godkjent. Ved første gangs godkjenning av dokumentet opprettes en 100 versjon. Når dokumentet er godkjent, fjernes arbeidsversjoner fra endringshistorikken. Ved senere oppdateringer/endringer i dokumentet må gjeldende versjonshåndteringsrutine følges.> Godkjent av 07 Knut Helland Konst.rådmann rådmann 18.11.13 Referanser 1 Styringsdokumenter Handlingsprogram 2014-2017 2 Rapport fra Holte consulting og KPMG 3 Rapport fra Agenda Kaupang Utredning av Ringerike kommunes bygningsareal bevilg mer bruk smartere Hvordan kan arealer til heldøgns omsorg utnyttes mer effektivt enn i dag? 4 KS internettside KS (kommunesektorens organisasjon) om innovasjon. Kortfilm 22.10.2013 14.06.2013 08.12.2012 Vedlegg 1 Oversikt over plansystemet Folkehelsemeldingen 2012 21.02.2013-2030 2 Detaljert prosjektplan/aksjonsplan «Ringerike 2020» 18.11.2013 Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

4 av 18 Terminologi Begrep/forkortelse Handlingsprogram Prosjekt Innovasjon Forklaring Fire års plan for drift og utvikling av kommunen, inkludert årsbudsjett. En oppgave som har eget mål, lav frekvens, gitte tids- og ressursrammer og som er en del av en innovasjonsprosess, samt oftest knyttet til en økonomisk transaksjon. 1 Innebærer forandring eller utvikling. Krever evne til å tenke nytt eller sette sammen kjente elementer på nye måter. 2 Innovasjon er «en ny eller bedre løsning som er så god at folk vil ta den i bruk». KS er opptatt av at løsningen skal være både er ny, nyttig og nyttiggjort. Det nyskapte skal ikke bare være nyttig, men også være tatt i bruk. 3 1 Kolltveit, Lerheim og Reve 2009:12, Prosjekt-strategi, organisering, ledelse og gjennomføring. 2 Reve og Jakobsen 2000:69 3 Kommunenes Sentralforbund sin internettside Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

5 av 18 1 BAKGRUNN OG FORMÅL 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet er beskrevet i rådmannens forslag til Handlingsprogram 2014 2017 side 2 «Profil»: «Ringerike kommune har vært igjennom en omfattende omstilling de siste årene og alle sektorer melder fra om at det nå er lite å hente økonomisk med den strukturen, organisering og tjenesteomfang kommunen har i dag. I tillegg er skatteinngangen pr innbygger i Ringerike lavere enn gjennomsnittet for landet for øvrig. Skatteutjevningen håndterer ikke hele dette avviket slik at Ringerike kommune derfor må levere tjenester med lavere omfang og kostnader enn gjennomsnittskommunen. Det finnes ingen kortsiktige løsninger. Ringerike kommune må tenke langsiktig, og det er 2 hovedsatsningsområder: 1. Befolkningsvekst. Dette krever både samarbeid og tilrettelegging for attraktive boområder og næringsliv. Videre krever dette omdømmearbeid og samarbeid med lokalt kulturliv, frivillige lag- og organisasjoner og ikke minst høgskolen og dens studenter. Dagens studenter er framtidens ambassadører for Ringerike. 2. Strukturendring av Ringerike kommune. Dette omfatter arealbruk, hvilke tjenester som leveres hvor og hvordan kommunen er organisert. Herunder vurdering av scenarier knyttet til hvilke konsekvenser ønsket vekst og trasevalg for samferdselsløsninger (E16, Ringeriksbane) har for kommunens investeringer og investeringsbehov. Rådmannen etablerer derfor et utviklingsprosjekt som sammen med de ansattes organisasjoner skal sikre oppfølging av tiltak i vedtatt budsjett samt foreslå tiltak for å nå målsettingen om vekst og økonomisk handlingsrom.» 1.2 Formål Formålet med prosjektet er å oppfylle hovedmål og delmål 1 i Handlingsprogramperioden 2014-2017: Mål innen 2017 Delmål 2014 1. En økonomi i balanse og Ha gjennomført utviklingsprosjekt med nødvendige økonomisk handlefrihet. politiske vedtak og avklaringer slik at Ringerike Ut av ROBEK. kommune er tilrettelagt for målsettingen om fremtidig vekst og økonomisk handlingsrom Ha lagt til rette for at Ringerike kommune nedbetaler akkumulert underskudd i 2015 Utviklingsprosjektet skal «bygge» en ny kommune med de tjenester vi skal levere til en lavere kostnad enn dagens driftskostnader. Ordlyden i Delmål over oppdateres etter kommunestyrets vedtak 12.desember 2013 om budsjett 2014. 1.3 Prosjekteier Rådmannen. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

6 av 18 Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

7 av 18 2 PROSJEKTETS OMFANG 2.1 Beskrivelse av prosjektets omfang Prosjektet omfatter både samfunnsutvikling, tjenesteutvikling og organisasjonsutvikling. Alle muligheter belyses både på inntektssiden og utgiftssiden. Prosjektet kan sees som en innovasjonsprosess. 4 Innovasjon innebærer forandring eller utvikling. Det krever evnen til å tenke nytt, eller evnen til å sette sammen kjente elementer på nye måter. Omfang er beskrevet nærmere i rådmannens forslag til Handlingsprogram 2014 2017 side 5 Etablering av utviklingsprosjekt: «For å oppnå et økonomisk handlingsrom og å komme ut av ROBEK, er det som nevnt over nødvendig med ytterligere reduksjoner i driften. Slik reduksjon må gjennomføres slik at det legger grunnlaget for fremtidig vekst og utvikling samt at Ringerike kommune beholder kompetanse for å møte veksten. Rådmannen etablerer derfor et utviklingsprosjekt som sammen med de ansattes organisasjoner skal sikre oppfølging av tiltak i vedtatt budsjett samt foreslå tiltak for å nå målsettingen om vekst og økonomisk handlingsrom. Utviklingsprosjektet skal også sikre oppfølging av innsatsområdene fra det tverrpolitiske utvalget som i 2013 la frem sin anbefaling (nærvær, arealbruk og sammenligning av kostnad og kvalitet). Rådmannen vil i prosjektet også sette av egne ressurser(er) som kun har utviklingsprosjektet som oppgave. Følgende føringer legges til grunn for arbeidet: Vedlikehold prioriteres. Utforming av tjenestene skal baseres på forebyggende arbeid og folkehelse. Det skal legges til rette for rett grunnbemanning. Hva Ringerike kommune mener med rett grunnbemanning må defineres. I tillegg skal dette medføre økt nærvær og mindre bruk av overtid og vikarer. Arbeidsoppgaver utføres av medarbeidere med riktig kompetanse. Det skal legges til rette for økt nærvær. Akkumulert underskudd skal nedbetales i 2015. Vurdering av scenarier knyttet til hvilke konsekvenser ønsket vekst og trasevalg for samferdselsløsninger (E16, Ringeriksbane) har for kommunens investeringer og investeringsbehov. Hvordan skal kommunen sikre kontroll på veksten slik at kommunen har økonomi til å håndtere nødvendige investeringer og hvordan sikre at investeringene blir riktige? Ringerike kommune ønsker vekst, men dilemmaet er at vekst og kommunens evne til å møte veksten med riktige og fremtidige investeringer i infrastruktur (vei, vann, avløp, barnehager, skoler, sykehjem mv) må henge sammen slik at kommunen i hele prosessen har en økonomi i balanse. Og samferdselsløsningene kan ha avgjørende betydning for hvor veksten skal skje. Utviklingsprosjektet vil underveis kreve politiske vedtak og avklaringer.» 4 Reve og Jakobsen 2000:69, side 35 i Kolltveit, Lerheim og Reve; Prosjekt, strategi, organisering, ledelse og gjennomføring. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

8 av 18 2.2 Rammebetingelser Prosjektet skal gjennomføres innenfor rammen av rådmannens fullmakter, hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse, og i tett dialog med formannskapet. 2.3 Grensesnitt Prosjektet har grensesnitt mot og avhengigheter til disse pågående prosjektene og linjeaktiviteter: Prosjekt Saman om ein bedre kommune SOS barnebyer Tilknytning til langsiktig strategi Merkevarebygging (omdømme) Merkevarebygging (omdømme) Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Rådmannen Rådmannen 3-parts (folkevalgte, rådmann, HTV) ledergruppe Astrid Ehrlinger Elisabeth Djønne Sammenlikning kostnad og kvalitet 5 Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang Rådmannen ledergruppe Eksterne (innkjøpsprosess) Tildelingspraksis Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang Kommunalsjefer Helse og Oppvekst ledergruppe + NAV leder Siri Strømmen System for kontinuerlig forbedring Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang Rådmannen ledergruppe Magnus Nilholm Økt nærvær og redusert sykefravær 6 Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang Rådmannen ledergruppe, Fagforbundet og Utdanningsforbundet og verneombud Magnus Nilholm Nytt økonomi-/lønnsog personalsystem Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang Rådmannen ledergruppe Torbjørn Hansen 5 Prioritering fra tverrpolitisk utvalg 6 Prioritering fra tverrpolitisk utvlag Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

9 av 18 Prosjekt Arealprosjektet 7 (oppfølging av rapport fra Holte consulting) Tilknytning til langsiktig strategi Arealbruk og struktur Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Rådmannen ledergruppe Dag Jonny Martinsen Boligsosial handlingsplan Arealbruk og struktur Kommunal sjef Helse og omsorg ledergruppe Bente Jansen Revidering av kommuneplanen Fremtidig skoleløsning i Hønefoss Barnehageplan Arealbruk og struktur Arealbruk og struktur Arealbruk og struktur Rådmannen Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Oppvekst ledergruppe (adm) Formannskapet ledergruppe ledergruppe Grethe Tollefsen Geir Svingheim Geir Svingheim Dimensjonering av pleie og omsorgstjenester Arealbruk og struktur Kommunalsjef Helse og omsorg ledergruppe Christine Myhre Bråthen Oppfølging av mål og kostnadsreduserende tiltak i Handlingsprogrammet og budsjett 2014 Linjeoppgave legges inn i resultatavtalene og rapporteres på i tertialrapportene Kommunalsjefer Prosjektene i oversikten har det til felles at de er forankret i gjeldende langsiktige strategier og skal bidra til å nå overordnede mål i Handlingsprogrammet. De fleste av prosjektene er også tverrsektorielle. Status følges opp i rådmannens ledergruppe som er styringsgruppene for samtlige prosjekter. Gjennomføring av tiltak i handlingsprogram og budsjett 2014 sikres gjennom lederavtaler med alle linjeledere. Leveranser fra prosjektene «Kontinuerlig forbedring» og «Økt nærvær» skal brukes i gjennomføring av tiltak i budsjett 2014. Dette innebærer bruk av prosesskartlegging og lederopplæring som virkemidler. Sammenhengen mellom kommuneplanen og handlingsprogrammet, hvor prosjekt «Ringerike 2020» hører hjemme, fremgår av vedlegg 1 Oversikt over plansystemet. 7 Prioritert fra tverrpolitisk utvlag Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

10 av 18 2.4 Avgrensninger Prosjektet avgrenses i oppstart og innledningsfase til den delen av delmål 2014 som handler om å skaffe økonomisk handlingsrom. Fokus er på strategi og konseptutvikling som grunnlag for beslutninger og deretter gjennomføring i 2014 og videre utover i handlingsplanperioden. Tiltak som ikke er til hinder for senere beslutninger som får langsiktige konsekvenser gjennomføres løpende. Prosjektet konsentrerer seg om: effektiv arealutnyttelse tjenestekvalitet og volum organisasjonsutvikling. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

11 av 18 3 MÅL OG RESULTATKRAV 3.1 Effektmål Prosjektets effektmål er at Ringerike kommune har mulighet til å finansiere investeringer og møte fremtidige forpliktelser. Det vil si et endret økonomisk handlingsrom i forhold til dagens situasjon på 100 til 200 millioner kroner. Skape økonomisk handlingsrom og en sunn økonomi i balanse. 3.2 Resultatmål Prosjektets leveranse er innen 1.juni å komme med konkrete forslag til å skaffe det ønskede handlingsrommet innenfor følgende hovedområder: 1. Endret tjenestetilbud 2. Inntektsmuligheter 3. Investeringstakt, herunder strategi for eierskap. Der det er mulig skal prosjektet levere veivalg underveis. 4 PROSJEKTORGANISERING 4.1 Roller og ansvar Organisering av prosjektet tar utgangspunkt i basisorganisasjonen. Formannskapet er politisk styringsgruppe Prosjektet eies og ledes av rådmannen. ledergruppe er administrativ styringsgruppe. Interne ressurser settes sammen til en sentral arbeidsgruppe som rådmannens prosjekt- og prosess støtte som driver prosessen fremover og knytter til seg interne og eksterne ressurser etter behov. Det etableres delprosjekter ved behov. Pågående prosjekter knyttes til ved behov. Hovedsammenslutningene inngår i styringsgruppen. Rapportering og tett dialog med formannskapet som del av månedsrapporteringen. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

12 av 18 4.2 Bemanningsplan Arbeidsgruppe/prosjektsekretariat Rolle Person Kompetanse % andel tilgjengelig Prosjektleder Knut Helland Rådmann/Kommunalsjef. Prosjekt, OU, forankring, rapportering, eiendom. Tidsrom (fom-tom) 30% Oktober - juni Økonom Roger Mathisen Analyse, innovasjon 100% Novemberfebruar Eiendomssjef Dag Jonny Martinsen Prosjekt, eiendomsutvikling 40% Novemberjuni Prosessgjennomgang Prosjekt- og prosessleder støtte Magnus Nilholm Elisabeth Djønne OU, HMS, Lean, innovasjon, analyse Prosjekt og prosess, OU, analyse, koordinering øvrige prosjekter 40% Novemberjuni 60% Novemberjuni Samfunnsplanlegging Guro Skinnes Arealplanlegging, kommuneplanrevisjon 10% Novemberjuni Tillitsvalgte Ole Einar Gulbrandsen Planfaglig og byggeteknisk 10% Novemberjuni Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

13 av 18 5 PLANER 5.1 Detaljert prosjektplan/aksjonsplan Prosjekt-/aksjonsplanen er et «levende» dokument som brukes til å detaljplanlegge hovedaktivitetene i pkt 5.2 under, og styre daglig drift av prosjektet. Planen oppdateres fortløpende i forbindelse med ukentlige arbeidsmøter og styringsgruppemøter. Lenke til planen ved å klikke her. 5.2 Hovedaktiviteter Prosjektet skal gjennomføre disse hovedaktivitetene: Oppstart Beskrivelse av aktiviteten Formålet med aktiviteten OPPSTART - Prosjektbeskrivelse Tydeliggjøre mål og avgrensing for prosjektet, bemanne, risiko vurdere, utarbeide hovedfaser og mer detaljert fremdrift. Søke omstillingsmidler hos fylkesmannen og OU midler hos KS. Forankre politisk og administrativt. Planlegge involveringsprosessesser fra folkevalgte, borgere og ansatte. Oppstartskriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten Beslutning om oppstart i rådmannens ledergruppe Rådmannen Prosjektbeskrivelse forankret i arbeidsgruppen, ledergruppen og hos formannskapet Faktagrunnlag Beskrivelse av aktiviteten Formålet med aktiviteten Oppstartskriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten Analyse Beskrivelse av aktiviteten FAKTA grunnlag økonomi, demografi, tjenestekvalitet og volum Vise på en enkel måte hvordan det økonomiske bildet ser ut i årene fremover dersom vi fortsetter som nå med kostnader knyttet til planlagt investeringstakt, pensjonskostnader og gjeld. Alternativt dersom vi ikke investerer. Ulike bilder i forhold til demografisk utvikling og foreliggende analyser og utredninger. Avklare alle spørsmål til kostnader og inntekter som er aktuelle (KOSTRA, verdi på bygninger som kan selges osv). Tjenestekvalitet og volum. Visualisere i et kart over Ringerike. Fakta om organisasjonen (alderssammensetning, kompetanse, heltid, deltid, nærvær og fravær, turnover). Prosjektoppstart Prosjektarbeidsgruppe. Primært økonom. Faktagrunnlag økonomi og demografi for handlingsplanperioden som viser hvor stort økonomisk handlingsrom vi må skape. Et kart over Ringerike som viser «i grove trekk» hvor vi har tjenester. ANALYSE av mulige veivalg Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

14 av 18 Formålet med aktiviteten Oppstartskriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten Vise mulige veivalg for å skape handlingsrom. Vurdere scenarier for vekst og utvikling. Innarbeide funn og råd fra analyser, utredninger og rapporter som foreligger. Faktagrunnlag økonomi og demografi utarbeidet Arbeidsgruppe og styringsgrupper. Fremstilling av mulige veivalg for å skape økonomisk handlingsrom. Utrede Beskrivelse av aktiviteten Formålet med aktiviteten Oppstarts kriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten UTREDE nødvendige grep for handlingsrom Utrede hvilke strukturgrep som kan gjøres innenfor de ulike veivalgene skissert i analysen. Makroperspektivet (samfunn og tjenesteutvikling): Hvordan tenker vi at den «nye» kommunen kan se ut hvor og på hvilken måte kan tjenester leveres? Herunder sammenlikning med andre. Mikroperspektivet (organisasjonsutvikling): Hvilke grep inne kultur, ledelse, kompetanse og organisering bør gjøres for å iverksette «den nye» kommunen og skape handlingsrom? Skissere en gjennomføringsprosess (nytt prosjekt) Analyse ferdig utarbeidet. Workshop med formannskapet, arbeidsgruppe og ledergruppe for tidlige å få signaler om strategivalg som grunnlag for nærmere utredning. Prosjektleder Konkretisering av mulige grep og tiltak for å skape handlingsrom. Evaluere Beskrivelse av aktiviteten Formålet med aktiviteten Oppstartskriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten Vurdere verdien av prosjektets resultat og prosess i henhold til ønsket effekt og leveransekrav. Lære for senere prosjekter Leveranser avlevert Prosjektleder Dokumentert evalueringsresultat som grunnlag for justering ved neste prosjekt Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

15 av 18 5.3 Hovedmilepæler og leveranser Milepælene er kontrollpunkter som skal passeres før videre aktiviteter startes. M/L Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato M1 Når prosjektet er startet 07.11.13 M2 Når prosjektbeskrivelse er utarbeidet og godkjent av rådmannen. 18.11.13 M3 Søknad OU-midler til finansiering sendt 20.11.13 M4 Prosjektplan med milepælsplan er lagt frem og drøftet med formannskapet 03.12.13 M5 Faktagrunnlag ferdig 31.12.13 M6 Risikovurdering er gjennomført av formannskapet 01.02.14 M6 Analyse av hvilke alternative veivalg som finnes er gjennomført. 01.02.14 M7 Overordnede politiske føringer for veivalg er gitt 01.02.14 M8 Plan for gjennomføring av strakstiltak. 01.02.14 M9 Nødvendige grep for økt handlingsrom er utredet. (samfunnsutvikling, 01.06.14 tjenesteutvikling, OU) (her møter vi pågående prosjekter) M10 Oppsummere og evaluere Juni 2014 M11 Presentasjon budsjettkonferanse 2014 Juni 2014 M12 Gjennomføringsprosjekt er planlagt og godkjent av formannskapet August 2014 Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

16 av 18 6 USIKKERHET Sannsynlighet kode S: Aktuell bedømmelse av sannsynligheten for at hendelsen inntreffer dersom planlagte tiltak ikke gjennomføres 5 Svært stor sannsynlighet (80 % - 100% ) 4 Stor sannsynlighet (60 80%) 3 Middels høy sannsynlighet (40-60%) 2 Lav sannsynlighet (20 40%) 1 Usannsynlig (mindre enn 10% - 20%) 0 Risikoen er bortfalt eller eliminert Konsekvenser kode K: Bedømmelse av konsekvensene om hendelsen inntreffer: 5 Svært alvorlig: Hele (del)prosjektet er i fare 4 Alvorlig: Hele (del)prosjektets planer må gjøres om 3 Moderat: Hele (del)prosjektets planer påvirkes, men totalrammen for prosjektet kan holdes 2 Lav: Planer for (del)prosjektet påvirkes, men totalrammen holdes 1 Ubetydelig: Begrenset virkning, kan innhentes Nr Risiko/hendelse S K Konsekvenser Gardering/Tiltak 1 At prosjektet favner for stort 4 3 Bruker for mye tid før vi kommer til handling. Tydelig avgrensing. Nok involvering og forankring. Beslutninger. 2 At prosjektet favner for lite 2 5 Blir for kortsiktig i planleggingen. «Fortsetter som før» «Løfte oss ut av nå-situasjonen» før vi begynner å prioritere og komme opp med konkrete tiltak.unngå for mye detaljfokus. Holde oss på overordnet nivå og strategi. 3 Prosjektressursene blir «spist» av linjeoppgaver 3 5 Prosjektet blir ikke gjennomført. Tydelig ledelse. Omprioritering av interne ressurser og ekstern kjøp. 4 Større forventninger enn det 4 2 Stor fallhøyde for prosjektet. Behov for gode beslutningsgrunnlag som er ment 5 Bruker for mye tid på utredning og analyse for å komme frem til beslutninger 6 Mobiliserer motstand isteden for nytenkning 7 Sluttleveransen fra prosjektet er lavere enn målsettingen og tydelige politiske veivalg. 4 4 Når ikke resultater raskt nok. Avgrensing og tydelige milepæler. Tydelige politiske veivalg. Ikke bestille utredninger utover veivalgene. 4 5 Blir «løpende» etter å reparere og slukke branner. Mister fokus på målet. Får ikke de vedtakene vi trenger. Hente ut kraften i mobilisering. Åpen prosess og delaktighet. Synliggjøre resultater av engasjement. Nettside. 2 5 At vi ikke når resultatet. Holde fast på målet med prosjektet. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

17 av 18 7 BUDSJETT Aktivitet Timer Kostnad eks mva 1 Kjøp av ressurs til Ca 300 timer av 1500 Kr 500 000 regnskapsavslutning 2 Kjøp av ressurser til sammenlikning Ca 500 timer av 1500 Kr 750 000 av kvalitet og kostnad 3 Prosess støtte Ca 130 timer av 1500 Kr 200 000 Sum Kr 1 450 000 På rammeområde 1 Rådmann og stab er det budsjettert med 2 millioner til organisasjonsutvikling og kompetanseutvikling. 8 KVALITETSSIKRING Det er god kvalitetssikring i å ha en ekspert fra liknende prosesser å støtte seg på og stille kritiske spørsmål. Innhentes gjennom rammeavtaler og sees i sammenheng med kjøp av eksterne ressurser til sammenlikning av kvalitet og kostnad. 9 NYTTEVURDERINGER Prosjektets leveranser danner grunnlag for Handlingsprogram og budsjett kommende fireårsperioder. Eget gjennomføringsprosjekt etableres mot slutten av utviklingsprosjektet. 10 KRITERIER FOR AVSLUTNING AV PROSJEKTET Prosjektet er avsluttet når det har levert følgende: på et overordnet nivå har pekt ut konkrete veivalg for å skape økonomisk handlingsrom forslagene er formelt overlevert formannskapet til oppstart av budsjettprosess for 2015. Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

18 av 18 11 VEDLEGG - TRYKKET Produsent: Skrevet ut: 19.11.2013

KOMMUNAL PLANSTRATEGI 2012-2015 MED DRØFTING AV FOLKEHELSEUTFORDRINGER Årlig rullering Kommuneplan 2007-2019 SAMFUNNSDEL OG AREALDEL Revideres Kommunedelplan/temautredning Hønefoss og lokalsamfunna 2012-2013 Områdereguleringer Detaljreguleringer 2012-2015 Handlingsdel med økonomiplan Årsmelding Regnskap Tertialrapporter Årsbudsjett Virksomhetsplaner Sektorplaner Temautredninger FOLKEHELSEMELDING

Aksjonspunkter til hovedaktiviteter i prosjektplanen Prosjektledelsen Ringerike 2020 nr beskrivelse Område Dato Fullført Ansvarlig Status - kommentar dato 1 Drøfte prosjektet i rådmannens MBM Rådmann 07.11.13 07.11.13 Knut Gjennomført. LO og UNIO med i styringsgruppe. Representasjon i arbeidsgruppe og referansegruppe 4 Orientering til formannskapet om prosjektet Rådmann 12.11.13 Knut 12.11.13 17 Notat og prosjektplan til FS Rådmannen 18.11.13 18.11.13 Elisabeth 3 Anskaffelse av ekstern ressurs til regnskapsavslutning Ønsker prosjektplan. Prosjektet er administrativt. Skal fremskaffe gode beslutningsgrunnlag for FS Økonomi 01.12.13 Roger Forespørsel sendt 11.11.13. Avgjøres i uke 47 7 Faktagrunnlag arealer Eiendom 01.12.13 18.11.13 Dag Jonny Elektronisk kart hentes fra intranett og internett. 8 Faktagrunnlag tjenestekvalitet Kommunalsj og volum efer 01.12.13 Elisabeth Utarbeidet mal. Samle det vi har. Samarbeid miljø og areal. Drøfte kvalitetskriterier 9 Faktagrunnlag organisasjon Organisasjo 01.12.13 Magnus Arbeidsmøte 28.11.13 n og 10 Risikoanalyse - administrativt Rådmann 01.12.13 18.11.13 Magnus Prosjektmøte 18.11 16 Søke prosjektstøtte Rådmann 01.12.13 Elisabeth KS 5 Anskaffelse av ekstern ressurs til sammenlikning av kostnad og kvalitet Økonomi og tjenesteutvikl ing 13.12.13 Elisabeth Forespørsel sendt uke 47. Avvent kontrakt til budsjett behandling i desember.

2 Utarbeide overordnet "bilde" Økonomi 31.12.13 Roger Roger fristilt fra 18/11. av den økonomiske situasjonen for 6 Sammenlikning andre lavinntektskommuner Økonomi 31.12.13 Roger Møte andre kommuner. Ringsaker 13 Planlegge workshop med formannskap 14.januar Rådmann 31.12.13 Oppstart 14.11.13. Samarbeid kommuneplanprosjekt. Telemarksforskning? Drøfte med ordfører Knut 14 Planlegge medvirkning Rådmann 31.12.13 Elisabeth Samarbeid kommuneplan 15 Etablere møtepunkter med referansegruppe Rådmann 31.12.13 Elisabeth 18 Planlegge møte med Ringsaker kommune Økonomi desember/januar Roger 12 Utarbeide kommunikasjonsplan Rådmann februar Knut Rådmann og prosjektleder sikrer informasjon og kommunikasjon løpende til ny informasjonsrådgiver er på plass og utarbeider en plan for hele prosjektperioden 11 Risikoanalyse - politisk Rådmann 14.01.13 Knut Gjennomføres 14.januar